Aan- en afwezigheden in het deeltijds kunstonderwijs

  • referentie
    DKO/2021/02
  • publicatiedatum
    30/06/2021
  • datum laatste wijziging
    21/12/2021
  • wettelijke basis
    Decreet van 9 maart 2018 betreffende het deeltijds kunstonderwijs
  • wettelijke basis
    Besluit van de Vlaamse Regering van 4 mei 2018 betreffende het opleidingsaanbod, de organisatie, de personeelsformatie, de inning van het inschrijvingsgeld en de certificering van het deeltijds kunstonderwijs (organisatiebesluit)
  • contactpersoon
    Fé Verdievel, 02 553 00 13
  • contactpersoon
    Nadia Vranken, 02 553 89 83
  • contactpersoon
    Bram Temmerman, 02 553 56 13
  • contactpersoon
    Ingrid Leys, 02 553 92 43
  • contactpersoon
    Jos Thys, 02 553 92 27
  • Aanwezigheidsverplichting
  • Registratie aan- en afwezigheden
  • Verantwoordingsdocumenten

1. Inleiding

Het deeltijds kunstonderwijs is onderwijs in de vrije tijd en valt niet onder de leerplichtwet. Het betreft onderwijs dat door de Vlaamse gemeenschap wordt erkend en gefinancierd of gesubsidieerd. De Onderwijsinspectie ziet toe op de kwaliteit van het onderwijs en academies kunnen ook beroepskwalificaties uitreiken aan leerlingen. 

Daarom zijn er ook aanwezigheidsverplichtingen verbonden aan inschrijvingen in het deeltijds kunstonderwijs.

Een aanwezigheidsbeleid gaat samen met een duidelijke communicatie. De academie informeert de leerlingen over de bepalingen omtrent aan- en afwezigheid via het academiereglement. Het schoolbestuur neemt de wijze waarop leerlingen een afwezigheid melden en de verantwoording die leerlingen aan de academie bezorgen, op in haar academiereglement.

2. Aanwezigheidsverplichting

Leerlingen worden geacht aanwezig te zijn tijdens de lessen.

Om financierbaar te zijn moeten leerlingen tussen 1 september en 1 februari minstens 2/3 van alle lessen van het lessenrooster aanwezig zijn. Gewettigde afwezigheden worden voor de financierbaarheid gelijkgesteld aan aanwezigheden. Zie punt 3.2 voor meer informatie over gewettigde afwezigheden.

Om te kunnen slagen moeten leerlingen minstens 2/3 van de lessen aanwezig zijn doorheen het schooljaar. Leerlingen die meer dan 1/3 van de lessen ongewettigd afwezig zijn, zijn niet geslaagd.

3. Registratie aan- en afwezigheden

Vanaf 1 september 2021 moeten academies de aan- en afwezigheden digitaal registreren in de schoolsoftware. Via het softwarepakket van de academie worden de aan- en afwezigheidsgegevens doorgestuurd naar AGODI.

Aanwezigheden die niet geregistreerd worden, worden gelijkgesteld met ongewettigde afwezigheden.

3.1. Aanwezigheid

Een leerling die aanwezig is tijdens de les, wordt geregistreerd met de code A.

3.2. Afwezigheid

Op het vlak van afwezigheden wordt een onderscheid gemaakt tussen:

  • van rechtswege gewettigde afwezigheden
  • afwezigheden wegens persoonlijke redenen
  • ongewettigde afwezigheden

3.2.1. Van rechtswege gewettigde afwezigheden

Bepaalde afwezigheden zijn van rechtswege gewettigd. Dit betekent dat ze, mits voorlegging van geldige verantwoordingsstukken, de 2/3 aanwezigheid niet in het gedrang brengen.

Voor deze categorie afwezigheden is, in tegenstelling tot de afwezigheden hierna besproken onder (3.2.2) geen akkoord van de directie nodig.

3.2.1.1. Code Z: afwezigheid omwille van medische reden

Een afwezigheid omwille van medische reden met een geldig medisch attest wordt geregistreerd met de code Z.

Een rechtsgeldig medisch attest is een attest uitgereikt door een in België of in het buitenland gevestigd arts, arts-specialist, psychiater, orthodontist, tandarts of door de administratieve diensten van een in België of in het buitenland gevestigd ziekenhuis of erkend lab.

Het attest moet duidelijk ingevuld, ondertekend en gedateerd worden en de relevante identificatiegegevens bevatten zoals naam, adres, telefoonnummer en het RIZIV-nummer (voor België) of het vergelijkbaar erkenningsnummer (voor het buitenland) van de verstrekker. Er wordt ook op aangegeven welke de begin- en de einddatum zijn van de ziekteperiode.

In de volgende gevallen is de geldigheid van een medisch attest betwijfelbaar.

- het attest geeft zelf de twijfel van de geneesheer aan wanneer deze een dixit-attest uitschrijft (zie bijlage 1);

- de uitreikingsdatum van het attest valt buiten de ziekteperiode van de leerling;

- de begin- en/of einddatum van de afwezigheidsperiode op het medisch attest werd(en) ogenschijnlijk vervalst;

- het attest vermeldt een reden die niets met de medische toestand van de leerling te maken heeft, zoals de ziekte van één van de ouders, hulp in het huishouden, familiale redenen, ...

Is een leerling afwezig omwille van medische redenen zonder medisch attest om dit te staven? Dan kan de afwezigheid beschouwd worden als een afwezigheid omwille van persoonlijke redenen (zie 3.2.2).

3.2.1.2. Code R: van rechtswege gewettigde afwezigheid

De regelgeving voorziet volgende situaties van gewettigde afwezigheid, mits voorlegging van - naargelang van het geval - een verklaring van de ouders of een document met officieel karakter, tot staving van de afwezigheid.

  • Afwezigheid om een begrafenis- of huwelijksplechtigheid bij te wonen van een bloed- of aanverwant of van een persoon die onder hetzelfde dak woont
  • Afwezigheid om een religieuze feestdag te vieren van een door de Belgische Grondwet erkende levensbeschouwelijke overtuiging van een leerling. 

Voor een overzicht van desbetreffende levensbeschouwingen en de respectievelijke feestdagen, zie: https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/religieuze-feestdagen.

  • Afwezigheid als de vestigingsplaats van de academie onbereikbaar of ontoegankelijk is (bv. omwille van wateroverlast, stormschade, … op de vestigingsplaats).
  • Afwezigheid wegens een oproeping of dagvaarding voor een rechtbank
  • Afwezigheid wegens maatregelen van de bijzondere jeugdzorg
  • Afwezigheid om een familieraad bij te wonen
  • Afwezigheid om actief deel te nemen aan een sportmanifestatie, stage, toernooi of wedstrijd als topsportbelofte voor een individuele selectie of als topsporter met een A- of B-statuut. Afwezigheid om actief deel te nemen aan een culturele manifestatie als de leerling een topkunstenstatuut A of B heeft voor het betrokken schooljaar
  • Afwezigheid wegens deelname aan een examen voor de Examencommissie secundair onderwijs
  • Afwezigheid door een zwangerschap: maximum 1 week voor de vermoedelijke bevallingsdatum tot maximum 9 weken na de bevalling
  • Afwezigheid door de uitvoering van een orde- of tuchtmaatregel
  • Afwezigheid wegens school- of beroepsverplichtingen, (bv. een schooluitstap, wisselend werkrooster, deelname aan participatieorganen van een school of academie, …)
  • Afwezigheid wegens bepalingen in de verblijfsregeling van kinderen van gescheiden ouders

3.2.1.3. Code C (tijdelijk)

Omwille van de coronapandemie werd de code C in het leven geroepen. De afwezigheden ten gevolge van de coronamaatregelen zijn gewettigde afwezigheden.

Meer informatie over het gebruik van de code C vindt u terug op Corona: veelgestelde vragen en antwoorden

3.2.2. Code P: afwezigheden wegens persoonlijke redenen

Om in te spelen op specifieke situaties die niet tot voorgaande redenen voor gewettigde afwezigheden behoren, kan de directeur aan een leerling afwezigheden toestaan wegens persoonlijke redenen. De leerling hoeft hier geen attest voor af te leveren bij de academie.

Per schooljaar worden per vak maximaal drie P-codes beschouwd als een gewettigde afwezigheid.

De verificatie geeft geen inhoudelijke appreciatie bij het toekennen van afwezigheden om persoonlijke redenen maar kijkt enkel na of de afwezigheid om persoonlijke reden op een correcte wijze, d.w.z. aan de hand van de code P, geregistreerd wordt.

3.2.3. Code B: ongewettigde afwezigheid

Alle afwezigheden die niet behoren tot 3.2.1 en 3.2.2 en daardoor gewettigd zijn ten aanzien van de leerling, worden beschouwd als ongewettigde afwezigheden. Tenzij het gaat om een afwezigheid om persoonlijke redenen die de directeur heeft toegestaan (3.2.2), is een leerling die afwezig is zonder geldig attest, ongewettigd afwezig. Een ongewettigde afwezigheid wordt geregistreerd met code B. 

Ten aanzien van de academie betekent dit niét dat deze ongewettigde afwezigheden automatisch zullen leiden tot niet-financierbaarheid of niet-subsidieerbaarheid van de leerling (zie 2.).

Een leerling die meer dan één derde ongewettigd afwezig is tussen 1 september en 1 februari van het lopende schooljaar, is een regelmatige, niet-financierbare leerling (financieringscode 03).

4. Indienen en bijhouden van verantwoordingsdocumenten

De verantwoordingsdocumenten voor afwezigheden in de periode tussen 1 september en 1 februari moeten vanaf 1 februari van het lopende schooljaar aanwezig zijn in de academie en raadpleegbaar zijn voor de verificatie. De documenten kunnen zowel in papieren als digitale vorm bijgehouden worden. De verificatie vraagt de attesten op tijdens de controle van de aan- en afwezigheden (tweede telling).

De verantwoordingsdocumenten worden bijgehouden tot 31 augustus van het schooljaar dat volgt op het schooljaar waarop ze betrekking hebben.

Bijlage 2 bevat een niet-exhaustieve lijst van mogelijke verantwoordingsdocumenten waarmee afwezigheden gewettigd kunnen worden.

5. Veranderen van academie tijdens het schooljaar

De regelgeving i.v.m. de aan- en afwezigheden geldt per leerling en niet per academie. De aan- en afwezigheid wordt per leerling bekeken, ongeacht waar hij les volgt.

Door de synchronisatie van de schoolsoftware en Discimus behoudt AGODI een overzicht van de aanwezigheden per leerling.

Academies kunnen bij een overstap of verhuis onderling informatie uitwisselen over de aanwezigheden van die leerling, tenzij de leerling zich hier tegen verzet.

6. Bijlagen