• Aanwezigheidsverplichting
• Registratie aan- en afwezigheden
• Verantwoordingsdocumenten

1. Inleiding

Het deeltijds kunstonderwijs is onderwijs in de vrije tijd en valt niet onder de leerplichtwet. Het betreft onderwijs dat door de Vlaamse gemeenschap wordt erkend en gefinancierd of gesubsidieerd. De Onderwijsinspectie ziet toe op de kwaliteit van het onderwijs en academies kunnen ook beroepskwalificaties uitreiken aan leerlingen. Daarom zijn er ook aanwezigheidsverplichtingen verbonden aan inschrijvingen in het deeltijds kunstonderwijs.

Een aanwezigheidsbeleid gaat samen met een duidelijke communicatie. De academie informeert de leerlingen over de bepalingen omtrent aan- en afwezigheid via het academiereglement. Het schoolbestuur neemt de wijze waarop leerlingen een afwezigheid melden en de verantwoording die leerlingen aan de academie bezorgen, op in haar academiereglement.

2. Aanwezigheidsverplichting

2.1. Regelmatige leerlingen

Een regelmatige leerling volgt vanaf zijn inschrijving het geheel van de leeractiviteiten van het leerjaar waarvoor hij is ingeschreven werkelijk en regelmatig gedurende het hele schooljaar, behalve in geval van gewettigde afwezigheid of vrijstelling. Wanneer een leerling langdurig ongewettigd afwezig is, is de leerling niet langer regelmatig.

Een leerling die drie opeenvolgende lesweken geen enkele leeractiviteit van zijn opleiding volgt, voldoet niet langer aan de definitie van regelmatige leerling. Die leerling kan enkel nog als ‘vrije leerling’ les volgen, maar telt niet meer mee voor de programmatie- en rationalisatienormen of de omkaderingsberekening. De leerling heeft nog één maand de tijd, na de periode van de drie lesweken, om zijn afwezigheid te wettigen. Indien de afwezigheid niet gewettigd kan worden, wordt de leerling met terugwerkende kracht uitgeschreven door de academie op de eerste dag volgend op de drie lesweken afwezigheid.

2.2. Financierbare leerlingen

Om financierbaar te zijn moeten leerlingen tussen 1 oktober en 1 februari minstens 2/3 van alle lessen van het lessenrooster aanwezig zijn. Gewettigde afwezigheden worden voor de financierbaarheid gelijkgesteld aan aanwezigheden. Zie punt 3.2 voor meer informatie over gewettigde afwezigheden.

Om te kunnen slagen moeten leerlingen minstens 2/3 van de lessen aanwezig zijn doorheen het schooljaar. Leerlingen die meer dan 1/3 van de lessen ongewettigd afwezig zijn, zijn niet geslaagd.

3. Registratie aan- en afwezigheden

De aan- en afwezigheden moeten digitaal geregistreerd worden in de schoolsoftware. Via het softwarepakket van de academie worden de aan- en afwezigheidsgegevens doorgestuurd naar AGODI. 

De aan- en afwezigheden moeten vanaf 1 september, of vanaf de inschrijving als de leerling zich in de loop van september inschrijft, tot het einde van het schooljaar geregistreerd worden. Aanwezigheden die niet geregistreerd worden, worden gelijkgesteld met ongewettigde afwezigheden.

3.1. Aanwezigheid

Een leerling die aanwezig is tijdens de les, wordt geregistreerd met de code A.

3.2. Afwezigheid

Op het vlak van afwezigheden wordt een onderscheid gemaakt tussen:

• van rechtswege gewettigde afwezigheden
• afwezigheden wegens persoonlijke redenen
• ongewettigde afwezigheden

3.2.1. Van rechtswege gewettigde afwezigheden

Bepaalde afwezigheden zijn van rechtswege gewettigd. Dit betekent dat ze, mits voorlegging van geldige verantwoordingsstukken, de 2/3 aanwezigheid niet in het gedrang brengen.

Voor deze categorie afwezigheden is, in tegenstelling tot de afwezigheden hierna besproken onder (3.2.2) geen akkoord van de directie nodig.

3.2.1.1. Code Z: afwezigheid omwille van medische reden

Een gewettigde afwezigheid omwille van medische redenen wordt geregistreerd met de code Z.

Een ouder of een meerderjarige leerling kan vier keer per schooljaar een eendagsziekte zelf wettigen met een schriftelijke verklaring. Voor langere periodes of vaker voorkomende afwezigheden wegens ziekte is een medisch attest nodig.

Een rechtsgeldig medisch attest is een attest uitgereikt door een in België of in het buitenland gevestigd arts, arts-specialist, psychiater, orthodontist, tandarts of door de administratieve diensten van een in België of in het buitenland gevestigd ziekenhuis of erkend lab.

Het attest moet duidelijk ingevuld, ondertekend en gedateerd worden en de relevante identificatiegegevens bevatten zoals naam, adres, telefoonnummer en het RIZIV-nummer (voor België) of het vergelijkbaar erkenningsnummer (voor het buitenland) van de verstrekker. Er wordt ook op aangegeven welke de begin- en de einddatum zijn van de ziekteperiode.

In de volgende gevallen is de geldigheid van een medisch attest betwijfelbaar.

- het attest geeft zelf de twijfel van de arts aan wanneer deze een dixit-attest uitschrijft (zie bijlage 1);

- de uitreikingsdatum van het attest valt buiten de ziekteperiode van de leerling;

- de begin- en/of einddatum van de afwezigheidsperiode op het medisch attest werd(en) ogenschijnlijk vervalst;

- het attest vermeldt een reden die niets met de medische toestand van de leerling te maken heeft, zoals de ziekte van één van de ouders, hulp in het huishouden, familiale redenen, ...

3.2.1.2. Code R: van rechtswege gewettigde afwezigheid

De regelgeving voorziet volgende situaties van gewettigde afwezigheid, mits voorlegging van - naargelang van het geval - een verklaring van de ouders of een document met officieel karakter, tot staving van de afwezigheid.

• Afwezigheid om een begrafenis- of huwelijksplechtigheid bij te wonen van een bloed- of aanverwant of van een persoon die onder hetzelfde dak woont
• Afwezigheid om een religieuze feestdag te vieren van een door de Belgische Grondwet erkende levensbeschouwelijke overtuiging van een leerling. 

Voor een overzicht van desbetreffende levensbeschouwingen en de respectievelijke feestdagen, zie: https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/religieuze-feestdagen.

• Afwezigheid als de vestigingsplaats van de academie onbereikbaar of ontoegankelijk is (bv. omwille van wateroverlast, stormschade, … op de vestigingsplaats).
• Afwezigheid wegens een oproeping of dagvaarding voor een rechtbank
• Afwezigheid wegens maatregelen van de bijzondere jeugdzorg
• Afwezigheid om een familieraad bij te wonen
• Afwezigheid om actief deel te nemen aan een sportmanifestatie, stage, toernooi of wedstrijd als topsportbelofte voor een individuele selectie of als topsporter met een A- of B-statuut. Afwezigheid om actief deel te nemen aan een culturele manifestatie als de leerling een topkunstenstatuut A of B heeft voor het betrokken schooljaar
• Afwezigheid om actief deel te nemen aan een culturele manifestatie voor amateurkunstenaars
• Afwezigheid wegens deelname aan een examen voor de Examencommissie secundair onderwijs
• Afwezigheid door een zwangerschap: maximum 1 week voor de vermoedelijke bevallingsdatum tot maximum 14 weken na de bevalling, met een maximum van 15 weken
• Afwezigheid door de uitvoering van een orde- of tuchtmaatregel
• Afwezigheid wegens school- of beroepsverplichtingen, (bv. een schooluitstap, wisselend werkrooster, deelname aan participatieorganen van een school of academie, …)
• Afwezigheid om deel te nemen aan een oudercontact of een participatieorgaan van een onderwijsinstelling
• Afwezigheid wegens bepalingen in de verblijfsregeling van kinderen van gescheiden ouders

3.2.2. Code P: afwezigheden wegens persoonlijke redenen

Om in te spelen op specifieke situaties die niet tot voorgaande redenen voor gewettigde afwezigheden behoren, kan de directeur aan een leerling afwezigheden toestaan wegens persoonlijke redenen. De leerling hoeft hier geen attest voor af te leveren bij de academie. Per schooljaar worden per vak maximaal drie P-codes beschouwd als een gewettigde afwezigheid.

De verificatie geeft geen inhoudelijke appreciatie bij het toekennen van afwezigheden om persoonlijke redenen maar kijkt enkel na of de afwezigheid om persoonlijke reden op een correcte wijze, d.w.z. aan de hand van de code P, geregistreerd wordt.

3.2.3. Code B: ongewettigde afwezigheid

Alle afwezigheden die niet behoren tot 3.2.1 en 3.2.2 en daardoor gewettigd zijn ten aanzien van de leerling, worden beschouwd als ongewettigde afwezigheden. Tenzij het gaat om een afwezigheid om persoonlijke redenen die de directeur heeft toegestaan (3.2.2), is een leerling die afwezig is zonder geldig attest, ongewettigd afwezig. Een ongewettigde afwezigheid wordt geregistreerd met code B. 

Ten aanzien van de academie betekent dit niét dat deze ongewettigde afwezigheden automatisch zullen leiden tot niet-financierbaarheid of niet-subsidieerbaarheid van de leerling (zie 2.).

Een leerling die meer dan één derde ongewettigd afwezig is tussen 1 oktober en 1 februari van het lopende schooljaar, is een regelmatige, niet-financierbare leerling (financieringscode 03).

4. Indienen en bijhouden van verantwoordingsdocumenten

In functie van de controle op financierbaarheid moeten de verantwoordingsdocumenten voor afwezigheden vanaf 1 februari van het lopende schooljaar aanwezig zijn in de academie en raadpleegbaar zijn voor de verificatie. De documenten kunnen zowel in papieren als digitale vorm bijgehouden worden. De verificatie vraagt de attesten op tijdens de controle van de aan- en afwezigheden (tweede telling).

De verantwoordingsdocumenten worden bijgehouden tot 31 augustus van het schooljaar dat volgt op het schooljaar waarop ze betrekking hebben.

Bijlage 2 bevat een niet-exhaustieve lijst van mogelijke verantwoordingsdocumenten waarmee afwezigheden gewettigd kunnen worden.

5. Veranderen van academie tijdens het schooljaar

De regelgeving i.v.m. de aan- en afwezigheden geldt per leerling en niet per academie. De aan- en afwezigheid wordt per leerling bekeken, ongeacht waar hij les volgt.

Door de synchronisatie van de schoolsoftware en Discimus behoudt AGODI een overzicht van de aanwezigheden per leerling.

Academies kunnen bij een overstap of verhuis onderling informatie uitwisselen over de aanwezigheden van die leerling, tenzij de leerling zich hier tegen verzet.

6. Bijlagen