Bij de omzendbrief van 27 mei 1992, kenmerk OND/I/6, werd uitgebreid informatie verstrekt in verband met het invullen van de formulieren PERS.

Ten behoeve van de onderwijsinstellingen die vanaf het schooljaar 1995-1996 elektronisch communiceren met het departement Onderwijs, lijkt het nuttig om enkele voorname aandachtspunten m.b.t. de elektronische gegevensuitwisseling en het gebruik van administratieve documenten in herinnering te brengen.

Met ingang van het schooljaar 1995-1996 kunnen een aantal scholen in het basis- en secundair onderwijs een gedeelte van de formulieren vervangen door elektronische communicatie.

De scholen die gegevens op deze wijze kunnen doorsturen zijn hiervan met een individuele brief verwittigd. Enkel deze scholen zijn gemachtigd om gebruik te maken van elektronische communicatie voor het overmaken van gegevens i.v.m. hun personeelsleden.

De elektronische communicatie wordt juridisch bekrachtigd door het ondertekenen van een Basisovereenkomst Elektronische Gegevensoverdracht (BOEG). Deze tekst dient aan alle personeelsleden voor kennisneming te worden voorgelegd. De inrichtende macht blijft verplicht de inhoud van de te versturen gegevens vooraf aan het personeelslid mee te delen.

De voorwaarden waaronder de elektronische communicatie plaatsvindt zijn uitvoerig beschreven in het informatiepakket dat aan de betrokken scholen is bezorgd. Alle richtlijnen en restricties die zijn beschreven in de brochures "Gebruikershandleiding", "Technische handleiding" en "Communicatiemodel" dienen te worden toegepast.

Hierbij wordt nog eens gewezen op enkele belangrijke aspecten :

* de formulieren PERS-2, PERS-3, PERS-4 en PERS-5 worden vervangen door elektronische gegevensbestanden. Deze documenten dienen dus m.i.v. 1 september 1995 niet meer opgemaakt te worden. Een uitzondering wordt echter gemaakt voor gegevens die betrekking hebben op een periode vóór deze datum. Dergelijke gegevens dienen nog wel via PERS-formulieren te worden bezorgd ;

* het onderscheid tussen de formulieren PERS-2 en PERS-5 vervalt in de elektronische communicatie. Door het invullen van een juiste einddatum hoeft ook voor tijdelijke opdrachten in een niet vacant ambt niet meer maandelijks een document ingestuurd te worden. Om terugvorderingen te ver-mijden is het echter niet toegelaten een einddatum in te vullen die later valt dan de reeds gekende einddatum van de dienstonderbreking van het te vervangen personeelslid ;

* de elektronische communicatie is enkel geldig voor bestuurs- en onderwijzend personeel, opvoedend hulppersoneel en paramedisch personeel. Voor alle andere personeelscatego-rieën en voor het GECO-personeel worden nog formulieren gebruikt ;

* de elektronische communicatie is enkel geldig voor het basisonderwijs, het gewoon secundair onderwijs en het deeltijds beroepssecundair onderwijs. Er kan geen gebruik van worden gemaakt voor alle andere hoofdstructuren, voor het aanvullend secundair beroepsonderwijs (ASBO) en voor de internaten ;

* bij de start van het elektronisch dossier wordt voor elk personeelslid de toestand op 1 september 1995 meegedeeld. Daarna worden enkel nog bij wijzigingen nieuwe gegevens opgestuurd.

Wat het gebruik van alle overige documenten en formulieren betreft, wordt er niets gewijzigd door het invoeren van de elektronische communicatie.