Gefinancierd door de Europese Unie
NextGenerationEU

In uitvoering van het plan van Kwetsbaar naar Weerbaar werd deze omzendbrief bijgewerkt met de bepalingen omtrent OV1 en OV2 en de centra binnen het stelsel voor leren en werken en duaal leren.

1. Inleiding.

Een cruciale randvoorwaarde voor de digitalisering van het onderwijs is de beschikbaarheid van ICT-infrastructuur en ICT-materiaal.

Speerpunt 1 van de Visienota Digisprong omvat een aantal concrete acties om dit te realiseren. Via deze acties worden de volgende knelpunten gericht aangepakt:

• Verouderde ICT-infrastructuur;

• Onvoldoende beschikbaarheid van ICT-materiaal voor leerlingen en klassen;

• Ontoereikende middelen voor een up-to-date computerpark en ICT-infrastructuur zoals internet/wifi/netwerk servers, stopcontacten, laadpunten, software ter ondersteuning...;

• Onvoldoende connectiviteit, snelheid en beveiliging.

Dit doen we door geoormerkte middelen te voorzien voor investeringen in ICT-schoolinfrastructuur en ICT-toestellen voor gedeeld gebruik in de klas of voor elke leerling naargelang de doelgroep.

2. Toepassingsgebied.

Deze omzendbrief geldt voor het gewoon en buitengewoon kleuter-, lager en secundair onderwijs en de HBO5-opleiding Verpleegkunde. De toekenning van de middelen voor Digisprong voor het secundair onderwijs en de HBO5-opleiding wordt gespreid over twee jaar.

3. Wat wordt toegekend.

In mei 2021 worden middelen toegekend voor:

• De versterking van de ICT-infrastructuur binnen de schoolmuren (generieke ICT-impuls voor connectiviteit, wifi, software, security,…)
• Gewoon en buitengewoon kleuter- en lager onderwijs, voltijds secundair onderwijs, en HBO5-opleiding Verpleegkunde;

• Toestellen voor gedeeld gebruik:
• In het gewoon en buitengewoon kleuteronderwijs;
• In het 1ste, 2de, 3de en 4de leerjaar gewoon en buitengewoon lager onderwijs.

Er wordt geen norm voorzien wat het aantal "gedeelde toestellen" betreft. De school kan dit zelf bepalen vanuit zijn pedagogisch-didactische visie.

• Een ICT-toestel voor elke leerling van het 5de en 6de leerjaar van het gewoon en buitengewoon lager onderwijs;

• Een ICT-toestel voor elke leerling voor het secundair onderwijs;

• De schoolbesturen SO beslissen vrij voor welke leerjaren binnen welke graad de middelen worden aangewend. De leerjaren van het eerste leerjaar van de eerste, tweede en derde graad en het derde leerjaar van de derde graad van het voltijds gewoon en buitengewoon secundair onderwijs zijn als berekeningsbasis gebruikt om de middelen toe te kennen voor dit schooljaar. Dit betekent niet dat de middelen per definitie prioritair voor deze groepen ingezet moeten worden. De school beslist autonoom de volgorde in functie van het eigen pedagogisch project.

Ook aan de BuSO OV1 en OV2, alsook aan de centra binnen het stelsel voor leren en werken en duaal leren, werden in het kader van het plan van Kwetsbaar naar Weerbaar middelen voor ICT-infrastructuur en ICT-toestellen voorzien. In deze middelen wordt geen onderscheid gemaakt tussen infrastructuur of toestellen. Middelen kunnen dus ingezet worden afhankelijk van de nood van de leerlingen. Deze middelen worden in december 2021 toegekend.

Ook voor andere leerlingen uit het buitengewoon onderwijs en leerlingen met bijzondere noden in het gewoon onderwijs kunnen de middelen voor ICT-toestellen ook aangewend worden voor aangepaste digitale leermiddelen (zie rubriek 11 van deze omzendbrief).

De gehanteerde teldag om de middelen voor de school te berekenen, is deze voor de berekening van de werkingsmiddelen voor het schooljaar 2020 – 2021. Voor de Syntra vzw wordt de teldatum van 1 februari 2020 gehanteerd.

In juli 2022 wordt een tweede schijf van DIGISPRONG ICT-infrastructuurmiddelen voor het secundair onderwijs uitbetaald. De leerlingen die in de berekening van de middelen van de 1ste schijf nog niet zijn meegenomen, vormen de berekeningsbasis voor de middelen die worden uitbetaald in de 2de schijf.

De teldatum voor de 2de schijf is 1 oktober 2021.

Het bedrag per in aanmerking komende leerling is vastgesteld op 510,00 euro.

Concreet worden de middelen voor ICT-toestellen berekend op de leerlingenaantallen in de overige leerjaren (2de, 4de, 6de), HBO5 van het secundair onderwijs, de modulaire structuuronderdelen, de onthaalklas voor anderstalige nieuwkomers en de leerlingen die permanent onderwijs aan huis krijgen.

Let wel: in deze 2de schijf zal rekening worden gehouden met de toestellen die de scholen in 2020 al kregen als noodoplossing om het afstandsonderwijs mogelijk te maken (15.000 toestellen, als 1ste fase van de Digisprong). Deze toestellen zullen in mindering gebracht worden (voor 75% van de marktwaarde) in het bedrag dat aan de scholen wordt uitbetaald.

De aanwending van de middelen wordt verantwoord op basis van facturen met ingangsdatum vanaf 1 januari 2021.

4. Bestedingstermijn.

De middelen voor de toelage Digisprong en de toelage in het kader van het plan van Kwetsbaar naar Weerbaar moeten niet allemaal worden aangewend op het moment dat ze worden ontvangen. De middelen dienen via aankoop, huur, leasing of huurkoop aangewend te worden voor de doelstelling waarvoor ze zijn toegekend en dit ten laatste in het schooljaar 2022-2023. Scholen krijgen zo de tijd om te werken aan een doordacht ICT-beleid (een stappenplan om dit uit te werken kan u raadplegen op de website www.Digisprong.be ).

Schoolbesturen die reeds in het schooljaar 2020-2021 werken met een huur-, huurkoop- of aankoopprogramma voor ICT-toestellen kunnen de middelen uiterlijk tot en met het schooljaar 2023-2024 aanwenden.

Voor de tweede schijf DIGISPRONG ICT-infrastructuurmiddelen geldt dat de schoolbesturen de middelen moeten aanwenden in het schooljaar 2023-2024. Als de doelstelling is bereikt met de toegekende middelen, kunnen de resterende middelen aangewend worden voor de aanschaf van ICT-infrastructuur in de ruime zin.

Schoolbesturen die in het schooljaar 2020-2021 of schooljaar 2021-2022 al werken met een huur, huurkoop of aankoopprogramma voor ICT-toestellen, mogen, met uitzondering van de middelen die het schoolbestuur heeft ontvangen met de eerste schijf, deze middelen uiterlijk tot en met het schooljaar 2024-2025 aanwenden.

5. Aanwending van en controle op de middelen.

De middelen moeten worden aangewend voor het doel waarvoor ze zijn toegekend.

AGODI zal de aanwending van de middelen opvolgen en controleren. Schoolbesturen laden met betrekking tot de toelage Digisprong alle bestedingen en bewijsstukken op in de digitale tool ‘Schoolloket Toelagen’ die beschikbaar is via Mijn Onderwijs. Alle instructies over het gebruik van deze tool vindt u terug in de bijlagen.

AGODI bevestigt dat de eventuele vertrouwelijke informatie die vervat zit in de door de schoolbesturen of aankoopcentrales aangeleverde informatie alleen zal gebruikt worden in het kader van de audit van de Europese Commissie met betrekking tot de financieringsstromen van de Europese Recovery en Resilience Facility (RRF).

Volgende verantwoordingsdocumenten komen onder meer in aanmerking:

• Aankoopfacturen;

• Kassatickets;

• Wanneer er wordt gewerkt met een bedrag dat in mindering wordt gebracht op de schoolrekening in het kader van een "Bring Your own Device" model: een overzichtslijst van de kortingen op de schoolfacturen en alle schoolfacturen waarin een korting i.k.v. digisprong werd aangerekend.

• Overzichtslijsten uitgereikt door externe firma’s "voor echt verklaard" met per leerling die ingetekend heeft op een aanbod het aankoopbedrag of huurprijs;

• Overeenkomsten tussen schoolbesturen en leveranciers of dienstverleners: raamovereenkomsten, gunningsbeslissingen, huurovereenkomsten, huurkoopovereenkomsten en leasingovereenkomsten.

Termijnen voor aanwending en verantwoording:

6. Wet op de overheidsopdrachten.

Het subsidiebesluit wijzigt het toepassingsgebied van de wet op de overheidsopdrachten niet, maar stelt dat met die wetgeving rekening gehouden moet worden bij de aankoop van ICT-toestellen. De wet op de overheidsopdrachten zelf (en de rechtspraak daarover) bepaalt welke overeenkomsten onder deze wet vallen. De wet is van toepassing op de overeenkomsten onder bezwarende titel die worden gesloten tussen één of meer ondernemers en één of meer aanbesteders en die betrekking heeft op het uitvoeren van werken, het leveren van producten of het verlenen van diensten. In die gevallen moet de wet toegepast worden. Zoals ook in het verleden het geval was, zijn de schoolbesturen verantwoordelijk om op basis van concrete plannen te oordelen hoe ze die wet moeten toepassen.

De wet stelt duidelijke regels voor selectie, gunning en uitvoering van opdrachten, en bevordert gelijke behandeling van inschrijvers. Op deze pagina vindt u een beknopte uitleg van de aanbestedingsregels en verwijzingen naar de wetgeving.

6.1. Begrippenlijst

6.1.1. Raamcontract

• Een raamovereenkomst/raamcontract is een overeenkomst tussen één of meer aanbestedende overheden en één of meer leveranciers met als doel om gedurende een bepaalde periode de voorwaarden (zoals prijzen, kwaliteit en leveringstermijnen) over te plaatsen opdrachten vast te leggen voor een reeks mogelijke toekomstige aankopen van goederen, werken of diensten binnen een bepaalde periode (meestal maximaal vier jaar) vast te leggen. Het betekent niet dat er meteen een aankoop plaatsvindt, maar het biedt een kader waarin specifieke opdrachten later kunnen worden geplaatst zonder dat er telkens een volledige aanbestedingsprocedure nodig is.

6.1.2. Beheerder van een raamcontract

De entiteit die het raamcontract onderhandeld en afgesloten heeft. Zij zijn verantwoordelijk voor het beheer en de naleving van de voorwaarden binnen een raamcontract, waaronder het toezicht op de uitvoering en het beheren van bestellingen.

6.1.3. Opdracht aanvaarde factuur

• Een vereenvoudigde procedure binnen de wetgeving voor overheidsopdrachten, waarbij voor opdrachten met een waarde onder een bepaald drempelbedrag (€30.000, excl.btw) geen formeel bestek of uitgebreide aanbestedingsprocedure vereist is. Wel dienen er minstens drie leveranciers te worden vergeleken.

6.1.4. Bestek

Het bestek vormt het basisdocument van iedere overheidsopdracht (met uitzondering van opdrachten onder aanvaarde facturen). In het bestek moet de aanbesteder (opdrachtgever) de bijzondere bepalingen en de voorwaarden opnemen die de opdracht in kwestie beheersen. Enerzijds is het bestek de verwoording van de “vraagzijde” van de opdracht door de aanbesteder en aldus richtinggevend voor de aanbesteder bij het uitschrijven van de opdracht. Anderzijds is het bestek eveneens richtinggevend voor de inschrijver bij het opmaken van zijn offerte: het bestek vormt samen met de bekendmaking (en eventuele andere opdrachtdocumenten) het document bij uitstek waarin de kandidaat-inschrijvers de nodige informatie kunnen vinden over de prestaties die het voorwerp zullen uitmaken van de beoogde opdracht, over de wijze van indiening van hun offerte en over de wijze waarop hun offerte zal worden onderzocht en geëvalueerd. Het bestek bevat zowel de voorwaarden voor de plaatsing van de opdracht als de contractuele voorwaarden die de uitvoering van de opdracht zullen beheersen.

6.1.5. Offerte of prijsopgave

Prijsopgave: Dit is een informatieve indicatie van de prijs voor een product of dienst en is meestal niet bindend. Het geeft de klant een idee van de kosten, maar er kunnen nog wijzigingen volgen.

Offerte: Dit is een formeel en bindend voorstel waarin de voorwaarden, prijzen en specificaties vastliggen. Een offerte schept verplichtingen voor de aanbieder zodra deze door de klant wordt aanvaard.

6.1.6. Subcontractor

• Een derde partij die door de hoofdaannemer wordt ingehuurd om een deel van de opdracht uit te voeren. Dit kan betrekking hebben op specifieke diensten of leveringen van goederen die door de hoofdaannemer niet zelf worden uitgevoerd.

6.1.7. Goederen

• Een overheidsopdracht voor de levering van goederen wordt omschreven als de overheidsopdracht die betrekking heeft op de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten (artikel 2, 20° Wet Overheidsopdrachten). Dit type opdracht omvat alle contracten waarbij een overheidsinstantie goederen verwerft of in gebruik neemt, ongeacht de specifieke eigendomsvorm. Het kan dus gaan om zowel een directe aankoop als om een tijdelijke beschikking over de goederen via huur of leasing.

6.1.8. Diensten

• Een overheidsopdracht voor diensten wordt omschreven als de overheidsopdracht die betrekking heeft op het verlenen van andere diensten dan die bedoeld in artikel 2, 18° van de Wet Overheidsopdrachten (. artikel 2, 21° Wet Overheidsopdrachten). Dit type opdracht heeft betrekking op een breed scala aan diensten, zoals advies, onderhoud, schoonmaak, consultancy, technische ondersteuning, en andere professionele diensten. Het onderscheidt zich van opdrachten voor werken (artikel 2, 18°) en leveringen doordat het primair gaat om de uitvoering van specifieke activiteiten of diensten voor de overheid.

6.1.9. Offerteformulier

Het formulier dat wordt gebruikt door aanbieders om hun offerte in te dienen, vaak met specifieke velden voor prijzen, levertermijnen en andere belangrijke informatie.

6.1.10. Gunningsverslag

Een document waarin de evaluatie van de offertes wordt vastgelegd, met een motivering van de keuze voor de winnende aanbieder op basis van de gunningscriteria.

6.1.11. Gunningsbrief

De officiële mededeling aan de geselecteerde leverancier dat hun offerte is aanvaard en dat ze de opdracht krijgen.

6.1.12. Bewijs bestelling binnen raamovereenkomst

Een document dat de bestelling binnen de voorwaarden van een raamcontract bevestigt, vaak met specifieke details over de levering of uitvoering. De wijze waarop een bestelling moet worden geplaatst wordt meestal vastgelegd in de raamovereenkomst.

7. Welke toestellen?

De schoolbesturen bepalen autonoom welk type ICT-toestel ze aankopen, huren of leasen om te delen of ter beschikking te stellen van de leerlingen.

Kost van het toestel

De schoolbesturen bepalen autonoom welk ICT-toestel ze aankopen; dus dit kan duurder zijn dan het bedrag dat ze ontvangen. Het uitgangspunt is dat elke leerling vanaf het vijfde leerjaar een toestel ter beschikking heeft.

Indien de middelen voor de passende toestellen voor de leerlingen ontoereikend zijn, dan kunnen ze aangevuld worden met de middelen uit de generieke ICT-impuls van het schooljaar 2020-2021, de middelen uit Digisprong voor de ICT-infrastructuur in ruime zin of vanuit de reguliere werkingsmiddelen.

Indien er middelen voor de passende toestellen voor de leerlingen over zijn en de doelstelling is bereikt, kunnen deze resterende middelen aangewend worden voor ICT-infrastructuur in de ruime zin.

We moedigen de schoolbesturen wel aan om uiterste inspanningen te leveren om zo weinig mogelijk aan de ouders door te rekenen.

Met oog op zorgvuldig bestuur kunnen kosten ook niet zomaar doorgerekend worden aan de ouders.

In het basisonderwijs maken ICT-materiaal, multimedia en toestellen deel uit van de lijst met materiaal die de school gratis ter beschikking moet stellen. Kosten doorrekenen kan hier dus niet, ook niet onder de maximumfactuur. Zie https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/lijst-met-gratis-materiaal

Ook in het secundair onderwijs gelden strikte regels. Een school in het secundair onderwijs geeft aan de ouders een overzicht van de financiële bijdragen via het schoolreglement. Het schoolreglement en dus ook de bijdrageregeling komen ter sprake in de schoolraad. https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/directies-administraties-en-besturen/organisatie-en-beheer/zorgvuldig-bestuur/wat-is-zorgvuldig-bestuur

We verwijzen eveneens naar de omzendbrieven kostenbeheersing in het basisonderwijs (https://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=13875) en zorgvuldig bestuur in het secundair onderwijs (https://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=13180)

8. Duurzame aankoop.

We bevelen aan dat de aangeschafte toestellen (incl. huur of leasing) gefabriceerd worden met respect voor het milieu-, sociaal- en het arbeidsrecht. Een laptop of tablet doorloopt vaak een lange weg van grondstoffen tot eindproduct, wat toestellen kwetsbaar maakt voor inbreuken op onder meer mensen- en kinderrechten.

Je kan een duurzame laptop of tablet ook zien als onderdeel van onderwijs voor duurzame ontwikkeling. Onderwijs heeft niet alleen met het curriculum te maken maar met een geïntegreerde visie op onderwijsverstrekking, interne en externe relaties, schoolbeleid én infrastructuur ("whole school approach"). Daarom roepen we scholen op het goede voorbeeld te geven door duurzaamheid op te nemen in de pedagogische visie, partnerschappen en… duurzame aankopen. Zo leren leerlingen niet alleen over duurzaamheid, maar zien ze het ook in de praktijk gebeuren.

Schoolbesturen kunnen dus bijdragen aan duurzame ontwikkeling door ICT-producten aan te kopen die ecologisch en ethisch duurzaam zijn. De Vlaamse overheid reikt de scholen daarvoor richtlijnen en praktische informatie aan die zij als aankopers kunnen gebruiken in hun bestekken en bij overleg met leveranciers.

Voor meer info over duurzame aankoop zie de richtlijnen: https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/duurzaam-aankopen-digitale-toestellen-digisprong

9. Eigenaarschap van de toestellen.

De schoolbesturen bepalen autonoom of ze aankopen, huren of leasen.

Wordt ook als huur beschouwd: het model waarbij het schoolbestuur kiest voor een systeem waar leerlingen gebruik maken van een eigen ICT-toestel (BYOD device). In dit geval wordt op de schoolrekening op advies van de schoolraad een af te spreken bedrag in mindering van de schoolrekening gebracht.

Het schoolbestuur beslist in het eigen beleid en pedagogisch project wat kan en wat niet kan met de toestellen, bv voor thuisgebruik. Onder thuisgebruik wordt ook de verblijfplaats van de leerling bedoeld, dus ook als die verblijft in een internaat of een voorziening voor kinder- of jeugdwelzijn.

10. Aandacht voor kwetsbare leerlingen.

We vragen de schoolbesturen bijzondere aandacht voor leerlingen in kwetsbare situaties door bijvoorbeeld concrete acties op te nemen in het ICT-beleidsplan.

Interessante links om hierbij te raadplegen:

• https://www.e-inclusie.be/dossiers/dossier-digitale-inclusie/dossier-digitale-inclusie-iedereen-mee
• https://databank.e-inclusie.be/

In dit verband vestigen we ook aandacht op de waarborg (zie rubriek 12).

11. Leerlingen met specifieke onderwijsbehoeften.

Voor leerlingen met specifieke onderwijsbehoeften in het gewoon onderwijs en leerlingen in het buitengewoon onderwijs wordt ook voorzien in de mogelijkheid om de Digisprong-middelen voor ICT-toestellen aan te wenden in functie van andere digitale aanpassingen die voor de leerling noodzakelijk zijn.

Voor deze leerlingen kan al technische apparatuur aangevraagd worden via de financiering van "speciale onderwijsleermiddelen (SOL)", zie hiervoor de omzendbrief "Speciale onderwijsleermiddelen voor leerlingen in het gewoon basis- en secundair onderwijs" (bijvoorbeeld een beeldschermloep, een bordcamera, een brailleleesregel, omzettingen van handboeken ….).

Computerapparatuur wordt alleen gefinancierd via SOL als deze deel uitmaakt van een ruimere configuratie of wanneer de aard van de functiebeperking zo specifiek is dat de leerling niet zonder kan. Een bijkomende voorwaarde is dat de school zelf niet beschikt over de nodige apparatuur. Digitale materialen zoals een computer of laptop vallen daar dus niet onder.

Met de middelen voor de Digisprong kunnen deze basis ICT-materialen aangekocht worden. Met deze middelen kunnen ook aangepaste digitale leermiddelen aangekocht worden zoals klein computermateriaal (bv. een aangepast toetsenbord of muis), dat vaak onder het drempelbedrag valt dat geldt voor de aanvraag van speciale onderwijsleermiddelen.

Digitale hulpmiddelen kunnen uitgerekend voor leerlingen met specifieke onderwijsbehoeften heel veel betekenen. Zo bieden bijvoorbeeld mobiele toestellen zoals tablets vele voordelen door de ingebouwde toegankelijkheidsopties (braille, vergroting, spraak, scan-functie, screenshot, de mogelijkheid om foto’s te nemen (bv. van het bord)). De mogelijkheid om (gratis) apps te installeren, ook voor de elektronische schoolplatformen, vergroot de functionaliteit en zorgt ervoor dat ook leerlingen met specifieke onderwijsbehoeften zoals bv. slechtziende of slechthorende leerlingen digitaal kunnen werken.

12. Waarborg.

Mag je een waarborg vragen? Voor kinderen in kwetsbare thuissituaties of kansarmoede kan het betalen van een waarborg voor een ICT-toestel moeilijkheden opleveren. Wij raden daarom het gebruik aan van een bruikleenovereenkomst als alternatief.

Een voorbeeld van een dergelijk model van overeenkomst vindt u hier: https://data-onderwijs.vlaanderen.be/documenten/bestanden/Bruikleenovereenkomst-ICT-materiaal.docx

13. Wat met lopende programma’s, waarbij leerlingen nu al een toestel huren, kopen, leasen,… via de ouders.

Wie in een lopend systeem zit, kan dat verderzetten. Inzetten van de Digisprong-middelen kan in dat geval tot in het schooljaar 2023-2024. Het schoolbestuur dient de verantwoording dan in op uiterlijk 30 april 2025. Voor de tweede schijf DIGISPRONG (ICT-infrastructuurmiddelen en ICT-toestellen) is dat – voor secundaire scholen die in deze situatie verkeren - 30 april 2026.

Suggesties over hoe u dit kan aanpakken vindt u terug op de website Digisprong.

14. Wat met de toestellen op het einde van hun levensduur?

Een levensduur van 4 jaar is standaard. Sommige digitale toestellen gaan mits goed onderhoud 5 jaar mee. Er zal ook maximaal worden ingezet op circulariteit door afgeschreven hardware te refurbishen en te hergebruiken. Na een grondige en professionele revisie van de digitale toestellen kunnen deze opnieuw in gebruik worden genomen door de school. Als onderdeel van Digisprong voorzien we in een aparte raamovereenkomst voor refurbishing en/of ontmanteling op een duurzame manier. Zo wordt ook maximaal ingezet op duurzaamheid en circulariteit door afgeschreven hardware te refurbishen en te hergebruiken. Het is dus ook hier niet de bedoeling de verouderde digitale toestellen van de school aan leerlingen te schenken.

15. Bijlage.