1.
Inleiding
Voor elke leerling die in een school ingeschreven is, maakt een school bepaalde documenten aan. Een school verzamelt bijgevolg in de loop der jaren een grote hoeveelheid van dergelijke documenten. Vaak rijst dan de vraag hoelang dit alles bewaard dient te worden. Deze omzendbrief probeert scholen hierbij een houvast te bieden door aan te geven hoelang leerlinggebonden documenten volgens de onderwijsregelgeving bewaard moeten worden. Daarnaast heeft ook de onderwijsinspectie een lijst opgesteld van te bezorgen informatie in het kader van een schooldoorlichting.
2.
Documenten waarvan de termijn vastgelegd is in onderwijsregelgeving
2.1.
Het stamboekregister
Elke school dient te beschikken over een (elektronisch) stamboekregister (omzendbrieven BaO/2006/4 en BaO/2006/5). Dit stamboekregister dient 30 jaar bijgehouden te worden.
(…)
2.2.
De notulen van de klassenraad
De notulen van de beraadslaging van de klassenraad (met het oog op het toekennen van het getuigschrift basisonderwijs) worden opgenomen in een speciaal register, dat ten minste 15 jaar bewaard wordt (Besluit van de Vlaamse regering van 24 november 1998, art. 5).
De getuigschriften basisonderwijs zelf worden steeds met de leerlingen meegegeven.
Opgelet: personeelsleden die aangesteld waren in een vrij medisch pedagogisch instituut en die tegelijkertijd niet-gesubsidieerde diensten gepresteerd hebben aan een school van het buitengewoon onderwijs kunnen onder bepaalde voorwaarden deze diensten in de geldelijke anciënniteit laten opnemen. Voor de scholen bij wie deze niet-gesubsidieerde diensten gepresteerd werden, is het dan ook aan te raden de notulen van de klassenraden vanaf 1/9/1981 als bewijsstukken te bewaren. En dit tot de bij deze klassenraden aanwezige personeelsleden met pensioen zijn. Het gaat hier om alle klassenraden, dus niet enkel deze van de klassenraden omtrent het toekennen van de getuigschriften basisonderwijs.
2.3.
Aanwezigheidsregister
Het aanwezigheidsregister moet tenminste 5 jaar bewaard worden. (omzendbrieven BaO/2006/4 en BaO/2006/5).
2.4.
Afwezigheidsattesten en begeleidingsdossier problematische afwezigheden
Deze moeten tot het eind van het schooljaar en het daarop volgende schooljaar bewaard worden (omzendbrief BAO/2002/11).
2.5.
Inschrijvings- en aanmeldingsregister
Het inschrijvings-en aanmeldregister wordt minimaal bewaard tot en met 31 augustus van het schooljaar dat volgt op het schooljaar waarop het register betrekking heeft en maximaal 5 jaar (omzendbrief BaO 2012/03).
2.6.
Verklaringen op eer die aantonen dat leerlingen beantwoorden aan de leerlingenkenmerken m.b.t. het opleidingsniveau van de moeder en de thuistaal (gewoon basisonderwijs)
Deze worden ten minste vijftien jaar bewaard door de school (besluit van de Vlaamse regering van 6 februari 2009 houdende de werkingsbudgetten in het basisonderwijs en de werkingsbudgetten in het secundair onderwijs, art. 4 / besluit van de Vlaamse regering van 17 juni 1997 betreffende de personeelsformatie in het gewoon basisonderwijs, art. 6).
2.7.
Attesten die de indicator “ouders behoren tot de trekkende bevolking” en verklaringen op eer die de indicator “thuisloos” aantonen (gewoon basisonderwijs)
Deze worden ten minste vijftien jaar bewaard (besluit van de Vlaamse regering van 17 juni 1997 betreffende de personeelsformatie in het gewoon basisonderwijs, art. 6).
2.8.
Documenten of verklaringen die aantonen dat leerlingen aan één of meer gelijke kansenindicatoren beantwoorden (buitengewoon basisonderwijs)
Deze verklaringen of documenten worden ten minste vijf jaar bewaard op school (decreet basisonderwijs van 25 februari 1997, art. 139undecies, §2).
2.9.
Anderstalige nieuwkomers
De verklaringen die aantonen dat anderstalige nieuwkomers voldoen aan de voorwaarden worden ten minste vijf jaar in de school bewaard (decreet basisonderwijs van 25 februari 1997, art. 3, 4quater°, b).
2.10.
Registratie afzondering en fixatie
Scholen moeten elke keer ze een maatregel inzake afzondering en fixatie bij een individuele leerling nemen informatie registreren. Daarbij wordt de volgende informatie geregistreerd:
- het type maatregel;
- de omstandigheden, de aanleiding of reden en uitgeprobeerde alternatieven;
- het verloop van de maatregel;
- het tijdstip van begin en einde;
- de tijdstippen van en observaties tijdens het toezicht;
- of er verwondingen bij de leerling/interne of bij derden zijn;
- de eventuele opmerkingen van de leerling/interne en de ouders over het verloop van de maatregel;
- de nabespreking.
Deze registratie moet 10 schooljaren nadat er voor de laatste keer een maatregel inzake afzondering of fixatie werd genomen, worden bewaard.
Voor meer informatie, raadpleeg: omzendbrief GD/2024/01
3.
Te bezorgen informatie in het kader van een doorlichting door de onderwijsinspectie
Meer info over de te bezorgen informatie in het kader van een doorlichting vindt u via volgende link voor het gewoon basisonderwijs: Doorlichting gewoon basisonderwijs (gbao) | (onderwijsinspectie.be) en volgende link voor het buitengewoon basisonderwijs: Doorlichting buitengewoon basisonderwijs (bubao) | (onderwijsinspectie.be)
4.
Bewaring door de ouders
Ouders zijn niet verplicht om schoolgebonden documenten van hun kind te bewaren. Het is immers de school die vanuit haar verantwoordingsplicht de hierboven opgesomde documenten aan de onderwijsinspectie en/of de onderwijsadministratie moet kunnen voorleggen. Uiteraard bewaren ouders best wel het getuigschrift basisonderwijs.
