Principes van Dimona en de gevolgen voor de 'niet-elektronische' instellingen.

1. Inleiding

De federale overheid is gestart met een e-governmentproject dat de gegevensstromen tussen werkgever en de verschillende instanties van de Sociale Zekerheid (RSZ, RIZIV, RKW, RVA,...) moet rationaliseren. De vele formulieren worden vervangen door elektronische berichten. Doel daarbij is om de werknemergegevens maar één keer op te vragen en die ter beschikking te stellen van de verschillende administraties van de Sociale Zekerheid. De werkgever zal aanzienlijk kunnen besparen op de administratieve verplichtingen.

Dit project bevat drie delen :

• - DIMONA : onmiddellijke aangifte van indienst- en uitdiensttredingen
• - DMFA : multifunctionele kwartaalaangifte (RSZ-aangifte)
• - ASR : aangifte sociaal risico (werkloosheid, arbeidsongevallen,...)

De invoering gebeurt in verschillende fasen. Het hele project zal volledig operationeel zijn tegen 2005. Vanaf dan zal (bijna) alle communicatie naar de Sociale Zekerheid elektronisch verlopen. Meer informatie over het e-governmentproject is te vinden op de website van de Sociale Zekerheid (www.sociale-zekerheid.be)

Het departement onderwijs is met Edison en het Elektronisch PersoneelsDossier (EPD) reeds zeven jaar vertrouwd met elektronische uitwisseling van personeelsgegevens. Het Edison-project is vanuit dezelfde filosofie opgezet : informatie maar één keer opvragen en dit via elektronische weg. Dit heeft als voordeel dat de dossiers veel sneller en correcter worden afgehandeld en dat door de automatisering de medewerkers meer tijd kunnen besteden aan het ondersteunen van schoolsecretariaten.

Het departement wil daarom volledig meewerken aan het project van de Sociale Zekerheid. Het heeft zich dan ook geëngageerd om zoveel mogelijk de instellingen te ontlasten van de (nieuwe) verplichtingen. Voor wat DMFA (kwartaalaangifte bij de RSZ) betreft, verandert er niets. Het departement zal dit verder blijven afhandelen, zonder inbreng van de instellingen. Ook de procedures voor de aangifte sociaal risico (ASR) blijven ongewijzigd. Vermits dit bij de Sociale Zekerheid nog niet volledig is uitgewerkt, onderneemt het departement hiervoor (momenteel) nog geen concrete stappen. Dit blijft de verantwoordelijkheid van de instellingen.

Het departement zal de elektronische communicatie naar de RSZ in het kader van Dimona volledig op zich nemen. Het blijft evenwel afhankelijk van het correct meedelen van de indienst- en uitdiensttredingen door de niet-elektronische instellingen - dit zijn instellingen (hoge scholen, CLB's, CVO, internaten,...) die de personeelsgegevens nog niet elektronisch naar het departement communiceren. Dit zal voor de instellingen een minimale informatica-investering vergen.

In deze omzendbrief wordt dieper ingegaan op de principes van Dimona en de gevolgen voor de niet-elektronische instellingen. Er komen nog instructies met praktische richtlijnen.

2. Gevraagde gegevens

DIMONA staat voor Déclaration IMmédiate - ONmiddellijke Aangifte. De RSZ wenst elke indienst- en uitdiensttreding onmiddellijk te weten. De werkgever is vanaf 1 januari 2003 verplicht om via elektronische weg (telefoon, internet of gestructureerd bestand) elke personeelsbeweging uiterlijk op de dag van de gebeurtenis te melden.

voorbeeld :

een personeelslid komt in dienst op 15 februari 2003. De werkgever is verplicht deze indiensttreding ten laatste op 15 februari 2003 te melden.

Omdat het departement onderwijs de salarissen van het onderwijspersoneel rechtstreeks betaalt, beschouwt de RSZ het departement als werkgever van deze personeelsleden. Het departement zal maar een Dimona-aangifte doen van de personeelsleden die door haar gefinancieerd of gesubsidieerd worden.

Voor de overige personeelsleden die door de instellingen zelf betaald worden, is de instelling werkgever. Voor deze personeelsleden is de instelling zelf verantwoordelijk om aan de verplichtingen van Dimona te voldoen. Het is aan de instelling om een interne procedure uit te werken voor het melden van de indienst- en uitdiensttredingen van de personeelsleden die worden betaald met de werkingsmiddelen. Deze categorie van personeelsleden komt in deze omzendbrief verder niet meer aan bod.

De gevraagde gegevens zijn minimaal (cursief : wordt door het departement ingevuld) :

• - identificatie van de werkgever (inschrijvingsnummer departement onderwijs)
• - identificatie van de werknemer (rijksregisternummer)
• - datum indiensttreding
• - datum uitdiensttreding
• - deelentiteit (instellingsnummer)

Een contract (arbeidsovereenkomst) wordt gedefinieerd als een relatie tussen werkgever - werknemer - periode van aanstelling.

Het zal niet mogelijk zijn om voor de door het departement onderwijs gesubsidieerde of gefinancierde personeelsleden contracten rechtstreeks aan de RSZ te melden met het departement onderwijs als werkgever. Alle contracten van werknemers die door het departement worden betaald, moeten door het departement aan de RSZ worden doorgegeven.

3. Elektronisch doorsturen van personeelsgegevens

Voor de niet-elektronische instellingen zal de Dimona-verplichting van de federale overheid een wijziging in het melden van personeelsgegevens aan het departement betekenen. Dit moet gezien worden als een eerste stap in het volledig elektronisch doorsturen van opdrachten, dienstonderbrekingen,... van alle personeelsleden die door het departement onderwijs worden uitbetaald.

Het elektronische meedelen van personeelsgegevens, zoals reeds zeven jaar door de scholen van het basis- en secundair onderwijs wordt gedaan, gebeurt door middel van RecordLayouts. Dit zijn de elektronische tegenhangers van de Pers- of Hop-formulieren. Hiervoor is een softwarepakket nodig, die de gegevens in de opgelegde structuur giet. Er zijn een aantal commerciële softwarepakketten op de markt. Daarnaast is er ook communicatiesoftware nodig. Via het gratis communicatiepakket EDISON van het departement, worden de aangemaakte bestanden op een beveiligde manier naar het departement gestuurd. De werkwijze is analoog aan deze die wordt toegepast voor de studenten- of cursistengegevens. Het Edison-team zal u in het najaar hiervoor nog contacteren en het pakket ter beschikking stellen. Meer informatie hierover is te vinden op de website (http://www.agodi.be/edison).

De instellingen die voor de personeelsadministratie reeds een softwarepakket gebruiken, doen er best aan hun leverancier aan te spreken om in het kader van de Dimona-verplichting de nodige aanpassingen te doen. De technische informatie over het aanmaken van bestanden en specifiek de Dimona-aangiften, is te vinden op de Edison-website (http://www.agodi.be/edison-schoolautomatiseerders-contact). Daar is tevens een lijst van schoolautomatiseerders terug te vinden (zie ook bijlage bij deze omzendbrief). De leveranciers van een softwarepakket voor personeelsadministratie werden reeds op de hoogte gebracht. Indien uw pakket in deze lijst staat, zal uw leverancier automatisch zorgen voor de nodige aanpassingen.

Indien u nog geen pakket voor de personeelsadministratie hebt, vindt u volledig vrijblijvend in bijlage een lijst met leveranciers. Deze pakketten voldoen aan alle vereisten die het departement oplegt. Aan de hand van de foutenpercentages van de schoolpakketten is het mogelijk een eerste inschatting van de kwaliteit te maken.

Voor de instellingen die gebruik maken van een eigen ontwikkeld pakket of een softwareleverancier hebben die niet in de lijst is opgenomen, zal er nog een (technische) infosessie over Edison, zendingen en de RecordLayouts voor Dimona worden georganiseerd.

4. Werkwijze voor niet-elektronische instellingen

Om aan de Dimona-verplichting van de RSZ te voldoen moeten de indienst- en uitdiensttreding via elektronische weg aan het departement gemeld worden. Het departement zal dus niet op basis van Pers- of Hop-formulieren aangiftes manueel meedelen. Dit gebeurt door middel van elektronische berichten, RecordLayouts (RL) genoemd. Deze term wordt ook overgenomen door de meeste softwarepakketten. Hieronder wordt uitgelegd welke RL's er voor Dimona belangrijk zijn, zonder in detail te treden. De specifieke werking is afhankelijk van de implementatie in uw softwarepakket.

De Dimona-gegevens kunnen met twee RL's worden gemeld :

4.1. Via melding indienst- of uitdiensttreding (RL-11)

De RL-11 is een eenvoudig elektronisch bericht. Wanneer iemand in dienst komt, wordt de begindatum en indien gekend de einddatum doorgezonden. Als iemand uit dienst treedt en de correcte einddatum is nog niet gekend op het departement, dan wordt een RL-11 uitdiensttreding met de einddatum opgezonden. Dit moet ten laatste op de dag van de indienst- of uitdiensttreding aan het departement gemeld worden. Bij een vergissing, wordt gewoon een annulatie opgestuurd.

Voorbeelden :

1) Een personeelslid (stamboeknummer : 12345678910) komt in het hoger onderwijs (hoofdstructuur 411) in dienst op 15 januari 2003 voor een tijdelijke opdracht tot 23 maart 2003. Er wordt een RL-11 voor 12345678910 in hoofdstructuur 411 met geldigheidsdatum (=begindatum) 15.01.2003 en einddatum 23.03.2003 opgestuurd.

2) Voor personeelslid 9876543210 werd reeds een indiensttreding op 1 februari 2003 in een CLB (hoofdstructuur 000) opgestuurd, maar de einddatum was nog onbekend. Op 15 juni neemt het personeelslid ontslag. Via een RL-11 voor 9876543210 in hoofdstructuur 000 met geldigheidsdatum (=begindatum) 01.02.2003 en einddatum 15.06.2003 wordt het einde van de tewerkstelling gemeld.

3) Een CVO heeft voor personeelslid 5632147890 een RL-11 opgestuurd van 1 maart 2003 tot 30 juni 2003. Het blijkt dat de ingangsdatum foutief was en dat het personeelslid pas op 15 maart zal beginnen. Er wordt eerst een RL-11 annulatie voor 5632147890 in hoofdstructuur 317 opgestuurd. Hierdoor zal in het elektronisch dossier van het personeelslid de foutieve aangifte gewist worden. Daarna stuurt het centrum een correcte RL-11 met geldigheidsdatum 15.03.2002 en einddatum 30.06.2002.

Bij verlengingen van opdrachten, wordt er gewoon een nieuwe RL-11 met de periode van verlenging gemeld. De eerste melding hoeft dus niet geannuleerd te worden en daarna gevolgd door een RL-11 die de hele periode omvat.

De bijkomende instructies treden dieper in detail op een aantal concrete situatie en hoe deze moeten opgezonden worden.

4.2. Via immatriculatie (RL-9)

Vanaf januari 2003 zal het immatriculeren van nieuwe personeelsleden (toekennen van een stamboeknummer) ook elektronisch kunnen verlopen met een RL-9. Dit heeft als voordeel dat het stamboeknummer - indien alle gegevens in orde zijn - automatisch wordt aangemaakt en de volgende dag zal teruggemaild worden naar de instelling. De gevraagde gegevens zijn dezelfde als deze op de PERS 11.

Bij een immatriculatie wordt het rijksregisternummer gebruikt om een personeelslid te identificeren. Hoewel het meedelen van het rijksregisternummer verplicht is, is het in een aantal gevallen onbekend (bv. buitenlanders). Voor deze personeelsleden kan er toch een RL-9 opgestuurd worden, zonder rijksregisternummer. Aan de hand van de personalia zal er bij de RSZ getracht worden het rijksregisternummer of bisnummer (ter vervanging van het rijksregisternummer) op te zoeken. Dit nummer zal ook worden meegedeeld aan de instelling.

Om zoveel mogelijk laattijdige Dimona-aangiften te vermijden, is tevens de mogelijkheid gecreëerd om via de immatriculatieaanvraag ook de begin- en einddatum van de tewerkstelling mee te delen. Voor personeelsleden die nieuw in dienst komen en nog geen stamboeknummer hebben, kan er toch al voldaan worden aan de Dimona-verplichting.

5. Verwerking op het departement

Alhoewel een contract de relatie tussen werkgever en werknemer inhoudt, en dus strikt genomen de relatie departement - personeelslid voor de RSZ voldoende is, is er afgesproken dat ook de deelentiteit wordt meegegeven. De deelentiteit wordt geïdentificeerd door het instellingsnummer. Dit maakt het mogelijk dat iedere instelling zijn eigen personeelsbestand via de website van Sociale Zaken zal kunnen raadplegen, waardoor zij kan controleren wat het departement heeft doorgestuurd.

Omdat er voor de combinatie personeelslid - instelling verschillende periodes kunnen zijn die elkaar al dan niet overlappen, zal er uit deze gegevens de verschillende opeenvolgende contracten worden gedistilleerd. Hierbij wordt er geen rekening gehouden of de gegevens komen van een immatriculatie (RL-9) of van een tewerkstellingsaangifte (RL-11).

Voorbeeld :

via een RL-9 wordt op 25/2/2003 een aanvraag voor immatriculatie voor een nieuw personeelslid gevraagd met een tewerkstellingsperiode van 1/3/2003 tot 1/4/2003. Later blijkt dat de tewerkstelling loopt tot 30/6/2003 wat gemeld wordt met een RL-11. Er zal één contract worden aangemaakt die loopt van 1/3/2003 tot 30/6/2003. Uit alle gegevens wordt dus steeds de kleinste begindatum en grootste einddatum gezocht.

De principes die op de website van de Sociale Zekerheid staan zijn hier niet volledig van toepassing. Het is voldoende om te melden wat er gebeurt : komt er iemand in dienst of wordt de opdracht verlengd, dan wordt een RL-11 opgestuurd. Bij een vergissing wordt er gewoon een annulatie opgestuurd. Het departement zal dan de vergelijking maken tussen wat reeds opgestuurd is en de nieuwe situatie en op basis daarvan de nodige acties ondernemen.

Het departement onderwijs zal de Dimona-aangiften niet manueel beheren. Het is aan de instelling om de correcte tewerkstellingsperiode(s) op te sturen.

6. Werkwijze voor gemengde (elektronische - niet-elektronische) dossiers

Een aantal niet-elektronische instellingen hebben ook elektronische personeelsdossiers (bv MPI : elektronisch voor de school - niet-elektronisch voor het internaat). Deze scholen zullen voor de personeelsleden die in beide tewerkgesteld zijn apart voor de elektronische en niet-elektronische opdracht Dimona-berichten moeten opsturen.

Voorbeeld :

een personeelslid heeft een opdracht als leermeester ASV LO en ook als kinesitherapeut in het internaat. De opdracht van leermeester ASV LO is elektronisch en wordt gemeld met een opdrachtenpakket. De opdracht van kinesitherapeut moet via een RL-11 gemeld worden, ook al is de periode van tewerkstelling eventueel gelijk. Hier moet (voorlopig) 000 als hoofdstructuur gebruikt worden.

7. Het personeelsbestand

Alle Dimona-aangiften worden opgenomen in het personeelsbestand van de Sociale Zekerheid. Elke instelling zal zijn eigen personeelsregister kunnen consulteren. Dit laat niet alleen toe te controleren wat het Departement Onderwijs heeft doorgestuurd, maar ontslaat de werkgever ook van een aantal verplichtingen. U verneemt meer hierover op de website van de Sociale Zekerheid (klikken op Werkgever -> Tewerkstelling -> Personeelsbestand -> Algemene informatie)

8. Bijlage