• De sociale- en fiscale inhoudingen op de voordelen alle aard worden verwerkt door het salarissysteem van het Ministerie van Onderwijs en Vorming

Vanaf 01/09/2023 is het voordeel alle aard (VAA) internet opgesplitst in een variant vast internet en mobiel internet. Het is voortaan mogelijk een VAA voor mobiel internet te combineren met de forfaitaire internetvergoeding. De combinatie met vast internet blijft uitgesloten. Eerder ingestuurde en lopende VAA Internet, worden omgezet naar VAA Vast Internet. Wijzig waar nodig eerdere zendingen.

1. Wat zijn voordelen alle aard (VAA)?

Een school of instelling kan aan zijn personeelsleden ICT-materiaal en diensten, voertuigen, huisvesting … ter beschikking stellen die voor professionele doeleinden gebruikt worden.

Zodra een personeelslid daarvan gebruik maakt voor persoonlijke doeleinden, worden die door de sociale zekerheid en de federale overheidsdienst financiën als een voordeel alle aard of kortweg VAA beschouwd. Dat is dus een voordeel boven op het salaris. Bijgevolg moet(en) er op die voordelen sociale zekerheidsbijdragen en/of bedrijfsvoorheffing ingehouden worden.

De meest voorkomende VAA zijn: het ter beschikking stellen van een gsm/smartphone, tablet, laptop, telefoon- en internetabonnement. Verder zijn er ook nog bedrijfswagens, conciërgewoningen desgevallend met inbegrip van elektriciteit en verwarming.

Voordelen alle aard mogen niet verward worden met sociale voordelen zoals collectieve voordelen van geringe waarde, individuele voordelen die niet de aard hebben van een werkelijke bezoldiging, geringe voordelen of gelegenheidsgeschenken als gevolg van gebeurtenissen die niet rechtstreeks in verband staan met de beroepswerkzaamheid ... Die sociale voordelen zijn vrijgesteld van belasting bij het personeelslid die van dit voordeel geniet.

2. Wie is verantwoordelijk?

Of er sprake is van een VAA en voor welke periode, is de verantwoordelijkheid van de school of instelling.

Voor de kwalificatie van een voordeel bij het ter beschikking stellen van een VAA is het essentieel dat het schoolbestuur met zijn personeelsleden duidelijke afspraken maakt. Bij twijfel is het aangeraden contact op te nemen bij de diensten van de sociale zekerheid en de federale overheidsdienst financiën.

Het schoolbestuur zelf staat in voor de kosten verbonden aan het toekennen van het voordeel (bijvoorbeeld de aankoop van een laptop).

3. Verwerking van voordelen alle aard

Sinds januari 2021 kunnen VAA worden ingestuurd voor verwerking door het salarissysteem van het Ministerie van Onderwijs en Vorming. Dit is belangrijk omdat zo de verplichte sociale- en fiscale inhoudingen op deze VAA samen met het salaris in rekening gebracht worden. Het Ministerie van Onderwijs en Vorming zorgt eveneens dat de bijhorende sociale- en fiscale werkgeversverplichtingen correct worden toegepast.

De voordelen van alle aard zijn opgenomen op de diverse outputbestanden beschikbaar op Mijn Onderwijs voor de school of instelling en op Mijn Onderwijs:Personeel voor de personeelsleden.

4. Soorten voordelen alle aard

De volgende vier soorten van voordelen kunnen verwerkt worden:

• VAA gsm/smartphone, telefoonabonnement, mobiel internet, vast internet, tablet, PC/laptop, ,
• VAA bedrijfswagen
• VAA huisbewaarder: kosteloze beschikking over een woonruimte (conciërge/huisbewaarder)
• VAA verwarming en VAA elektriciteit bij het VAA huisbewaarder

Al die voordelen kennen een andere gegevensinvoer en berekeningswijze.

Er werden twee nieuwe RL’s voorzien. Zo kunnen scholen en instellingen de VAA opsturen. Die zijn geldig vanaf 1 januari 2021.

• RL 17: opsturen van VAA (te vergelijken met RL 1 en RL 12 naar analogie van een opdrachtenpakket)
• RL 18: stopzetten van VAA (te vergelijken met RL 4)

4.1. VAA gsm/smartphone, telefoonabonnement, mobiel internet, vast internet, tablet, PC/laptop

In dit gedeelte worden verschillende gelijkaardige types VAA behandeld. Ze zijn gelijkaardig, omdat het steeds gaat over forfaitaire bedragen: de waarde van elk voordeel is wettelijk vastgelegd door de RSZ en de FOD Financiën. De forfaitaire bedragen worden door het Ministerie van Onderwijs en Vorming bijgehouden en opgevolgd.

4.1.1. Zending van de gegevens

RL 17 werkt volgens het fotoprincipe. De geldigheidsdatum van de RL is dus de begindatum van het voordeel. De RL bevat een bericht van alle VAA die op die datum geldig zijn.

Bij stopzetting van alle voordelen wordt er een RL 18 gestuurd. Die maakt een einde aan alle lopende VAA op die datum.

De volgende gegevens zijn nodig:

• Type voordeel: keuze maken tussen GSM/Smartphone, telefoonabonnement, mobiel internet, vast internet, tablet, PC/laptop
• Periode van het voordeel: moet steeds een volledige maand zijn (eerste en laatste dag van een maand). Als de einddatum gekend is, mag die ingevuld worden. Als einddatum niet gekend is, zet de einddatum dan op oneindig.
• ATO: tijdelijk of vastbenoemd
• Onderzoek J/N: aanduiding onderzoeker is nodig als om het een personeelslid gaat van wie de opdracht erkend is als wetenschappelijk onderzoek (alleen mogelijk voor de hogescholen en universiteiten).
• Eigen Bijdrage: het bedrag op jaarbasis dat het personeelslid aan zijn school of instelling betaalt als persoonlijke bijdrage voor het voordeel.
• Soort gebruik telefoonabonnement: privégebruik te betalen met opties N=Nee, W=terugbetaling aan de school of instelling, S=betaling aan de provider door het personeelslid (split bill).
• Soort gebruik bij mobiel internet en / of vast internet: privégebruik te betalen met opties N=Nee, W=terugbetaling aan de school of instelling, S=betaling aan de provider door het personeelslid (split bill).

4.1.2. Gegevens

De bedragen van de voordelen zijn forfaitair vastgelegd. De forfaitair vastgelegde bedragen voor het persoonlijk gebruik van bovenstaande voordelen zijn jaarbedragen. Als een personeelslid een kortere periode van een voordeel geniet, wordt de waarde naar rato daarvan vastgesteld.

De voordelen gaan steeds in op de eerste dag van een maand en lopen voor een volledige maand, tot de laatste dag van die maand.

4.1.2.1. Bedrag van het voordeel

De actuele bedragen zijn terug te vinden op de website van de RSZ en de FOD Financiën.

• 72 EUR per jaar voor een kosteloos ter beschikking gestelde vaste PC of laptop
• 36 EUR per jaar voor een kosteloos ter beschikking gestelde tablet of een mobiele telefoon
• 60 EUR per jaar voor de kosteloos ter beschikking gestelde internetaansluiting, ongeacht of het een vaste aansluiting is of een mobiele, en ongeacht het aantal toestellen dat gebruik kan maken van die internetaansluiting
• 48 EUR per jaar voor een kosteloos ter beschikking gesteld vast of mobiel telefoonabonnement

Er zijn verschillende combinaties mogelijk bij die forfaitair bepaalde voordelen (tabel afkomstig van socialsecurity.be):

4.1.2.2. Inhoudingen

Die VAA zijn zowel aan sociale bijdragen als aan bedrijfsvoorheffing onderworpen.

Daarvoor is het nodig dat de administratieve toestand (ATO) meegestuurd wordt. Bij een tijdelijk personeelslid zal er RSZ worden ingehouden op het voordeel, bij een benoemd personeelslid zal er VGZ worden ingehouden. Er wordt geen FOP op die VAA ingehouden. Voor de personeelsleden die verschillende ATO’s combineren, geeft de school of instelling de ATO mee waar het personeelslid het voordeel heeft.

Op de algemene regel dat sociale bijdragen en bedrijfsvoorheffing verschuldigd zijn, bestaan uitzonderingen.

Uitzonderingen sociale bijdragen:

• Er zijn geen sociale inhoudingen verschuldigd op het VAA telefoonabonnement en het VAA gsm/smartphone wanneer het personeelslid zijn persoonlijk gebruik moet terugbetalen aan de school of instelling (Soort gebruik = W) of rechtstreeks aan de provider (soort gebruik Sl).
• Als een personeelslid binnen een school of instelling twee keer VAA internet geniet (bijvoorbeeld 1 keer vast internet en 1 keer mobiel internet, of in een andere combinatie), zal er slechts op één VAA internet sociale bijdragen berekend worden.

Uitzonderingen bedrijfsvoorheffing:

• Als er een splitbill-regeling wordt toegepast op het VAA telefoonabonnement én op het VAA internet, dan worden die twee voordelen alsook het VAA gsm/smartphone vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing
• Als een personeelslid binnen een school of instelling twee keer VAA internet geniet (bijvoorbeeld 1 keer vast internet en 1 keer mobiel internet, of in een andere combinatie), zal er slechts op één VAA internet bedrijfsvoorheffing berekend worden.

4.1.2.3. Eigen bijdrage van het personeelslid

Het bedrag van de eigen bijdrage op jaarbasis moet ook meegegeven worden in de RL 17.

Als er een eigen bijdrage wordt gevraagd aan het personeelslid, gebeurt de verrekening ervan rechtstreeks tussen het personeelslid en de school of instelling. AGODI of AHOVOKS komen daarin niet tussen.

Als het personeelslid een eigen bijdrage betaalt voor het ter beschikking gestelde voordeel, dan wordt bij de loonberekening het forfaitair bedrag per maand verminderd met die eigen bijdrage. Aangezien er aparte forfaits gelden voor de verschillende voordelen (het toestel, het abonnement en het internet) zal alleen het forfait waarvoor het personeelslid een eigen bijdrage betaalt, verminderd worden. De eigen bijdrage kan niet groter zijn dan de forfaitair vastgelegde waarde van het voordeel waarin van het personeelslid een tussenkomt wordt gevraagd.

4.2. VAA huisbewaarder: kosteloze beschikking over een woonruimte (conciërge)

Een conciërge is een personeelslid dat prestaties van bewaking en toezicht verricht van een gebouw. Als hij kosteloos een woning ter beschikking krijgt die deel uitmaakt van dat gebouw of onverbrekelijk bij dat gebouw hoort, bepaalt de RSZ - zoals de FOD Financiën - de waarde van de kosteloze huisvesting en van de gratis verwarming en verlichting op basis van een forfaitaire raming.

4.2.1. Zending van de gegevens

RL 17 werkt volgens het fotoprincipe. De geldigheidsdatum van de RL is dus de begindatum van het voordeel. De RL bevat een bericht van alle VAA die op die datum geldig zijn.

Bij stopzetting van het voordeel wordt er in dat geval een RL 18 gestuurd. Die maakt een einde aan alle lopende VAA op die datum.

We hebben volgende gegevens nodig:

• Type voordeel: huisbewaarder
• Periode van het voordeel: begindatum van het voordeel en einddatum van het voordeel. Als de einddatum gekend is, mag die ingevuld worden. Als de einddatum niet gekend is, zet de einddatum dan op oneindig.
• ATO: tijdelijk of vastbenoemd
• Onderzoek J/N: aanduiding onderzoeker is nodig als het om een personeelslid gaat van wie de opdracht erkend is als wetenschappelijk onderzoek (alleen mogelijk voor de hogescholen en universiteiten)
• Bedrag op jaarbasis: volledig jaarbedrag (niet verminderd met eigen bijdrage)

 Eigen Bijdrage: het bedrag op jaarbasis dat het personeelslid aan zijn school of instelling betaalt als persoonlijke bijdrage voor het voordeel.

4.2.2. Gegevens

De school of instelling moet zelf het jaarbedrag van het voordeel berekenen en het berekende bedrag opsturen via de RL.

4.2.2.1. Bedrag van het voordeel

Het bedrag van het voordeel is gebaseerd op de geschatte huurwaarde van het onroerend goed. Er zijn tools voorhanden om die waarde te berekenen. De verantwoordelijkheid om het juiste jaarbedrag te bezorgen via RL ligt bij de school of instelling. Die bedragen op jaarbasis worden daarna bij de loonberekening ‘pro rata temporis’ verrekend naar maand- of dagbasis voor de ingestuurde periode.

• Bij volledige maanden delen we het jaarbedrag door 12
• Bij onvolledige maanden wordt er gewerkt op dagbasis en gebeurt de verrekening volgens het aantal genoten kalenderdagen in die maand.

4.2.2.2. Inhoudingen

De kosteloze beschikking over een woonruimte is een voordeel dat aan sociale bijdragen en bedrijfsvoorheffing is onderworpen.

Daarvoor is het nodig dat de administratieve toestand (ATO) meegestuurd wordt. Bij een tijdelijk personeelslid zal er RSZ worden ingehouden op het voordeel, bij een benoemd personeelslid zal er VGZ worden ingehouden. Dat voordeel is niet onderworpen aan FOP-bijdragen.

4.2.2.3. Eigen bijdrage van het personeelslid

Als er een eigen bijdrage is van het personeelslid, gebeurt die betaling door het personeelslid rechtstreeks aan de school of instelling. Dat bedrag is ook een bedrag op jaarbasis en moet mee ingestuurd worden.

Dat bedrag wordt bij de loonberekening in mindering gebracht, alvorens de verschuldigde sociale inhoudingen en bedrijfsvoorheffing op het voordeel te berekenen.

4.3. VAA verwarming en VAA elektriciteit

Het kosteloos ter beschikking stellen van elektriciteit en/of verwarming wordt beschouwd als een voordeel alle aard. Dit voordeel kan alleen gezonden worden voor conciërges die ook het VAA huisbewaarder genieten.

4.3.1. Zending van de gegevens

RL 17 werkt volgens het fotoprincipe. De geldigheidsdatum van de RL is dus de begindatum van het voordeel. De RL bevat een bericht van alle VAA die op die datum geldig zijn.

Bij stopzetting van alle voordelen wordt er een RL 18 gestuurd. Die maakt een einde aan alle lopende VAA op die datum.

We hebben volgende gegevens nodig:

• Type voordeel: keuze maken tussen verwarming of elektriciteit
• Periode van het voordeel: begindatum van het voordeel en einddatum van het voordeel. Als de einddatum gekend is, mag die ingevuld worden. Als de einddatum niet gekend is, zet de einddatum dan op oneindig
• Onderzoek J/N: aanduiding onderzoeker is nodig als het om een personeelslid gaat van wie de opdracht erkend is als wetenschappelijk onderzoek (alleen mogelijk voor de hogescholen en universiteiten)

Als het voordeel wordt gezonden voor personeelsleden zonder VAA huisbewaarder, ontvangt de school of instelling een waarschuwing als terugzending ter controle of de ingestuurde informatie volledig is.

4.3.2. Gegevens

4.3.2.1. Bedrag van het voordeel

De VAA zijn forfaitair vastgesteld. De bedragen worden door AGODI en AHOVOKS bijgehouden . Bij wijziging van de bedragen hoeven er geen nieuwe zendingen te gebeuren.

Voor het jaar 2020 zijn de forfaitaire bedragen:

• 930,00 EUR per jaar voor verwarming
• 460,00 EUR per jaar voor elektriciteit gebruikt voor andere doeleinden dan verwarming.

De actuele bedragen zijn te vinden op de website van de FOD Financiën en op de website van de RSZ.

De forfaitair geraamde bedragen op jaarbasis worden bij de loonberekening verrekend naar maand- of dagbasis voor de ingestuurde periode. 

-Bij volledige maanden delen we het jaarbedrag door 12

-Bij onvolledige maanden wordt er gewerkt op dagbasis en gebeurt de verrekening volgens het aantal genoten kalenderdagen in die maand.

4.3.2.2. Inhoudingen

De VAA zijn zowel aan sociale bijdragen als aan bedrijfsvoorheffing onderworpen.

Daarvoor is het nodig dat de administratieve toestand (ATO) meegestuurd wordt. Bij een tijdelijk personeelslid zal er RSZ worden ingehouden op het voordeel, bij een benoemd personeelslid zal er VGZ worden ingehouden. Er wordt geen FOP op die VAA ingehouden.

4.3.2.3. Eigen bijdrage van het personeelslid

Voor VAA verwarming en VAA elektriciteit is er geen eigen bijdrage mogelijk.

4.4. VAA Bedrijfswagen

4.4.1. Zending van de gegevens

RL 17 werkt volgens het fotoprincipe. De geldigheidsdatum van de RL is dus de begindatum van het voordeel. De RL bevat een bericht van alle VAA die op die datum geldig zijn.

Bij stopzetting van het voordeel wordt er in dat geval een RL 18 gestuurd. Die maakt een einde aan alle lopende VAA op die datum.

We hebben volgende gegevens nodig:

• Type voordeel: bedrijfswagen
• Type gebruik: keuze uit privéverplaatsingen, individuele woon-werkverplaatsingen of gemengd gebruik
• Periode van het voordeel: begindatum en einddatum van het voordeel. Als de einddatum gekend is, mag die ingevuld worden. Is dat niet het geval, zet de einddatum dan op oneindig.
• ATO: tijdelijk of vastbenoemd
• Onderzoek J/N: aanduiding onderzoeker is nodig als het om een personeelslid gaat van wie de opdracht erkend is als wetenschappelijk onderzoek (alleen mogelijk voor de hogescholen en universiteiten)
• Bedrag op jaarbasis: volledige jaarbedrag (niet verminderd met eigen bijdrage)
• Eigen bijdrage: bedrag van de eigen bijdrage als een bedrag op jaarbasis (als er geen eigen bijdrage is: nul invullen)
• Solidariteitsbijdrage: bedrag van de solidariteitsbijdrage op jaarbasis
• Nummerplaat

4.4.2. Gegevens

4.4.2.1. Bedrag van het voordeel

De school of instelling moet zelf het jaarbedrag van het voordeel berekenen alsook het jaarbedrag van de solidariteitsbijdrage en die berekende bedragen opsturen via de RL.

Er zijn verschillende tools online vrij voorhanden om op basis van die parameters het jaarbedrag van het voordeel te berekenen. De verantwoordelijkheid om het juiste jaarbedrag te bezorgen via RL ligt bij de school of instelling.

Wettelijke bepalingen:

Het voordeel mag nooit minder bedragen dan een bepaald bedrag per jaar.

Voor het inkomstenjaar 2020 was dat 1.360 euro per jaar/per wagen. Het actuele bedrag is terug te vinden op de website van de FOD Financiën:

Het ingestuurde voordeel op jaarbasis wordt daarna in de loonberekening per maand volgens het principe ‘pro rata temporis’ in rekening gebracht. Er wordt rekening gehouden met het aantal kalenderdagen dat van het voordeel genoten wordt. Dat is vanaf de eerste dag van de terbeschikkingstelling van het voertuig tot en met de voorlaatste dag (dag voor de datum waarop het voertuig wordt ingeleverd).

Voorbeeld: periode van 17 september 2020 tot en met 31 december 2020 zijn 106 dagen (eerste dag van de terbeschikkingstelling telt mee). De wagen wordt ingeleverd op 1 januari 2021. Het voordeel loopt dus tot en met 31 december.

We rekenen met het aantal dagen van de kalendermaand. Bijvoorbeeld: het bedrag van het voordeel zal lager zijn in april dan in mei (30 dagen in plaats van 31 dagen).

4.4.2.2. Inhoudingen

Het personeelslid is alleen bedrijfsvoorheffing verschuldigd op de bedrijfswagen. Er wordt geen RSZ, VGZ of FOP op ingehouden. Het voordeel moet wel aangegeven worden.

Als de bedrijfswagen uitsluitend gebruikt wordt voor individuele woon-werkverplaatsingen, of gemengd gebruikt wordt, namelijk voor eigenlijke privéverplaatsingen en voor individuele woon-werkverplaatsingen, wordt er rekening gehouden met een vrijstelling op de bedrijfsvoorheffing. Voor inkomstenjaar 2020 bedroeg die vrijstelling 410 euro op jaarbasis. Het actuele bedrag is terug te vinden op de website van de FOD Financiën. De voorwaarde voor de vrijstelling is dat het personeelslid aan zijn school of instelling schriftelijk bevestigt dat het bij de aangifte van zijn inkomsten voor het betrokken jaar geen aanspraak zal maken op zijn werkelijke beroepskosten.

Gezien de moeilijkheid om dat gegeven steeds op te vragen bij het personeelslid, opteren wij ervoor om de vrijstelling steeds automatisch toe te passen. De personeelsleden die bij het indienen van hun belastingaangifte hun beroepskosten bewijzen, mogen die vrijstelling niet tegenboeken als vrijgesteld bedrag. 

Als het voertuig uitsluitend gebruikt wordt voor privéverplaatsingen, is er geen vrijstelling.

4.4.2.3. Eigen bijdrage van het personeelslid

Als er een eigen bijdrage is van het personeelslid in het voordeel, gebeurt de betaling ervan door het personeelslid rechtstreeks aan de school of instelling. Dat bedrag is een bedrag op jaarbasis en moet mee ingestuurd worden.

De eigen bijdragen worden in mindering gebracht bij de loonberekening, alvorens de verschuldigde bedrijfsvoorheffing op het voordeel te berekenen.

4.4.2.4. Solidariteitsbijdrage verschuldigd door de school of instelling

Er is op dat voordeel wel een forfaitaire solidariteitsbijdrage verschuldigd door de school of instelling afhankelijk van het CO2-uitstootgehalte en het type van brandstof van het voertuig. Ook dat bedrag wordt op jaarbasis ingestuurd door school of instelling.

De forfaitaire solidariteitsbijdrage is verschuldigd ongeacht of het personeelslid zelf financieel tussenkomt en ongeacht de hoogte van de tussenkomst.

De bijdrage is verschuldigd voor iedere bedrijfswagen, ongeacht of de wagen de hele maand of maar een gedeelte van een maand wordt gebruikt.

• Als een werknemer tijdens de maand van voertuig verandert en het nieuwe voertuig de eerste wagen vervangt, moet het voertuig dat het meest gebruikt werd in de loop van de maand in rekening worden gebracht voor de volledige maand.
• Als het personeelslid met verscheidene bedrijfsvoertuigen rijdt en het gaat niet om een vervanging, dan moet er voor elke gebruikte wagen een bijdrage worden betaald.

Het totaal van de solidariteitsbijdragen en de nummerplaten moet worden meegedeeld bij de aangifte van de gegevens voor het geheel van de onderneming. De aanrekening van de solidariteitsbijdrage gebeurt op school- of instellingsniveau. Dat doen AGODI en AHOVOKS in de aangifte.

Opgelet: De RSZ rekent een forfaitaire sanctie, gelijk aan het dubbele van de verschuldigde solidariteitsbijdrage, aan voor wijzigingen na het einde van het kwartaal volgend op het kwartaal waarop de aangifte betrekking heeft. Indien de wijzigingen op initiatief van de inspectiediensten worden uitgevoerd, zijn zowel de forfaitaire sanctie als bijdrageopslagen (10 %) en intresten (7 %) verschuldigd. Zie voor meer informatie de website van de RSZ. Deze sanctie zal aan de school of instelling worden aangerekend conform omzendbrief PERS/2011/02.