Tijdelijke registratie van afwezigheden van leerlingen in het basis- en secundair onderwijs vanaf 15/05/2020

Door de corona-epidemie werden alle lessen op school geschorst vanaf 16/3/2020 t.e.m. 14/5/2020. In deze periode werd geen afwezigheidsregistratie voor de leerlingen verwacht.

De gefaseerde herstart van de lesbijwoning vanaf 15/5/2020 betekent dat je ook opnieuw start met de registratie van de afwezigheden van de leerlingen. Je schooladministratiepakket wisselt dan de gegevens opnieuw via Discimus uit met de databanken van AGODI.

Er worden hiervoor twee tijdelijke nieuwe codes gecreëerd (N en X), deze zullen beschikbaar zijn in je schooladministratiepakket zodra je softwareleverancier de nodige aanpassingen doorvoerde.

Deze omzendbrief geldt voor het gewoon en buitengewoon basis- en secundair onderwijs.

Naar aanleiding van de herstart van het kleuteronderwijs wordt vanaf 2/6/2020 opnieuw een afwezigheidsregistratie gevraagd voor kleuters (zie 2. Kleuteronderwijs) .

1. Doelstelling van de aangepaste registratie vanaf 15/5

De aangepaste afwezigheidsregistratie kent verschillende doelen:

  • Het is van belang om op te volgen hoeveel leerlingen (fysiek) aanwezig zijn op school, voor hoeveel dagen per week. Deze informatie is belangrijk om het effect van de fysieke aanwezigheid op scholen (en de mobiliteit die hiermee gepaard gaat) op de evolutie van het coronavirus te kunnen inschatten.
  • Daarnaast moeten we ook de evolutie van de afwezigheden omwille van ziekte bij de leerlingen kunnen opvolgen.

Daarom vragen we je om deze afwezigheidsregistratie dagelijks door te voeren in je pakket. Zo kunnen deze gegevens ook dagelijks uitgewisseld met AGODI en beschikt het agentschap over actuele gegevens om de evoluties op te volgen. Mocht het voor je school (bv door afwezigheid van je secretariaatsmedewerker, …) onmogelijk zijn dit dagelijks te doen, dan vragen we je dit zo snel mogelijk in orde te brengen.

2. Kleuteronderwijs

Vanaf 15/05/2020 t.e.m. 29/05/2020:

De aanwezigheid van kleuters in de opvang op je school, registreer je vanaf 15/5/2020 met de (nieuwe) code N.

Opgelet!

  • Je registreert enkel de kleuters met de code N die aanwezig zijn in de opvang op je school. De kleuters die elders worden opgevangen, moet je niet registreren.
  • Voor de kleuters die verwacht worden in de opvang op je school maar afwezig zijn wegens ziekte of een andere reden, registreer je niets.

Zolang het kleuteronderwijs niet wordt opengesteld, vragen we verder geen registratie van de afwezigheden van de kleuters (de uitwisseling van de afwezigheidscode A zal tijdelijk niet mogelijk zijn). Afhankelijk van de werking van je schooladministratiepakket worden deze leerlingen standaard als ‘aanwezig’ aangeduid in je pakket.

Vanaf 2/6/2020 t.e.m. het einde van het schooljaar:

  • Kleuters die aanwezig zijn op school voor kleuteronderwijs:

voor deze kleuters geldt de registratie zoals altijd (je moet geen afwezigheidscode uitwisselen - afhankelijk van de interne werking van je schooladministratiepakket, worden deze leerlingen standaard als ‘aanwezig’ aangeduid in je pakket).

  • Kleuters die niet aanwezig zijn: gebruik de afwezigheidscode X.
  • De aanwezigheid van kleuters in de opvang op je school , registreer je met de code N .

Opgelet!

  • Je registreert enkel de kleuters met de code N die aanwezig zijn in de opvang op je school. De kleuters die elders worden opgevangen, registreer je niet met de code N (maar wel met de code X).

Opmerkingen :

Voor leerplichtige kleuters wordt de regeling van het lager onderwijs toegepast (zie punt 3.).

De uitwisseling van de afwezigheidscode A is tot het einde van het schooljaar niet mogelijk. Je gebruikt de afwezigheidscode X.

In het kader van de te bereiken halve dagen aanwezigheid voor het groeipakket (selectieve participatietoeslag) en de toelatingsvoorwaarde tot het lager onderwijs zal AGODI alle kleuters vanaf 16/3/2020 tot het einde van het schooljaar als ‘aanwezig’ beschouwen. Alle halve dagen in deze periode tellen mee voor het bereiken van de 250 halve dagen aanwezigheid.

3. Lager en secundair onderwijs

3.1. Leerlingen die verwacht worden op je school voor contactonderwijs (leerlingen uit de opengestelde leerjaren binnen je school en eventueel leerlingen met specifieke problematieken uit andere leerjaren)

  • Leerlingen die aanwezig zijn op school voor het volgen van de lessen:

Voor deze leerlingen geldt de registratie zoals altijd (je moet geen afwezigheidscode uitwisselen - afhankelijk van de interne werking van je schooladministratiepakket, worden deze leerlingen standaard als ‘aanwezig’ aangeduid in je pakket).

  • Leerlingen die voor het dagdeel verwacht worden op school en niet aanwezig zijn:

Voor deze leerlingen gebruik je de gekende afwezigheidscodes.

Deze zijn terug te vinden in de omzendbrieven: BaO/2002/11 en SO 70.

Tijdens de corona-epidemie betekent dit meer specifiek:

  • Z-code: bij ziekte of vermoeden van ziekte/besmetting bij de leerling

  • P-code: bij afwezigheden omwille van persoonlijke redenen, ook bij
    • vermoeden van coronabesmetting in het gezin
    • kind of iemand uit gezin behoort tot risicogroep
    • angst bij ouder of leerling om leerling naar school te laten gaan, …

Je beslist als school zelf of je voor bepaalde afwezigheden een afwezigheidsattest of verklaring ter staving vraagt aan de ouders.

We adviseren om tot het einde van het schooljaar geen code B te gebruiken, maar wel de code P; o.a. in situaties waar de leerlingen bijvoorbeeld afwezig zijn wegens angst bij de ouders of de leerlingen of bij problemen met het mentaal welzijn van de leerlingen en hun gezinnen.
Door het gebruik van de code B bestaat namelijk het risico dat kwetsbare leerlingen extra getroffen worden door de mogelijke gevolgen voor de schooltoeslag. Bij het gebruik van de code P voor de afwezigheden van de leerlingen die eigenlijk op school verwacht worden na de heropstart van de lessen, kan het CLB ingeschakeld worden.

3.2. Leerlingen aanwezig in de opvang van de school

Voor de dagdelen dat de leerlingen aanwezig zijn in de opvang op je school, registreer je de nieuwe code N.

Het kan gaan om:

  • Leerlingen uit de opengestelde leerjaren van je school die, op de dagen waarop zij niet in de les verwacht worden, aanwezig zijn in de opvang op school.
  • Leerlingen uit de niet-opengestelde leerjaren, die gebruik maken van de opvang op je school.

Opgelet!

  • Leerlingen die voor een bepaald dagdeel in de opvang verwacht worden maar afwezig zijn wegens ziekte of een andere reden, registreer je niet met een code Z of en andere afwezigheidscode, maar met een code X (zie categorie 3.3).
  • Je registreert enkel de leerlingen met de code N die aanwezig zijn in de opvang op je school. De leerlingen die elders worden opgevangen, registreer je niet met de code N (maar wel met de code X).

Vanuit privacyoverwegingen houdt AGODI de informatie over de N-code (leerlingen in de opvang op school) op leerlingenniveau enkel bij zolang dit aangewezen is in het kader van de monitoring van de corona-maatregelen. Daarna zal AGODI deze gegevens vernietigen.

3.3. Leerlingen niet verwacht op school voor contactonderwijs (leerjaren/dagen niet opengesteld voor (bepaalde groepen) leerlingen) en ook niet aanwezig in de opvang op school

Voor deze leerlingen registreer je de nieuwe afwezigheidscode X.

4. Bijlage