Tolkondersteuning voor leerlingen met een auditieve functiebeperking in het gewoon basis- en secundair onderwijs

Naar aanleiding van de coronamaatregelen versoepelt de cel Speciale Onderwijsleermiddelen tijdelijk de regels:

  • Ondertekening van het aanvraagformulier : Een aanvraag voor speciale onderwijsleermiddelen gebeurt in overleg met en met akkoord van alle betrokken partijen. Ook tijdens de coronaperiode blijf dit noodzakelijk. In de pandemiefases geel, oranje en rood is het wel voldoende dat het aanvraagformulier enkel ondertekend is door directeur van de school indien ondertekening door de andere partijen niet mogelijk is.
  • Flexibiliteitin de aanwending van tolkuren: Zolang de coronamaatregelen van kracht zijn gelden een aantal (uitzonderings-)maatregelen bij de inzet van tolkondersteuning in onderwijs. Raadpleeg het document in bijlage 5 bij deze omzendbrief voor een overzicht van deze maatregelen.

Vanaf 1 september 2020 worden alle aanvragen via Mijn Onderwijs aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen bezorgd.

De school verstuurt de aanvraag via de nieuwe optie ‘Document versturen’ van Mijn Onderwijs. Opgelet: om deze documenten te versturen, hebt u toegang nodig tot het thema ‘Leerlingen (vertrouwelijk)’ in Mijn Onderwijs. U kan deze rechten nakijken in het tabblad ‘Thema beheer’. Meer informatie over de toegangsrechten tot Mijn Onderwijs kan u vinden op de webpagina “ Toegang tot Mijn Onderwijs ”.

Met het oog op een vlotte verwerking is het belangrijk om alle documenten die tot eenzelfde aanvraag behoren in 1 pdf-bestand op te laden. Aanvragen die in meerdere bestanden worden verstuurd en/of geen pdf-bestand zijn, kunnen niet verwerkt worden.

De cel Speciale Onderwijsleermiddelen (SOL) maakt deel uit van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI).

"Speciale onderwijsleermiddelen" zijn hulpmiddelen die leerlingen met een functiebeperking nodig hebben om het onderwijsleerproces in de gewone school te kunnen volgen. Deze speciale onderwijsleermiddelen omvatten onder andere technische apparatuur, zoals een beeldschermloep of brailleleesregel, ergonomisch meubilair, omzettingen van leerboeken en studiemateriaal in (digitale) braille of grootletterdruk en tolkondersteuning voor leerlingen met een auditieve beperking.

De doelgroep wordt gevormd door de leerlingen met een functiebeperking die les volgen in het gewoon kleuter-, lager of secundair onderwijs, studenten met een functiebeperking die les volgen in het hoger of academisch onderwijs en cursisten met een functiebeperking die les volgen in een centrum voor volwassenenonderwijs of een centrum voor basiseducatie.

Leerlingen met een beperking die een opleiding volgen in het kader van duaal leren kunnen ook speciale onderwijsleermiddelen en/of bijzondere tewerkstellingsondersteunende maatregelen (BTOM’s) aanvragen. (…)

Leerlingen uit het buitengewoon onderwijs kunnen enkel een aanvraag indienen voor aanpassingen met betrekking tot de werkplekcomponent.


Zowel de aanvragen die betrekkingen hebben op de schoolcomponent als de aanvragen die betrekking hebben op de werkplekcomponent worden ingediend bij de cel Speciale Onderwijsleermiddelen van AGODI door middel van het aanvraagformulier “Aanvraag tot financiering van speciale onderwijsleermiddelen en BTOM’s voor leerlingen in het duaal leren” in bijlage 2 bij deze omzendbrief. Meer informatie over de aanvraag- en toekenningsprocedure is terug te vinden in deze omzendbrief.


Voor aanpassingen met betrekking tot de schoolcomponent, wordt de aanvraag behandeld door de cel Speciale Onderwijsleermiddelen van AGODI.

Voor aanpassingen met de betrekking tot de werkplekcomponent, wordt de aanvraag behandeld door VDAB. De cel Speciale Onderwijsleermiddelen bezorgt de aanvraag hiervoor rechtstreeks aan VDAB. Meer informatie over aanpassingen met betrekking tot de werkplekcomponent is terug te vinden op de website van VDAB: https://www.vdab.be/arbeidshandicap/maatregelen#werknemer.

Deze omzendbrief bevat de aanvraag- en toekenningsprocedure voor de financiering van tolkondersteuning voor leerlingen met een auditieve functiebeperking in het gewoon basis- en secundair onderwijs.

Deze omzendbrief bevat ook de aanvraagprocedure voor de financiering van kopieën van notities van medeleerlingen voor leerlingen met een auditieve functiebeperking in het gewoon secundair onderwijs.

Voor informatie over de aanvraag-en toekenningsprocedure voor financiering van aangepast meubilair of technische hulpmiddelen verwijzen wij naar de omzendbrief "Speciale onderwijsleermiddelen voor leerlingen in het gewoon basis- en secundair onderwijs".

Voor informatie over de aanvraag-en toekenningsprocedure voor financiering van omzettingen van lesmateriaal verwijzen wij naar de omzendbrief “Omzettingen van lesmateriaal voor leerlingen in het gewoon basis- en secundair onderwijs”.

1. Doelgroep

Tot de doelgroep behoren de regelmatige leerlingen in het gewoon gefinancierd of gesubsidieerd basis- en secundair onderwijs met een auditieve functiebeperking die:

  • via een tonaal audiometrische test een gemiddeld gehoorverlies aantonen van 70 dB of meer aan beide oren voor de zuivere toonstimuli van 500, 1000, 2000 en 4000 Hz, vastgesteld overeenkomstig de BIAP-normen;

  • via een vocaal audiometrische test, bij een gemiddeld verlies van minder dan 70 dB, maximaal 70% spraakverstaan aantonen bij optimale versterking.

De leerling moet voldoen aan de toelatingsvoorwaarden.

2. Het inschakelen van een tolk (…) Gebarentaal en/of schrijftolk

2.1. Voorwaarden

De leerling kan ondersteuning krijgen van een tolk (…) Gebarentaal, een schrijftolk of een combinatie van beiden.

(…)

Om in aanmerking te komen voor het uitvoeren van tolkopdrachten in onderwijs moet de tolk Gebarentaal aan minimaal één van onderstaande voorwaarden voldoen:

  • in het bezit zijn van een diploma Tolk Vlaamse Gebarentaal of Tolk voor Doven, behaald aan een onderwijsinstelling die door de Vlaamse Gemeenschap erkend, gefinancierd of gesubsidieerd is;
  • in het bezit zijn van een tolkdiploma, behaald aan een onderwijsinstelling die door de Franstalige Gemeenschap of de Duitstalige Gemeenschap erkend, gefinancierd of gesubsidieerd is. De tolk kan een verklaring van het Ministerie van Onderwijs van de Franstalige Gemeenschap of van de Duitstalige Gemeenschap voorleggen waaruit blijkt dat het diploma erkend is.
  • erkend zijn door L’Agencewallonne de la Santé, de la Protection sociale, du Handicap et des Familles (AVIQ), PersonneHandicapée Autonomie Recherchée (PHARE) of de daartoe bevoegde instantie van de Duitstalige Gemeenschap.
  • in het bezit zijn van een buitenlands tolkdiploma. De tolk kan een verklaring voorleggen van het Ministerie van Onderwijs van het land waarin het diploma uitgereikt is, waaruit blijkt dat het diploma erkend is.

Wanneer de tolk Gebarentaal niet in het bezit is van een tolkdiploma, kan hij een gemotiveerde aanvraag indienen bij AGODI om in aanmerking te komen voor het uitvoeren van tolkopdrachten in onderwijs. In de aanvraag toont de tolk aan dat hij minstens vijf jaar tolkervaring heeft en minstens vijftig tolkopdrachten heeft uitgevoerd tijdens de laatste vijf jaar. AGODI onderzoekt de aanvraag en kan, als dat nodig is, bijkomende inlichtingen vragen of inwinnen. Binnen een maand die volgt op de datum waarop AGODI de volledige gemotiveerde aanvraag heeft ontvangen, deelt AGODI de beslissing schriftelijk mee aan de tolk Gebarentaal.

Om in aanmerking te komen voor het uitvoeren van tolkopdrachten in onderwijs moet de schrijftolk minimaal in het bezit zijn van een A1-diploma of van een bachelordiploma .

Wanneer een schrijftolk in het verleden nog niet getolkt heeft in een onderwijssituatie, wordt een kopie van het diploma van deze tolk aan het CAB bezorgd (voor zover het CAB nog niet over deze documenten beschikt).

Daarnaast dient elke tolk een engagementsverklaring te ondertekenen. Deze engagementsverklaring wordt door het Vlaams Communicatie Assistentie Bureau voor Doven vzw (CAB) aan de tolk bezorgd en ondertekend door de tolk teruggestuurd.

Schrijftolken maken belangrijke communicatiemomenten voor de dove leerling mogelijk. Het is niet de bedoeling dat de schrijftolken worden ingezet om de leerling van nota's te voorzien (zie punt 2.2 kopieën nota's medeleerlingen).

2.2. Aanvraagprocedure

2.2.1. De aanvrager

De directeur van de school voor gewoon onderwijs doet de aanvraag. Hij/zij ondertekent het volledig ingevulde aanvraagformulier (zie bijlage 1 onderaan deze omzendbrief).

Het aanvraagformulier moet ondertekend zijn door één van beide ouders of door de meerderjarige leerling zelf.

2.2.2. Het bewijs dat de leerling tot de doelgroep behoort

Het gehoorverlies wordt bij een eerste aanvraag aangetoond op basis van een recent (d.w.z. niet ouder dan 1 kalenderjaar) medisch attest met een audiometrisch bewijs of audiogram. Het audiogram vermeldt het gemiddelde gehoorverlies overeenkomstig de BIAP-normen en wordt opgemaakt door een erkend(e) revalidatiecentrum of -dienst, door een erkende universitaire dienst voor audiometrisch onderzoek of door een NKO-arts. 

(…) Het medisch attest moet slechts eenmaal tijdens de schoolloopbaan van de leerling worden ingediend.

Leerlingen die in het verleden al tolkondersteuning genoten via het Vlaamse Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) moeten geen nieuw medisch attest voorleggen. De aanvrager vermeldt dit duidelijk bij het indienen van de aanvraag.

2.2.3. Indienen van de aanvraag

Vanaf 1 september 2020 worden alle aanvragen via Mijn Onderwijs aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen bezorgd.

De school verstuurt de aanvraag via de nieuwe optie ‘Document versturen’ van Mijn Onderwijs. Opgelet: om deze documenten te versturen, hebt u toegang nodig tot het thema ‘Leerlingen (vertrouwelijk)’ in Mijn Onderwijs. U kan deze rechten nakijken in het tabblad ‘Thema beheer’. Meer informatie over de toegangsrechten tot Mijn Onderwijs kan u vinden op de webpagina “ Toegang tot Mijn Onderwijs ”.

  • Log in op Mijn Onderwijs en ga naar het gewenste niveau (basisonderwijs, secundair onderwijs...). Klik op het tabblad ‘Document versturen’.
  • Kies ‘Document versturen’ en vul de verplichte velden in:
    • Selecteer de instelling waarvoor u een document wil versturen;
    • Selecteer het juiste formulier (code + naam)  uit de lijst. Bij een aanvraag voor tolkondersteuning is dit ‘SOL TOLK : SOL – Aanvraag tolkondersteuning’.
    • Selecteer het schooljaar waarop de aanvraag betrekking heeft. Standaard staat dit op het lopende schooljaar, wijzig indien nodig.
  • Klik op ‘Bijlage toevoegen’ en laad het document op.
    Met het oog op een vlotte verwerking is het belangrijk om alle documenten die tot eenzelfde aanvraag behoren in 1 pdf-bestand op te laden. Aanvragen die in meerdere bestanden worden verstuurd en/of geen pdf-bestand zijn, kunnen niet verwerkt worden.

Als de aanvraag opgeladen is, vindt u het terug bij ‘Overzicht verstuurde documenten’.

Bij niet-ontvangst van de aanvragen door de cel Speciale Onderwijsleermiddelen, ligt de bewijslast bij de aanvrager. De toekenning gebeurt pas wanneer de aanvraag volledig is.

2.2.3.1. Een nieuwe aanvraag

Onder nieuwe aanvraag wordt verstaan:

  • de aanvraag van tolkuren voor een leerling die tijdens het voorafgaande schooljaar geen tolkondersteuning vanuit onderwijs kreeg
  • de aanvraag van tolkuren voor een leerling die tijdens het voorafgaande schooljaar wel tolkondersteuning vanuit onderwijs kreeg, maar die het nieuwe schooljaar in een andere school start.

De aanvraag gebeurt met het aanvraagformulier in bijlage 1 bij deze omzendbrief.

Om op 1 september met de tolkondersteuning te kunnen starten, moet de aanvraag vóór 15 augustus ingediend en volledig zijn.

2.2.3.2. Verlenging van de tolkondersteuning

Als een leerling tijdens het voorafgaande schooljaar tolkondersteuning vanuit onderwijs kreeg en deze ondersteuning wenst te verlengen, meldt de school dit aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. De school doet dit aan de hand van het formulier dat zij aan het einde van het schooljaar ontvangt via Mijn Onderwijs. Op dit formulier duidt de school aan of er wijzigingen zijn in de situatie van de leerling ten opzichte van het voorafgaande schooljaar (bv. wijziging van onderwijsvorm, graad, studierichting,...).

Om op 1 september met de tolkondersteuning te kunnen starten, moet het formulier vóór 15 augustus bezorgd zijn aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen.

2.3. De toekenning van de tolkuren

2.3.1. Administratieve toekenning

Wanneer de aanvraag volledig is en uit nazicht van het dossier blijkt dat de leerling aan de voorwaarden voldoet, gebeurt een administratieve toekenning door de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. De leerling heeft dan recht op tolkuren tijdens het schooljaar waarop de aanvraag betrekking heeft.

Er wordt naar gestreefd om de beslissing, positief of negatief, binnen de 15 werkdagen na ontvangst van de aanvraag via Mijn Onderwijs mee te delen aan de directeur van de school voor gewoon onderwijs. De directeur brengt alle betrokken partijen van de beslissing op de hoogte.

De mogelijkheid bestaat om binnen de 60 dagen na de betekening van de beslissingsbrief een verzoek tot nietigverklaring in te dienen bij de Raad van State. De aanvrager kan zich ook opnieuw richten tot het Beheerscomité. Dat schort evenwel de periode van 60 dagen, waarbinnen men beroep kan aantekenen bij de Raad van State, niet op.

De school kan vervolgens de tolkaanvragen indienen via de applicatie van het CAB (wwww.tolkaanvraag.be). Dit geldt zowel voor tolkuren (…) Gebarentaal als voor schrijftolkuren.

Sinds enkele schooljaren wordt er gewerkt aan de registratie van beschikbare schrijftolken. Het aantal geregistreerde beschikbare schrijftolken is evenwel nog steeds gering. Daarom raadplegen scholen en instellingen best eerst zelf de beschikbaarheid van de door hen opgegeven schrijftolk(en). Openstaande tolkaanvragen waarvoor nog geen schrijftolk werd gevonden, worden ingediend bij het CAB via de applicatie www.tolkaanvraag.be.

2.3.2. Het aantal tolkuren

Het aantal tolkuren waarover een leerling tijdens een schooljaar kan beschikken wordt begrensd door het maximum aantal lesuren, per lesniveau:

  • voor het basisonderwijs: 1.008 uren (berekend a rato van 36 lesweken van gemiddeld 28 lesuren)
  • voor de eerste graad (1ste en 2de jaar) secundair onderwijs: 1.024 uren (berekend a rato van 32 lesweken van gemiddeld 32 lesuren)
  • voor het ASO/KSO: 1.024 uren (berekend a rato van 32 lesweken van gemiddeld 32 lesuren)
  • voor het TSO: 1.088 uren (berekend a rato van 32 lesweken van gemiddeld 34 lesuren)
  • voor het BSO: 1.152 uren (berekend a rato van 32 lesweken van gemiddeld 36 lesuren)
  • voor het DBSO: 576 uren (berekend a rato van 32 lesweken van gemiddeld 18 lesuren)
    voor het duaal leren: 448 uren (berekend a rato van 32 lesweken van gemiddeld 14 lesuren)

Daarnaast is het aantal tolkuren voor een leerling afhankelijk van:

  • de uitvoerbaarheid van de aanvraag
  • de beschikbaarheid van de tolken (…) Gebarentaal en/of schrijftolken in Vlaanderen
  • het totaal aantal beschikbare tolkuren
  • het gebruik van de tolkuren in het verleden

Met “het gebruik van de tolkuren in het verleden” wordt bedoeld: het niet correct omgaan met tolkuren tijdens het schooljaar.
Dit is het geval wanneer de leerling in vergelijking met andere leerlingen veel tolkuren laat verloren gaan door niet of laattijdig een voorziene tolk te annuleren. Bij de toekenning voor het volgende schooljaar kan hiermee rekening gehouden worden.

Bij de combinatieaanvraag van Gebarentaal- en schrijftolkuren kan het totaal aantal tolkuren (tolkuren (…) Gebarentaal en schrijftolkuren samen) nooit hoger zijn dan het maximum op jaarbasis zoals hierboven per onderwijsniveau bepaald.

2.4. Opmerkingen

Er mogen geen bijkomende kosten voor tolkuren (…) worden doorgerekend aan de betrokken leerling of zijn ouders.

De toekenning van tolkuren kan worden ingetrokken als achteraf zou blijken dat de verstrekte informatie in het aanvraagdossier niet strookt met de werkelijkheid.

Wijzigingen met betrekking tot de situatie zoals opgegeven in het aanvraagdossier moeten onmiddellijk worden gemeld via sol.agodi@vlaanderen.be door de aanvrager. Zo niet kunnen de hierdoor eventueel teveel gemaakte kosten worden doorgerekend aan de school.

De vergoedingen van tolkprestaties gepresteerd in strijd met de richtlijnen in bijlage 4 van deze omzendbrief zullen worden teruggevorderd.

Het materiaal dat noodzakelijk is voor een schrijftolkopdracht moet in onderlinge overeenstemming tussen de betrokken partijen (school en schrijftolk) worden voorzien en hier dienen duidelijke afspraken rond te worden gemaakt (bijvoorbeeld: de schrijftolk werkt met eigen materiaal, maar de school voorziet te allen tijde reservemateriaal voor wanneer het materiaal van de schrijftolk buiten werking is). Deze afspraken worden best schriftelijk vastgelegd want eventuele problemen hierrond kunnen in geen geval worden ingeroepen als overmacht voor het niet-uitvoeren van de tolkopdracht. Daarom is het voor alle betrokken partijen belangrijk hier voorzorgsmaatregelen te nemen.

3. Kopieën van notities van medeleerlingen

Deze ondersteuningsvorm biedt aan leerlingen van het secundair onderwijs met een auditieve functiebeperking, los van de tolkuren, ook de terugbetaling van kopieën van notities van medeleerlingen aan.

3.1. Het indienen van de aanvraag

De aanvraag gebeurt met het aanvraagformulier in bijlage 3 bij deze omzendbrief.

Aanvragen voor kopieën van notities van medeleerlingen kunnen gedurende het hele schooljaar worden ingediend, maar moeten voor het einde van het betrokken schooljaar ingezonden en volledig zijn.

Per school kan er per leerling slechts één aanvraagformulier worden ingezonden.

Om aan te tonen dat de leerling tot de doelgroep behoort, wordt een medisch attest ten voordele van de leerling opgevraagd. Het medisch attest moet slechts éénmaal in de schoolloopbaan van de leerling worden bezorgd.

Vanaf 1 september 2020 worden alle aanvragen via Mijn Onderwijs aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen bezorgd.

De school verstuurt de aanvraag via de nieuwe optie ‘Document versturen’ van Mijn Onderwijs. Opgelet: om deze documenten te versturen, hebt u toegang nodig tot het thema ‘Leerlingen (vertrouwelijk)’ in Mijn Onderwijs. U kan deze rechten nakijken in het tabblad ‘Thema beheer’. Meer informatie over de toegangsrechten tot Mijn Onderwijs kan u vinden op de webpagina “ Toegang tot Mijn Onderwijs ”.

  • Log in op Mijn Onderwijs en ga naar het gewenste niveau (basisonderwijs, secundair onderwijs...). Klik op het tabblad ‘Document versturen’.
  • Kies ‘Document versturen’ en vul de verplichte velden in:
    • Selecteer de instelling waarvoor u een document wil versturen;
    • Selecteer het juiste formulier (code + naam)  uit de lijst. Bij een aanvraag voor kopieën van notities van medestudenten is dit ‘SOL KODO : SOL Aanvraag financiering kopieën notities ’.
    • Selecteer het schooljaar waarop de aanvraag betrekking heeft. Standaard staat dit op het lopende schooljaar, wijzig indien nodig.
  • Klik op ‘Bijlage toevoegen’ en laad het document op.
    Met het oog op een vlotte verwerking is het belangrijk om alle documenten die tot eenzelfde aanvraag behoren in 1 pdf-bestand op te laden. Aanvragen die in meerdere bestanden worden verstuurd en/of geen pdf-bestand zijn, kunnen niet verwerkt worden.

Als de aanvraag opgeladen is, vindt u het terug bij ‘Overzicht verstuurde documenten’.

Bij niet-ontvangst van de aanvragen door de cel SOL, ligt de bewijslast bij de aanvrager. De toekenning gebeurt pas wanneer de aanvraag volledig is.

3.2. Toekenning

Voor leerlingen van het secundair onderwijs wordt per schooljaar maximaal 75 EURO toegekend.

De maximumprijs die aan een school wordt terugbetaald per kopie A4 bedraagt 0,05 EURO per kopie.

Er wordt naar gestreefd om de beslissing, positief of negatief, binnen de 15 werkdagen na ontvangst van de aanvraag via Mijn Onderwijs mee te delen aan de directeur van de school voor gewoon onderwijs. De directeur brengt alle betrokken partijen van de beslissing op de hoogte.

De mogelijkheid bestaat om binnen de 60 dagen na de betekening van de beslissingsbrief een verzoek tot nietigverklaring in te dienen bij de Raad van State. De aanvrager kan zich ook opnieuw richten tot het Beheerscomité. Dat schort evenwel de periode van 60 dagen, waarbinnen men beroep kan aantekenen bij de Raad van State, niet op.

3.3. De factuur

De betaling gebeurt op basis van een factuur opgemaakt op het einde van het schooljaar, door de leverancier of de school waar de kopieën zijn gemaakt.

De factuur dient duidelijk het aantal gemaakte kopieën A4 en de gehanteerde eenheidsprijs te vermelden. Het factuurbedrag kan nooit meer bedragen dan het toegekende bedrag.

Sinds 1 januari 2020 dient de leverancier de facturen voor de cel Speciale Onderwijsleermiddelen rechtstreeks in bij AGODI via een digitaal platform (het Mercuriusportaal). De factuur moet niet meer aan de directeur van de school bezorgd worden. AGODI neemt steekproefsgewijs contact op met de scholen om na te gaan of er opmerkingen m.b.t. de levering van het hulpmiddel zijn.

Scholen die zelf een factuur opstellen moeten deze ook indienen via het Mercuriusportaal. In dat geval neemt de school contact op met de cel Speciale Onderwijsleermiddelen via sol.agodi@vlaanderen.be zodat de cel SOL de nodige informatie hierover kan bezorgen.

De terugbetaling van kopieën notities medeleerlingen aan de school gebeurt op het rekeningnummer van het schoolbestuur. Als de betaling op een ander rekeningnummer moet gebeuren, dient de school de gegevens op te geven van de rekeninghouder (naam, adres), het KBO-nummer, de BIC code en het IBAN nummer.

Een betaling aan de leerling of zijn ouders is uitgesloten.

4. Bijlagen