1. Wat is een schoolverandering?

Elke inschrijving van een leerling die op een eerder tijdstip al in een andere school was ingeschreven – ongeacht of deze leerling al effectief schoolloopt in de school - is een schoolverandering.

Elk van volgende inschrijvingen is dus een schoolverandering:

• een inschrijving voor het lopende schooljaar (waarbij de leerling al dan niet meteen overstapt van de oude naar de nieuwe school);
• een inschrijving in een andere school met het oog op het volgende schooljaar van een leerling die vandaag al schoolloopt;
• een inschrijving met het oog op het volgende schooljaar van een leerling die al is ingeschreven in een andere school maar nog in geen enkele school schoolloopt (bijv. meervoudige inschrijvingen van instappers in het kleuteronderwijs vóór het instapmoment)
• …

2. Hoe moet een schoolverandering geregistreerd worden?

Een school registreert elke inschrijving van een leerling op dezelfde manier: binnen de 7 kalenderdagen na de inschrijving (= ondertekening van het pedagogisch project en schoolreglement) door de ouders wordt de inschrijving ingevoerd in het schoolsoftwarepakket, dat de inschrijving uitwisselt met Discimus. Wanneer de leerling binnen de 7 kalenderdagen na de inschrijving start, moet de inschrijving uiterlijk op de dag van de start van de lesbijwoning geregistreerd worden.

Bij het registreren van de inschrijving dient in dit kader ook de nodige aandacht besteed te worden aan de correcte registratie van de inschrijvingsmoment en van de voorziene start van de lesbijwoning.

Voor meer informatie over de registratie, zie omzendbrief ‘Discimus – een toekomstgerichte manier om leerlingengegevens uit te wisselen’.

3. Wat is het ‘moment van inschrijving’?

Met het moment van de inschrijving wordt bedoeld: het moment (datum en tijdstip) waarop de ouder de inschrijving heeft genomen door het ondertekenen van het pedagogisch project en het schoolreglement. Het gaat dus om het moment waarop de ouder het kind effectief heeft ingeschreven, niét om het moment waarop u als school de inschrijving registreert via uw softwarepakket.

Het is uiterst belangrijk dat u dit moment correct, en meteen bij het registreren van de inschrijving, invoert in uw schoolsoftwarepakket. De nieuwe regelgeving rond inschrijvingsrecht hanteert immers het achterliggend principe dat een inschrijving die gerealiseerd wordt nàdat de leerling al in een andere school was ingeschreven, een wenselijkere inschrijving is. Het moment van de inschrijving bepaalt dus of het om de laatste (en meest wenselijke) inschrijving gaat of niet.

Een recentere inschrijving voor hetzelfde schooljaar in een andere school voor gewoon onderwijs voor hetzelfde onderwijsniveau (kleuter/lager) beëindigt een eerdere inschrijving van rechtswege. Als een school dus het moment van inschrijving verkeerd invoert, leidt dit mogelijk tot een onterechte uitschrijving.

4. Wat is ‘het voorziene instapmoment’?

Het voorziene instapmoment is het moment waarop de school verwacht dat de leerling effectief zal starten in de school. Dit kan een andere instapdatum zijn dan de eerste schooldag van september of de reguliere instapmomenten in het kleuteronderwijs.

Het correct registreren van het voorziene instapmoment is dus belangrijk:

• voor de inschrijvende school: die moet weten vanaf wanneer ze de leerling mag verwachten.
• Voor de uitschrijvende school: de leerling kan pas worden uitgeschreven vanaf de datum van de effectieve start van de lesbijwoning, wanneer de voorziene startdatum van de meest recente inschrijving verschilt van de eerste schooldag van september of de voorziene instapdatum voor kleuters van het jongste geboortejaar.

Bv. N.a.v. een verhuis schrijven ouders hun kind in in een nieuwe school, op 15 april 2024, voor schooljaar 2024-2025. De leerling zal pas instappen in de nieuwe school op 6 januari 2025, aangezien de verhuis gepland is tijdens de kerstvakantie. De oude school zal op 1 juli 2024 informatie ontvangen over de schoolverandering, en mag de leerling uitschrijven vanaf 6 januari 2025.

5. Wanneer en hoe word ik op de hoogte gebracht van een schoolverandering?

Een schoolverandering (of dubbele inschrijving) komt aan het licht van zodra beide scholen de inschrijving via hun softwarepakket hebben uitgewisseld via Discimus. Via het softwarepakket zal de school een melding ontvangen van een wijziging in de schoolloopbaan van de leerling.

Wanneer het gaat om een schoolverandering tijdens het lopende schooljaar, wordt de school daarvan meteen na de vaststelling via Discimus op de hoogte gebracht.

Wanneer het gaat om een schoolverandering met het oog op het volgende schooljaar, hangt het moment van de melding af van het moment waarop de ouder de leerling heeft ingeschreven:

• Inschrijvingen die gebeuren in de loop van het voorafgaande schooljaar (tot 30 juni) worden op 1 juli gemeld aan de betrokken scholen.
• Inschrijvingen tijdens de zomervakantie (tussen 1 juli en 31 augustus) worden meteen gemeld nadat de inschrijving via Discimus werd geregistreerd.

De school krijgt op het moment van de melding een zicht op alle scholen waarin de leerling op dat moment is ingeschreven, met voor elke school een vermelding van het moment van de inschrijving en het voorziene instapmoment.

Van zodra de school deze melding van wijziging in de schoolloopbaan van een leerling ontvangt, en via de beschikbare informatie kan oordelen of er sprake is van een latere inschrijving, schrijft de school de leerling uit.  

6. Mag of moet een school een leerling uitschrijven na een melding van wijziging van schoolloopbaan? 
Mag een leerling zich nog inschrijven in meerdere scholen?

Een recentere inschrijving voor hetzelfde schooljaar in een andere school voor gewoon onderwijs voor hetzelfde onderwijsniveau (kleuter/lager) beëindigt een eerdere inschrijving van rechtswege.

Een school schrijft deze leerling dus uit.

Een school mag uiteraard contact opnemen met de ouders of met de andere school als u vermoedt dat er een vergissing is gebeurd, maar de vaststelling van een inschrijving op een later tijdstip via uw softwarepakket beëindigt de eerdere inschrijving van rechtswege.

Bij een inschrijving voor een ander niveau (kleuter/lager), kan de ‘oude’ school wel beslissen op basis van de melding van schoolverandering om uit te schrijven. De school kan op dat moment de ouders contacteren en vragen een definitieve keuze te maken, maar kan ook zonder de ouders te raadplegen, beslissen de leerling uit te schrijven.

Voorbeeld: een kind loopt school in een autonome kleuterschool, in de derde kleuterklas. Ouders schrijven hun kind in voor het lager onderwijs in een lagere school. In afwachting of het kind voldoet aan de toelatingsvoorwaarden, kan de kleuterschool het kind ingeschreven houden.

Een recentere inschrijving voor het buitengewoon onderwijs, beëindigt een eerdere inschrijving niet van rechtswege. Daar kan de ‘oude’ school wel beslissen op basis van de melding van schoolverandering om uit te schrijven.

De school kan op dat moment de ouders contacteren en vragen een definitieve schoolkeuze te maken, maar kan ook zonder de ouders te raadplegen, beslissen de leerling uit te schrijven.

Voorbeeld: een leerling zit in het gewoon onderwijs en schrijft zich in voor het buitengewoon onderwijs in maart met het oog op volgend schooljaar. De ouders willen een gesprek met de huidige of nieuwe school afwachten alvorens definitief te beslissen om over te stappen naar de school voor buitengewoon onderwijs. Deze leerling kan tegelijk ingeschreven zijn in de school voor gewoon en buitengewoon onderwijs tot de ouders een beslissing gemaakt hebben.
De school voor gewoon onderwijs kan beslissen om uit te schrijven met het oog op volgend schooljaar.

Een leerling is in slechts één school subsidieerbaar of financierbaar als regelmatige leerling.

7. Is de melding van schoolverandering of dubbele inschrijving de enige basis voor uitschrijving van een leerling naar aanleiding van een schoolverandering?

Een leerling mag ook uitgeschreven worden in het kader van een aanmeldingsprocedure als de leerling in een school van hogere keuze werd ingeschreven (zie de omzendbrieven inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures).

Een melding door ouders, of een inschrijving in een school van hogere keuze in het kader van een aanmeldingsprocedure, kan ook vóór 1 juli van het voorafgaande schooljaar.

8. Wat als een leerling van school verandert naar Wallonië of het buitenland?

Scholen die op de hoogte gebracht worden van een schoolverandering van één van hun leerlingen naar een school in Wallonië of naar het buitenland, kunnen deze leerling uitschrijven zonder bericht van de nieuwe school af te wachten, of zonder vaststelling van schoolverandering in het softwarepakket. Inschrijvingen in scholen in Wallonië of het buitenland worden immers niet uitgewisseld via Discimus.

9. Wat als een leerling overstapt op huisonderwijs of van huisonderwijs naar schoolonderwijs?

Ouders die opteren voor huisonderwijs moeten uiterlijk op de derde schooldag van het schooljaar een verklaring van huisonderwijs met bijhorende informatie over het huisonderwijs indienen bij het Agentschap voor Onderwijsdiensten.

Alleen in uitzonderlijke gevallen mag er daarna nog een omschakeling van schoolonderwijs naar huisonderwijs zijn (zie http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/hoe-organiseer-ik-huisonderwijs#start.) 

Van huisonderwijs naar schoolonderwijs omschakelen kan altijd.

Concreet kunnen zich twee situaties voordoen:

• Verandering van schoolonderwijs naar huisonderwijs tijdens het schooljaar

Leerlingen waarvan de ouders meedelen dat ze voortaan huisonderwijs (individueel onderricht of in een privéschool) volgen moeten door de school uitgeschreven worden. Ook hier is immers geen vaststelling van schoolverandering naar een nieuwe school via het schooladministratiepakket te verwachten. De ouders moeten een verklaring van huisonderwijs indienen. Het huisonderwijs kan doorgaan mits het betrokken CLB binnen de 10 werkdagen geen bezwaar indient bij het Agentschap voor Onderwijsdiensten. De school hoeft verder geen melding te doen bij AGODI.

• Verandering van huisonderwijs naar schoolonderwijs tijdens het schooljaar

Wanneer ouders hun kind in de loop van een schooljaar in een school komen inschrijven met de boodschap dat het kind tot dan huisonderwijs gevolgd heeft, kan de school de ouders sensibiliseren dat zij het Agentschap voor Onderwijsdiensten informeren over het stopzetten van het huisonderwijs. De school hoeft geen melding te doen bij AGODI. 

Voor meer informatie over huisonderwijs:

http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/huisonderwijs-voor-leerplichtige-leerlingen

10. Wat bij schoolveranderingen van het gewoon naar het buitengewoon basisonderwijs?

Een schoolverandering van het gewoon naar het buitengewoon basisonderwijs is slechts mogelijk als de leerling over een verslag voor toegang tot het buitengewoon onderwijs (of over een voorlopig verslag voor type 3) beschikt waaruit blijkt welk type voor het buitengewoon onderwijs voor hem is aangewezen. Nadere informatie hieromtrent vindt u in de omzendbrief toelatingsvoorwaarden voor het buitengewoon basisonderwijs.

De registratie van de inschrijving in het buitengewoon onderwijs verschilt niet van die van een inschrijving in het gewoon onderwijs.

Bij een schoolverandering van het gewoon naar het buitengewoon onderwijs, is de school voor gewoon onderwijs niet verplicht deze leerling uit te schrijven. Ze kan dat wel doen op basis van een melding schoolverandering.

11. Wat bij schoolveranderingen van het buitengewoon naar het gewoon basisonderwijs?

De verantwoordelijkheid voor het schoolveranderen ligt hier bij de ouders. Zij oordelen of het verantwoord is dat hun kind van het buitengewoon naar het gewoon basisonderwijs verandert. Een leerling die beschikt over een verslag voor toegang tot het buitengewoon onderwijs, wordt in het gewoon onderwijs steeds ingeschreven onder ontbindende voorwaarde (zie omzendbrief inschrijvingsrecht in het gewoon onderwijs)

De registratie van een inschrijving onder ontbindende voorwaarde in Discimus verschilt niet van een andere inschrijving in het gewoon onderwijs (zie omzendbrief ‘Discimus – Uitwisseling van leerlingengegevens’)

Bij een schoolverandering van het buitengewoon naar het gewoon onderwijs, is de school voor buitengewoon onderwijs niet verplicht deze leerling uit te schrijven. Ze kan dat wel doen op basis van een melding schoolverandering.

12. Zijn er nog andere verplichtingen wanneer een leerling van school verandert?

Het decreet rechtspositie leerlingen bepaalt de voorwaarden waaronder vanaf 1 september 2014 bij schoolverandering leerlingengegevens overgedragen worden. Het initiatief voor deze overdracht ligt bij de oude school. Meer informatie hierover vindt u in omzendbrief BaO/2014/05 - overdracht van leerlingengegevens bij schoolverandering.

13. Linken met andere omzendbrieven

Deze omzendbrief heeft ook linken met volgende omzendbrieven:

BaO/2006/01, ‘Controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs’ en BaO/2006/05, ‘Controle van de leerlingen in het buitengewoon basisonderwijs’

BaO/2012/01, ‘Inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het buitengewoon basisonderwijs’

BaO/2014/05, ‘overdracht van leerlingengegevens bij schoolverandering’

BaO/2022/02, ‘Inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het gewoon basisonderwijs’

(1): Ouders: de personen die het ouderlijk gezag uitoefenen of in rechte of in feite de minderjarige onder hun bewaring hebben.