1. Inleiding.

Vanaf 1 januari 2001 werden, ter uitvoering van de sectorale sociale programmatie voor de jaren 1999 en 2000 van de sector "Onderwijs" van de Vlaamse Gemeenschap van 23 mei 2000, de zgn. CAO V - Onderwijs, de vervoerskosten voor het openbaar vervoer naar en van het werk volledig ten laste genomen door de werkgever. Dit zijn de inrichtende machten, schoolbesturen, ... van de scholen, instellingen en centra voor leerlingenbegeleiding waar de personeelsleden die recht hebben op een volledige terugbetaling van de kosten verbonden aan het woon-werkverkeer, zijn tewerkgesteld. Als gevolg van de cao VI van 23 april 2002 werd de bestaande regeling van het woon-werkverkeer met ingang van 1 januari 2002 ook van toepassing gemaakt op de contractuele personeelsleden die betaald worden door het Ministerie van Onderwijs en Vorming, de contractuele personeelsleden betaald op het werkingsbudget en op de personeelsleden van de Brusselse kinderdagverblijven.

Vanaf 1 september 2021 is de regeling, ingevolge cao V voor de basiseducatie, enkel wat betreft de fietsvergoeding, ook van toepassing op de personeelsleden van de centra voor basiseducatie.

Definitie woon-werkverkeer

Met woon-werkverkeer wordt bedoeld de verplaatsing van en naar het werk met het openbaar vervoer en/of met de fiets vanaf de wettelijke woonplaats, maar ook vanaf de verblijfplaats als het personeelslid gedurende een bepaalde periode of op geregelde tijdstippen op een ander adres dan de wettelijke verblijfplaats vertoeft, en de werkgever op de hoogte heeft gebracht van zijn verblijfplaats.

In deze omzendbrief wordt met openbaar vervoer de trein, de tram, de (water)bus en de metro bedoeld.

2. Toepassingsgebied.

Deze omzendbrief geldt voor de volgende personeelsleden en hun werkgevers:

1° de personeelsleden bedoeld bij het decreet van 27 maart 1991 betreffende de rechtspositie van bepaalde personeelsleden van het gemeenschapsonderwijs;

2° de personeelsleden bedoeld bij het decreet van 27 maart 1991 betreffende de rechtspositie van sommige personeelsleden van het gesubsidieerd onderwijs en de gesubsidieerde centra voor leerlingenbegeleiding;

3° de personen tewerkgesteld als gesubsidieerde contractuele in de onderwijsinstellingen en de centra voor leerlingenbegeleiding;

4° de contractuele personeelsleden die betaald worden door het Ministerie van Onderwijs en Vorming;

5° de contractuele personeelsleden die betaald worden met het werkingsbudget van de onderwijsinstellingen;

6° de personeelsleden van de Brusselse Kinderdagverblijven van het gemeenschapsonderwijs in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad.

7° De omzendbrief is van toepassing op de personeelsleden van de pedagogische begeleidingsdiensten, en dit voor wat betreft het woon-werkverkeer tussen hun woon- of verblijfplaats en de plaats van tewerkstelling (standplaats).

8° De bepalingen van deze omzendbrief zijn van toepassing op de personeelsleden van de hogescholen van de Vlaamse gemeenschap, met uitzondering van de terugbetalingsregeling tussen de Vlaamse overheid en de instellingen.

9° Deze regeling is van toepassing op de personeelsleden van de centra voor de basiseducatie wat betreft de fietsvergoeding, niet wat betreft openbaar vervoer.

10° Deze regeling is niet van toepassing op de personeelsleden van de universiteiten….

11° Deze regeling is niet van toepassing op de personeelsleden die een verlof wegens bijzondere opdracht of een verlof wegens opdracht genieten, met uitzondering van de personeelsleden aan wie een verlof wegens bijzondere opdracht is toegekend om een betrekking op te nemen bij een pedagogische begeleidingsdienst.

3. Het openbaar vervoer

3.1. Algemene principes van de tenlasteneming door de werkgever van de vervoerskosten voor het openbaar vervoer naar en van het werk

3.1.1. Rechthebbenden

Voornoemde personeelsleden hebben recht op de volledige terugbetaling van de kosten verbonden aan het woon-werkverkeer. De vervoersmiddelen die in aanmerking komen voor de terugbetaling in het kader van het woon-werkverkeer zijn de trein, de tram, de (water)bus en de metro.

Verplaatsingen tussen vestigingsplaatsen komen eveneens in aanmerking voor terugbetaling in het kader van het woon-werkverkeer.

Vervoerkosten worden bijgevolg nooit uitbetaald voor:

- het gebruik van de wagen

- de toeslag voor het meenemen van de fiets op de trein

- aanmaakkosten voor het abonnement

- de huur van fietsen (vb. blue bike of villo)

Het personeelslid dient bij voorkeur steeds het meest aangewezen openbaar vervoermiddel te gebruiken. De terugbetaling is beperkt tot de prijs van het goedkoopste vervoerbewijs beschikbaar bij dit gebruikte openbaar vervoermiddel. Bij het gebruik van de trein wordt enkel het gebruik van het vervoerbewijs 2e klasse terugbetaald.

Er dient - bij het afleggen van trajecten naar verschillende scholen van en naar het werk - gezocht te worden naar een zo voordelig mogelijke combinatie van vervoermiddel, respectievelijk vervoerbewijs.

Iedere wijziging moet binnen de maand aan de werkgever worden meegedeeld.

Vervoerskosten voor activiteiten waarvoor aparte werkingstoelagen bestaan (bvb. nascholing, vervoerskosten in het kader van de ondersteuningsnetwerken,… ) ressorteren niet onder het woon-werkverkeer.

3.1.2. Minimumafstandsgrenzen

Alle vervoerbewijzen voor openbaar vervoer worden terugbetaald.

Minimale afstand

Er zijn geen minimumafstandsgrenzen van toepassing.

Maximale afstand

De maximale afstand voor een enkele rit tussen de wettelijke woonplaats of de verblijfplaats en de plaats van tewerkstelling bedraagt 250 kilometer. Is deze afstand kleiner of gelijk aan 250 kilometer dan worden de vervoerkosten volledig terugbetaald zelfs indien de afstand van het woon-werktraject via het openbaar vervoer groter is dan 250 kilometer.

Is de afstand tussen de wettelijke woonplaats of de verblijfplaats en de plaats van tewerkstelling groter dan 250 kilometer, dan geldt een pro rata regeling. In dat geval wordt de terugbetaling van de vergoeding beperkt tot het werkelijk bedrag van de onkosten vermenigvuldigd met 250 en gedeeld door de afstand tussen de wettelijke woonplaats of de verblijfplaats en de plaats van tewerkstelling.

Bovendien is de terugbetaling niet beperkt tot de verplaatsing op het grondgebied België. Voor iemand die in het buitenland woont en werkt in België, komt de afstand woon-werkverkeer integraal in aanmerking voor terugbetaling, weliswaar binnen de grens van 250 kilometer.

3.1.3. Terugbetalingsmodaliteiten

Tenzij in het bevoegd lokaal onderhandelingscomité een ander tijdstip van uitbetaling is afgesproken, gebeurt de terugbetaling van de kosten voor het openbaar vervoer naar en van het werk door de werkgever op het einde van de maand volgend op de maand waarin de geldigheidsduur van het vervoerbewijs verstrijkt.

Als het personeelslid in meer dan één school, instelling en/of centrum voor leerlingenbegeleiding fungeert, kan het de terugbetaling vorderen in één van de scholen, instellingen en/of centra voor leerlingenbegeleiding indien het woon-werktraject met één vervoerbewijs wordt afgelegd. Indien het woon-werktraject naar de scholen, instellingen en/of centra voor leerlingenbegeleiding met verschillende vervoerbewijzen wordt afgelegd, vordert het met de afzonderlijke vervoerbewijzen, de vervoerskosten terug bij de respectievelijke scholen/centra voor leerlingenbegeleiding.

Deze uitbetaling gebeurt tegen afgifte van het vervoerbewijs uitgereikt door de maatschappijen die het gemeenschappelijk openbaar vervoer organiseren.

3.1.4. Uitdiensttreding of niet-gebruik van het vervoerbewijs

Het personeelslid dat uit dienst treedt of het vervoerbewijs om een andere reden niet meer gebruikt (vb. verhuizing, langere afwezigheid door zwangerschapsverlof, loopbaanonderbreking) is verplicht dit bewijs onmiddellijk (binnen twee werkdagen) in te leveren tegen ontvangstbewijs, bij de vervoermaatschappij die het heeft uitgereikt.

3.2. Verdere uitvoering/afhandeling

3.2.1. Indienen schuldvorderingen

De instellingen kunnen de gemaakte kosten in het kader van het woon-werkverkeer terugvorderen van de Vlaamse overheid. Hiertoe vullen ze het webformulier in en dienen ze het tijdig in bij de Vlaamse overheid. Dit formulier wordt opgemaakt per kalenderjaar en ingediend ten laatste voor 1 maart van het kalenderjaar volgend op het jaar waar de schuldvordering betrekking op heeft.

De schuldvordering wordt ingediend via het webformulier dat ter beschikking is gesteld via mijn onderwijs. https://mijnonderwijs2.vlaanderen.be/group/guest/schuldvordering-vervoerskosten

Schuldvorderingen die te laat worden ingediend, zullen onbehandeld blijven.

3.2.2. Controle

De vervoerbewijzen uitgereikt door de maatschappijen die het gemeenschappelijk openbaar vervoer organiseren, dienen gedurende vijf jaren te worden bewaard in de school/instelling en/of het centrum voor leerlingenbegeleiding. Deze bewijzen moeten op elk ogenblik kunnen worden voorgelegd aan de verificateur die de juistheid van de verklaring van schuldvordering zal nagaan aan de hand van de ingediende vervoerbewijzen.

3.2.3. Fiscaliteit

(…)

De aandacht dient erop gevestigd dat de werkgever ook de vereiste fiscale attesten moet afleveren.

Wenst u hierover meer informatie neem dan contact op met het contactcenter van de federale overheidsdienst financiën op het telefoonnummer 0257 257 57 (gewoon tarief).

Deze telefonische dienst is elke werkdag bereikbaar van 8 tot 17 uur.

(…)

4. Fietsvergoeding

4.1. Rechthebbenden

Elk voornoemd personeelslid dat onder het toepassingsgebied van deze omzendbrief valt en de fiets gebruikt voor :

- het volledige woon-werktraject;

- een gedeelte van het woon-werktraject (vóór- of nadat een ander transportmiddel wordt gebruikt).

Voor de personeelsleden vermeld onder punt 2.9°, de personeelsleden van de centra voor basiseducatie geldt deze regeling vanaf 1 september 2021

Met fiets wordt bedoeld:

1° een vervoermiddel met twee of meer wielen dat voortbewogen wordt door op pedalen te trappen.

2° een elektrische fiets: een vervoermiddel met twee of meer wielen dat voortbewogen wordt door op pedalen te trappen en waarvan de trapondersteuning wegvalt boven de 25 km/uur.

3° een speedpedelec: een vervoermiddel met twee of meer wielen dat voortbewogen wordt door op pedalen te trappen met een maximaal vermogen van 4KW en een ondersteuning tot maximaal 45 km/u, waarbij de motor alleen werkt als je zelf trapt.

Voor al deze fietsen wordt een fietsvergoeding voorzien vanaf 1 januari 2018 als ze in overeenstemming zijn zoals bepaald in het algemeen reglement op de politie van het wegverkeer.

Onder volledig woon-werktraject wordt verstaan : de verplaatsing met de fiets van de woonplaats of verblijfplaats tot aan de werkplaats, zonder dat een ander transportmiddel wordt gebruikt.

Onder gedeelte van het woon-werktraject wordt verstaan : de verplaatsing met de fiets vanaf de woonplaats of verblijfplaats tot op een plaats van waaruit het openbaar vervoer of een ander transportmiddel (bv. bij carpooling) wordt gebruikt voor de verdere woon-werkverplaatsing, of de verplaatsing met de fiets vanaf een halte van het openbaar vervoer of de plaats waar een ander transportmiddel wordt verlaten, tot aan de werkplaats (vb. onderwijsinstelling, hoofdzetel CLB).

Verplaatsingen tussen vestigingsplaatsen komen eveneens in aanmerking voor terugbetaling in het kader van het woon-werkverkeer.

Verplaatsingen per fiets voor activiteiten waarvoor aparte werkingstoelagen bestaan (bvb. nascholing, vervoerskosten in het kader van de ondersteuningsnetwerken,...) ressorteren niet onder het woon-werkverkeer.

4.2. Voorwaarde

Het personeelslid heeft recht op een maandelijkse fietsvergoeding voor de effectief gewerkte dagen waarop het de fiets gebruikt voor het woon-werkverkeer.

De minimale afstand waarvoor de fiets wordt gebruikt bedraagt 1 kilometer per enkele rit. Bovendien wordt per dag slechts één traject, heen en terug, vergoed per school, instelling of centrum waar het personeelslid werkt. Verplaatsingen naar huis tijdens lesvrije momenten komen bijgevolg niet in aanmerking voor terugbetaling.

4.3. Bedrag waarop het personeelslid recht heeft

Het bedrag van de fietsvergoeding dat terugbetaald wordt door de Vlaamse overheid bedraagt vanaf 1 januari 2022 0,21 euro per kilometer voor alle in aanmerking komende personeelsleden.

Bij de uitbetaling zal rekening gehouden worden met de effectieve dagen waarop de fiets werd gebruikt.

Per dag kan de fietsvergoeding voor het volledige traject niet gecumuleerd worden met de vergoeding voor de kosten van het openbaar vervoer.

Voorbeeld 1:

Het personeelslid werkt effectief 15 dagen in een bepaalde maand. Van deze 15 dagen rijdt het 12 dagen met de fiets. De afstand bedraagt 2 kilometer enkele rit. De fietsvergoeding voor die maand bedraagt :

12 dagen x 4 kilometer (afstand heen en terug) x 0,21 euro/kilometer = 10,08 euro.

Voorbeeld 2

Het personeelslid werkt effectief 15 dagen in een bepaalde maand. Van deze 15 dagen rijdt het 12 dagen met de fiets. De afstand bedraagt 2 kilometer enkele rit. Het personeelslid beschikt echter over een bewijs voor het openbaar vervoer voor die maand.

Het personeelslid heeft geen recht op een fietsvergoeding omdat het deze niet kan cumuleren met een terugbetaling van de onkosten van het openbaar vervoer.

4.4. Regeling tussen personeelslid en de school, de instelling of het centrum voor leerlingenbegeleiding

Aanvraag van de vergoeding - verklaring op eer :

De fietsvergoeding wordt aangevraagd door middel van een verklaring op eer.

De aanvraag moet bij de inrichtende macht, het (hoge)schoolbestuur,... van de school, instelling en/of centrum voor leerlingenbegeleiding waarbij het personeelslid tewerkgesteld is, worden ingediend. Als het personeelslid in meer dan één school, instelling en/of centrum voor leerlingenbegeleiding fungeert, moet voor elk(e) school, instelling en/of centrum voor leerlingenbegeleiding een afzonderlijke aanvraag worden ingediend.

De verklaringen op eer worden gedurende vijf jaren bewaard in de school, instelling en/of het centrum voor leerlingenbegeleiding. Deze verklaringen moeten op elk ogenblik kunnen worden voorgelegd aan de verificateur die de juistheid van de verklaring van schuldvordering zal nagaan aan de hand van de ingediende verklaringen op eer.

Uitbetaling :

De fietsvergoeding wordt maandelijks uitbetaald, tenzij in het bevoegd lokaal onderhandelingscomité een ander tijdstip van uitbetaling is afgesproken.

4.5. Misbruiken

Als wordt vastgesteld dat het personeelslid valse verklaringen aflegt, worden de uitbetaalde bedragen teruggevorderd.

Valse verklaringen kunnen eveneens aanleiding geven tot strafrechtelijke vervolging (1).

(1) Koninklijk besluit van 31 mei 1933 betreffende de verklaringen af te leggen in verband met subsidies, vergoedingen en toelagen.

4.6. Belastingen

De fietsvergoeding is in se niet onderworpen aan enige vorm van fiscaliteit. De federale regelgeving inzake inkomstenbelasting is hier van toepassing.

Op de loonfiche 281.10 wordt door de werkgever het totaal aantal afgelegde kilometers (heen en terug), evenals het totale jaarbedrag van de toegekende fietsvergoeding vermeld.

De personeelsleden moeten in kennis worden gesteld van het voorgaande en de nodige maatregelen moeten worden getroffen om uitvoering te geven aan deze omzendbrief.

5. Regeling van de terugbetaling van de vervoerkosten en de fietsvergoeding tussen de school, de instelling of het centrum voor leerlingenbegeleiding en de Vlaamse Gemeenschap

Elk(e) school, instelling of centrum voor leerlingenbegeleiding, ontvangt jaarlijks en voor het einde van het schooljaar, het bedrag van de afrekening van de vervoerkosten van het voorgaande jaar. Zij ontvangt in het najaar een voorschot van minimum 25% op de middelen voor de vervoerkosten van hetzelfde jaar op basis van de gegevens van het voorgaande jaar.

Jaarlijks moet ten laatste voor 1 maart op straffe van verval van het recht op terugbetaling, de verklaring van schuldvordering voor de terugbetaling van de door hen gedragen vervoerkosten, in worden ingediend via het terbeschikking gestelde webformulier: https://mijnonderwijs2.vlaanderen.be/group/guest/schuldvordering-vervoerskosten.

6. Bijlage

De link naar het webformulier voor het indienen van de schuldvordering:

https://mijnonderwijs2.vlaanderen.be/group/guest/schuldvordering-vervoerskosten