Afwezigheden en in- en uitschrijvingen in het buitengewoon secundair onderwijs

1. Inleiding.

Het opvolgen van de naleving van de leerplicht is één van de kerntaken van het Ministerie van Onderwijs en Vorming. De leerplicht hangt samen met de afwezigheidsproblematiek.

Een regelmatige leerling is een leerling die a) voldoet aan de toelatingsvoorwaarden en b) die het geheel van de vorming van het leerjaar waarvoor hij is ingeschreven werkelijk en regelmatig volgt voor de ganse duur van het schooljaar, behalve in geval van gewettigde afwezigheid. Die tweede voorwaarde impliceert dat op een leerling die een leerprogramma volgt dat deels afwijkt van het standaardprogramma van zijn structuuronderdeel, ook het principe van "gewettigde afwezigheid" van toepassing is. Idem voor een leerling die wél aanwezig is op school maar om een bepaalde reden (tijdelijk) het leerprogramma niet volgt. M.a.w. de regeling op de afwezigheden in het secundair onderwijs omvat meer dan de louter "fysieke" afwezigheden op school. Dit wordt aangetoond door de verschillende situaties die in rubriek 2.2. (door de school gewettigde afwezigheden) van deze omzendbrief zijn vermeld.

De vrije leerling is de leerling die niet het statuut heeft van regelmatige leerling. De inschrijving van een vrije leerling is niet onderworpen aan door de Vlaamse overheid bepaalde normen en omvat dan ook uitsluitend een onderlinge overeenkomst tussen de betrokken inrichtende macht of de schooldirectie en de ouders of de meerderjarige leerling zelf.

In tegenstelling tot regelmatige leerlingen, hebben vrije leerlingen geen recht op een officieel studiebewijs en worden ze nooit in aanmerking genomen bij toepassing van de schoolbevolkingsnormen. Een vrije leerling beantwoordt wel aan de bepalingen inzake de leerplicht op voorwaarde dat, zoals een regelmatige leerling, het geheel van de vorming wordt gevolgd.

De hiernavolgende richtlijnen rond afwezigheden en in- en uitschrijvingen van leerlingen gelden vanaf het schooljaar 2005-2006.

Gelet op het specifiek karakter van het type 5-onderwijs, zijn de bepalingen van deze omzendbrief niet van toepassing op de secundaire ziekenhuisscholen.

2. Wettiging van afwezigheden.

2.1. Van rechtswege gewettigde afwezigheden.

Bepaalde afwezigheden zijn van rechtswege gewettigd. Dit betekent dat ze, mits voorlegging van geldige verantwoordingsstukken, geen beslissing behoeven en de regelmatigheid van de leerling niet in het gedrang brengen.

Hierna volgt een limitatief overzicht.

2.1.1. Afwezigheid om medische redenen.

Voor een afwezigheid om medische redenen is vereist:

- hetzij een verklaring ondertekend en gedateerd door de betrokken personen wanneer de ziekte een periode van drie opeenvolgende kalenderdagen niet overschrijdt en voor zover hoogstens vier maal per schooljaar een verklaring wordt ingediend die een ziekteperiode van drie of minder kalenderdagen omvat. Een verklaring van ziekte wordt ingediend door de betrokken personen, waaronder telkens wordt verstaan: de ouders of de personen die de minderjarige leerling in rechte of in feite onder hun bewaring hebben of de meerderjarige leerling zelf;

- hetzij een medisch attest, meer bepaald in volgende gevallen:

a) als de ziekte een periode van 3 opeenvolgende kalenderdagen overschrijdt (ook bij verlenging); dit betekent dat ook voor een leerling die op vrijdag en de daaropvolgende maandag ziek is, een medisch attest is vereist!;

b) als de betrokken personen reeds voordien 4 maal in hetzelfde schooljaar een verklaring hebben ingediend voor een ziekteperiode van maximum 3 kalenderdagen;

c) als de ziekte in examenperiodes valt;

d) als de ziekte tijdens andere evaluatiemomenten dan examenperiodes valt en voor zover de school in dergelijk geval een medisch attest verplicht stelt (de beslissing om dit al dan niet te doen wordt aan de school overgelaten, maar moet wél van toepassing zijn op alle leerlingen binnen eenzelfde leerlingengroep);

Een rechtsgeldig medisch attest is een attest uitgereikt door een in België of in het buitenland gevestigd geneesheer, geneesheer-specialist, psychiater, orthodontist, tandarts of door de administratieve diensten van een in België of in het buitenland gevestigd ziekenhuis of erkend labo.

Het attest moet duidelijk ingevuld, ondertekend en gedateerd worden en de relevante identificatiegegevens bevatten zoals naam, adres, telefoonnummer en het RIZIV-nummer (voor België) of het vergelijkbaar erkenningsnummer (voor het buitenland) van de verstrekker. Zo zal er aangegeven worden wat de gevolgen zijn van de ziekte voor bepaalde lessen en welke de begin- en de einddatum zijn van de ziekteperiode, met gebeurlijk de vermelding van voor- of namiddag.

e) In volgende vier gevallen is de afwezigheid om medische reden in twijfel te trekken, nl.:

- het attest geeft zelf de twijfel van de geneesheer aan wanneer deze een dixit-attest uitschrijft (zie bijlage 1);

- de uitreikingsdatum van het attest valt buiten de ziekteperiode van de leerling;

- de begin- en/of einddatum van de afwezigheidsperiode op het medisch attest werd(en) ogenschijnlijk vervalst;

- het attest vermeldt een reden die niets met de medische toestand van de leerling te maken heeft, zoals de ziekte van één van de ouders, hulp in het huishouden, familiale redenen, ...

Bij een twijfelachtig medisch attest kan de school contact opnemen met de CLB-arts van de school. De CLB-arts kan dan contact opnemen met de behandelende arts om het dossier te bespreken/aan te kaarten. Rekening houdend met de deontologische artsencode kunnen beide artsen de zaak verder opvolgen.

Bovenstaande afwezigheden moeten steeds benaderd worden vanuit de invalshoek van problematische afwezigheden (code B). Dat wil zeggen dat de school de afwezigheid van de leerling met een code B registreert EN dat de school het gesprek aangaat met de leerling om de echte reden van afwezigheid te achterhalen. Daarbij kan de school de stappen uitgeschreven in de Vlaamse krachtlijnen inzake aanpak van de spijbelproblematiek (http://www.onderwijs.vlaanderen.be/sites/default/files/atoms/files/Vlaamse_krachtlijnen_inzake_de_aanpak_van_de_spijbelproblematiek_%28versie_12012017%29.pdf) hanteren.

De bijzondere aandacht wordt gevestigd op volgende uiteenlopende punten:

a) Het verantwoordingsbewijs voor de afwezigheid moet zo spoedig mogelijk op het secretariaat worden ingediend.

b) Wanneer eenzelfde medische behandeling verschillende afwezigheden tot gevolg heeft, volstaat één attest waarop de verschillende afwezigheden zo gedetailleerd mogelijk worden vermeld. Wanneer een bepaald chronisch ziektebeeld leidt tot verschillende afwezigheden zonder dat een doktersconsultatie noodzakelijk is (vb. kanker, nierdialyse, enz.), kan na samenspraak met de schoolarts één medisch attest volstaan. Wanneer een afwezigheid om deze reden zich dan effectief voordoet, volstaat een attest van de ouders.

c) Deontologisch laat behandeling in Nederland geen toekenning van een medisch attest toe. De school zal daarom in samenwerking met de schoolarts een verklaring van de school aanmaken die aan de leerlingen wordt verschaft en die wordt ingevuld door de Nederlandse behandelende geneesheer.

Deze verklaring vermeldt de naam en het logo van de school, de naam van de leerling, de ziekteperiode, de schoolactiviteiten waar niet kan aan worden deelgenomen, de naam, handtekening van de behandelend geneesheer en de datum van het bezoek aan de geneesheer.

d) Op initiatief van de Vlaamse Wetenschappelijke Vereniging voor Jeugdgezondheidszorg vzw en de Wetenschappelijke Vereniging van Vlaamse Huisartsen vzw, werd een uniform medisch attest ("medisch attest voor de lessen lichamelijke opvoeding en sportactiviteiten op school") ontworpen voor niet-deelname aan de lessen lichamelijke opvoeding. Alle Vlaamse huisartsen beschikken over deze attesten. Door invulling ervan kan uitgemaakt worden in hoeverre de leerling de lessen lichamelijke opvoeding en sport wel of niet kan volgen. Bij langdurige afwezigheid in deze lessen, bestaat een specifiek formulier dat inhoudt dat de schoolarts een herevaluatie vraagt aan de behandelende geneesheer.

Ter afronding het volgende. Onder "afwezigheid om medische reden" wordt ook het moederschapsverlof verstaan. Vanaf het schooljaar 2014-2015 hebben leerlingen recht op moederschapsverlof naar rata van maximaal één week vóór de vermoedelijke bevallingsdatum en maximaal negen weken na de effectieve bevalling (de schoolvakanties worden in dat aantal weken mee verrekend). Een dergelijke afwezigheid is van rechtswege gewettigd mits voorlegging van een attest van een geneesheer(al dan niet specialist). Moederschapsverlof is een recht doch geen verplichting; het aantal weken afwezigheid kan dus ook lager liggen. Onder de gebruikelijke voorwaarden hebben deze leerlingen recht op tijdelijk onderwijs aan huis; zie in dit verband de omzendbrief SO/2005/06 (buso).

2.1.2. Overgang vanuit het deeltijds naar het voltijds secundair onderwijs.

De afwezigheid in het voltijds secundair onderwijs tussen 1 september en uiterlijk 15 november wegens het volgen van lessen in het deeltijds beroepssecundair onderwijs of een in het kader van de deeltijdse leerplicht erkende vorming. Een attest van regelmatige lesbijwoning geldt als bewijsstuk.

2.1.3. Afwezigheid ingevolge schorsing of uitsluiting bij schending van leefregels.

Een leerling die preventief geschorst, tijdelijk uitgesloten of definitief uitgesloten is, wordt het recht op lesbijwoning ontnomen.

Dit dient als volgt geregistreerd te worden in het aanwezigheidsregister:

De leerling wordt tijdens een preventieve schorsing of een tijdelijke uitsluiting op school verwacht voor een alternatief programma:

Als de leerling aanwezig is, wordt de leerling als aanwezig geregistreerd.

Als de leerling afwezig is wegens ziekte, wordt er een D-code (of Z-code) geregistreerd.

Als de leerling ongewettigd afwezig is, wordt er een B-code geregistreerd.

De leerling wordt tijdens een preventieve schorsing, een tijdelijke of definitieve uitsluiting niet op school verwacht voor een alternatief programma:

Gedurende deze periode wordt er een code Y geregistreerd voor een preventieve schorsing, een code U geregistreerd voor een tijdelijke uitsluiting en een code T voor een definitieve uitsluiting.

Het is niet denkbeeldig dat een in de loop van het schooljaar definitief uitgesloten leerling om een of andere reden niet in een andere instelling ingeschreven raakt. Zeker indien deze leerling tijdens de uitsluiting niet op school wordt opgevangen, wordt na verloop impliciet de geest van de wettelijke leerplicht (regelmatige lesbijwoning) geschonden. De overheid wil deze problematiek in kaart brengen en desgevallend voor dergelijke individuele gevallen die maatregelen treffen die zij noodzakelijk acht. Het is dan ook verplicht om elke leerling die definitief uitgesloten wordt onmiddellijk te melden aan AGODI.

Een melding van een definitieve uitsluiting kan sinds schooljaar 2017-2018 via Discimus worden geregistreerd. Dit geldt voor alle leerlingen die omwille van een tuchtmaatregel definitief zijn uitgesloten, ongeacht of een leerling aanwezig of afwezig is in de school. Deze melding vervangt de Edison-zending Tucht.

2.1.4. Overige van rechtswege gewettigde afwezigheden.

De afwezigheid om één van onderstaande redenen mits overhandiging aan de school van, naargelang van het geval, een verklaring van de betrokken personen of een officieel document dat de reden van afwezigheid opgeeft:

a. Het bijwonen van een begrafenis- of huwelijksplechtigheid van een bloed- of aanverwant of van een persoon die onder hetzelfde dak woont.

b. Het bijwonen van een familieraad.

c. De oproeping of dagvaarding voor een rechtbank.

d. De onbereikbaarheid of ontoegankelijkheid van de school door overmacht.

e. Het onderworpen zijn aan maatregelen opgelegd in het kader van de bijzondere jeugdzorg of de jeugdbescherming.

f. Het beleven van de feestdagen die inherent zijn aan de door de Grondwet erkende levensbeschouwelijke overtuiging van de leerling, overtuiging die door de school moet worden gerespecteerd. De desbetreffende afwezigheden moeten vooraf door de betrokken personen gemeld worden aan de school met verwijzing naar het feit dat de betrokken leerling zal deelnemen aan de feestdag. In die instellingen waar een keuzevrijheid rond de cursus godsdienst/niet-confessionele zedenleer bestaat, is de door de leerling gemaakte keuze niet voldoende om de afwezigheid voor de beleving van de feestdag te wettigen. Op zich is deze gemaakte keuze zelfs niet determinerend om recht te hebben op een dergelijke afwezigheid. Uitsluitend de hoger vernoemde melding is doorslaggevend.

Concreet gaat het over de volgende levensbeschouwingen en de respectieve feestdagen:

voor de islam: het Suikerfeest (1 dag) en het Offerfeest (1 dag); aandacht: het is niet uitgesloten dat binnen de moslimgemeenschap een bepaalde groep het desbetreffend feest op een andere dag viert dan op de dag die is bepaald door de moslimexecutieve in België (i.c. Turkse moslims); voor die leerlingen is het toegelaten op “hun” feestdag (1 dag, geen combinatie van de 2 mogelijke dagen!) gewettigd afwezig te blijven;

- voor de joodse religie: het joods nieuwjaar (2 dagen), de Grote Verzoendag (1 dag), het Loofhuttenfeest (2 dagen) en het Slotfeest (2 laatste dagen), de Kleine Verzoendag (1 dag), het feest van Esther (1 dag), het Paasfeest (4 dagen) en het Wekenfeest (2 dagen);

- voor de orthodoxe religie: Paasmaandag, Hemelvaartsdonderdag en Pinkstermaandag, voor de jaren waarin het orthodox Paasfeest niet samenvalt met het katholiek Paasfeest.

g. Het afleggen van proeven (niet: de voorbereiding op deze proeven) voor de examencommissie van de Vlaamse gemeenschap voor het voltijds secundair onderwijs.

h. Het deelnemen door leerlingen die zetelen in de raad van bestuur en de algemene vergadering van de Vlaamse scholierenkoepel v.z.w. aan activiteiten van deze raad of vergadering.

2.2. Door de school gewettigde afwezigheden.

Alle afwezigheden die noch van rechtswege gewettigd zijn, noch onder de noemer "problematisch" ressorteren, kunnen worden gewettigd door de school. De school moet hiertoe geen aanvraag bij de overheid indienen.

Het verlenen van autonomie aan de school moet toelaten in te spelen op specifieke situaties die zich kunnen voordoen. Onder "afwezigheid" dient zowel de fysieke afwezigheid op school van de leerling te worden verstaan als de gedeeltelijke afwezigheid bij het volgen van het gewone lesprogramma en de vervanging door een alternatief programma.

In beginsel bepaalt het schoolbestuur of van de wettigingsmogelijkheid gebruik wordt gemaakt en aan wie de beslissingsbevoegdheid voor concrete gevallen toekomt (directeur of zijn afgevaardigde dan wel de klassenraad), tenzij hierna uitdrukkelijk die bevoegdheid aan de klassenraad wordt toegewezen.

De verificatie bekijkt of, in voorkomend geval, de afwezigheid op een correcte wijze (d.w.z. aan de hand van de juiste code) in het aanwezigheidsregister is vermeld. Een correcte registratie moet niet alleen globale evoluties inzake schoolverlet in kaart brengen, maar moet ook vermijden dat regelgeving oneigenlijk zou worden toegepast of zelfs zou worden omzeild (bv. de toelatings- en overgangsvoorwaarden).

De overheid heeft in dit verband geen enkel appreciatierecht, d.w.z. dat geen enkele uitspraak mag worden gedaan over de zinvolheid van het al dan niet toestaan van een afwezigheid. De autonomie van de scholen moet hier ten volle worden gerespecteerd.

Afwezigheden die door de school kunnen worden gewettigd, worden in verschillende categorieën onderverdeeld.

2.2.1. Afwezigheden die verband houden met het gedurende een bepaalde periode van het schooljaar niet ingeschreven zijn in een school.

Voorbeeld is een laattijdige inschrijving na aanvang van het schooljaar.

2.2.2. Afwezigheden die verband houden met het gedurende een bepaalde periode van het schooljaar niet volgen van het lesprogramma.

De redenen hiervoor kunnen zeer uiteenlopend zijn en er wordt van overheidswege geen plafond op de duur van de afwezigheid opgelegd, vanuit het idee dat de school het best geplaatst is om - rekening houdend met de lokale context en de individuele leerling in kwestie - een beslissing te nemen. Bovendien kan de school dit op elk tijdstip van het schooljaar beslissen.

Belangrijk is dat deze afwezigheden zeker niet mogen gezien worden als "automatismen".

Voorbeelden zijn:

- afwezigheid ingevolge het overlijden van een bloed- of aanverwant tot en met de tweede graad;

- afwezigheid ingevolge individuele selectie voor een culturele of sportieve manifestatie;

- afwezigheid ingevolge deelname aan time-out programma;

- afwezigheid ingevolge deelname aan buitenlandse reis om professionele reden van de ouders.

2.2.3. Afwezigheden die verband houden met het aanpassen van het lesprogramma in geval van ziekte, ongeval of specifieke onderwijsbehoeften.

In alle vormen van secundair onderwijs kan voor een leerling die wegens ziekte, ongeval of specifieke onderwijsbehoeften bepaalde vakken niet kan volgen, de klassenraad bepaalde doelen van het curriculum vrijstellen en, waar mogelijk, vervangen door gelijkwaardige doelen. Daarbij is het van belang dat de doelen voor de studiebekrachtiging in functie van de finaliteit van het betreffende structuuronderdeel, ofwel de doelen voor het doorstromen naar het beoogde vervolgonderwijs of naar de arbeidsmarkt nog in voldoende mate kunnen bereikt worden (= dispenseren). Dit systeem is individueel leerlinggericht en kan dus geen alibi zijn om het lesprogramma op klasniveau te wijzigen.

Een dergelijke flexibiliteit inzake bijsturing van het lesprogramma zal uiteraard slechts onder uitzonderlijke omstandigheden worden toegestaan en is geen afdwingbaar leerlingenrecht. De beslissingsbevoegdheid ter zake ligt volledig bij de klassenraad, zodat verificatie- en inspectiediensten geen individueel appreciatierecht zullen kunnen uitoefenen. Alle documenten die betrekking hebben op de aanpassing van het lesprogramma (bv. het attest van een geneesheer-specialist waarop de school zich gebeurlijk heeft gebaseerd) worden per leerling ter beschikking gehouden van de verificatie- en inspectiediensten; een aanvraag of kennisgeving aan het AGODI, Secundair Onderwijs – Scholen en Leerlingen met gegevens over de betrokken leerling is dus niet vereist.

Het lesprogramma wordt, in uren uitgedrukt, dus niet verminderd maar wel aangepast in functie van de haalbaarheid van de leerling. Alle vakken, ook die van de basisvorming, komen voor vrijstelling in aanmerking. De klassenraad zal er wel over waken dat de vervangende vakken/activiteiten gelijkwaardig zijn, opdat de leerdoelstellingen en de eigenheid van het door de leerling gevolgde structuuronderdeel op een redelijke wijze behouden blijven. Een vrijstelling met vervangende activiteit kan zowel naar inhoud (vervanging van een vak door een ander) als naar vorm (alternatieve wijze van verstrekking), bv. lichamelijke opvoeding zou zowel kunnen worden vervangen door plastische opvoeding (of een ander vak) maar zou ook kunnen worden gehandhaafd door middel van een louter theoretische benadering.

In hoofde van de leerling mag onderhavig systeem worden gecombineerd met het systeem van spreiding van het lesprogramma (zie rubriek 2.2.4 van deze omzendbrief).

2.2.4. Afwezigheden die verband houden met het spreiden van een opleiding over langer dan de gebruikelijke studieduur in geval van ziekte, ongeval of specifieke onderwijsbehoeften

Voor een lee rling die wegens ziekte, ongeval of specifieke onderwijsbehoeften het geheel van de vorming van een bepaald leerjaar niet binnen één schooljaar kan volgen, kan de klassenraad een spreiding van het lesprogramma hetzij van een leerjaar over twee schooljaren, hetzij van een graad (in OV4) over drie schooljaren toestaan. Elke regelmatige leerling moet omwille van de financiering aan een bepaald structuuronderdeel gekoppeld worden. Daarom wordt, bij spreiding van het programma over drie schooljaren, de leerling gedurende de eerste twee schooljaren ingeschreven in het eerste leerjaar van de betrokken graad. In het derde schooljaar wordt de leerling ingeschreven in het tweede leerjaar van de betrokken graad.

Een dergelijke flexibiliteit inzake leertrajecten en schooljaarorganisatie, waarbij de studiebelasting wordt verdeeld, zal uiteraard slechts onder uitzonderlijke omstandigheden worden toegestaan en is geen afdwingbaar leerlingenrecht. De beslissingsbevoegdheid ter zake ligt volledig bij de klassenraad, zodat verificatie- en inspectiediensten geen individueel appreciatierecht zullen kunnen uitoefenen. De wijze waarop het lesprogramma wordt opgedeeld (periodes, vakken, ...) zal in functie van de haalbaarheid voor de leerling én voor de school worden vastgelegd.

Bij spreiding van het lesprogramma van een leerjaar over twee schooljaren, wordt de eindbeslissing over het al dan niet geslaagd zijn voor het desbetreffend leerjaar genomen na het tweede schooljaar. Op het einde van het eerste schooljaar vindt een tussentijdse evaluatie plaats over dat onderdeel van het lesprogramma dat door de leerling reeds effectief werd afgewerkt. Deze tussentijdse evaluatie wordt opgenomen in de notulen van de klassenraadsdeliberatie en zal worden meegenomen bij de eindevaluatie één jaar later. Op het proces-verbaal dat betrekking heeft op het eerste schooljaar, wordt de leerling onder een specifieke categorie vermeld. Aan de leerling wordt na het eerste schooljaar slechts een attest van regelmatige lesbijwoning toegekend ( enkel in OV4 wordt het model opgelegd als opgenomen in bijlage 10 van omzendbrief SO 64 ).

Bij spreiding van het lesprogramma van een graad over drie schooljaren, wordt de eindbeslissing over het al dan niet geslaagd zijn voor de desbetreffende graad genomen na het derde schooljaar. Op het einde van zowel het eerste schooljaar als het tweede schooljaar vindt een tussentijdse evaluatie plaats over dat onderdeel van het lesprogramma dat door de leerling reeds effectief werd afgewerkt. Deze tussentijdse evaluatie wordt opgenomen in de notulen van de klassenraadsdeliberatie en zal worden meegenomen bij de eindevaluatie op het einde van het derde schooljaar. Op het proces-verbaal dat betrekking heeft op het eerste schooljaar resp. het tweede schooljaar wordt de leerling onder een specifieke categorie vermeld en ontvangt hij telkens een attest van regelmatige lesbijwoning. Bij de eindevaluatie op het einde van het derde schooljaar wordt dan op dezelfde datum een studiebewijs over het eerste leerjaar én een studiebewijs over het tweede leerjaar toegekend, met dien verstande dat het slagen in het tweede jaar slechts kan na slagen in het eerste leerjaar.

Indien de eindbeslissing na het tweede schooljaar (bij een spreiding over twee schooljaren) of na het derde schooljaar (bij een spreiding van een graad over drie schooljaren) "niet-geslaagd" is, dan kan de leerling het structuuronderdeel overzitten, desgevallend opnieuw (mits akkoord van de klassenraad) op basis van het spreidingsprincipe. De spreiding kan dan concreet over een, twee of drie schooljaren, in functie van die inhouden waarvoor het overzitten opportuun is.

Voor wat de normering aangaande financiering/subsidiëring, rationalisatie en programmatie betreft, wordt de leerling elk schooljaar voor een volle eenheid in aanmerking genomen op de gebruikelijke tellingsdatum.

Indien de leerling, om welke reden dan ook, van school verandert, dan is de nieuwe school niet verplicht om het systeem van spreiding van het lesprogramma over te nemen. Indien de betrokken klassenraad van de nieuwe school daartoe wel bereid is, dan zullen de nodige afspraken met de klassenraad van de vorige school worden gemaakt.

In hoofde van de leerling mag onderhavig systeem worden gecombineerd met de mogelijkheid tot aanpassing van het lesprogramma ( zie rubriek 2.2.3 van deze omzendbrief).

2.2.5. Afwezigheden die verband houden met het niet volgen van bepaalde onderdelen van het lesprogramma of met het spreiden van enkele specifieke opleidingen in OV4.

Afwezigheden die verband houden met het niet volgen van bepaalde onderdelen van het lesprogramma, of met het spreiden van enkele specifieke opleidingen zijn mogelijk in OV4. In concreto betreft het hier de afwezigheden vermeld in de omzendbrief SO/2005/04 onder volgende rubrieken:

- 2.2.3.: Afwezigheden die verband houden met het vrijstellen van het volgen van bepaalde onderdelen van het lesprogramma om een bijkomende kwalificatie te behalen;

- 2.2.4.: Afwezigheden die verband houden met het vrijstellen van het volgen van bepaalde onderdelen van het lesprogramma van een opleiding Se-n-Se;

- 2.2.5.: Afwezigheden die verband houden met het vrijstellen van het volgen van bepaalde onderdelen van het lesprogramma waarvoor de leerling al eerder geslaagd is en de verplichte vervanging door een alternatief programma;

- 2.2.6.: Afwezigheden die verband houden met het vrijstellen van het volgen van bepaalde onderdelen van het lesprogramma omwille van hoogbegaafdheid, leermoeilijkheden of leerachterstanden en de verplichte vervanging door een alternatief programma;

- 2.2.9.: Afwezigheden die verband houden met het vrijstellen van het volgen van bepaalde onderdelen van het lesprogramma omwille van uitzonderlijke artistieke of sportieve talenten van de leerling;

- 2.2.10: Afwezigheden die verband houden met het spreiden van een opleiding Se-n-Se over het dubbele van de gebruikelijke studieduur.

2.2.6. Afwezigheden die verband houden met revalidatie tijdens de lesuren.

De directie van een onderwijsinstelling heeft beslissingsbevoegdheid tot wettiging van de afwezigheid van een leerling omwille van revalidatie binnen of buiten de school tijdens de lesuren, uitgevoerd door schoolexterne hulpverleners die hiertoe bij de wet gemachtigd zijn; meer bepaald gaat het om een behandeling na ziekte of ongeval (situatie 1) of een behandeling van een stoornis (situatie 2). Voor beide situaties geldt de afwezigheidcode H. De inrichtende macht van de onderwijsinstelling moet volledig onafhankelijk zijn van de behandelende persoon of van zijn bestuur.

"Bij de wet gemachtigd zijn" is een algemene omschrijving om aan te geven dat de schoolexterne hulpverleners hun therapeutische taak uitvoeren binnen een door de wet geregelde context; dit kan een hulpverleningsinstantie zijn (zoals een revalidatiecentrum bijvoorbeeld) of op basis van het statuut van zelfstandig therapeut (logopedist, kinesitherapeut ...). De schoolexterne hulpverleners moeten kunnen legitimeren dat zij hun beroep uitoefenen op een reglementaire basis. Omdat de beroepscontexten sterk kunnen verschillen zullen ook diverse reglementaire kaders in het geding zijn.

Situatie 1: de afwezigheid omwille van revalidatie na ziekte of ongeval, die niet behoort tot situatie 2, gedurende maximaal 150 minuten per week, verplaatsing inbegrepen.

De school moet beschikken over een dossier dat ten minste de volgende elementen bevat:

1) een verklaring van de ouders waarom de revalidatie tijdens de lesuren moet plaatsvinden;

2) een medisch attest waaruit de noodzakelijkheid, de frequentie en de duur van de revalidatie blijkt;

3) een advies, geformuleerd door het CLB, na overleg met de klassenraad en de ouders. Dat advies moet motiveren waarom revalidatie tijdens de lesuren vereist is;

4) een toestemming van de directeur voor een periode die de duur van de behandeling, vermeld in het medisch attest, niet kan overschrijden.

Uitzonderlijk kunnen de 150 minuten overschreden worden, mits gunstig advies van de CLB-arts, in overleg met de klassenraad en de ouders. Het advies moet motiveren waarom de behandeling tijdens de lesuren noodzakelijk blijft en moet aantonen dat door die afwezigheid het leerproces van de leerling niet ernstig wordt benadeeld.

Situatie 2: de afwezigheid in het buitengewoon onderwijs gedurende maximaal 250 minuten per week, verplaatsing inbegrepen.

De school moet beschikken over een dossier dat ten minste de volgende elementen bevat:

1) een verklaring van de ouders waarom de revalidatie tijdens de lestijden moet plaatsvinden;

2) een verslag voor het buitengewoon onderwijs;

3) een advies, geformuleerd door het CLB in overleg met de klassenraad en de ouders. Dat advies moet motiveren waarom revalidatie voor die leerling vereist is;

4) een samenwerkingsovereenkomst tussen de school en de revalidatieverstrekker over de manier waarop de revalidatie het onderwijs voor de leerling in kwestie zal aanvullen en de manier waarop de informatie-uitwisseling zal verlopen. De revalidatieverstrekker bezorgt op het einde van elk schooljaar een evaluatieverslag aan de directie van de school en van het CLB, met inachtneming van de privacywetgeving waaraan hij onderworpen is;

5) een toestemming van de directeur, die jaarlijks vernieuwd en gemotiveerd moet worden, rekening houdend met het evaluatieverslag waarvan sprake in punt 4).

De therapie die gegeven wordt aan leerlingen uit het buitengewoon onderwijs door een therapeut verbonden aan een internaat, semi-internaat of MFC valt niet onder de toepassing van de regeling van afwezigheden omwille van revalidatie.

De verzekering van de leerlingen die tijdens de lesuren revalidatie krijgen buiten de school, wordt tijdens de revalidatie en tijdens de verplaatsingen gedekt door de revalidatieverstrekker. De begeleiding van de leerling tijdens de verplaatsingen vallen niet ten laste van de school.

2.3. Problematische afwezigheden.

2.3.1. Beleid.

Problematische afwezigheden zijn afwezigheden die niet - al dan niet van rechtswege - gewettigd zijn.

Het beleid inzake problematische afwezigheden is gericht op een aanpak van open communicatie over alle afwezigheden.

De school blijft in eerste instantie verantwoordelijk voor het opvolgen van de afwezigheden en het begeleiden van de leerlingen zelf. Ze moet echter samenwerken met het CLB dat de nodige expertise heeft om op het vlak van problematische afwezigheden de school te ondersteunen bij haar preventie, begeleiding en remediëring. Ook kan het CLB als draaischijf fungeren naar de welzijnssector toe. Vaak gaat het immers over problemen die wijzen op een afwezigheid die het gevolg is van een complex gegeven van familiale, sociale, psychische, socio-emotionele en andere factoren.

Het vlug en strikt opvolgen van afwezigheden is relevant voor het preventief aanpakken van deze problematiek. Daarom is het belangrijk dat de school:

- er oog voor heeft dat een mogelijke opeenstapeling van allerlei afwezigheden kan wijzen op een onderliggende problematiek. Van elke geregistreerde afwezigheid moet de exacte reden gekend zijn;

- reeds bij de eerste registratie van een dergelijke afwezigheid in communicatie treedt (via bijvoorbeeld een gesprek, huisbezoek of nota in de klasagenda) met de betrokken leerling (en/of de ouders).

De als problematisch geregistreerde afwezigheid van een leerling wordt als gewettigd beschouwd als de school aan volgende voorwaarden voldoet:

1° begeleidende maatregelen nemen, ongeacht het aantal halve dagen problematische afwezigheid dat de leerling opbouwt;

2° een dossier van die begeleidende maatregelen bijhouden, eventueel als onderdeel van het leerlingendossier;

3° vanaf vijf al dan niet gespreide halve lesdagen problematische afwezigheid per schooljaar:

a) die afwezigheden signaleren aan het CLB;

b) samen met het CLB beslissen of het onmiddellijk opstarten van een CLB-begeleidingstraject noodzakelijk is;

c) extra begeleidende maatregelen nemen na advies van het CLB.

Het belang van zorgvuldige registratie heeft geleid tot de invoering van een code B, die in de volgende gevallen wordt gebruikt:

- bij afwezigheden die niet verantwoord kunnen worden met één van de andere bestaande codes;

- bij afwezigheden die, hoewel ze in beginsel gewettigd zijn, in vraag gesteld worden (bijvoorbeeld: bij twijfelachtige medische attesten...).

Ongeacht het aantal problematische afwezigheden wordt van de scholen verwacht dat ze, in samenwerking met het betrokken CLB, zich engageren om gedurende het gehele schooljaar leerlingen intensief te begeleiden.

2.3.2. Meldingen.

De school en het CLB regelen onderling hoe ze zich op de hoogte stellen van in- en uitschrijvingen van leerlingen en van leerlingen met problematische afwezigheden.

Alle afwezigheden in de loop van het schooljaar worden aan AGODI gemeld via DISCIMUS. Meer informatie hierover is te vinden in de omzendbrief NO/2012/01.

Deze informatie moet toelaten om fenomenen met betrekking tot afwezigheden in kaart te brengen en om, zonodig, aanvullende beleidsmaatregelen, te nemen.

Aan meldingen is het aspect "bescherming van de persoonlijke levenssfeer" gekoppeld. Daarom zal de school de betrokken personen op de hoogte stellen van de meldingen aan AGODI. Bovendien hebben de betrokken personen desgewenst, conform de bepalingen inzake openbaarheid van bestuur, het recht op inzage en verbetering van die leerlinggegevens die met de morele en/of fysieke integriteit te maken hebben.

De begeleidingsfiche en de registratiefiche blijven in het leerlingendossier in de school ter inzage van de verificatie.

Via DISCIMUS zal de school informatie over de afwezigheden van haar eigen leerlingen kunnen opvragen (zie omzendbrief NO/2012/01).

2.3.3. Zorgwekkende dossiers.

Problematische afwezigheden kunnen een zorgwekkend karakter krijgen. Ongeacht het feit of hier van manifeste onwil of zelfs tegenwerking van de betrokken personen sprake is, zal blijken dat alle begeleidingsinspanningen van de school tevergeefs zijn. Dergelijke gevallen komen neer op een ondubbelzinnige schending van de leerplicht.

Indien het een jongere betreft die nog tenminste één schooljaar leerplichtig is, dan kan de school - indien ze het opportuun acht - het dossier overmaken aan AGODI. Dit gebeurt aan de hand van het formulier in bijlage 2. De overheid zal dan in functie van de omstandigheden die maatregelen nemen die zich opdringen.

Indien zich tot slot een dergelijke zeer problematische afwezigheid voordoet, ondanks alle begeleidingspogingen, of indien de leerling zelfs spoorloos is, dan kan de betrokken instelling steeds beslissen om tot uitschrijving van de leerling over te gaan. Het is immers zinloos om tijd en energie te blijven steken in een zaak die, over relatief langere tijd bekeken, geen kentering ten gunste vertoont. De instelling, die weliswaar terzake over beslissingsbevoegdheid beschikt, zal er zorg voor dragen dat hierover duidelijke informatie in het schoolreglement is opgenomen en dat deze optie slechts in exceptionele gevallen wordt aangegrepen. Indien de leerling tijdens het schooljaar alsnog naar school terugkeert, dan zal een mogelijke herinschrijving als regelmatige leerling via de procedure "erkenning van gewettigde afwezigheid" moeten gebeuren.

3. Opvolging van de in- en uitschrijvingen.

Alle in- en uitschrijvingen in de loop van het schooljaar worden aan AGODI gemeld via DISCIMUS. Meer informatie hierover is te vinden in de omzendbrief NO/2012/01.

Het is de verantwoordelijkheid van de school die een leerling inschrijft om onmiddellijk het leerlingendossier op te vragen aan de uitschrijvende school. Indien AGODI een melding van uitschrijving ontvangen heeft waarop binnen de 14 dagen geen melding van inschrijving volgt, zal ze bij de uitschrijvende school informeren of het dossier door een andere school werd opgevraagd. Als dat inderdaad zo is, zal laatstgenoemde school verzocht worden onmiddellijk de inschrijvingsgegevens op te sturen. Indien het dossier niet werd opgevraagd, zal AGODI de ouders aanschrijven.

4. Koppeling aan schooltoelagen.

Naast financiële en opleidingsvoorwaarden, wordt vanaf het schooljaar 2007-2008 de schooltoelage ook afhankelijk gesteld van de participatie op school. Dit is één van de beleidsmaatregelen gericht op spijbelpreventie. Opdat de administratie het voldoen aan deze voorwaarden kan vaststellen, is het noodzakelijk dat elke school tijdig en correct de meldingen van in- en uitschrijvingen respectievelijk van problematische afwezigheden overmaakt aan AGODI en aan de nieuwe school in geval van schoolverandering, zoals hoger vermeld. De voorwaarden inzake participatie op school om recht te hebben op een schooltoelage zijn de volgende:

1° op de laatste schooldag van juni ingeschreven zijn in een door de Vlaamse Gemeenschap erkende, gefinancierde of gesubsidieerde school; de leerling die hieraan niet of niet langer voldoet, zal zijn schooltoelage moeten terugbetalen;

2° geen overmatig aantal schooldagen problematisch afwezig zijn geweest; de leerling die gedurende twee opeenvolgende schooljaren 30 of meer halve schooldagen problematisch afwezig is geweest (code B), zal zijn schooltoelage (van het tweede schooljaar) moeten terugbetalen;

3° na uitschrijving in de loop van het schooljaar binnen de 15 kalenderdagen in een andere school ingeschreven zijn; een leerling die hieraan niet voldoet, zal zijn schooltoelage moeten terugbetalen.

Deze regeling geldt vanaf het schooljaar 2007-2008 in het voltijds gewoon en buitengewoon secundair onderwijs.

5. Bijlagen.