1.
Inleiding
Deze omzendbrief bevat juridische informatie met betrekking tot het uitwisselen van elektronische berichten tussen de schoolbesturen en het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI) en Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs,
Kwalificaties & Studietoelagen (AHOVOKS en vervangt omzendbrief PERS/2011/02.
2.
De gebruikersvoorwaarden vanaf 1 september 2018
2.1.
Definities
Voor de toepassing van deze gebruiksvoorwaarden wordt verstaan onder:
- de elektronische communicatie: de uitwisseling van berichten tussen de gebruiker en AGODI/AHOVOKS;
- de gebruiker: het schoolbestuur van de organisatie die gebruik maakt van de elektronische communicatie met AGODI/AHOVOKS;
- de instelling: de organisatie bepaald door de toekenning van een instellingsnummer van AGODI/AHOVOKS;
- de leerling: de leerling, cursist of student die gebruik maakt van het onderwijsaanbod van de gebruiker;
- het schoolbestuur: de scholengroep voor de instellingen van het Gemeenschapsonderwijs of het schoolbestuur van een onderwijsinstelling in het gesubsidieerd onderwijs of het bestuur van de gesubsidieerde centra voor leerlingenbegeleiding, centra voor volwassenenonderwijs en centra voor basiseducatie, leersteuncentra en onderwijsinternaten;
- de softwareleverancier: verwerker die een product of dienst aanbiedt in het kader van het onderwijsproces zoals een leerlingenadministratiesysteem of een personeelsadministratiesysteem.
2.2.
Toestemming met de gebruiksvoorwaarden
De gebruiker en zijn gevolmachtigden die elektronische communicatie met AGODI/AHOVOKS gebruiken gaan voorafgaand aan het gebruik telkens akkoord met de onderstaande bepalingen en voorwaarden. AGODI/AHOVOKS kunnen deze voorwaarden altijd wijzigen. De gewijzigde versie is van kracht dertig kalenderdagen na datum van de publicatie van de omzendbrief. Door volgens de gewijzigde bepalingen te werken aanvaardt de gebruiker stilzwijgend de wijzigingen die in de gebruiksvoorwaarden werden aangebracht.
2.3.
Voorwaarden en aansprakelijkheid voor het gebruik van de elektronische communicatie
De gebruiker en AGODI/AHOVOKS zorgen ervoor dat het gebruik van de elektronische communicatie in overeenstemming is met deze gebruikersvoorwaarden.
De gebruiker brengt de inhoud van deze gebruiksvoorwaarden ter kennis aan alle personeelsleden over wie informatie aan AGODI/AHOVOKS wordt doorgegeven.
AGODI/AHOVOKS kan het gebruik van de elektronische communicatie beëindigen, als de gebruiker de gebruiksvoorwaarden niet naleeft. AGODI/AHOVOKS zal bij een aangetekende brief de gebruiker in gebreke stellen. Zodra deze brief meer dan vijftien dagen zonder gevolg is, kan AGODI/AHOVOKS het gebruik beëindigen.
2.3.1 Inhoud van de communicatie
De gebruiker en AGODI/AHOVOKS zijn verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens, die zij, hun gevolmachtigden en hun personeel via de elektronische communicatie verzenden.
Voorafgaand aan de elektronische communicatie legt de gebruiker de gegevens betreffende een personeelslid ter kennisname, en indien vereist ook ter goedkeuring, voor aan het betrokken personeelslid en bewaart hiervan het bewijs.
De gebruiker en AGODI/AHOVOKS zijn beiden aansprakelijk voor fouten bij de elektronische communicatie, ieder voor wat zijn communicatie betreft. Rectificaties gebeuren op initiatief van de verzender.
De gebruiker en AGODI/AHOVOKS erkennen door het gebruik van de elektronische communicatie dat de elektronische communicatie dezelfde bewijskracht heeft als communicatie door middel van documenten met een papieren handtekening. Het gebruik van de elektronische communicatie vormt het volledig rechtsgeldig en onweerlegbaar bewijs van de identiteit van de verzender, van zijn toestemming namens de gebruiker en van de overeenstemming naar de inhoud tussen de door hem doorgegeven en de door de ontvanger via elektronische communicatie ontvangen gegevens.
De gegevens die via de elektronische communicatie in de databanken van AGODI/AHOVOKS bewaard zijn, leveren het formeel en afdoend bewijs van de verzonden en ontvangen gegevens. De datum van ontvangst wordt beschouwd als de datum van de elektronische communicatie.
2.3.2 Beveiliging van de communicatie
Indien u werkt met een softwareleverancier voor het versturen van elektronische berichten, beschikt uw softwareleverancier over een geldig cliënt certificaat. Dit zorgt voor een veilig en versleuteld communicatiekanaal tussen de schoolbesturen en AGODI/AHOVOKS.
Voor elektronische communicatie via het softwarepakket beheert de gebruiker in dat pakket zelf de gebruikers en gevolmachtigden van de gebruikers, door het toekennen, wijzigingen, stopzetten of verlengen van toegangsrechten.
Het gebruik van gebruikersnaam en wachtwoorden of toegangscodes valt onder de verantwoordelijkheid en de aansprakelijkheid van de gebruiker. Hij verbindt zich ertoe het geheime en vertrouwelijke karakter ervan te bewaren.
De gebruiker en AGODI/AHOVOKS zijn verantwoordelijk voor hun respectievelijke verplichtingen uit de privacywetgeving. Meer informatie over de manier waarop AGODI omgaat met persoonsgegevens, vindt u terug in onze privacyverklaring. Deze van AHOVOKS vindt u hier terug.
De gebruiker en AGODI/AHOVOKS treffen de nodige maatregelen om te vermijden dat derden of onbevoegden toegang hebben tot de kennis van de gehele of gedeeltelijke procedure, van de veiligheidsmaatregelen, van de identificatiemiddelen en van elke informatie over de werking van het systeem van de elektronische communicatie, die een vertrouwelijk karakter hebben.
De archivering van de elektronische communicatie gebeurt op eigen initiatief en verantwoordelijkheid van de gebruiker en AGODI/AHOVOKS.
2.4.
Klachtenprocedure
In geval van betwisting tussen de gebruiker en AGODI/AHOVOKS over aangelegenheden die door deze gebruiksvoorwaarden worden geregeld, legt de gebruiker door middel van aangetekend schrijven klacht neer bij AGODI en of AHOVOKS binnen drie maanden na het ontstaan van deze betwisting, zo niet verliest hij alle rechten.
De gebruiker en AGODI en of AHOVOKS zullen te goeder trouw proberen te komen tot een minnelijke regeling. Als zij drie maanden na het melden van de betwisting daarover nog geen overeenstemming hebben bereikt, kunnen zij de betwisting voorleggen aan de bevoegde rechtbank.
Een personeelslid of een leerling heeft altijd toegang bij AGODI tot de gegevens die over hem of haar door de gebruiker zijn verzonden. Dit kan door contact op te nemen met de functionaris van de gegevensbescherming via
dpo.agodi@ond.vlaanderen.be.
De personeelsleden van een centrum voor volwassenenonderwijs, een centrum voor basiseducatie of het hoger onderwijs met vragen tot toegang tot de gegevens kunnen bij AHOVOKS terecht via dpo.ahovoks@vlaanderen.be.
Het personeelslid heeft tegen de inhoud van de door het schoolbestuur verstuurde gegevens in eerste instantie enkel verhaal bij het schoolbestuur. Als het personeelslid de correctheid van de gegevens die het schoolbestuur over hem of haar elektronisch heeft doorgestuurd, blijft betwisten, brengt het
personeelslid de betwisting schriftelijk bij AGODI/AHOVOKS.
AGODI/AHOVOKS legt deze betwisting schriftelijk voor aan het schoolbestuur. Het betrokken personeelslid krijgt een kopie van dat geschrift. Het schoolbestuur bevestigt of corrigeert de betwiste gegevens en communiceert hierover schriftelijk met AGODI/AHOVOKS.
Het betrokken personeelslid krijgt een kopie van dat geschrift. Als het betrokken personeelslid de correctheid van de gegevens blijft betwisten, overlegt AGODI/AHOVOKS met de betrokken partijen. Als de betwisting drie maanden na de start van het overleg blijft bestaan, kan het personeelslid het geschil voorleggen aan de bevoegde rechtbank.
