1. Inleiding

1.1. De aangepaste vzw-wet verplicht de vzw's en dus ook de vzw's - schoolbesturen die beantwoorden aan de criteria zoals bepaald door artikel 17 §2 en §3 van deze aangepaste wet tot het voeren van een dubbele boekhouding. Deze verplichting ging in op 1 januari 2006, nadat aan de vzw's - schoolbesturen door middel van het KB van 8 december 2004 houdende wijziging van het KB van 2 april 2003 tot vaststelling van de termijnen voor de inwerkingtreding van de bepalingen van de wet van 27 juni 1921, één jaar uitstel werd verleend.

In de aangepaste vzw-wet wordt in de mogelijkheid voorzien een aparte, zij het gelijkwaardige, regeling uit te werken. In het decreet van 15 juli 2005 betreffende het onderwijs XV wordt deze bevoegdheid gedelegeerd naar de representatieve verenigingen van de schoolbesturen of inrichtende machten van de gesubsidieerde vrije scholen.

1.2. De controle door de verificatie op de werkingsmiddelen, die voorheen gebeurde aan de hand van het AL 1- formulier, gebaseerd op een kasboekhouding, zal daarom op dergelijke wijze plaatsvinden dat de scholen en schoolbesturen geen nodeloze planlast ondervinden door de verplichting een apart document aan te maken. Vermits de aangepaste boekhoudverplichtingen algemeen vanaf 2006 van toepassing zijn, gebeurt de controle vanaf dat boekjaar (de eerste maal dus in 2007) volgens de richtlijnen in deze omzendbrief.

2. Toelagen

2.1. Jaarlijks worden door de Vlaamse overheid voor de basis- en secundaire scholen toelagen gestort voor de werking, ICT-coördinatie, nascholing en integratietoelagen. Daarnaast wordt voor de basisscholen ook in werkingsmiddelen voorzien voor het onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers.

De bepalingen in de regelgeving hierover blijven onverminderd van toepassing. Meer bepaald gaat het om artikel 32, § 1 en § 2 en artikel 36, § 1 van de wet van 29 mei 1959 wat het secundair onderwijs betreft en om artikel 76 en 78 van het decreet basisonderwijs van 25 februari 1997.

De werkingstoelagen zijn bedoeld om de kosten te dekken die verbonden zijn aan de werking en de uitrusting van de school en het internaat, aan het verstrekken van leerboeken en schoolbehoeften aan de leerplichtige leerlingen en aan de uitgaven voor de financiering van de investeringen.

2.2. De inrichtende macht moet bij de aanwending van de toelagen - en dit is uitdrukkelijk ingeschreven in artikel 36 van de wet van 29 mei 1959 - rekening houden met een gelijke behandeling van haar onderwijsinstellingen en van de leerlingen en studenten die tot deze onderwijsinstellingen behoren. Een verschillende behandeling is slechts geoorloofd indien hiervoor objectief aanvaardbare redenen voorhanden zijn.

Hierdoor is een verantwoorde solidariteit mogelijk tussen deze onderwijsinstellingen.

De controle door de verificatiediensten heeft enkel betrekking op de aanwending van de werkingsmiddelen.

3. Controle op de aanwending van de toelagen

3.1. Met ingang van 1 januari 2006 hebben de bepalingen van artikel 17 van de vzw-wet ook een nieuwe reglementering tot gevolg inzake de verantwoording van en de controle over de aanwending van de werkingstoelagen. Elke inrichtende macht dient jaarlijks een verantwoording van de werkingsmiddelen te kunnen doen, hetzij per onderwijsinstelling afzonderlijk, hetzij per groep van onderwijsinstellingen, hetzij voor al haar onderwijsinstellingen samen.

De inrichtende machten kiezen vrij de methode van verantwoording voor zover de naleving van de wettelijke verplichtingen kan nagegaan worden. De controle door de verificateur heeft geen betrekking op de opportuniteit van de aanwending van de middelen.

De inrichtende machten bepalen ook vrij de wijze van verantwoording van de gekleurde middelen: analytisch, door het verder detailleren van het rekeningenstelsel, of door alles extra-comptabel bij te houden.

3.2. De controle zal gebeuren op basis van de jaarrekening of het financieel verslag opgesteld door de instelling en voortvloeiend uit de gevoerde boekhouding.

Scholen die volgens de bepalingen van artikel 17 van de vzw-wet niet verplicht zijn een dubbele boekhouding te voeren en dit ook niet wensen, met name de vzw's die niet aan de criteria van de nieuwe boekhoudbepalingen beantwoorden en de feitelijke verenigingen, mogen een financieel verslag dat de situatie op kasbasis weergeeft, voorleggen.

3.3. Bij een controle door de verificatie, dient inzage verleend te worden in:

- alle documenten die betrekking hebben op de verantwoording van de werkingsmiddelen van het betreffende boekjaar;

- documenten waaruit duidelijk blijkt dat de reglementering inzake de overeenkomsten voor aanneming van werken,leveringen en diensten werd toegepast. Bij de gunning van opdrachten voor aanneming van werken, leveringen, en diensten moeten de inrichtende machten zich schikken naar de procedure en voorwaarden die ter zake gelden voor de overheid (artikel 36bis van de wet van 29 mei 1959 en artikel 72 van het decreet basisonderwijs van 25 februari 1997).

3.4. Uit de documenten moet blijken dat de gekleurde middelen werden aangewend waarvoor ze bedoeld zijn. Meer bepaald gaat het in het basis- en secundair onderwijs om middelen voor ICT-coördinatie, de middelen voor nascholing en de integratietoelagen.

3.5. Overeenkomstig de bepalingen van de uitvoeringsbesluiten van de vzw-wet dienen al deze documenten gedurende zeven jaar op de door de inrichtende macht aangewezen plaats, ter beschikking te zijn van de personen belast met de controle over de aanwending van de toelagen. Zij hoeven dus niet naar het departement Onderwijs verstuurd te worden.

3.6. Wanneer het huren van schoolterreinen of -lokalen niet occasioneel gebeurt maar eerder bestendig, dient er een mondelinge of schriftelijke huurovereenkomst afgesloten te worden. Alleen in dat geval kan dit als besteding van werkingstoelagen aanvaard worden. Het spreekt vanzelf dat de desbetreffende uitgaven niet hoger mogen zijn dan in de overeenkomst is voorzien en dat de van kracht zijnde huurwetten moeten worden nageleefd. Om latere betwistingen te vermijden wordt het uitdrukkelijk aangeraden schriftelijke huurovereenkomsten aan te gaan. Dit geldt ook voor de bruikleen. Wat erfpacht betreft, moet de originele akte of een kopie ervan voorgelegd kunnen worden.

In geval werkingsmiddelen doorgestort worden, bijvoorbeeld om een bouwfonds aan te leggen, of ten behoeve van de scholengemeenschap, heeft de verificatie het recht de aanwending van die middelen na te gaan. De schoolbesturen dienen deze gelden kenbaar te maken in hun dubbele boekhouding.

3.7. De intresten verkregen op een zicht-, termijnrekening of een depositoboekje bij een private of openbare kredietinstelling moeten voor de werking van de school worden aangewend (artikel 32quater van de wet van 29 mei 1959).

3.8. Wat de leningen aangaat wordt het gebruik der werkingstoelagen niet langer beperkt tot de leningen aangegaan via het Waarborgfonds of het Agentschap voor infrastructuur in het Onderwijs (AGIOn). Ze mogen ook worden gebruikt voor de afbetaling van alle leningen (en leasings), die noodzakelijk zijn om de werking van de school te verzekeren.

3.9. Uitgaven die duidelijk geen betrekking hebben op de werking van de school en alle uitgaven waarvoor geen factuur, enig ander bewijs van schuldvordering of betaling kan worden voorgelegd, worden als een afwending van werkingsmiddelen beschouwd.

De werkingstoelagen mogen niet worden aangewend voor uitgaven die geen verband houden met het doel van de scholen, namelijk een degelijk onderwijs verstrekken in de meest mogelijk optimale omstandigheden.

3.10. De jaarrekening of het financieel verslag ter verantwoording van de werkingsmiddelen dient zes maanden na de afsluiting van het boekjaar beschikbaar te zijn voor verificatie. Het moet dus niet meer naar het departement Onderwijs worden opgestuurd.