1. Inschrijvingsregister

1.1. Algemeen

Het is belangrijk om de bepalingen in de omzendbrief (BaO/2012/01) ‘Inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het basisonderwijs' en de omzendbrief (BaO/2012/03) ‘Inschrijvingsregister basisonderwijs’ te raadplegen voor de juiste toepassing van het inschrijvingsrecht (verplicht gebruik inschrijvingsregister,…).

1.2. Aandachtspunt

Informatie over ouderlijk gezag, bv. bij betwisting van de inschrijving door een van de ouders, kan je terugvinden in de omzendbrief NO/2005/01 (13AC) 'Ouderlijk gezag in onderwijsaangelegenheden'.

2. Leerlingendatabank - stamboekregister

2.1. Algemeen

Elke school (= één instellingsnummer) houdt een elektronische leerlingendatabank met bijhorend stamboek bij.

Indien nodig, moet elke school op vraag van de verificatie een volledig en correct stamboek kunnen voorleggen met alle ingeschreven leerlingen toestand 1 februari vorig schooljaar, aangevuld met alle in- en uitschrijvingen vanaf die datum (model bijlage 1).

Alle kleuters en leerlingen krijgen in de leerlingendatabank slechts één stamnummer; leerlingen die herinschrijven krijgen hun oude stamnummer. Het stamnummer is uniek en mag geen twee keer worden gebruikt voor verschillende leerlingen.

De datum waarop de school de betrokken leerling in de school verwacht, wordt ingevuld als begindatum van inschrijving. Meestal valt de begindatum van inschrijving op 1 september.

Indien de leerling vanaf de eerste schooldag van het schooljaar verwacht wordt, vul je 1 september in als begindatum van inschrijving, ook al is 1 september niet de eerste schooldag. Ook voor nieuw instappende kleuters kan je 1 september als de begindatum van inschrijving registreren, ook al valt de eerste schooldag in sommige schooljaren op 2 of 3 september.

Scholen die fusioneren of programmeren en een nieuw instellingsnummer krijgen, starten met een nieuwe leerlingendatabank en een nieuw stamboek.

Blijft een van de bestaande nummers behouden, dan wordt de databank en het stamboek van de school die het schoolnummer behoudt geactualiseerd op de eerste schooldag van het nieuwe schooljaar. De leerlingen die daar voor het eerst worden ingeschreven en de overgenomen leerlingen krijgen een nieuw stamnummer.

Wanneer er structuurwijzigingen zijn zonder dat het instellingsnummer wijzigt, blijven de leerlingendatabank en het stamboekregister behouden en vul je ze verder aan.

Op elke teldag (eerste schooldag van oktober en/of februari) wordt het totale aantal leerlingen samengeteld in een overzichtslijst per leerlingengroep. Deze overzichtslijst verificatie moet minstens alle gegevens bevatten van het model in bijlage (Bijlage 2). De school moet op vraag van de verificateur dit overzicht kunnen afdrukken.

Voor richtlijnen over het registreren van leerlingengegevens, verwijzen we ook naar de omzendbrief ‘DISCIMUS – Uitwisseling van leerlingengegevens’ (NO/2012/01).

2.2. Invullen van de verschillende kolommen

- Stamnummer van de leerling: een numeriek veld van 7 cijfers waarvan de eerste twee het schooljaar weergeven waarin de leerling verwacht wordt en de volgende vijf het volgnummer van de inschrijving. Het stamnummer blijft behouden als de leerling of kleuter na uitschrijving opnieuw in de school wordt ingeschreven. Je vermeldt de nieuwe begindatum van de inschrijving en vult de schooljaren verder aan.

- Naam, voornaam, geboorteplaats en -datum, M/V (mannelijk, vrouwelijk).

- VP: het nummer van de vestigingsplaats.

- Begindatum van inschrijving en datum van uitschrijving: formaat = DD-MM-JJ, vb: 23-09-14.

- Schooljaar: in de kolom met het overeenstemmende schooljaar wordt de afkorting vermeld van de leerlingengroep (bv Kleuter: T1/PE1,T6/K3,..; Lager: T7/PE3, T6/L2,...).

- Wijzigingen binnen dezelfde school: bij wijzigingen in de loop van het schooljaar (bv wijziging leerlingengroep, type, vestigingsplaats,...) noteer je de juiste ingangsdatum van de wijziging in de kolom ‘begindatum inschrijving’. De nieuwe leerlingengroep vermeld je in de kolom met het overeenstemmende ‘schooljaar’ en het nummer van de nieuwe vestigingsplaats in de kolom VP. Deze wijzigingen worden vermeld op een nieuwe lijn. De vorige toestand blijft vermeld in het stamboek. Je noteert hiervoor geen datum van uitschrijving uit de school.

- Reden in of uitschr/schoolverandering: je vult deze rubriek in wanneer er een schoolverandering is naar of van een andere school. Voor andere uitschrijvingen kan je hier de reden vermelden.

3. Aanwezigheidsregisters

3.1. Algemeen

- Scholen en centra wisselen via DISCIMUS afwezigheidsgegevens van hun leerlingen uit. Voor meer informatie over de elektronische uitwisseling van afwezigheidsgegevens van leerlingen, zie ook punt 3 in de omzendbrief ‘DISCIMUS – Uitwisseling van leerlingengegevens’(NO/2012/01). Elektronische registers (per klas) of per leerlingengroep) moeten op scherm raadpleegbaar zijn en op vraag van de verificateur afgedrukt worden.

- Het aanwezigheidsregister moet minstens alle gegevens bevatten zoals het model in bijlage (Bijlage 3).

3.2. Opmaak van het aanwezigheidsregister

- Alle leerlingen of kleuters worden bij de aanvang van het schooljaar in alfabetische volgorde opgenomen in het aanwezigheidsregister. Deze volgorde kan achteraf niet meer wijzigen.

- Leerlingen of kleuters die achteraf bijkomen, voeg je chronologisch toe. De reden kan je bij de ‘opmerkingen’ vermelden (bv komt van L2b, komt van school..., eerste inschrijving,...)

- Indien verschillende administratieve groepen als één leerlingengroep in eenzelfde aanwezigheidsregister opgenomen worden, moet je een duidelijk onderscheid maken tussen de administratieve groepen.

Er zijn verschillende mogelijkheden.

De verschillende administratieve groepen kan je afzonderlijk alfabetisch ordenen en onmiddellijk onder elkaar noteren (bv. eerst alle leerlingen van L1, vervolgens alle leerlingen van L2, telkens alfabetisch).

Je kan ook alle leerlingen van een bepaalde leerlingengroep in één geheel (gemengd) alfabetisch ordenen. Vermeld de administratieve groep waar de leerling deel van uitmaakt naast de naam van de leerling. Op die manier is het onderscheid tussen de verschillende administratieve groepen duidelijk.

Je kan vanzelfsprekend ook aparte aanwezigheidsregisters hanteren, volgens de klassieke werkwijze.

- Bij verandering van leerlingengroep of verlaten van de school wordt naast de naam van de leerling een doorlopende lijn getrokken of wordt de lijn opgevuld met een grijswaarde tot het einde van het schooljaar met vermelding van de reden bij de rubriek “opmerkingen”. Wanneer een uitgeschreven leerling in de loop van het schooljaar opnieuw inschrijft, noteer je deze leerling onderaan in het register.

- Doorstreep op gewone klasvrije dagen de kolommen. Extra-muros-activiteiten worden als gewone aanwezigheid genoteerd. Een halve dag schorsing van de lessen op de laatste schooldag voor de zomervakantie en de eventuele dag schorsing van de lessen na verkiezingen in scholen met verkiezingsbureaus, kunnen de afwezigheidscode ‘°’ krijgen. Facultatieve verlofdagen krijgen de code ‘+’. Pedagogische studiedagen krijgen de code ‘*’. Deze codes gebruik je voor de leerplichtige leerlingen. Voor niet-leerplichtige kleuters wordt de afwezigheidscode A gebruikt.

3.3. Invullen van de verschillende kolommen

- Stamnummer: zie stamboekregister.

- Naam, volledige voornaam

- Type buitengewoon onderwijs

- Code voor keuze levensbeschouwelijk vak van toepassing in alle scholen waar de keuzemogelijkheid bestaat (kolom “Godsdienst/Zedenleer/Andere”):

NCZ = Niet-confessionele zedenleer

KGD = Katholieke godsdienst

PGD = Protestants-evangelische godsdienst

ISR = Israëlitische godsdienst

ISL = Islamitische godsdienst

ORT = Orthodoxe godsdienst

ANG = Anglicaanse godsdienst

CBS = Cultuurbeschouwing

VRG = Vrijgesteld

- Schoolbezoek per halve dag:

Je vult hier de passende afwezigheidscode in. Alle afwezigheidscodes en de toepassing ervan kan je terugvinden in de omzendbrief (BaO/2002/11) 'Afwezigheden in het basisonderwijs'.

Je moet enkel afwezigheden aanduiden in het register. Je moet geen verticale streepjes meer plaatsen ter aanduiding van aanwezigheden.

De afwezige leerplichtige leerlingen waarvoor de reden van afwezigheid nog niet gekend is, duid je voorlopig aan met een horizontaal streepje en vul je achteraf aan met een passend teken van zodra je de juiste reden van de afwezigheid kent.

Voor leerlingen die laattijdig op school aankomen is het aan de school om te oordelen of hier een aanwezigheid dan wel een afwezigheid genoteerd wordt.

Begeleidingsdossiers van 5-jarige leerplichtige leerlingen in het kleuteronderwijs moeten ter inzage zijn voor de verificateurs.

Alle verantwoordingsdocumenten voor de afwezigheden van voltijds leerplichtigen in het basisonderwijs (…) (leerplichtige leerlingen in het lager onderwijs of 6/7-jarige leerlingen in het kleuteronderwijs) en niet-leerplichtige leerlingen in het lager onderwijs, behalve het begeleidingsdossier, klasseer je per klas en chronologisch per leerling.

Alle wettigingen, alsook het begeleidingsdossier moeten op de school ter inzage zijn voor de verificateurs.

4. Inschrijvingsdocumenten

4.1. Identificatie

- Het is van belang om de juiste schrijfwijze van de naam van een leerling te kennen, samen met de correcte geboortedatum. Baseer je hiervoor bij voorkeur op een officieel bewijsstuk waaruit ook het rijksregisternummer blijkt.

- Naast het rijksregisternummer wordt soms ook gebruik gemaakt van het BIS-nummer. Dit nummer wordt beheerd door de Kruispuntbank voor Sociale Zekerheid en kan worden toegekend aan personen die niet beschikken over een rijksregisternummer, bijvoorbeeld leerlingen die niet gedomicilieerd zijn in België. Het is, net als het rijksregisternummer, een uniek nummer voor de betrokken persoon. Een BIS-nummer is te onderscheiden van een Rijksregisternummer doordat de geboortemaand is vermeerderd met 20 of 40.

- Het ontbreken van een bewijsstuk, ook bij een vermoeden van illegaal verblijf, mag geen reden zijn om een inschrijving te weigeren. Het is ook geen reden waarom de inschrijving niet rechtsgeldig zou zijn. Wel dient de schooldirectie maximale inspanningen te leveren om fictieve inschrijvingen te vermijden.

4.2. (…) IAC-verslag

- De leerling moet aan de toelatingsvoorwaarden voldoen voor het onderwijsniveau en het type waar hij/zij zich wil inschrijven. 

(…) Er is voor de toelating van een leerling tot het buitengewoon onderwijs een verslag van het CLB (…) vereist, waaruit o.a. blijkt welk type voor de leerling van toepassing is. (…)

Meer informatie kan je terugvinden in de omzendbrief ‘Toelatingsvoorwaarden in het buitengewoon basisonderwijs en verslag voor toegang tot een individueel aangepast curriculum in het gewoon basisonderwijs of voor toegang tot het buitengewoon basisonderwijs’ (BaO/2007/02).

4.3. Overgang tussen de niveaus en afwijkingen

Een leerling moet aan de toelatingsvoorwaarden voldoen voor het onderwijsniveau waarin hij/zij zich wil inschrijven.

Informatie i.v.m. deze leeftijdsvoorwaarden en afwijkingen kan je terugvinden in de omzendbrief ‘Toelatingsvoorwaarden in het buitengewoon basisonderwijs en verslag voor toegang tot een individueel aangepast curriculum in het gewoon basisonderwijs of voor toegang tot het buitengewoon basisonderwijs’ (BaO/2007/02).

4.4. Keuze levensbeschouwelijke vakken

- Bij de inschrijving van hun leerplichtig kind in het officieel lager onderwijs bepalen de ouders, bij ondertekende verklaring, of hun kind een cursus in één van de erkende godsdiensten of een cursus niet-confessionele zedenleer volgt. Ouders die op basis van hun religieuze of morele overtuiging bezwaren hebben tegen het volgen van één van de cursussen godsdienst of niet-confessionele zedenleer kunnen kiezen voor een vrijstelling (omzendbrief 'Onderwijsinspectie over de erkende godsdiensten en de niet-confessionele zedenleer'(GD/2002/05)).

- De formulieren Keuze van een levensbeschouwelijke vak of aanvraag van een vrijstelling klasseer je volgens stamnummer of alfabetisch per leerlingengroep.

4.5. Opvraging van de leerlingenkenmerken binnen scholen voor buitengewoon onderwijs die de types 1, 3 of basisaanbod aanbieden voor externe en semi-interne leerlingen

In het kader van het gelijke onderwijskansenbeleid (GOK) worden sinds het schooljaar 2008-2009 een aantal leerlingenkenmerken opgevraagd. Enkel scholen voor buitengewoon onderwijs die de types 1, 3 of basisaanbod aanbieden voor externe en semi-interne leerlingen, zijn bij de bevraging betrokken.

De leerlingenkenmerken waarover het gaat, zijn:

- taal

- opleidingsniveau van de moeder

- Het beantwoorden aan deze indicatoren gebeurt op grond van een schriftelijke verklaring op eer, gedateerd en ondertekend door een persoon die het ouderlijk gezag uitoefent of die de minderjarige leerplichtige leerling in rechte of in feite onder zijn bewaring heeft. 

- Deze leerlingenkenmerken worden door de school en AGODI uitgewisseld via DISCIMUS. Ingevulde verklaringen op eer blijven geldig; je moet de ouders dus niet opnieuw bevragen.

- Voor nieuw instappende kleuters, leerlingen die uit het buitenland komen of van een Franstalige school, moet je een verklaring op eer laten invullen wanneer zij zich inschrijven. De kenmerken van deze leerlingen zijn immers nog niet in de databank van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI) geregistreerd.

- Bij een ‘gewone’ schoolverandering van een door de Vlaamse gemeenschap erkende/gefinancierde/gesubsidieerde school naar een andere, moeten de ouders geen nieuwe verklaring op eer indienen. Je registreert de leerling in je schooladministratiepakket en wisselt de gegevens van de leerling via DISCIMUS uit met AGODI. Via DISCIMUS zullen scholen onmiddellijk na de inschrijving kunnen raadplegen of AGODI voor een bepaalde leerling over leerlingenkenmerken beschikt en welke de meest recente leerlingenkenmerken zijn. Zo weten scholen onmiddellijk of het nodig is om de ouder(s) toch een verklaring op eer te laten invullen.

- Wanneer de leerlingenkenmerken gewijzigd zijn, dan kan je deze gewijzigde kenmerken gewoon uitwisselen via DISCIMUS.

- Het modelformulier van de verklaring op eer vind je in bijlage. Het is de bedoeling dat per kind één formulier wordt ingevuld.

- Tevens vind je een modelbrief voor de ouders met meer informatie over deze bevraging. Wij vragen je de tekst uit de modelbrief enkel aan te passen in de alinea waar gesteld wordt aan wie het formulier terugbezorgd moet worden. We geven er de voorkeur aan dat je briefomslagen meegeeft aan de leerlingen omwille van het vertrouwelijk karakter van de vragenlijst. Het is belangrijk dat ouders weten dat hun gegevens vertrouwelijk zullen worden behandeld.

Het formulier is vertaald in het Frans, Duits, Engels, Spaans, Italiaans, Portugees, Turks en standaard Arabisch.

- Let op: vergeet niet om steeds de begeleidende brief bij deze verklaring op eer mee te geven met de ouders.

- De gegevens van het formulier moeten letterlijk overgenomen worden, er mag door de school geen interpretatie gemaakt worden. De formulieren klasseer je per stamnummer.

- Wie vult de vragenlijst in?

De natuurlijke ouder of adoptieouder vult deze vragenlijst in. Ook diegene die instaat voor de feitelijke opvoeding van het kind (bv. grootouder), kan als vader of moeder aangezien worden. Wanneer het kind in een instelling of in een pleeggezin woont, mag de pleegouder of het hoofd van de instelling deze lijst invullen. De vragen gaan dan wel over de gezinssituatie van het kind vóór het verblijf in het pleeggezin of de instelling.

Wanneer er in de gezinssituatie geen of meerdere moeders of vaders zijn, dan oordelen de ouder(s) zelf. Ze kunnen er in dat geval voor kiezen om de verklaring in te laten vullen door: één van beide moeders of vaders, door de alleenstaande moeder of vader, door de adoptiemoeder,…

5. Dubbel ingeschreven leerlingen en schoolveranderingen

- Wanneer een leerling in meerdere scholen ingeschreven is of van school verandert, wordt een school daarvan op de hoogte gebracht via (…) het schooladministratiepakket.

Voor meer informatie over schoolverandering, zie de omzendbrief ‘Schoolveranderen in het basisonderwijs’ (BaO/1997/12).

- Een leerling die in meerdere scholen ingeschreven is, kan slechts in één school financierbaar/subsidieerbaar zijn.

6. Verificatie van de gegevens

- Alle vereiste inschrijvingsdocumenten houd je op het administratieve adres van de school centraal bij en klasseer je volgens stamnummer. Keuzeformulieren levensbeschouwing mag je ook alfabetisch per leerlingengroep klasseren.

- De aanwezigheidsregisters en inschrijvingsregisters blijven minstens 5 jaar bewaard en de registers van het lopende schooljaar kunnen op elk moment ter beschikking gesteld worden voor verificatie. Voor meer informatie over het bewaren van documenten kan je terecht in de omzendbrief 'Bewaartermijnen van leerlinggebonden documenten’ (BaO/2005/03).

- De attesten voor het wettigen van afwezigheden en de eventuele begeleidingsdossiers blijven tot het einde van het schooljaar, en het daaropvolgende schooljaar, ter inzage bewaard. De attesten worden alfabetisch en chronologisch geklasseerd per leerlingengroep.

- Ook in geval van afwezigheid van directie of administratieve medewerker moet je alle documenten (overzichtslijst verificatie, aanwezigheidsregister, inschrijvingsregisters en inschrijvingsdocumenten) kunnen voorleggen.

- Het is niet langer nodig om pedagogische studiedagen, facultatieve verlofdagen of voorziene afwezigheid van de directie te melden aan het Agentschap voor Onderwijsdiensten of de verificateur (afwijkingen op de organisatie van het schooljaar dienen uiteraard wel aangevraagd bij AGODI).

- De verificateur kondigt in principe het verificatiebezoek vooraf aan, maar ook onaangekondigde controles zijn mogelijk.

- De contactgegevens van de verificateurs vind je hier.

7. Bijlagen