Tijdelijke registratie van afwezigheden van leerlingen in het basis- en secundair onderwijs - schooljaar 2020-2021

De twee tijdelijke codes (N en X) blijven van kracht in schooljaar 202 -202 . Deze omzendbrief geldt voor het gewoon en buitengewoon basis- en secundair onderwijs.

1. Doelstelling van de aangepaste registratie

De aangepaste afwezigheidsregistratie kent verschillende doelen:

  • Het is van belang om op te volgen hoeveel leerlingen (fysiek) aanwezig zijn op school, voor hoeveel dagen per week. Deze informatie is belangrijk om het effect van de fysieke aanwezigheid op scholen (en de mobiliteit die hiermee gepaard gaat) op de evolutie van het coronavirus te kunnen inschatten.
  • Daarnaast moeten we ook de evolutie van de afwezigheden omwille van ziekte bij de leerlingen kunnen opvolgen.
  • De afwezigheidscodes zijn een hulpmiddel voor scholen om het recht op onderwijs van de leerlingen beter te garanderen.

Daarom vragen we je om deze afwezigheidsregistratie dagelijks door te voeren in je pakket. Zo kunnen deze gegevens ook dagelijks uitgewisseld worden met AGODI en beschikt het agentschap over actuele gegevens om de evoluties op te volgen. Mocht het voor je school (bv door afwezigheid van je secretariaatsmedewerker, …) onmogelijk zijn dit dagelijks te doen, dan vragen we je dit zo snel mogelijk in orde te brengen.

2. Kleuteronderwijs

Niet-leerplichtige kleuters:

  • Kleuters die op school verwacht worden, maar niet aanwezig zijn (bv in geval van individuele quarantaine): gebruik de gewone afwezigheidscode A.
    Deze registratie geldt ook voor kwetsbare leerlingen uit eventueel gesloten leerlingengroepen die toch op school uitgenodigd worden en niet aanwezig zijn.

  • Kleuters die niet verwacht worden op school omwille van coronamaatregelen (school/leerlingengroep niet opengesteld): gebruik de code X.
    Dit kan van toepassing zijn bij sluiting van de school of leerlingengroep(en) door besmetting of vermoeden van besmetting in de school/leerlingengroep (quarantaine op groepsniveau).

  • De aanwezigheid van kleuters in de opvang op je school (in geval van tijdelijke niet openstelling school/leerlingengroep), registreer je met de code N. Voor de kleuters die verwacht worden in de opvang op je school maar afwezig zijn wegens ziekte of een andere reden, registreer je geen code A, maar code X.

Leerplichtige 5-jarigen in het kleuteronderwijs:

  • Kleuters die op school verwacht worden, maar niet aanwezig zijn: voor deze leerlingen gebruik je de gewone afwezigheidscodes. Deze zijn terug te vinden in de omzendbrief BaO/2002/11.
    Deze registratie geldt ook voor kwetsbare leerlingen uit eventueel gesloten leerlingengroepen die toch op school uitgenodigd worden en niet aanwezig zijn.
    Tijdens de corona-epidemie betekent dit meer specifiek:
    • Individuele leerlingen die afwezig zijn wegens quarantaine, registreer je met code P (aanvaardbare afwezigheid).

  • Kleuters die niet verwacht worden op school omwille van coronamaatregelen (school/leerlingengroep niet opengesteld): gebruik de code X.
    Dit kan van toepassing zijn bij sluiting van de school of leerlingengroep(en) door besmetting of vermoeden van besmetting in de school/leerlingengroep (quarantaine op groepsniveau).

  • De aanwezigheid van kleuters in de opvang op je school(in geval van tijdelijke niet openstelling school/leerlingengroep), registreer je met de code N. Voor de kleuters die verwacht worden in de opvang op je school maar afwezig zijn wegens ziekte of een andere reden, registreer je geen code P of B, maar code X.

Let op:

  • Voor voltijds leerplichtige kleuters geldt de regeling van het lager onderwijs (zie punt 3.).

3. Lager en secundair onderwijs

  • Leerlingen die op school verwacht worden voor onderwijs en niet aanwezig zijn: voor deze leerlingen gebruik je de gekende afwezigheidscodes. Deze zijn terug te vinden in de omzendbrieven BaO/2002/11 en SO 70.
    Deze registratie geldt ook voor kwetsbare leerlingen uit eventueel gesloten leerlingengroepen die toch op school uitgenodigd worden en niet aanwezig zijn.
    Ouders moeten elke afwezigheid wettigen met een geldig verantwoordingsstuk.

Tijdens de corona-epidemie betekent dit meer specifiek:

  • R-code bij afwezigheden omwille van quarantaine van een individuele leerling.

Lees meer op de website van onderwijs Vlaanderen.

  • Leerlingen die omwille van coronamaatregelen niet verwacht worden op school voor onderwijs (school/leerlingengroep niet opengesteld): gebruik de code X.
    Dit kan van toepassing zijn bij sluiting van de school of leerlingengroep(en) door besmetting of vermoeden van besmetting in de school/leerlingengroep (quarantaine op groepsniveau). Deze code X wordt ook gebruikt bij afstandsonderwijs. Code X is niet bedoeld voor niet-corona-gerelateerde situaties waarbij leerlingen niet op school worden verwacht (bijvoorbeeld: leerling moet niet op school zijn om te kunnen studeren voor de examens).
    De B-code (problematisch afwezig) kan ook gebruikt worden bij weigering van een leerling om deel te nemen aan afstandsonderwijs zonder gegronde reden. Voor leerlingen die omwille van een gegronde reden (problemen met hun internetverbinding of hun laptop, ziekte…) afwezig zijn in de digitale les(sen) hebben scholen de autonomie om - rekening houdend met de lokale context en met de concrete situatie van de leerling in kwestie – deze afwezigheid niet als problematisch te beschouwen. De leerling krijgt dan code X. De school is het best geplaatst om de concrete situatie van een leerling in te schatten en een beslissing te nemen. 

  • De aanwezigheid van leerlingen in de opvang op je school (in geval van tijdelijke niet openstelling school/leerlingengroep), registreer je met de code N. Leerlingen die voor een bepaald dagdeel in de opvang verwacht worden maar afwezig zijn wegens ziekte of een andere reden, registreer je niet met een code Z of en andere afwezigheidscode, maar met een code X.

Vanuit privacyoverwegingen houdt AGODI de informatie over de N-code (leerlingen in de opvang op school) op leerlingenniveau enkel bij zolang dit aangewezen is in het kader van de monitoring van de corona-maatregelen. Daarna zal AGODI deze gegevens vernietigen.

4. Bijlage