• De sociale- en fiscale inhoudingen op de voordelen alle aard worden verwerkt door het salarissysteem van het Ministerie van Onderwijs en Vorming

1. Wat zijn voordelen alle aard (VAA)?

Een werkgever of schoolbestuur kan aan zijn personeelsleden ICT-materiaal en diensten, voertuigen, huisvesting … ter beschikking stellen die voor professionele doeleinden gebruikt worden.

Zodra een personeelslid daarvan gebruik maakt voor persoonlijke doeleinden, worden die door de sociale zekerheid en de federale overheidsdienst financiën als een voordeel alle aard of kortweg VAA beschouwd. Dat is dus een voordeel boven op het salaris. Bijgevolg moet(en) er op die voordelen sociale zekerheidsbijdragen en/of bedrijfsvoorheffing ingehouden worden.

De meest voorkomende VAA zijn: het kosteloos ter beschikking stellen van een gsm/smartphone, tablet, laptop, telefoon- en/of internetabonnement, bedrijfswagen, huisbewaarder, elektriciteit en verwarming.

Voordelen alle aard mogen niet verward worden met sociale voordelen zoals collectieve voordelen van geringe waarde, individuele voordelen die niet de aard hebben van een werkelijke bezoldiging, geringe voordelen of gelegenheidsgeschenken als gevolg van gebeurtenissen die niet rechtstreeks in verband staan met de beroepswerkzaamheid ... Die sociale voordelen zijn vrijgesteld van belasting bij het personeelslid die van dit voordeel geniet.

Hetzelfde geldt voor de expliciet door de wetgever vrijgestelde voordelen zoals de maaltijdcheques, de sport-/cultuurcheques en de ecocheques.

2. Wat verandert er vanaf 1 januari 2021?

Vanaf 1 januari 2021 kunnen ook schoolbesturen/scholen de gegevens voor VAA insturen naar hun werkstations via webEdison.

Door het insturen via webEdison worden de ‘extra’ sociale- en fiscale inhoudingen op de VAA verwerkt door het salarissysteem van het Ministerie van Onderwijs en Vorming.

AGODI en AHOVOKS staan in voor het tijdig en correct aangeven bij de sociale zekerheid en de federale overheidsdienst financiën. Voor het personeelslid zijn de VAA zichtbaar op de salarisbrief, individuele rekening en fiscale fiches.

3. Wie is verantwoordelijk?

Of er sprake is van een VAA en voor welke periode, is de verantwoordelijkheid van de school of instelling.

Voor de kwalificatie van een voordeel bij het ter beschikking stellen van een VAA is het essentieel dat het schoolbestuur met zijn personeelsleden duidelijke afspraken maakt. Bij twijfel is het aangeraden contact op te nemen bij de diensten van de sociale zekerheid en de federale overheidsdienst financiën.

Het schoolbestuur zelf staat in voor de kosten verbonden aan het toekennen van het voordeel (bijvoorbeeld aankoop van een laptop).

4. Soorten voordelen alle aard

De volgende vier soorten van voordelen kunnen verwerkt worden:

• VAA gsm/smartphone, tablet, PC/laptop, internetaansluiting, telefoonabonnement
• VAA huisbewaarder: kosteloze beschikking over een woonruimte (conciërge/huisbewaarder)
• VAA verwarming en VAA elektriciteit
• VAA bedrijfswagen

Al die voordelen kennen een andere gegevensinvoer en berekeningswijze.

Er werden twee nieuwe RL’s voorzien. Zo kunnen de scholen en instellingen de VAA opsturen. Die zijn geldig vanaf 1 januari 2021.

• RL 17: opsturen van VAA (te vergelijken met RL 1 en RL 12 naar analogie van een opdrachtenpakket)
• RL 18: stopzetten van VAA (te vergelijken met RL 4)

4.1. VAA gsm/smartphone, tablet, PC/laptop, internetaansluiting, telefoonabonnement

In dit gedeelte worden verschillende gelijkaardige types VAA behandeld. Ze zijn gelijkaardig, omdat het steeds gaat over forfaitaire bedragen: de waarde van elk voordeel is wettelijk vastgelegd door de RSZ en de FOD Financiën. De forfaitaire bedragen worden door het Ministerie van Onderwijs en Vorming bijgehouden in een parametertabel.

4.1.1. Zending van de gegevens

RL 17 werkt volgens het fotoprincipe. De geldigheidsdatum van de RL is dus de begindatum van het voordeel. De RL bevat een bericht van alle VAA die op die datum geldig zijn.

Bij stopzetting van alle voordelen wordt er een RL 18 gestuurd. Die maakt een einde aan alle lopende VAA op die datum.

De volgende gegevens zijn nodig:

• Type voordeel: keuze maken tussen GSM/Smartphone, Tablet, PC/Laptop, Internetaansluiting of telefoonabonnement
• Periode van het voordeel: moet steeds een volledige maand zijn (eerste en laatste dag van een maand). Als de einddatum gekend is, mag die ingevuld worden. Als einddatum niet gekend is, zet de einddatum dan op oneindig.
• ATO: tijdelijk of vastbenoemd
• Onderzoek J/N: aanduiding onderzoeker is nodig als om het een personeelslid gaat van wie de opdracht erkend is als wetenschappelijk onderzoek (alleen mogelijk voor de hogescholen en universiteiten)
• Bedrag van de eigen bijdrage als een bedrag op jaarbasis
• Soort gebruik telefoonabonnement: privégebruik te betalen met opties N=Nee, W=terugbetaling aan de werkgever, S=betaling aan de provider (split bill)
• Soort gebruik internet: privégebruik te betalen met opties N=Nee, W=terugbetaling aan de werkgever, S=betaling aan de provider (split bill).

4.1.2. Gegevens

De bedragen van de voordelen zijn forfaitair vastgesteld. De forfaitair vastgelegde bedragen voor het persoonlijk gebruik van bovenstaande voordelen zijn jaarbedragen. Als een personeelslid een kortere periode van een voordeel geniet, wordt de waarde naar rato daarvan vastgesteld.

De voordelen gaan steeds in op de eerste dag van een maand en lopen voor een volledige maand, tot de laatste dag van die maand.

4.1.2.1. Bedrag van het voordeel

De actuele bedragen zijn terug te vinden op de website van de RSZ en de FOD Financiën.

• 72 EUR per jaar voor een kosteloos ter beschikking gestelde vaste PC of laptop
• 36 EUR per jaar voor een kosteloos ter beschikking gestelde tablet of een mobiele telefoon
• 60 EUR per jaar voor de kosteloos ter beschikking gestelde internetaansluiting, ongeacht of het een vaste aansluiting is of een mobiele, en ongeacht het aantal toestellen dat gebruik kan maken van die internetaansluiting
• 48 EUR per jaar voor een kosteloos ter beschikking gesteld vast of mobiel telefoonabonnement

Er zijn verschillende combinaties mogelijk bij die forfaitair bepaalde voordelen (tabel afkomstig van socialsecurity.be):

4.1.2.2. Inhoudingen

Die VAA zijn zowel aan sociale bijdragen als aan bedrijfsvoorheffing onderworpen.

Daarvoor is het nodig dat de administratieve toestand (ATO) meegestuurd wordt. Bij een tijdelijk personeelslid zal er RSZ worden ingehouden op het voordeel, bij een benoemd personeelslid zal er VGZ worden ingehouden. Er wordt geen FOP op die VAA ingehouden. Voor de personeelsleden die verschillende ATO’s combineren, geven de scholen of instellingen de ATO mee waar het personeelslid een voordeel heeft.

Op de algemene regel dat sociale bijdragen en bedrijfsvoorheffing verschuldigd zijn, bestaan enkele uitzonderingen.

Uitzonderingen sociale bijdragen:

• Er zijn geen sociale inhoudingen verschuldigd op het VAA telefoonabonnement en het VAA gsm/smartphone wanneer het personeelslid zijn persoonlijk gebruik moet terugbetalen aan de instelling of rechtstreeks aan de provider (split bill).
• Als een personeelslid binnen een school of instelling twee keer VAA internet geniet (bijvoorbeeld 1 keer vast en 1 keer mobiel), zal het VAA internet maar één keer in rekening worden genomen voor sociale bijdragen

Uitzonderingen voor bedrijfsvoorheffing:

• Als er een split bill-regeling wordt toegepast op het VAA telefoonabonnement én op het VAA internet, dan worden die twee voordelen alsook het VAA gsm/smartphone vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing

4.1.2.3. Eigen bijdrage van het personeelslid

Het bedrag van de eigen bijdrage op jaarbasis moet ook meegegeven worden in de RL 17.

Als er een eigen bijdrage wordt gevraagd aan het personeelslid, gebeurt de verrekening ervan rechtstreeks tussen het personeelslid en de school of instelling. AGODI of AHOVOKS komen daarin niet tussen.

Als het personeelslid een eigen bijdrage betaalt voor het ter beschikking gestelde voordeel, dan wordt bij de loonberekening per maand het forfaitair bedrag verminderd met die eigen bijdrage. Aangezien er aparte forfaits gelden voor de verschillende voordelen (het toestel, het abonnement en het internet) zal alleen het forfait waarvoor het personeelslid tussenkomt, verminderd worden.

4.2. VAA huisbewaarder: kosteloze beschikking over een woonruimte (conciërge)

Een conciërge is een personeelslid dat prestaties van bewaking en toezicht verricht van een gebouw. Als hij kosteloos een woning ter beschikking krijgt die deel uitmaakt van dat gebouw of onverbrekelijk bij dat gebouw hoort, bepaalt de RSZ - zoals de FOD Financiën - de waarde van de kosteloze huisvesting en van de gratis verwarming en verlichting op basis van een forfaitaire raming.

4.2.1. Zending van de gegevens

RL 17 werkt volgens het fotoprincipe. De geldigheidsdatum van de RL is dus de begindatum van het voordeel. De RL bevat een bericht van alle VAA die op die datum geldig zijn.

Bij stopzetting van het voordeel wordt er in dat geval een RL 18 gestuurd. Die maakt een einde aan alle lopende VAA op die datum.

We hebben volgende gegevens nodig:

• Type voordeel: huisbewaarder
• Periode van het voordeel: begindatum van het voordeel en einddatum van het voordeel. Als de einddatum gekend is, mag die ingevuld worden. Als de einddatum niet gekend is, zet de einddatum dan op oneindig.
• ATO: tijdelijk of vastbenoemd
• Onderzoek J/N: aanduiding onderzoeker is nodig als het om een personeelslid gaat van wie de opdracht erkend is als wetenschappelijk onderzoek (alleen mogelijk voor de hogescholen en universiteiten)
• Bedrag op jaarbasis: volledig jaarbedrag (niet verminderd met eigen bijdrage)
• Bedrag van de eigen bijdrage als een bedrag op jaarbasis (de huur die betrokkene zelf betaalt)

4.2.2. Gegevens

De scholen of instellingen moeten zelf het jaarbedrag van het voordeel berekenen en het berekende bedrag opsturen via de RL.

4.2.2.1. Bedrag van het voordeel

Het bedrag van het voordeel is gebaseerd op de geschatte huurwaarde van het onroerend goed. Er zijn tools voorhanden om die waarde te berekenen. De verantwoordelijkheid om het juiste jaarbedrag te bezorgen via RL ligt bij de school of instelling. Die bedragen op jaarbasis worden daarna bij de loonberekening ‘pro rata temporis’ verrekend naar maand- of dagbasis voor de ingestuurde periode.

• Bij volledige maanden delen we het jaarbedrag door 12
• Bij onvolledige maanden wordt er gewerkt op dagbasis en gebeurt de verrekening volgens het aantal genoten kalenderdagen in die maand.

4.2.2.2. Inhoudingen

De kosteloze beschikking over een woonruimte is een voordeel dat aan sociale bijdragen en bedrijfsvoorheffing is onderworpen.

Daarvoor is het nodig dat de administratieve toestand (ATO) meegestuurd wordt. Bij een tijdelijk personeelslid zal er RSZ worden ingehouden op het voordeel, bij een benoemd personeelslid zal er VGZ worden ingehouden. Dat voordeel is niet onderworpen aan FOP-bijdragen.

4.2.2.3. Eigen bijdrage van het personeelslid

Als er een eigen bijdrage is van het personeelslid, gebeurt die betaling door het personeelslid rechtstreeks aan de school of instelling. Dat bedrag is ook een bedrag op jaarbasis en moet mee ingestuurd worden.

Dat bedrag wordt bij de loonberekening in mindering gebracht, alvorens de verschuldigde sociale inhoudingen en bedrijfsvoorheffing op het voordeel te berekenen.

4.3. VAA verwarming en VAA elektriciteit

Het kosteloos ter beschikking stellen van elektriciteit en/of verwarming wordt beschouwd als een voordeel alle aard. We verwachten de toekenning daarvan alleen bij de conciërges die ook het VAA huisbewaarder genieten.

4.3.1. Zending van de gegevens

RL 17 werkt volgens het fotoprincipe. De geldigheidsdatum van de RL is dus de begindatum van het voordeel. De RL bevat een bericht van alle VAA die op die datum geldig zijn.

Bij stopzetting van alle voordelen wordt er een RL 18 gestuurd. Die maakt een einde aan alle lopende VAA op die datum.

We hebben volgende gegevens nodig:

• Type voordeel: keuze maken tussen verwarming of elektriciteit
• Periode van het voordeel: begindatum van het voordeel en einddatum van het voordeel. Als de einddatum gekend is, mag die ingevuld worden. Als de einddatum niet gekend is, zet de einddatum dan op oneindig
• Onderzoek J/N: aanduiding onderzoeker is nodig als het om een personeelslid gaat van wie de opdracht erkend is als wetenschappelijk onderzoek (alleen mogelijk voor de hogescholen en universiteiten)

Als het voordeel wordt gezonden voor personeelsleden zonder VAA huisbewaarder, ontvangt de school of instelling een waarschuwing als terugzending ter controle of de ingestuurde informatie volledig is.

4.3.2. Gegevens

4.3.2.1. Bedrag van het voordeel

De VAA zijn forfaitair vastgesteld. De bedragen worden door AGODI en AHOVOKS bijgehouden in een parametertabel. Bij wijziging van de bedragen hoeven er geen nieuwe zendingen te gebeuren.

De bedragen worden jaarlijks aangepast aan het indexcijfer van de consumptieprijzen en afgerond naar een hoger of lager veelvoud van 10 EUR. Voor het jaar 2020 zijn de forfaitaire bedragen:

• 930,00 EUR per jaar voor verwarming
• 460,00 EUR per jaar voor elektriciteit gebruikt voor andere doeleinden dan verwarming.

De actuele bedragen zijn te vinden op de website van de FOD Financiën en op de website van de RSZ.

De forfaitair geraamde bedragen op jaarbasis worden bij de loonberekening omgezet naar een maandbedrag (jaarbedrag/12). Bij onvolledige maanden wordt er rekening gehouden met het aantal dagen per maand.

4.3.2.2. Inhoudingen

De VAA zijn zowel aan sociale bijdragen als aan bedrijfsvoorheffing onderworpen.

Daarvoor is het nodig dat de administratieve toestand (ATO) meegestuurd wordt. Bij een tijdelijk personeelslid zal er RSZ worden ingehouden op het voordeel, bij een benoemd personeelslid zal er VGZ worden ingehouden. Er wordt geen FOP op die VAA ingehouden.

4.3.2.3. Eigen bijdrage van het personeelslid

Als er een eigen bijdrage betaald wordt door het personeelslid voor verwarming en/of elektriciteit is er geen sprake meer van een voordeel alle aard, en mag dat VAA niet verstuurd worden.

4.4. VAA Bedrijfswagen

4.4.1. Zending van de gegevens

RL 17 werkt volgens het fotoprincipe. De geldigheidsdatum van de RL is dus de begindatum van het voordeel. De RL bevat een bericht van alle VAA die op die datum geldig zijn.

Bij stopzetting van het voordeel wordt er in dat geval een RL 18 gestuurd. Die maakt een einde aan alle lopende VAA op die datum.

We hebben volgende gegevens nodig:

• Type voordeel: bedrijfswagen
• Type gebruik: keuze uit privéverplaatsingen, individuele woon-werkverplaatsingen of gemengd gebruik
• Periode van het voordeel: begindatum en einddatum van het voordeel. Als de einddatum gekend is, mag die ingevuld worden. Is dat niet het geval, zet de einddatum dan op oneindig.
• ATO: tijdelijk of vastbenoemd
• Onderzoek J/N: aanduiding onderzoeker is nodig als het om een personeelslid gaat van wie de opdracht erkend is als wetenschappelijk onderzoek (alleen mogelijk voor de hogescholen en universiteiten)
• Bedrag op jaarbasis: volledige jaarbedrag (niet verminderd met eigen bijdrage)
• Eigen bijdrage: bedrag van de eigen bijdrage als een bedrag op jaarbasis (als er geen eigen bijdrage is: nul invullen)
• Solidariteitsbijdrage: bedrag van de solidariteitsbijdrage op jaarbasis
• Nummerplaat

4.4.2. Gegevens

4.4.2.1. Bedrag van het voordeel

De scholen of instellingen moeten zelf het jaarbedrag van het voordeel berekenen alsook het jaarbedrag van de solidariteitsbijdrage en die berekende bedragen opsturen via de RL.

Er zijn verschillende tools online vrij voorhanden om op basis van die parameters het jaarbedrag van het voordeel te berekenen. De verantwoordelijkheid om het juiste jaarbedrag te bezorgen via RL ligt bij de school of instelling.

Wettelijke bepalingen:

Het voordeel mag nooit minder bedragen dan een bepaald bedrag per jaar.

Voor het inkomstenjaar 2020 was dat 1.360 euro per jaar/per wagen. Het actuele bedrag is terug te vinden op de website van de FOD Financiën:

Het ingestuurde voordeel op jaarbasis wordt daarna in de loonberekening per maand volgens het principe ‘pro rata temporis’ in rekening gebracht. Er wordt rekening gehouden met het aantal kalenderdagen dat van het voordeel genoten wordt. Dat is vanaf de eerste dag van de terbeschikkingstelling van het voertuig tot en met de voorlaatste dag (dag voor de datum waarop het voertuig wordt ingeleverd).

Voorbeeld: periode van 17 september 2020 tot en met 31 december 2020 zijn 106 dagen (eerste dag van de terbeschikkingstelling telt mee). De wagen wordt ingeleverd op 1 januari 2021. Het voordeel loopt dus tot en met 31 december.

We rekenen met het aantal dagen van de kalendermaand. Bijvoorbeeld: het bedrag van het voordeel zal lager zijn in april dan in mei (30 dagen in plaats van 31 dagen).

4.4.2.2. Inhoudingen

Het personeelslid is alleen bedrijfsvoorheffing verschuldigd op de bedrijfswagen. Er wordt geen RSZ, VGZ of FOP op ingehouden. Het voordeel moet wel aangegeven worden.

Als de bedrijfswagen

• uitsluitend gebruikt wordt voor individuele woon-werkverplaatsingen, of
• gemengd gebruikt wordt, namelijk voor eigenlijke privéverplaatsingen en voor individuele woon-werkverplaatsingen

wordt er rekening gehouden met een vrijstelling op de bedrijfsvoorheffing. Voor inkomstenjaar 2020 bedroeg die vrijstelling 410 euro. De voorwaarde voor de vrijstelling is dat het personeelslid aan zijn school of instelling schriftelijk bevestigt dat het bij de aangifte van zijn inkomsten voor het betrokken jaar geen aanspraak zal maken op zijn werkelijke beroepskosten.

Gezien de moeilijkheid om dat gegeven steeds op te vragen bij het personeelslid, opteren wij ervoor om de vrijstelling steeds automatisch toe te passen. De personeelsleden die bij het indienen van hun belastingaangifte hun beroepskosten bewijzen, mogen de 410 euro niet tegenboeken als vrijgesteld bedrag. 

Als het voertuig alleen gebruikt wordt voor privéverplaatsingen, is er geen vrijstelling.

4.4.2.3. Eigen bijdrage van het personeelslid

Als er een eigen bijdrage is van het personeelslid in het voordeel, gebeurt de betaling ervan door het personeelslid rechtstreeks aan de instelling. Dat bedrag is een bedrag op jaarbasis en moet mee ingestuurd worden.

De eigen bijdragen worden in mindering gebracht bij de loonberekening, alvorens de verschuldigde bedrijfsvoorheffing op het voordeel te berekenen.

4.4.2.4. Solidariteitsbijdrage verschuldigd door de werkgever

Er is op dat voordeel wel een forfaitaire solidariteitsbijdrage verschuldigd door de werkgever afhankelijk van het CO2-uitstootgehalte en het type van brandstof van het voertuig. Ook dat bedrag wordt op jaarbasis ingestuurd door de instelling.

De forfaitaire solidariteitsbijdrage is verschuldigd ongeacht of het personeelslid zelf financieel tussenkomt en ongeacht de hoogte van de werknemerstussenkomst.

De bijdrage is verschuldigd voor iedere bedrijfswagen, ongeacht of de wagen de hele maand of maar een gedeelte van een maand wordt gebruikt.

• Als een werknemer tijdens de maand van voertuig verandert en het nieuwe voertuig de eerste wagen vervangt, moet het voertuig dat het meest gebruikt werd in de loop van de maand in rekening worden gebracht voor de volledige maand.
• Als het personeelslid met verscheidene bedrijfsvoertuigen rijdt en het gaat niet om een vervanging, dan moet er voor elke gebruikte wagen een bijdrage worden betaald.

Het totaal van de solidariteitsbijdragen en de nummerplaten moet worden meegedeeld bij de aangifte van de gegevens voor het geheel van de onderneming. De aanrekening van de solidariteitsbijdrage gebeurt op school- of instellingsniveau. Dat doet AGODI en AHOVOKS in de aangifte.