De cel Speciale Onderwijsleermiddelen (SOL) maakt deel uit van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI).
"Speciale onderwijsleermiddelen" zijn hulpmiddelen die leerlingen, studenten of cursisten met een beperking nodig hebben om het onderwijsleerproces in de gewone school te kunnen volgen.
De doelgroep wordt gevormd door de leerlingen met een functiebeperking die les volgen in het gewoon kleuter-, lager of secundair onderwijs, studenten met een functiebeperking die les volgen in het hoger onderwijs en cursisten met een functiebeperking die les volgen in een centrum voor volwassenenonderwijs of een centrum voor basiseducatie.
In het volwassenenonderwijs en basiseducatie kan er financiering aangevraagd worden voor het inschakelen van een tolk Gebarentaal en/of schrijftolk, de terugbetaling van kopieën van notities van medecursisten en het aanpassen van lesmateriaal, zoals de omzetting in braille, vergrotende kopieën, digitale omzettingen of grootletterdruk.
De aankoop of herstelling van technische of ergonomische hulpmiddelen (zoals computerapparatuur, tafels, stoelen...) komen niet in aanmerking.
Deze omzendbrief bevat de aanvraag- en toekenningsprocedure voor:
- de financiering van tolkondersteuning
- de financiering van kopieën van notities van medecursisten
- de financiering van omzettingen van lesmateriaal voor cursisten met een functiebeperking in het volwassenenonderwijs en basiseducatie.
1.
Algemeen
Een centrum kan speciale onderwijsleermiddelen aanvragen voor een cursist die ingeschreven is in een opleiding van een leergebied van de basiseducatie of van een studiegebied van het secundair volwassenenonderwijs.
De cursist voor wie de aanvraag gebeurt, moet voldoen aan de toelatingsvoorwaarden van het volwassenenonderwijs op het moment dat de module start.
De aanvraag gebeurt met het aanvraagformulier in bijlage bij deze omzendbrief.
De directeur van het centrum doet de aanvraag. Hij/zij verstuurt de aanvraag via de optie ‘Document versturen’ van Mijn Onderwijs. Met het indienen van de aanvraag verklaart de directeur dat alle betrokken partijen op de hoogte zijn van en akkoord zijn met de aanvraag.
Voor alle aanvragen geldt het principe dat er geen financiering gebeurt zonder de voorafgaande toestemming van de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. Er wordt niet gewerkt met terugwerkende kracht.
Alle communicatie moet via de hoofdvestigingsplaats van het centrum verlopen.
2.
Het inschakelen van een tolk Gebarentaal en/of schrijftolk in het volwassenenonderwijs
2.1.
Doelgroep
Tot de doelgroep behoren de cursisten in het basiseducatie en het secundair volwassenenonderwijs met een auditieve beperking die:
- via een tonaal audiometrische test een gemiddeld gehoorverlies aantonen van 70 dB of meer aan beide oren voor de zuivere toonstimuli van 500, 1000, 2000 en 4000 Hz, vastgesteld overeenkomstig de BIAP-normen;
- via een vocaal audiometrische test, bij een gemiddeld verlies van minder dan 70 dB, maximaal 70% spraakverstaan aantonen bij optimale versterking.
2.2.
Voorwaarden
Een cursist kan ondersteuning krijgen van een tolk Gebarentaal, een schrijftolk of een combinatie van beiden.
Om in aanmerking te komen voor het uitvoeren van tolkopdrachten in onderwijs moet de tolk Gebarentaal aan minimaal één van onderstaande voorwaarden voldoen:
- in het bezit zijn van een van de volgende diploma’s die zijn behaald aan een onderwijsinstelling die door de Vlaamse Gemeenschap is erkend, gefinancierd of gesubsidieerd, of van een studiebewijs dat krachtens een wettelijke norm, een Europese richtlijn of een internationale overeenkomst als gelijkwaardig wordt erkend:
1° master in het tolken met de taalmodule Vlaamse Gebarentaal;
2° postgraduaat Tolken Vlaamse Gebarentaal;
3° graduaat Tolk Vlaamse Gebarentaal (of Tolk voor doven).
- in het bezit van het getuigschrift tolk Vlaamse Gebarentaal voor dove tolken hebben behaald, dat is uitgereikt door de Katholieke Universiteit Leuven, nadat ze de opleiding Tolk Vlaamse Gebarentaal hebben gevolgd, die liep van 10 januari 2022 tot en met 30 juni 2023;
- op 1 januari 2004 een erkenning hadden conform artikel 15 van het besluit van de Vlaamse Regering van 20 juli 1994 houdende vaststelling van de regels volgens dewelke het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap de kosten van bijstand door tolken voor doven en slechthorenden ten laste neemt, zoals van toepassing op 1 januari 2004.
- in het bezit zijn van een tolkdiploma, behaald aan een onderwijsinstelling die door de Franstalige Gemeenschap of de Duitstalige Gemeenschap erkend, gefinancierd of gesubsidieerd is. De tolk kan een verklaring van het Ministerie van Onderwijs van de Franstalige Gemeenschap of van de Duitstalige Gemeenschap voorleggen waaruit blijkt dat het diploma erkend is.
- erkend zijn door L’Agencewallonne de la Santé, de la Protection sociale, du Handicap et des Familles (AVIQ), Personne Handicapée Autonomie Recherchée (PHARE) of de daartoe bevoegde instantie van de Duitstalige Gemeenschap.
- in het bezit zijn van een buitenlands tolkdiploma. De tolk kan een verklaring voorleggen van het Ministerie van Onderwijs van het land waarin het diploma uitgereikt is, waaruit blijkt dat het diploma erkend is.
Wanneer de tolk Gebarentaal aan minimaal één van bovenstaande voorwaarden voldoet, kan hij een gemotiveerde aanvraag indienen bij AGODI om in aanmerking te komen voor het uitvoeren van tolkopdrachten in onderwijs. In de aanvraag toont de tolk aan dat hij minstens vijf jaar tolkervaring heeft en minstens vijftig tolkopdrachten heeft uitgevoerd tijdens de laatste vijf jaar. AGODI onderzoekt de aanvraag en kan, als dat nodig is, bijkomende inlichtingen vragen of inwinnen. Binnen een maand die volgt op de datum waarop AGODI de volledige gemotiveerde aanvraag heeft ontvangen, deelt AGODI de beslissing schriftelijk mee aan de tolk Gebarentaal.
Om in aanmerking te komen voor het uitvoeren van tolkopdrachten in onderwijs moet de schrijftolk minimaal in het bezit zijn van een bachelordiploma of van een studiebewijs dat krachtens een wettelijke norm, een Europese richtlijn internationale overeenkomst als gelijkwaardig wordt erkend.
Wanneer een schrijftolk in het verleden nog niet getolkt heeft in een onderwijssituatie, wordt een kopie van het diploma van deze tolk aan het CAB bezorgd (voor zover het CAB nog niet over deze documenten beschikt).
Daarnaast dient elke tolk een engagementsverklaring te ondertekenen. Deze engagementsverklaring wordt door het CAB aan de tolk bezorgd en ondertekend door de tolk teruggestuurd.
Schrijftolken maken belangrijke communicatiemomenten voor de dove cursist mogelijk. Het is niet de bedoeling dat de schrijftolken worden aangewend om de cursist van notities te voorzien. Hiervoor kan men financiering aanvragen voor kopieën van notities van medecursisten (zie punt 3 kopieën notities medecursisten).
2.3.
Aanvraagprocedure
2.3.1.
Het bewijs dat de cursist tot de doelgroep behoort
Het gehoorverlies wordt bij een eerste aanvraag aangetoond op basis van een recent (d.w.z. niet ouder dan 1 kalenderjaar) medisch attest met een audiometrisch bewijs of audiogram. Het audiogram vermeldt het gemiddelde gehoorverlies overeenkomstig de BIAP-normen en wordt opgemaakt door een erkend(e) revalidatiecentrum of -dienst, door een erkende universitaire dienst voor audiometrisch onderzoek of door een NKO-arts.
Het medisch attest moet slechts eenmaal tijdens de schoolloopbaan van de cursist worden ingediend.
Cursisten die in het verleden al tolkondersteuning genoten via het Vlaamse Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) moeten geen nieuw medisch attest voorleggen. De aanvrager vermeldt dit duidelijk bij het indienen van de aanvraag.
2.3.2.
Indienen van de aanvraag
De aanvraag gebeurt met het aanvraagformulier in bijlage 1 bij deze omzendbrief.
Er moet slechts één aanvraagformulier voor het volledige schooljaar worden ingezonden (de aanvraag is m.a.w. geldig voor twee semesters). Voor de aanvraag van tolkuren voor eenzelfde cursist die meerdere modules volgt, moet het centrum geen afzonderlijke aanvragen opsturen. De gegevens van de verschillende modules worden ingevuld in de tabel op het aanvraagformulier.
Als er extra modules zouden gevolgd worden in de loop van het schooljaar, kan dit gemeld worden via sol.agodi@vlaanderen.be.
Aanvragen mogen gedurende het volledige schooljaar ingediend worden. Echter, om op 1 september met de tolkondersteuning te kunnen starten, moeten de dossiers voor 15 augustus ingediend en volledig zijn.
Het centrum verstuurt de aanvraag via de optie ‘Document versturen’ van Mijn Onderwijs. Opgelet: om deze documenten te versturen, hebt u toegang nodig tot het thema ‘Cursisten (vertrouwelijk)’ in Mijn Onderwijs. U kan deze rechten nakijken in het tabblad ‘Thema beheer’. Meer informatie over de toegangsrechten tot Mijn Onderwijs kan u vinden op de webpagina “Toegang tot Mijn Onderwijs”.
(…)
Met het oog op een vlotte verwerking is het belangrijk om alle documenten die tot eenzelfde aanvraag behoren in 1 pdf-bestand op te laden. Aanvragen die in meerdere bestanden worden verstuurd en/of geen pdf-bestand zijn, kunnen niet verwerkt worden.
(…)
Bij niet-ontvangst van de aanvragen door de cel SOL, ligt de bewijslast bij de aanvrager. De toekenning gebeurt pas wanneer de aanvraag volledig is.
2.4.
De toekenning van de tolkuren
2.4.1.
Administratieve toekenning
Wanneer de aanvraag volledig is en uit nazicht van het dossier blijkt dat de cursist aan de voorwaarden voldoet, gebeurt een administratieve toekenning door de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. De cursist heeft dan recht op tolkuren tijdens het schooljaar waarop de aanvraag betrekking heeft.
De cel SOL streeft er naar om de beslissing, positief of negatief, binnen de 15 werkdagen na ontvangst van de aanvraag via Mijn Onderwijs mee te delen aan de directeur van het centrum. De directeur van het centrum brengt alle betrokken partijen van de beslissing op de hoogte.
De mogelijkheid bestaat om binnen de 60 dagen na de betekening van de beslissingsbrief een verzoek tot nietigverklaring in te dienen bij de Raad van State. De aanvrager kan zich ook opnieuw richten tot het Beheerscomité. Dat schort evenwel de periode van 60 dagen, waarbinnen men beroep kan aantekenen bij de Raad van State, niet op.
Het centrum kan vervolgens de tolkaanvragen indienen via de applicatie van het CAB (www.tolkaanvraag.be). Dit geldt zowel voor tolkuren Gebarentaal als voor schrijftolkuren.
Sinds enkele schooljaren wordt er gewerkt aan de registratie van beschikbare schrijftolken. Het aantal geregistreerde beschikbare schrijftolken is evenwel nog steeds gering. Daarom raadplegen scholen en instellingen best eerst zelf de beschikbaarheid van de door hen opgegeven schrijftolk(en). Voor openstaande tolkaanvragen waarvoor nog geen schrijftolk werd gevonden, kan bemiddeling aangevraagd worden bij het CAB via de applicatie www.tolkaanvraag.be.
2.4.2.
Het aantal tolkuren
Het aantal tolkuren waarover een cursist tijdens een schooljaar kan beschikken wordt begrensd door het maximum het aantal lestijden vermeld in het goedgekeurde opleidingsprofiel en het aantal gevolgde modules.
Daarnaast is het aantal tolkuren voor een cursist afhankelijk van:
- de uitvoerbaarheid van de aanvraag
- vergelijkbare aanvragen (d.w.z. wanneer cursisten eenzelfde module in eenzelfde centrum volgen)
- de beschikbaarheid van de tolken Gebarentaal en/of schrijftolken in Vlaanderen
- het totaal aantal beschikbare tolkuren
- het gebruik van de tolkuren in het verleden.
Met “het gebruik van de tolkuren in het verleden” wordt bedoeld: het niet correct omgaan met tolkuren tijdens het schooljaar.
Dit is het geval zijn wanneer de cursist in vergelijking met andere cursisten, veel tolkuren laat verloren gaan door niet of laattijdig een voorziene tolk te annuleren. Bij de toekenning voor het volgende schooljaar kan hiermee rekening gehouden worden.
Bij een combinatieaanvraag voor zowel tolkuren Gebarentaal- als schrijftolkuren kan het totaal aantal tolkuren (tolkuren Gebarentaal en schrijftolkuren samen) niet hoger zijn dan wat verkregen zou worden wanneer maar één van beide ondersteuningsvormen zou gevraagd worden.
2.5.
Opmerkingen
Er mogen geen bijkomende kosten voor tolkuren worden doorgerekend aan de betrokken cursist.
De toekenning van tolkuren kan worden ingetrokken als achteraf zou blijken dat de verstrekte informatie in het aanvraagdossier niet strookt met de werkelijkheid.
Wijzigingen met betrekking tot de situatie zoals opgegeven in het aanvraagdossier, bv. stopzetting van de modules of volgen van bijkomende modules, moeten onmiddellijk worden gemeld via sol.agodi@vlaanderen.be door de aanvrager. Zo niet kunnen de hierdoor eventueel teveel gemaakte kosten worden doorgerekend aan het centrum.
De vergoedingen van tolkprestaties gepresteerd in strijd met de richtlijnen in bijlage 4 van deze omzendbrief, zullen worden teruggevorderd.
Het materiaal dat noodzakelijk is voor een schrijftolkopdracht moet in onderlinge overeenstemming tussen de betrokken partijen (centrum en schrijftolk) worden voorzien en hier dienen duidelijke afspraken rond te worden gemaakt (bijvoorbeeld: de schrijftolk werkt met eigen materiaal, maar het centrum voorziet te allen tijde reservemateriaal voor wanneer het materiaal van de schrijftolk buiten werking is). Deze afspraken worden best schriftelijk vastgelegd want eventuele problemen hierrond kunnen in geen geval worden ingeroepen als overmacht voor het niet-uitvoeren van de tolkopdracht. Daarom is het voor alle betrokken partijen belangrijk hier voorzorgsmaatregelen te nemen.
3.
Kopieën notities medecursisten
Deze ondersteuningsvorm biedt aan cursisten met een auditieve functiebeperking, los van de tolkuren, ook de terugbetaling van kopieën van notities van medecursisten aan.
3.1.
Aanvraagprocedure
De aanvraag gebeurt met het aanvraagformulier in bijlage 3 bij deze omzendbrief.
Aanvragen voor kopieën van notities van medecursisten kunnen gedurende het hele schooljaar worden ingediend, maar moeten voor het einde van het betrokken schooljaar ingezonden en volledig zijn.
Per centrum kan er per cursist slechts één aanvraagformulier worden ingezonden.
De functiebeperking wordt bij een eerste aanvraag aangetoond op basis van een recent (d.w.z. niet ouder dan één kalenderjaar) medisch attest. Het medisch attest wordt opgemaakt door een arts-specialist.
Het centrum verstuurt de aanvraag via de optie ‘Document versturen’ van Mijn Onderwijs. Opgelet: om deze documenten te versturen, hebt u toegang nodig tot het thema ‘Cursisten (vertrouwelijk)’ in Mijn Onderwijs. U kan deze rechten nakijken in het tabblad ‘Thema beheer’. Meer informatie over de toegangsrechten tot Mijn Onderwijs kan u vinden op de webpagina “Toegang tot Mijn Onderwijs”.
(…)
Met het oog op een vlotte verwerking is het belangrijk om alle documenten die tot eenzelfde aanvraag behoren in 1 pdf-bestand op te laden. Aanvragen die in meerdere bestanden worden verstuurd en/of geen pdf-bestand zijn, kunnen niet verwerkt worden.
(…)
Bij niet-ontvangst van de aanvragen door de cel SOL, ligt de bewijslast bij de aanvrager. De toekenning gebeurt pas wanneer de aanvraag volledig is.
3.2.
Toekenning
Aan cursisten in het volwassenenonderwijs (zowel basiseducatie als secundair volwassenenonderwijs) wordt maximaal 75 euro per centrum per schooljaar toegekend.
De maximumprijs die aan een centrum wordt terugbetaald per kopie A4 bedraagt 0,05 EUR per kopie.
De cel SOL streeft er naar om de beslissing, positief of negatief, binnen de 15 werkdagen na ontvangst van de aanvraag via Mijn Onderwijs mee te delen aan de directeur van het centrum. De directeur van het centrum brengt alle betrokken partijen van de beslissing op de hoogte.
De mogelijkheid bestaat om binnen de 60 dagen na de betekening van de beslissingsbrief een verzoek tot nietigverklaring in te dienen bij de Raad van State. De aanvrager kan zich ook opnieuw richten tot het Beheerscomité. Dat schort evenwel de periode van 60 dagen, waarbinnen men beroep kan aantekenen bij de Raad van State, niet op.
3.3.
De factuur
De betaling gebeurt op basis van een factuur opgemaakt op het einde van het schooljaar, door de leverancier of het centrum waar de kopieën zijn gemaakt.
De factuur dient duidelijk het aantal gemaakte kopieën A4 en de gehanteerde eenheidsprijs te vermelden. Het factuurbedrag kan nooit meer bedragen dan het toegekende bedrag.
De terugbetaling van kopieën notities medecursisten aan het centrum gebeurt op het rekeningnummer van de inrichtende macht. Als de betaling op een ander rekeningnummer moet gebeuren, dient het centrum de gegevens op te geven van de rekeninghouder (naam, adres), het KBO-nummer, de BIC code en het IBAN nummer.
Een betaling aan de cursist of zijn ouders is uitgesloten.
De leverancier dient de facturen voor de cel Speciale Onderwijsleermiddelen rechtstreeks in bij AGODI via een digitaal platform (het Mercuriusportaal). De factuur moet niet meer aan de directeur van het centrum bezorgd worden. AGODI neemt steekproefsgewijs contact op met de onderwijsinstellingen om na te gaan of er opmerkingen m.b.t. de levering van het hulpmiddel zijn.
Centra die zelf een factuur opstellen moeten deze ook indienen via het Mercuriusportaal.
Opgelet! Wanneer het gaat om een buitenlandse leverancier (binnen de EU) moet de leverancier een intracommunautaire factuur opstellen mét vermelding van het BTW-nummer BE(0)316 380 841.
E-facturatie is verplicht. Leveranciers die hun facturen niet via het Mercuriusportaal bezorgen, komen niet in aanmerking voor het leveren van speciale onderwijsleermiddelen.
De leverancier vermeldt op de factuur voor de cel Speciale Onderwijsleermiddelen duidelijk het inkoopordernummer en naam van de cursist waarvoor de hulpmiddelen werden aangevraagd.
Voor toekenningen/offertes die werden goedgekeurd maar waarvoor het inkoopordernummer nog niet gekend is, neemt de leverancier contact op met de cel Speciale Onderwijsleermiddelen.
De leverancier selecteert op het Mercuriusplatform als ontvanger (klant) ‘Ministeries van de Vlaamse Gemeenschap’ met KBO-nummer 0316.380.841 en als afdeling ‘Agentschap voor Onderwijsdiensten’.
Meer informatie over e-facturatie voor leveranciers staat op de webpagina “E-invoicing: informatie voor leveranciers”.
Leveranciers met kleine factuurvolumes vinden op de webpagina “Je bent een bedrijf zonder facturatiepakket” een brochure met verschillende eenvoudige e-facturatietoepassingen.
4.
Omzettingen van lesmateriaal
Met het omzetten van lesmateriaal wordt het omzetten naar braille, vergrotende kopieën, digitale omzettingen of grootletterdruk bedoeld voor cursisten met een functiebeperking in het volwassenenonderwijs en basiseducatie.
4.1.
Aanvraagprocedure
4.1.1.
Aandachtspunten bij de aanvraag
Omzettingen
De aanvrager gaat na of de aangevraagde financiering voor de omzetting van leerboeken en ander lesmateriaal strikt noodzakelijk zijn. Zo wordt er best afgetoetst of de gevraagde omzettingen al (gedeeltelijk) bestaan bij de omzetcentra en of er eventueel kan ontleend worden als het bijvoorbeeld over leesboeken gaat.
Vergrotingen
Bij de vraag naar vergrotingen moet onderzocht worden in welke mate het gebruik van technische hulpmiddelen (leesbril, loep,...) een alternatief kan zijn voor de slechtziende cursist bij het gebruik van de leerboeken of ander lesmateriaal. Vergrotingen moeten gebeuren door middel van kopieën.
Digitale bestanden
Sommige pdf-bestanden kunnen gratis worden aangevraagd bij ADIBib.
ADIBib maakt leer- en werkboeken van het onderwijs digitaal beschikbaar. Zij stellen digitale versies van gewone, gedrukte schoolboeken ter beschikking aan leerlingen met ernstige lees- en/of schrijfproblemen.
ADIBib beschikt over een website die terug te vinden is via deze link: http://www.adibib.be/.
Wanneer de cursist met gratis pdf-bestanden van ADIBib werkt, volstaat een rechtstreekse aanvraag bij ADIBib en moet er geen aanvraagformulier worden opgestuurd naar de cel Speciale Onderwijsleermiddelen.
Pdf-bestanden die niet door ADIBib kunnen geleverd worden, komen in aanmerking voor financiering door de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. In dit geval wordt een verklaring van ADIBib bij het aanvraagformulier gevoegd.
4.1.2.
Indienen van de aanvraag
De aanvraag gebeurt met het aanvraagformulier in bijlage 2 bij deze omzendbrief.
Documenten voor omzettingen voor een bepaalde module moeten voor het einde van de betrokken module worden ingezonden en volledig zijn.
Het centrum verstuurt de aanvraag via de optie ‘Document versturen’ van Mijn Onderwijs. Opgelet: om deze documenten te versturen, hebt u toegang nodig tot het thema ‘Cursisten (vertrouwelijk)’ in Mijn Onderwijs. U kan deze rechten nakijken in het tabblad ‘Thema beheer’. Meer informatie over de toegangsrechten tot Mijn Onderwijs kan u vinden op de webpagina “Toegang tot Mijn Onderwijs”.
(…)
Met het oog op een vlotte verwerking is het belangrijk om alle documenten die tot eenzelfde aanvraag behoren in 1 pdf-bestand op te laden. Aanvragen die in meerdere bestanden worden verstuurd en/of geen pdf-bestand zijn, kunnen niet verwerkt worden.
(…)
Bij niet-ontvangst van de aanvragen door de cel Speciale Onderwijsleermiddelen, ligt de bewijslast bij de aanvrager. De toekenning gebeurt pas wanneer de aanvraag volledig is.
4.1.3.
Vereiste documenten
Afhankelijk van de functiebeperking van de cursist en het soort omzetting waarvoor financiering wordt gevraagd, zijn er bij het volledig ingevulde en ondertekende aanvraagformulier specifieke documenten vereist:
Medisch attest
De functiebeperking wordt bij een eerste aanvraag aangetoond op basis van een recent (d.w.z. niet ouder dan één kalenderjaar) medisch attest. Het medisch attest wordt opgemaakt door een arts-specialist.
Voor cursisten met een visuele functiebeperking wordt het medisch attest opgemaakt door een oftalmoloog/oogarts verbonden aan een universitair of academisch ziekenhuis of centrum voor visuele revalidatie en low vision.
Uitzondering! Voor blinde cursisten die omzettingen naar braille aanvragen, is er geen medisch attest vereist.
Prijsofferte(n)
Voor een definitieve toekenning moet(en) (een) prijsofferte(n) van de gevraagde omzettingen worden toegevoegd.
Boekenlijst
Een boekenlijst van de opleiding die de cursist in het centrum volgt (titel van het boek/cursus, de auteur, de uitgeverij, ISBN, …).
Wanneer geen boekenlijst voorhanden is, verklaart de directeur van het centrum dat de om te zetten boeken tot het lesmateriaal van de cursist behoren. Bij de aanvraag voor een administratieve goedkeuring mag dit nadien worden bezorgd.
Attest ADIBib
Als financiering wordt aangevraagd van digitale-bestanden bij een omzetcentrum, een verklaring waarom de pdf-bestanden van ADIBib niet volstaan (zie punt 4.1.1. Aandachtspunten bij de aanvraag).
4.2.
Toekenningsprocedure
4.2.1.
De toekenning
Per schooljaar en per cursist moet slechts één aanvraag worden ingediend voor omzettingen van lesmateriaal. De aanvraag kan onmiddellijk al de documenten zoals beschreven in 4.1.3. bevatten, dan is de aanvraag volledig. Wanneer aan alle voorwaarden is voldaan, gebeurt de definitieve toekenning voor de in de aanvraag vervatte omzettingen.
Wanneer in de loop van het schooljaar bijkomende omzettingen nodig zijn, volstaat het om hiervoor prijsofferte(n) op te sturen.
Er kan ook een aanvraag worden ingediend zonder dat prijsofferten en/of een boekenlijst zijn bijgevoegd, bv. wanneer nog niet duidelijk is welke boeken of cursussen het volgende schooljaar gebruikt zullen worden. Deze aanvraag gebeurt aan de hand van het aanvraagformulier en eventueel medisch attest (zie 4.1.3.). Wanneer de cursist aan de voorwaarden voldoet, ontvangt het centrum een administratieve goedkeuring. Hierna kan de verdere procedure voor toekenning snel en efficiënt verlopen.
De aanvrager maakt in overleg met alle betrokkenen een lijst van de omzettingen en vraagt een prijsofferte aan bij één of meerdere omzetcentrum/-centra. Naast de prijsofferte(n) moet eveneens een boekenlijst ter verantwoording (of een verklaring van de directeur, zie 4.1.3.) worden bezorgd. Na ontvangst van deze documenten, volgt de definitieve toekenning voor de omzetting van de boeken en cursussen waarvoor een offerte werd ingediend en die op de boekenlijst voorkomen.
De cel SOL streeft er naar om de beslissing, positief of negatief, binnen de 15 werkdagen na ontvangst van de aanvraag via Mijn Onderwijs mee te delen aan de directeur van het centrum. De directeur van het centrum brengt alle betrokken partijen van de beslissing op de hoogte.
Als de cel Speciale Onderwijsleermiddelen over de contactgegevens van het/de omzetcentrum/-centra beschikt, zullen zij ook geïnformeerd worden over de beslissing.
Opgelet: Er kan pas gestart worden met het aanmaken van omzettingen na de definitieve goedkeuring van de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. Zonder deze toestemming is er immers geen enkele garantie dat de aangevraagde omzettingen zullen gefinancierd worden.
Elke aanvraag wordt zorgvuldig beoordeeld en afgewogen. Het Beheerscomité, of bij delegatie de cel Speciale Onderwijsleermiddelen, kan beslissen om het aantal om te zetten of te vergroten bladzijden te contingenteren of om maar tot een bepaald bedrag tussen te komen. De cursist en de directeur van het centrum zullen in dat geval moeten nagaan welke selectie er gemaakt wordt of hoe de meerkost eventueel kan gefinancierd worden.
De mogelijkheid bestaat om binnen de 60 dagen na de betekening van de beslissingsbrief een verzoek tot nietigverklaring in te dienen bij de Raad van State. De aanvrager kan zich ook opnieuw richten tot het Beheerscomité. Dat schort evenwel de periode van 60 dagen, waarbinnen men beroep kan aantekenen bij de Raad van State, niet op.
Als de cursist zijn/haar opleiding stopzet, moet dit onmiddellijk gemeld worden via sol.agodi@vlaanderen.be en aan het omzetcentrum/-centra. Zo niet kunnen de hierdoor eventueel teveel gemaakte kosten worden doorgerekend aan het centrum.
4.2.2.
Plaatsen van de bestelling, levering en factuur
4.2.2.1.
Bestelling
Na ontvangst van de positieve beslissing, plaatst de directeur de bestelling bij het aangeduide omzetcentrum. Het omzetcentrum levert in de onderwijsinstelling.
4.2.2.2.
Levering
De directeur controleert of de levering overeenstemt met de offerte en de meegedeelde beslissing.
Bij een beslissing om tot een gedeeltelijk bedrag tussen te komen, kan het omzetcentrum alleen dit gedeeltelijk bedrag factureren en aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen voorleggen.
4.2.2.3.
Factuur
Het omzetcentrum dient de facturen voor de cel Speciale Onderwijsleermiddelen rechtstreeks in bij AGODI via een digitaal platform (het Mercuriusportaal). De factuur moet niet meer aan de directeur van het centrum bezorgd worden. AGODI neemt steekproefsgewijs contact op met de onderwijsinstelling om na te gaan of er opmerkingen m.b.t. de levering van de omzettingen zijn.
De betaling van de factuur door AGODI gebeurt rechtstreeks aan het omzetcentrum. De onderwijsinstelling zelf hoeft niets te betalen.
Centra die zelf een factuur opstellen moeten deze ook indienen via het Mercuriusportaal.
Opgelet! Wanneer het gaat om een buitenlandse leverancier (binnen de EU) moet de leverancier een intracommunautaire factuur opstellen mét vermelding van het BTW-nummer BE(0)316 380 841.
E-facturatie is verplicht. Leveranciers die hun facturen niet via het Mercuriusportaal bezorgen, komen niet in aanmerking voor het leveren van speciale onderwijsleermiddelen.
De leverancier vermeldt op de factuur voor de cel Speciale Onderwijsleermiddelen duidelijk het inkoopordernummer en naam van de cursist waarvoor de omzettingen werden aangevraagd.
Voor toekenningen/offertes die werden goedgekeurd maar waarvoor het inkoopordernummer nog niet gekend is, neemt de leverancier contact op met de cel Speciale Onderwijsleermiddelen.
De leverancier selecteert op het Mercuriusplatform als ontvanger (klant) ‘Ministeries van de Vlaamse Gemeenschap’ met KBO-nummer 0316.380.841 en als afdeling ‘Agentschap voor Onderwijsdiensten’.
Meer informatie over e-facturatie voor leveranciers staat op de webpagina “E-invoicing: informatie voor leveranciers”.
Leveranciers met kleine factuurvolumes vinden op de webpagina “Je bent een bedrijf zonder facturatiepakket” een brochure met verschillende eenvoudige e-facturatietoepassingen.
4.2.3.
Controle en betaling - inventaris
AGODI toetst de factuur aan de beslissing en geeft een opdracht tot betaling van de leverancier.
De betaling zal plaatsvinden binnen de betaaltermijnen, zoals bepaald in het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en zoals bepaald in de gewijzigde wet van 2 augustus 2002.
De standaard betalingstermijn van facturen is 30 dagen. Ingeval van e-facturatie zal de Vlaamse overheid de facturen tot 20 dagen voor de vervaldatum betalen.
AGODI houdt de stand van uitgaven bij in relatie tot het in de begroting ingeschreven bedrag.
5.
Bijlagen
