Principes van Dimona en de gevolgen voor de elektronische scholen.

1. Inleiding

De federale overheid is gestart met een e-governmentproject dat de gegevensstromen tussen werkgever en de verschillende instanties van de Sociale Zekerheid (RSZ, RIZIV, RKW, RVA,...) moet rationaliseren. De vele formulieren worden vervangen door elektronische berichten. Doel daarbij is om de werknemergegevens maar één keer op te vragen en die ter beschikking te stellen van de verschillende administraties van de Sociale Zekerheid. De werkgever zal aanzienlijk kunnen besparen op de administratieve verplichtingen.

Dit project bevat drie delen :

• - DIMONA : onmiddellijke aangifte van indienst- en uitdiensttredingen
• - DMFA : multifunctionele kwartaalaangifte (RSZ-aangifte)
• - ASR : aangifte sociaal risico (werkloosheid, arbeidsongevallen,...)

De invoering gebeurt in verschillende fasen. Het hele project zal volledig operationeel zijn tegen 2005. Vanaf dan zal (bijna) alle communicatie naar de Sociale Zekerheid elektronisch verlopen. Meer informatie over het e-governmentproject is te vinden op de website van de Sociale Zekerheid (www.sociale-zekerheid.be)

Het departement onderwijs is met Edison en het Elektronisch PersoneelsDossier (EPD) reeds zeven jaar vertrouwd met elektronische uitwisseling van personeelsgegevens. Het Edison-project is vanuit dezelfde filosofie opgezet : informatie maar één keer opvragen en dit via elektronische weg. Dit heeft als voordeel dat de dossiers veel sneller en correcter worden afgehandeld en dat door de automatisering de medewerkers meer tijd kunnen besteden aan het ondersteunen van schoolsecretariaten.

Het departement wil daarom volledig meewerken aan het project van de Sociale Zekerheid. Het heeft zich dan ook geëngageerd om zoveel mogelijk de scholen te ontlasten van de (nieuwe) verplichtingen. Voor wat DMFA (kwartaalaangifte bij de RSZ) betreft, verandert er niets. Het departement onderwijs zal dit verder blijven afhandelen, zonder inbreng van de scholen. Ook de procedures voor de aangifte sociaal risico (ASR) blijven ongewijzigd. Vermits dit bij de Sociale Zekerheid nog niet volledig is uitgewerkt, onderneemt het departement hiervoor (momenteel) nog geen concrete stappen. Dit blijft de verantwoordelijkheid van de scholen.

Om de bijkomende administratieve belasting van de scholen zoveel mogelijk te beperken, heeft het departement besloten om de nieuwe Dimona-verplichting voor de elektronische scholen quasi volledig op zich te nemen. Voor deze scholen zijn de gevraagde gegevens reeds voorhanden in het EPD en op basis daarvan kan de aangifte van tewerkstelling door het departement aan de RSZ meegedeeld worden.

In deze omzendbrief wordt dieper ingegaan op de principes van Dimona. Er komen nog bijkomende instructies met praktische richtlijnen.

2. Gevraagde gegevens

DIMONA staat voor Déclaration IMmédiate - ONmiddellijke Aangifte. De RSZ wenst elke indienst- en uitdiensttreding onmiddellijk te weten. De werkgever is vanaf 1 januari 2003 verplicht om via elektronische weg (telefoon, internet of gestructureerd bestand) elke personeelsbeweging uiterlijk op de dag van de gebeurtenis te melden.

voorbeeld :

een personeelslid komt in dienst op 15 februari 2003. De werkgever is verplicht deze indiensttreding ten laatste op 15 februari 2003 te melden.

Omdat het departement onderwijs de salarissen van het onderwijspersoneel rechtstreeks betaalt, beschouwt de RSZ het departement als werkgever van deze personeelsleden. Het departement zal maar een Dimona-aangifte doen van de personeelsleden die door haar gefinancieerd of gesubsidieerd worden.

Voor de overige personeelsleden die door de scholen zelf betaald worden, is de school werkgever. Voor deze personeelsleden is de school verantwoordelijk om aan de verplichtingen van Dimona te voldoen. Het is aan de school (inrichtende macht) om een interne procedure uit te werken voor het melden van de indienst- en uitdiensttredingen van de personeelsleden die worden betaald met de werkingsmiddelen van de school. Deze categorie van personeelsleden komt in deze omzendbrief verder niet meer aan bod.

De gevraagde gegevens zijn minimaal (cursief : wordt door het departement ingevuld) :

• - identificatie van de werkgever (inschrijvingsnummer departement onderwijs)
• - identificatie van de werknemer (rijksregisternummer)
• - datum indiensttreding
• - datum uitdiensttreding
• - deelentiteit (instellingsnummer)

Een contract (arbeidsovereenkomst) wordt gedefinieerd als een relatie tussen werkgever-werknemer - periode van aanstelling.

Het zal niet mogelijk zijn om voor de door het departement onderwijs gesubsidieerde of gefinancierde personeelsleden contracten rechtstreeks aan de RSZ te melden met het departement onderwijs als werkgever. Alle contracten van werknemers die door het departement worden betaald, moeten door het departement aan de RSZ worden doorgegeven.

3. Werkwijze voor elektronische scholen

De softwareleveranciers, verantwoordelijk voor de software van de schooladministratie, zijn reeds op de hoogte van de wijzigingen in het kader van Dimona. In het najaar zullen de aanpassingen verspreid worden. Vanaf januari 2003 wordt er definitief overgeschakeld naar de nieuwe versie.

De Dimona-gegevens kunnen met drie RL's worden gemeld :

3.1. Via opdrachtenpakket (RL-1/RL-4)

De opdrachten bevatten steeds een begin- en einddatum. Op basis van deze gegevens zullen automatische de contracten worden samengesteld en onmiddellijk doorgestuurd naar de RSZ. Voor de scholen is het dus van belang om de opdrachten tijdig door te sturen. Dit wil zeggen vóór de begindatum (geldigheidsdatum) van het opdrachtenpakket. Ook stopzettingen (RL-4) moeten zo vroeg mogelijk op voorhand gemeld worden om te kunnen voldoen aan de Dimona-verplichtingen.

Meldingen die te laat toekomen (begin- of einddatum ligt in het verleden) zullen bij de RSZ resulteren in laattijdige meldingen. De verantwoordelijkheid voor het tijdig melden ligt bij de betrokken scholen.

3.2. Via immatriculatie (RL-9)

Voor nieuwe personeelsleden die nog geen stamboeknummer hebben, kan geen opdrachtenpakket opgestuurd worden. Om zoveel mogelijk laattijdige meldingen te vermijden, is de mogelijkheid gecreëerd om via de immatriculatieaanvraag ook de begin- en einddatum van de tewerkstelling mee te delen. Deze gegevens worden dan gebruikt om door te sturen naar de RSZ.

Bij een immatriculatie wordt het rijksregisternummer gebruikt om een personeelslid te identificeren. Hoewel het meedelen van het rijksregisternummer verplicht is, is het in een aantal gevallen onbekend (bv. buitenlanders). Voor deze personeelsleden kan er toch een RL-9 opgestuurd worden, zonder rijksregisternummer. Aan de hand van de personalia zal er bij de RSZ getracht worden het rijksregisternummer of bisnummer (ter vervanging van het rijksregisternummer) op te zoeken. Dit nummer zal ook worden meegedeeld aan de school.

Meteen zal er ook een wijziging komen in de procedure van het meedelen van het stamboeknummer. Vanaf januari 2003 zal bijkomend het nummer onmiddellijk via e-mail worden teruggestuurd.

3.3. Via melding indiensttreding (RL-11)

Wanneer het niet mogelijk is om tijdig een opdrachtenpakket (RL-1) door te sturen dan moet er gebruik worden gemaakt van een nieuwe recordlayout : RL-11 melding indienst- en uitdiensttreding. Op een snelle en eenvoudige manier kan het contract voor een bepaald personeelslid meegedeeld worden. Hoe dit concreet moet gebeuren zal in de bijkomende instructies uitvoerig aan bod komen.

4. Verwerking op het departement

4.1. Communicatie met de R.S.Z.

Alhoewel een contract de relatie tussen werkgever en werknemer inhoudt, en dus strikt genomen de relatie departement - personeelslid voor de RSZ voldoende is, is er afgesproken dat ook de deelentiteit wordt meegegeven. De deelentiteit wordt geïdentificeerd door het instellingsnummer. Dit maakt het mogelijk dat iedere school zijn eigen personeelsbestand via de website van Sociale Zaken zal kunnen raadplegen, waardoor zij kan controleren wat het departement heeft doorgestuurd.

Omdat er voor de combinatie personeelslid - instelling verschillende periodes kunnen zijn die elkaar al dan niet overlappen, zal er uit deze gegevens de verschillende opeenvolgende contracten worden gedistilleerd. Hierbij wordt er geen rekening gehouden vanwaar de gegevens komen.

Voorbeeld :

via een RL-11 wordt op 25/2/2003 een tewerkstelling gemeld van 1/3/2003 tot 30/6/2003. Er komt ook een opdrachtenpakket binnen met begindatum 15/3/2003 tot 30/6/2003. Er zal één contract worden aangemaakt die loopt van 1/3/2003 tot 30/6/2003. Uit alle gegevens wordt dus steeds de kleinste begindatum en grootste einddatum gezocht.

De principes die op de website van de Sociale Zekerheid staan zijn hier niet volledig van toepassing. Het is voldoende om te melden wat er gebeurt (fotoprincipe) : komt er iemand in dienst of wordt de opdracht verlengd, dan wordt een RL-1 of RL-11 opgestuurd. Bij een vergissing wordt er gewoon een annulatie opgestuurd. Het departement zal dan de vergelijking maken tussen wat reeds opgestuurd is en de nieuwe situatie en op basis daarvan de nodige acties ondernemen.

4.2. Opkuis van niet bevestigde RL-9 of RL-11

De RL-11 is gecreëerd om heel snel een indienst- of uitdiensttreding te melden, zodat aan de Dimona-verplichting kan worden voldaan. Voor elektronische dossiers moet er altijd een RL-1 worden opgestuurd. Vandaar dat de contracten gemeld via RL-9 of RL-11 na een bepaalde periode vervallen. Dit zal gebeuren van zodra het bericht één maand oud is en de geldigheidsdatum (=begindatum) één maand in het verleden ligt.

Voorbeeld :

op 15 januari wordt een RL-11 opgestuurd met een geldigheidsdatum 25 januari. Er wordt door het departement een indiensttreding gemeld aan de RSZ. Op 25 februari is er nog geen opdrachtenpakket voor deze periode. De RL-11 zal worden opgekuist en er wordt een annulatiebericht verstuurd.

5. Werkwijze voor gemengde (elektronische - niet-elektronische) dossiers

Een aantal elektronische scholen hebben ook niet-elektronische personeelsdossiers (bv MPI : elektronisch voor de school - niet-elektronisch voor het internaat). Deze scholen zullen voor de personeelsleden die in beide tewerkgesteld zijn apart voor de elektronische en niet-elektronische opdracht Dimona-berichten moeten opsturen.

Voorbeeld :

een personeelslid heeft een opdracht als leermeester ASV LO en ook als kinesitherapeut in het internaat. De opdracht van leermeester ASV LO is elektronisch en wordt gemeld met een RL-1. De opdracht van kinesitherapeut moet via een RL-11 gemeld worden, ook al is de periode van tewerkstelling eventueel gelijk. Hier moet (voorlopig) 000 als hoofdstructuur gebruikt worden. Deze fictieve hoofdstructuur zal er tevens voor zorgen dat deze aangifte niet wordt opgekuist.

6. Het personeelsbestand

Alle Dimona-aangiften worden opgenomen in het personeelsbestand. Elke instelling zal zijn eigen personeelsregister kunnen consulteren. Dit laat niet alleen toe te controleren wat het departement onderwijs heeft doorgestuurd, maar ontslaat de werkgever ook van een aantal verplichtingen. U verneemt meer hierover op de website van de Sociale Zekerheid (klikken op Werkgever -> Tewerkstelling -> Personeelsbestand -> Algemene informatie)