1.
Inleiding
Besturen in het onderwijs krijgen de mogelijkheid om op een fiscaal gunstige manier hun personeelsleden via het gebruik van een deel of het geheel van de bruto eindejaarstoelage fietsleasing aan te bieden. Dit kan vanaf de eindejaarstoelage voor het kalenderjaar 2025. Personeelsleden krijgen hierdoor de mogelijkheid om de gehele of een deel van de bruto eindejaarstoelage om te zetten in een flexbudget en dit te besteden aan fietsleasing. Het systeem van fietsleasing stimuleert personeelsleden hun woon-werkverplaatsingen geheel of gedeeltelijk met de fiets te doen en draagt zo bij aan een duurzamere mobiliteit. De fietsleasing kan gecombineerd worden met een fietsvergoeding volgens de modaliteiten die voor het onderwijs gelden. Meer informatie over de fietsvergoeding is terug te vinden in de omzendbrief woon-werkverkeer (13AC/CR/JVM/JS).
De wijziging aan het koninklijk besluit van 23 oktober 1979 voert een juridische grondslag in om de bruto eindejaarstoelage geheel of gedeeltelijk om te zetten in een budget voor fietsleasing. Door die wijziging kunnen besturen van onderwijsinstellingen aan hun personeelsleden de mogelijkheid van fietsleasing aanbieden. De besturen gaan een contract aan met een fietsleasingmaatschappij. Zij zijn vrij om dit al dan niet te doen.
AGODI en AHOVOKS staan enkel in voor de geldelijke verwerking van de fietsleasing op de eindejaarstoelage zoals in deze omzendbrief beschreven wordt. AGODI en AHOVOKS komen niet tussen in geschillen tussen het personeelslid en het bestuur of de fietsleasingmaatschappij.
De bepalingen met betrekking tot AGODI en AHOVOKS zijn niet van toepassing op de universiteiten die hun personeelsleden in het integratiekader zelf uitbetalen en dus volledig zelf voor de afhandeling van de fietsleasing instaan.
2.
Toepassingsgebied
De mogelijkheid van fietsleasing geldt voor personeelsleden die een eindejaarstoelage krijgen op basis van het KB van 23 oktober 1979 en die bij het bestuur van één van de volgende instellingen tewerkgesteld zijn:
- scholen voor het basis- en secundair onderwijs;
- academies voor deeltijds kunstonderwijs;
- centra voor volwassenenonderwijs;
- centra voor basiseducatie;
- centra voor leerlingenbegeleiding en in voorkomend geval hun permanente ondersteuningscel;
- pedagogische begeleidingsdiensten, zoals bedoeld in artikel 14 van het decreet van 8 mei 2009 betreffende de kwaliteit van onderwijs;
- onderwijsinternaten;
- leersteuncentra;
- scholengemeenschapsinstellingen;
- scholengroepen;
- hogescholen;
- universiteiten voor wat het personeel in het integratiekader betreft.
Het bestuur is de werkgever van een personeelslid dat werkzaam is binnen één of meerdere instellingen van dat bestuur binnen het onderwijs.
Een personeelslid kan gebruik maken van fietsleasing wanneer het bestuur van een instelling die mogelijkheid voorziet. Het bestuur heeft dus de vrije keuze om al dan niet fietsleasing aan te bieden en onder welke voorwaarden het dat doet.
Het bestuur sluit zelf een overeenkomst af met een fietsleasingmaatschappij. De overheid komt daarin niet tussen.
In het geval een bestuur de mogelijkheid van fietsleasing aanbiedt, is het personeelslid niet verplicht om die mogelijkheid ook effectief te benutten. Een personeelslid kan er ook voor kiezen om de volledige netto eindejaarstoelage te ontvangen.
De mogelijkheid van fietsleasing geldt alleen voor het leasen van rijwielen die fiscaal gezien als een fiets beschouwd worden. Het gaat hier bijvoorbeeld om klassieke (stads)fietsen, koersfietsen, mountainbikes, bakfietsen, aangepaste fietsen voor mindervaliden, plooifietsen, hybride fietsen, met of zonder elektrische aandrijving en speedpedelecs.
Steps, hoverboards, rolschaatsen, skateboards, monowheels en (elektrische) segways vallen niet onder de definitie van een fiets.
Meer informatie hierover is terug te vinden op de pagina woon-werkverkeer van de federale overheidsdienst financiën.
3.
Voorwaarden
Een personeelslid kan maar gebruikmaken van fietsleasing als de volgende voorwaarden vervuld zijn:
- Het bestuur heeft een regeling voor fietsleasing.
Deze regeling is vastgelegd na onderhandelingen in het bevoegde lokaal comité.
Het bestuur kan in de regeling onder meer bepalen welke personeelsleden van de fietsleasing kunnen gebruikmaken. Een bestuur kan er bijvoorbeeld voor kiezen om alleen fietsleasing te voorzien voor personeelsleden met een minimaal tewerkstellingspercentage binnen het bestuur of voor personeelsleden die voor een bepaald percentage vastbenoemd zijn.
De regeling beschrijft wat er gebeurt wanneer het flexbudget te groot of onvoldoende is voor het aangaan van de gekozen fietsleasing, wat de te volgen procedure is wanneer de aanstelling van het personeelslid eindigt, wat de gevolgen zijn van een langdurige afwezigheid van het personeelslid, …
- Het personeelslid valt onder het toepassingsgebied van de door het bestuur vastgelegde regeling voor fietsleasing (zie punt 1);
- Het personeelslid valt onder de Belgische sociale zekerheid;
- Het personeelslid kreeg geen loonbeslag opgelegd.
4.
Aanvraag en opstart
4.1.
Aanvraag
Een personeelslid dat gebruik wil maken van fietsleasing, deelt deze intentie alsook het flexbudget dat het wil inzetten mee aan het bestuur vóór de start van de verwijzingsperiode voor de berekening van de eindejaarstoelage. De verwijzingsperiode is de periode waarin het recht op een eindejaarstoelage wordt opgebouwd. Het bestuur registreert deze intentie en flexbudget. Op basis daarvan kan het personeelslid vrijblijvend een fietsleasing aangaan. Deze wordt definitief bij bestelling van een fiets.
Het is niet mogelijk om na de start van de verwijzingsperiode nog in te stappen in de fietsleasing voor het eerstkomende leasingjaar. Dit is het kalenderjaar waarvoor eindejaarstoelage wordt opgebouwd. Het is evenmin mogelijk om in de loop van de verwijzingsperiode het vooraf meegedeelde flexbudget aan te passen.
Een personeelslid kan wel tijdens de looptijd van het contract jaarlijks, binnen de door het bestuur vastgelegde termijn en uiterlijk vóór de start van de volgende verwijzingsperiode, het bedrag van het flexbudget aanpassen.
Voorbeeld
De verwijzingsperiode voor de eindejaarstoelage van het jaar J1 start op 1 september van het jaar J-1. Het personeelslid moet vóór 1 september van het jaar J-1 aan het bestuur de intentie meedelen om in te stappen in fietsleasing én aangeven welk bedrag het daarvoor wil gebruiken (=flexbudget). Het leasingcontract wordt afgesloten op 1 oktober van het jaar J-1. Op dat moment is de leasing definitief. Het contract loopt over 3 jaar. De gewenste leverdatum van de fiets is 1 april van het jaar J1. Het personeelslid gaf daarom 3/4de van de bruto eindejaarstoelage op als flexbudget. Deze jaarcyclus herhaalt zich tijdens de looptijd van het contract. Bij eenzelfde verwijzingsperiode, maakt hij/zij vóór 1 september van jaar J1 het flexbudget over voor leasingjaar J2. Voor jaren J2 en J3 geeft het personeelslid de volledige eindejaarstoelage als flexbudget op. Voor J4, het laatste leasingjaar, is er maar flexbudget voor 3 maanden nodig.
De verwijzingsperiode voor de eindejaarstoelage van kalenderjaar X is niet voor alle personeelsleden dezelfde:
- voor personeelsleden die geen prestaties met uitgestelde bezoldiging leveren, loopt de verwijzingsperiode van januari tot en met september van kalenderjaar X.
- voor personeelsleden die wel prestaties leveren met uitgestelde bezoldiging in de zomervakantie, al is dit maar voor een beperkte opdracht (in tijd en/of volume) en ook al hebben ze daarnaast een vaste benoeming, stemt de verwijzingsperiode overeen met de duur van het schooljaar (september van kalenderjaar X-1 tot en met juni van kalenderjaar X).
De volgende personeelsleden van het basisonderwijs tot en met het volwassenenonderwijs ontvangen een uitgestelde bezoldiging: alle personeelsleden met een tijdelijke opdracht aangesteld in een wervingsambt met uitzondering van het tijdelijk administratief personeel, de personeelsleden van- de centra voor leerlingenbegeleiding, de centra voor basiseducatie en de pedagogische begeleidingsdienst. Enkel in de centra voor volwassenenonderwijs ontvangen ook personeelsleden van het tijdelijk administratief personeel een uitgestelde bezoldiging.
Voor personeelsleden die bij meerdere besturen een opdracht uitoefenen, geldt er maar één verwijzingsperiode, over alle opdrachten heen. Zodra er bij minstens één bestuur een opdracht (hoe beperkt ook) is waarvoor het personeelslid een uitgestelde bezoldiging ontvangt in juli of augustus, geldt het schooljaar als verwijzingsperiode.
Voorbeeld
Een personeelslid van een centrum voor basiseducatie oefent gedurende een maand een vervangingsopdracht uit als leerkracht in een secundaire school. Hij/zij zal hiervoor in de zomervakantie pro rata een uitgestelde bezoldiging ontvangen. De verwijzingsperiode voor de eindejaarstoelage start in september.
Een bestuur dat fietsleasing aanbiedt, legt de periode vast waarbinnen de intentie om van fietsleasing gebruik te maken in het volgende leasingjaar moet meegedeeld worden.
- Voor personeelsleden die geen prestaties met uitgestelde bezoldiging presteren, loopt die periode ten laatste tot en met 31 december van het jaar voorafgaand aan het leasingjaar.
- Voor personeelsleden die prestaties met uitgestelde bezoldiging leveren, loopt die periode ten laatste tot en met 31 augustus van het jaar voorafgaand aan het leasingjaar.
De wijzigingen aan het koninklijk besluit van 23 oktober 1979 traden in werking op 15 augustus 2024. Dat betekent dat personeelsleden die geen enkele prestatie met een uitgestelde bezoldiging hebben, uiterlijk op 31 december 2024 kunnen vragen om een deel of het geheel van de eindejaarstoelage voor het leasingjaar 2025 om te zetten in een flexbudget. Personeelsleden die prestaties hebben met een uitgestelde bezoldiging uiterlijk op 31 augustus 2025 kunnen vragen om een deel of het geheel van de eindejaarstoelage voor het leasingjaar 2026 om te zetten in een flexbudget.
Het staat de besturen vrij om voor alle personeelsleden, met en zonder uitgestelde bezoldiging, eenzelfde periode af te spreken waarbinnen personeelsleden de intentie om in fietsleasing in te stappen en het bedrag van het flexbudget doorgeven.
4.2.
Opstart
De leasefiets wordt ten vroegste op 1 januari van het leasingjaar aan het personeelslid ter beschikking gesteld. Ook wanneer de leasefiets niet in het voorziene leasingjaar geleverd wordt, blijft de omzetting naar flexbudget definitief. Het flexbudget wordt dan als een premie uitbetaald.
Als er om een reden – ontslag, einde aanstelling, pensioen, … – voortijdig een einde komt aan de leasingovereenkomst, kan het zijn dat het personeelslid, afhankelijk van de voorwaarden in de overeenkomst en of het personeelslid de leasefiets wil overnemen, een verbrekingsvergoeding of overnamevergoeding moet betalen aan de fietsleasingmaatschappij. AGODI of AHOVOKS komen hier niet in tussen.
5.
Tewerkstelling bij meerdere besturen
Een personeelslid dat bij meerdere besturen tewerkgesteld is, kan maar bij 1 van die besturen een aanvraag voor fietsleasing indienen. Dit is ook het geval als niet alle besturen waar het personeelslid tewerkgesteld is, fietsleasing aanbieden. Het personeelslid moet aan de voorwaarden voldoen, opgenomen in de regeling van dat bestuur (zie punt 3). De eindejaarstoelage wordt door AGODI of AHOVOKS als 1 globaal bedrag berekend en uitbetaald. Een personeelslid dat bij meerdere besturen tewerkgesteld is, kan dus het gehele bedrag van de bruto eindejaarstoelage inzetten voor de fietsleasing, ook als niet bij alle besturen fietsleasing mogelijk is.
Voorbeeld 1
Een personeelslid heeft een voltijdse tijdelijke aanstelling van bepaalde duur in een instelling van bestuur A. Bestuur A legde vast dat alleen vastbenoemde personeelsleden kunnen instappen in de fietsleasing. Het personeelslid kan bijgevolg geen aanvraag indienen voor fietsleasing. Als het dat toch doet, zal het bestuur de aanvraag weigeren.
Voorbeeld 2
Een personeelslid is halftijds benoemd aan een of meerdere instellingen van bestuur A en halftijds vastbenoemd aan een of meerdere instellingen van bestuur B. Bestuur A maakt fietsleasing mogelijk voor personeelsleden die tenminste halftijds vastbenoemd zijn binnen het bestuur. Bestuur B biedt geen fietsleasing aan. Als het personeelslid gebruik wil maken van fietsleasing moet het daarvoor een aanvraag indienen bij bestuur A. Het personeelslid kan wel gebruik maken van de eindejaarstoelage die het bij bestuur A én bestuur B opbouwt.
Voorbeeld 3
Een personeelslid is voor 12/20 vastbenoemd aan een instelling van bestuur A en heeft voor 8/20 een tijdelijke aanstelling van doorlopende duur aan een instelling van bestuur B. Aan beide besturen is fietsleasing mogelijk maar alleen voor personeelsleden met ten minste een halftijdse opdracht binnen het bestuur. Als het personeelslid gebruik wil maken van fietsleasing moet het daarvoor een aanvraag indienen bij bestuur A.
Een zelfde regeling geldt voor een personeelslid dat voor 60% vastbenoemd is aan hogeschool A en voor 40% een aanstelling van doorlopende duur heeft aan hogeschool B.
Voorbeeld 4
Een personeelslid is voor 10/36 vastbenoemd aan een instelling van bestuur A en heeft voor 26/36 een tijdelijke aanstelling van doorlopende duur aan een instelling van bestuur B. Bestuur A maakt fietsleasing alleen mogelijk voor personeelsleden met tenminste een halftijdse opdracht binnen dat bestuur. Bestuur B maakt fietsleasing alleen mogelijk voor vastbenoemde personeelsleden binnen het bestuur. Het personeelslid voldoet bij geen enkel bestuur aan de voorwaarden om een fiets te leasen.
6.
Fiscaliteit
Wanneer het personeelslid de leasefiets regelmatig effectief gebruikt in het kader van de woon-werkverplaatsingen, moeten er geen RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing betaald worden op het leasen van de fiets.
De fiscus en RSZ leggen niet vast wat er precies onder regelmatig gebruik moet begrepen worden maar kan hier wel op controleren. Het bestuur kan vragen dat het personeelslid hierover een verklaring op eer ondertekent. Het personeelslid dat kiest voor een leasefiets verbindt zich ertoe die fiets regelmatig voor woon-werkverplaatsingen te gebruiken.
Er ligt geen minimumafstand vast voor het woon-werktraject dat met een leasefiets afgelegd wordt.
Het bedrag van het voordeel van de leasefiets is voor het personeelslid vrijgesteld van personenbelastingen wanneer het bij de belastingaangifte geen werkelijke beroepskosten inbrengt. Er staat geen maximum op het bedrag van deze vrijstelling.
Als het personeelslid ervoor kiest de werkelijke beroepskosten wel aan te tonen, zal het wel belast worden op het voordeel van de leasefiets. Het bestuur informeert de personeelsleden over deze consequentie wanneer ze intekenen op een fietsleasing.
Het bedrag van het voordeel van de leasefiets moet op de fiscale fiche vermeld worden, ongeacht de keuze inzake beroepskosten. Het bestuur bepaalt het bedrag van het voordeel volgens de onderrichtingen van de fiscus. Meer informatie is terug te vinden in de circulaire 2024/C/22. AGODI/AHOVOKS neemt het voordeel van de fietslease op de fiscale fiches op (zie te melden gegevens in punt 8).
7.
Financiering
De eindejaarstoelage wordt op het einde van het jaar door AGODI of AHOVOKS netto aan het personeelslid uitbetaald. In het geval het gehele bedrag van de bruto eindejaarstoelage of een deel daarvan gebruikt wordt voor de financiering van de fietsleasing geldt de volgende regeling als het bestuur de fietsleasing heeft gemeld volgens de afspraken, vermeld in punt 8:
- bij een volledige omzetting van de eindejaarstoelage in een flexbudget voor fietsleasing, betaalt AGODI of AHOVOKS de gemaakte leasekosten uit aan het bestuur;
- bij een gedeeltelijke omzetting van de eindejaarstoelage in een flexbudget voor fietsleasing, betaalt AGODI of AHOVOKS het resterende bedrag van de eindejaarstoelage netto uit aan het personeelslid en keert aan het bestuur hiervan de gemaakte leasekosten uit.
Dat betekent dat het mogelijk is dat het bestuur, afhankelijk van de contractuele afspraken hierover met de fietsleasingmaatschappij, de facturen voor fietsleasing zelf zal moeten voorafbetalen in afwachting van de betaling van het flexbudget door AGODI of AHOVOKS. Door in te tekenen op de fietsleasing en een bestelling te plaatsen, gaat het personeelslid ermee akkoord dat het bestuur van de instelling van AGODI of AHOVOKS de leasekosten vordert via het flexbudget.
8.
Administratieve afhandeling
Het bestuur legt de voorwaarden voor de fietsleasing vast en sluit een overeenkomst met een fietsleasingmaatschappij. (zie punt 3 Voorwaarden)
Het bestuur meldt in het laatste trimester van het leasingjaar aan AGODI of AHOVOKS onder meer de volgende informatie:
- De gegevens van het personeelslid dat van fietsleasing gebruikmaakt;
- Het flexbudget dat het personeelslid voor de fietsleasing wil gebruiken;
- De werkelijke leasekosten;
- Het rekeningnummer van het bestuur waarop AGODI of AHOVOKS het meegedeelde flexbudget of de werkelijke leasekosten kan storten;
- De werkelijke waarde van de fiets (cf. circulaire 2024/C/22).
Op het moment van de berekening van de eindejaarstoelage brengt AGODI of AHOVOKS het flexbudget in mindering van de bruto eindejaarstoelage.
AGODI of AHOVOKS stort na de berekening van de eindejaarstoelage het bedrag van de doorgegeven leasekosten op het rekeningnummer van het bestuur.
- Als de werkelijke leasekosten hoger zijn dan de eindejaarstoelage, is dit bedrag beperkt tot het minimum van de eindejaarstoelage en het flexbudget (zie voorbeeld 4 hieronder).
- Wanneer het flexbudget groter is dan de werkelijke leasekosten, stort AGODI of AHOVOKS aan het personeelslid het restsaldo van het flexbudget als een premie. Deze is voor alle personeelsleden onderworpen aan 13,07% sociale inhoudingen en de exceptionele bedrijfsvoorheffing. Het is niet mogelijk het saldo van het flexbudget over te dragen naar een volgend leasingjaar. Het personeelslid ontvangt van AGODI of AHOVOKS desgevallend de resterende netto eindejaarstoelage, na aftrek van het flexbudget.
- Wanneer het flexbudget onvoldoende is voor het dekken van de leasekosten, handelt het schoolbestuur dit af met het personeelslid, volgens de bepalingen in de regeling voor fietsleasing. AGODI of AHOVOKS komt hier niet in tussen.
Situatie: Het vastbenoemde personeelslid simuleert zijn / haar bruto eindejaarstoelage. Dit komt neer op een bruto bedrag van 2.200 euro. De fietsleasingmaatschappij van het schoolbestuur biedt een offerte aan van 6.000 euro voor 36 maanden.
Voorbeeld 1
De offerte voorziet de afhaling van de leasefiets op 1 januari. Het personeelslid laat het schoolbestuur voor 1 januari weten dat het 2.000 euro inzet in het eerste leasingjaar. De werkelijke leasekosten bedragen eveneens 2.000 euro. Het schoolbestuur maakt tegen de tijd van de berekening van de eindejaarstoelage de gegevens over aan AGODI of AHOVOKS, waaronder een bedrag van 2.000 euro als flexbudget en als werkelijke leasekosten. Bij de uitbetaling van de eindejaarstoelage ontvangt het schoolbestuur 2.000 euro en ontvangt het personeelslid het netto bedrag van de resterende 200 euro als eindejaarstoelage.
Voorbeeld 2
De offerte voorziet de afhaling van de leasefiets op 1 juli. Het personeelslid laat het schoolbestuur voor 1 januari weten dat het in het eerste leasingjaar 1.000 euro inzet. Het schoolbestuur maakt tegen de tijd van de berekening van de eindejaarstoelage de gegevens over aan AGODI of AHOVOKS, waaronder een bedrag van 1.000 als flexbudget en als werkelijke leasekosten. Bij de uitbetaling van de eindejaarstoelage ontvangt het schoolbestuur 1.000 euro en ontvangt het personeelslid het netto bedrag van de resterende 1.200 euro als eindejaarstoelage.
Voorbeeld 3
De offerte voorziet de afhaling van de leasefiets op 1 januari. Het personeelslid laat het schoolbestuur voor 1 januari weten dat het in het eerste leasingjaar 2.000 euro inzet. De levering van de leasefiets kent een onvoorziene vertraging en de afhaling verschuift naar 1 april. Het schoolbestuur maakt tegen de tijd van de berekening van de eindejaarstoelage de gegevens over aan AGODI of AHOVOKS, waaronder een bedrag van 2.000 euro als flexbudget en 1.500 euro als werkelijke leasekosten.
Bij de uitbetaling van de eindejaarstoelage ontvangt het schoolbestuur 1.500 euro. Het personeelslid ontvangt enerzijds, na aftrek van de inhoudingen, het netto bedrag van het restsaldo van 500 euro als gewone toelage. Anderzijds ontvangt het personeelslid het netto bedrag van de resterende 200 euro als eindejaarstoelage.
Voorbeeld 4
De offerte voorziet de afhaling van de leasefiets op 1 april. Het personeelslid laat het schoolbestuur voor 1 januari weten dat het in het eerste leasingjaar 1.500 euro inzet. Het personeelslid ziet een nieuwer model van leasefiets en betekent deze offerte in plaats van het initiële voorstel, ongeacht de meerprijs. Het schoolbestuur maakt tegen de tijd van de berekening van de eindejaarstoelage de gegevens over aan AGODI of AHOVOKS.
Bij de uitbetaling van de eindejaarstoelage ontvangt het schoolbestuur 1.500 euro en ontvangt het personeelslid het netto bedrag van de resterende 700 euro als eindejaarstoelage. Het schoolbestuur factureert aan het personeelslid 500 euro die nodig is voor de financiering van de leasekost.
9.
Pensioen
Voor personeelsleden die vastbenoemd zijn of worden, is er geen impact op het pensioen. De eindejaarstoelage wordt niet meegeteld voor de vaststelling van de referentiewedde. Voor personeelsleden die als tijdelijk- of contractueel personeelslid het onderwijs verlaten, is er een effect indien tijdens de leasingperiode het bruto jaarloon zich onder het pensioenplafond bevindt. Meer informatie vindt u terug op: https://www.sfpd.fgov.be/nl/pensioenbedrag/berekening
10.
Bijlage
