1. Inleiding

Deze omzendbrief geeft toelichting bij de vervanging van korte afwezigheden van personeelsleden die aangesteld zijn in een wervingsambt van het bestuurs- en onderwijzend personeel in het basisonderwijs.

2. Doelstellingen

De scholen ontvangen extra middelen voor korte vervangingen. Door extra middelen te voorzien voor korte vervangingen worden er stappen gezet naar:

• een verbetering van het comfort voor de leerlingen;
• een vermindering van de werkdruk van de leerkrachten.

Deze middelen zijn echter niet toereikend om voor elke afwezigheid, om welke reden en voor welke duur dan ook, een vervanger aan te stellen. De deelnemende scholen zullen deze extra middelen dan ook selectief en zo doeltreffend mogelijk moeten gebruiken.

De deelnemende scholen moeten zelf de noodzakelijke keuzes maken. Op die manier kunnen de scholen een geresponsabiliseerd beleid voeren betreffende de vervanging van korte afwezigheden, op maat en in functie van de lokale noden en prioriteiten.

Om het draagvlak voor dergelijk vervangingsbeleid te vergroten, moet worden samengewerkt in een groter verband (in de regel scholengemeenschappen- zie verder punt 5.2.1. Samenwerkingsplatform).

Maar bovenal moet dit beleid lokaal worden gedragen: daartoe moeten afspraken over het vervangingsbeleid worden opgenomen in een convenant die het schoolbestuur/de schoolbesturen afsluit(en) met één of meer vakorganisaties.

3. Toepassingsgebied

Vervangingen van korte afwezigheden zijn enkel mogelijk in het basisonderwijs.

4. Wat is een korte afwezigheid?

Onder “korte afwezigheden” wordt verstaan: de afwezigheden van de personeelsleden aangesteld in een wervingsambt van het bestuurs- en onderwijzend personeel waarvoor op basis van andere regelgeving geen vervanger kan worden gefinancierd of gesubsidieerd.

Met andere woorden, naast de bestaande regelgeving voor vervangingen, krijgen de scholen een contingent vervangingseenheden waarmee ze, binnen een samenwerkingsplatform (zie punt 5.2.1.) vervangingen van leerkrachten kunnen doen.

Voorbeelden van mogelijke korte afwezigheden zijn:

• ziekte van minder dan tien aaneensluitende werkdagen;
• een terbeschikkingstelling wegens persoonlijke aangelegenheden voor enkele dagen;
• nascholing;
• omstandigheidsverlof n.a.v. een huwelijk;

Het schoolbestuur/de schoolbesturen binnen het samenwerkingsplatform bepaalt/bepalen zelf, in samenspraak met de vakorganisaties (zie punt 5.2.2. Convenant), de modaliteiten om in de vervanging van een afwezige leerkracht te voorzien binnen het beschikbare budget.

5. Vervangingseenheden

5.1. Wat zijn vervangingseenheden?

Vervangingseenheden zijn een andere vorm van omkadering dan lesuren, uren-leraar, lestijden of punten. Lesuren, uren-leraar, lestijden of punten worden op weekbasis voor een volledig schooljaar of voor de rest van het schooljaar toegekend. Bij vervangingseenheden is dit niet het geval. Elke school krijgt een contingent vervangingseenheden dat binnen het samenwerkingsplatform wordt samengelegd en beheerd. Om de vervangingseenheden te kunnen gebruiken moet de school met andere woorden samenwerken.

Vervangingseenheden bestaan naast het al bestaande systeem van vervangingen, die worden gefinancierd of gesubsidieerd als de titularis afwezig is vanaf tien aaneensluitende werkdagen.

Voor de vervanging van volgende afwezigheden moeten geen vervangingseenheden gebruikt worden, omdat ze altijd recht geven op een gefinancierde of gesubsidieerde vervanging:

• iedere afwezigheid van tien aaneensluitende werkdagen of meer ...;
• iedere afwezigheid, ook die van minder dan tien aaneensluitende werkdagen, in een school of vestigingsplaats van een school
• in het gewoon basisonderwijs: indien u in een vestigingsplaats per onderwijsniveau minder dan 72 lestijden inricht in het ambt van onderwijzer of kleuteronderwijzer;
• in het buitengewoon basisonderwijs: indien u in een vestigingsplaats per onderwijsniveau minder dan 66 lestijden inricht in het ambt van onderwijzer ASV of kleuteronderwijzer ASV;
• iedere afwezigheid die minder dan tien aaneensluitende werkdagen bedraagt, doordat het personeelslid bijvoorbeeld als gevolg van een beslissing van het geneeskundig controleorgaan vervroegd het werk moet hervatten;
• iedere afwezigheid wegens omstandigheidsverlof n.a.v. de bevalling van de echtgenote of samenwonende partner;
• iedere afwezigheid wegens de opname van verlofweken van postnatale rust.

U moet evenmin vervangingseenheden gebruiken wanneer een personeelslid dat ter beschikking is gesteld wegens ontstentenis van betrekking in deze vervanging van korte afwezigheid wordt gereaffecteerd of weder tewerkgesteld (zie punt 7.4.1.2.)

Vervangingseenheden kunnen worden aangewend om personeelsleden tijdelijk aan te stellen ter vervanging van afwezige personeelsleden: vervangers kunnen worden aangesteld voor een voltijdse ... of een halftijdse opdracht, voor bepaalde soorten afwezigheden van de titularis, enz...

5.2. Voorwaarden voor de aanwending van de vervangingseenheden

Er moet aan twee voorwaarden worden voldaan om van de vervangingseenheden gebruik te kunnen maken:

• de vervangingseenheden moeten worden samengelegd in een samenwerkingsplatform;
• er moet een convenant worden gesloten.

5.2.1. Samenwerkingsplatform

Om de vervangingseenheden te kunnen aanwenden moeten ze worden samengelegd op het niveau van een samenwerkingsplatform.

Onder “samenwerkingsplatform” wordt verstaan: scholen die samenwerken binnen

• een scholengemeenschap;
• een samenwerkingsverband tussen een of meer scholengemeenschappen en een of meer onderwijsinstellingen die niet behoren tot een scholengemeenschap;
• een samenwerkingsverband tussen verschillende scholengemeenschappen.

5.2.2. Convenant

De vervangingseenheden kunnen enkel worden aangewend op voorwaarde dat er een convenant wordt gesloten.

Er is een convenant wanneer de schoolbesturen, na bespreking met alle vakbonden die op niveau van het samenwerkingsplatform in de bevoegde onderhandelings- en/of overlegcomité(s) vertegenwoordigd zijn, het convenant ondertekenen met één of meer vakbonden. Als het samenwerkingsplatform meerdere onderhandelings- en/of overlegcomité(s) omvat, moet erover gewaakt worden dat er een evenwichtige samenstelling is van de personeelsvertegenwoordiging vanuit elk betrokken onderhandelings- en/of overlegcomité.

Een convenant is een overeenkomst waarin de contractanten via een aantal afspraken en verplichtingen tot elkaar gebonden zijn. Het convenant kan nooit indruisen tegen de wetgeving en de regelgeving en kan er bijgevolg nooit hiërarchisch boven staan. Er kan niet eenzijdig van worden afgeweken.

Het convenant wordt op het niveau van het samenwerkingsplatform gesloten en omvat minimaal:

• de aanleiding voor het afsluiten van het convenant;
• de doelstellingen;
• de wijze waarop vervangingen in korte afwezigheden zullen gebeuren;
• afspraken over de opvolging van de aanwending van de vervangingseenheden;
• de gegevens van de participanten;
• de duur van het convenant;
• de datum van inwerkingtreding.

Als u binnen het samenwerkingsplatform een personeelslid wenst aan te stellen voor maximaal één schooljaar om vervangingen te doen in de loop van het schooljaar, dan moet dit ook worden afgesproken in het convenant.

...

6. Berekening van het contingent vervangingseenheden per school

Iedere school ontvangt een dienstbrief met het toegekende vervangingseenheden.

Bij het berekenen van het contingent vervangingseenheden zal vanaf het cijfer 5 na de komma en hoger, worden afgerond naar de hogere eenheid.

De vervangingscoëfficiënt kan ieder schooljaar aangepast worden aangezien het aantal lestijden/lesuren/uren-leraar per schooljaar kan wijzigen.

Het contingent aan vervangingseenheden dat een samenwerkingsplatform per schooljaar zal krijgen, wordt berekend door per school de volgende formule toe te passen:

vervangingscoëfficiënt x het totale aantal lestijden van de school van het vorige schooljaar

waarbij:

• de vervangingscoëfficiënt bedraagt 55,22142318 voor het budget schooljaar 2023-2024;
• het totale aantal lestijden van de school van het vorige schooljaar gelijk is aan de som van het totale aantal:

• lestijden volgens de schalen;
• SES-lestijden;
• additionele lestijden volgens de schalen gebaseerd op de leerling-leerkracht ratio;
• aanvullende lestijden voor het voeren van een gelijkekansenbeleid in het buitengewoon basisonderwijs;
• aanvullende lestijden godsdienst en niet-confessionele zedenleer en cultuurbeschouwing;

Voorbeeld:

School A had vorig schooljaar 220 lestijden volgens de schalen, 30 lestijden godsdienst, 6 aanvullende SES-lestijden en 0 additionele lestijden volgens de schalen gebaseerd op de leerling-leerkracht ratio. Dit zijn samen 256 lestijden.

256 x 55,22142318= 14136,68433 = 14137 vervangingseenheden voor het schooljaar 2023-2024

7. Aanstelling van een personeelslid met vervangingseenheden

7.1. Welke personeelsleden kunnen met vervangingseenheden worden vervangen en aangesteld?

Een aanstelling met vervangingseenheden is enkel mogelijk in een wervingsambt van het bestuurs- en onderwijzend personeel.

De wervingsambten van het bestuurs- en onderwijzend personeel in het gewoon basisonderwijs zijn:

• kleuteronderwijzer;
• onderwijzer;
• leermeester godsdienst;
• leermeester niet-confessionele zedenleer;
• leermeester lichamelijke opvoeding.

De wervingsambten van het bestuurs- en onderwijzend personeel in het buitengewoon basisonderwijs zijn:

• kleuteronderwijzer algemene en sociale vorming;
• onderwijzer algemene en sociale vorming;
• leermeester godsdienst;
• leermeester niet-confessionele zedenleer;
• leermeester algemene en sociale vorming, specialiteit lichamelijke opvoeding;
• leermeester algemene en sociale vorming, specialiteit compensatietechniek-braille in type 6.

7.2. Tijdelijke aanstelling van het personeelslid

De aanstelling van een personeelslid voor de vervanging van een of meer korte afwezigheden is een tijdelijke aanstelling die gebeurt volgens dezelfde regels die gelden voor een vervanging van een andere afwezigheid.

De betrekking in een wervingsambt van het bestuurs- en onderwijzend personeel kan op drie manieren worden ingevuld:

• door een tijdelijk personeelslid aan te werven en aan te stellen in de betrekking;
• door een vastbenoemd personeelslid aan te stellen in de betrekking via het principe van een verlof om tijdelijk een andere opdracht uit te oefenen (verlof TAO) (zie punt 3.2.4.1.3.);
• via overwerk of bijbetrekking (zie punt 3.2.4.2.2.).

Personeelsleden die ter beschikking zijn gesteld wegens ontstentenis van betrekking kunnen gereaffecteerd of weder tewerkgesteld worden in een vervanging van een korte afwezigheid (zie ook punt 3.2.4.1.2.).

7.2.1. Duur van de aanstelling

Een aanstelling op basis van vervangingseenheden kan starten bij afwezigheid van een titularis.

Verder kunnen de vervangingseenheden worden aangewend om een personeelslid aan te stellen tot uiterlijk 30 juni. Dit kan echter alleen wanneer hierover afspraken zijn gemaakt in het convenant.

7.2.2. Omvang van de aanstelling

Zoals bij elke vervanging wordt het personeelslid aangesteld en bezoldigd in een opdracht die wordt uitgedrukt in een aantal uren op weekbasis (bijvoorbeeld 24/24ste of 22/22ste).

Een personeelslid dat met vervangingseenheden wordt aangesteld, kan enkel worden aangesteld in een voltijdse of halftijdse opdracht.

7.3. Aanrekening van het benodigde aantal vervangingseenheden per vervanging

Wanneer u een personeelslid wil aanstellen volgens het systeem van vervanging van korte afwezigheden, moet het samenwerkingsplatform hiervoor een aantal vervangingseenheden aanwenden.

De berekening van het aantal vervangingseenheden gebeurt volgens onderstaande formule:

X * aantal aanstellingsdagen / 7 = Y

waarbij

X = de opdracht op weekbasis van het personeelslid dat met vervangingseenheden wordt aangesteld, wordt uitgedrukt in 10.000sten;

Het aantal aanstellingsdagen = het aantal dagen waarop het personeelslid met vervangingseenheden wordt aangesteld met inbegrip van een wettelijke feestdag, een weekeinde, de herfst-, kerst-, krokus- of paasvakantie voor zover deze periode in het aantal vervangingsdagen begrepen is.

Y = het aantal vervangingseenheden, afgerond naar de hogere eenheid indien het resultaat van de breuk na de komma 5 of meer bedraagt.

Bij benadering moeten voor een aanstelling in een halftijdse opdracht steeds 714 vervangingseenheden per dag worden aangerekend. Voor een aanstelling in een voltijdse opdracht is dit bij benadering steeds 1.429 vervangingseenheden per dag. Afhankelijk van de opdrachtbreuk van de voltijdse opdracht is een kleine afwijking mogelijk.

Voorbeeld 1:

Een onderwijzer met een opdracht van 24/24 is 4 dagen afwezig wegens ziekte. Er wordt een vervanger aangesteld voor 4 volledige dagen met een opdracht van 24/24.

Berekening van het aantal vervangingseenheden:

1) Ponderatietabel: 24/24sten = 10.000/10.000sten

2) Formule toepassen:

10.000 x 4/7 = 5.714 vervangingseenheden

Voor deze vervanging worden aan het samenwerkingsplatform met andere woorden 5.714 vervangingseenheden aangerekend.

Voorbeeld 2:

Een kleuteronderwijzer met een opdracht van 12/24 is 8 dagen afwezig. Er wordt een vervanger aangesteld vanaf dag 4 tot en met dag 8 die enkel in de voormiddag werkt met een opdracht van 12/24.

Berekening van het aantal vervangingseenheden:

1) Ponderatietabel: 12/24sten = 5.000/10.000sten

2) Formule toepassen:

5.000 x 5/7 = 3.571 vervangingseenheden

Voor deze vervanging worden aan het samenwerkingsplatform met andere woorden 3.571 vervangingseenheden aangerekend.

Voorbeeld 3:

Een onderwijzer met een opdracht van 24/24 is op woensdag afwezig. Er wordt een vervanger aangesteld voor 1 dag met een opdracht van 12/24.

Berekening van het aantal vervangingseenheden:

1) Ponderatietabel: 12/24sten = 5.000/10.000sten

2) Formule toepassen:

5.000 x 1/7 = 714 vervangingseenheden

Voor deze vervanging worden aan het samenwerkingsplatform met andere woorden 714 vervangingseenheden aangerekend.

Voorbeeld 4:

Een leermeester niet-confessionele zedenleer in het buitengewoon

basisonderwijs met een opdracht van 22/22 geniet gedurende 5 dagen een

terbeschikkingstelling wegens persoonlijke aangelegenheden. Betrokkene wordt

slechts halftijds vervangen voor 4 dagen. De vervanger werkt enkel in de voormiddag.

Berekening van het aantal vervangingseenheden:

1) Ponderatietabel: 11/22 = 5000/10.000sten

2) Formule toepassen:

5000 x 4/7= 2.857,14 = afgerond 2.857

Voor deze vervanging worden aan het samenwerkingsplatform dus 2.857 vervangingseenheden aangerekend.

Voorbeeld 5:

Een onderwijzer met opdracht 24/24 wordt gedurende 1 dag vervangen.

De vervanger wordt gedurende 1 dag aangesteld met opdracht 24/24.

Berekening van het aantal vervangingseenheden:

1) Ponderatietabel: 24/24 = 10.000/10.000sten

2) Formule toepassen:

10.000 x 1/7= 1.429

Een onderwijzer met opdracht 12/24 heeft enkel daadwerkelijke prestaties op maandag, dinsdag en woensdag, en is op maandag afwezig. Op maandag wordt hij/zij gedurende 1 volledige dag vervangen. De vervanger wordt aangesteld gedurende 1 dag met opdracht 24/24.

Berekening van het aantal vervangingseenheden:

1) Ponderatietabel: 24/24 = 10.000/10.000sten

2) Formule toepassen:

10.000 x 1/7= 1.429

Conclusie: beide vervangers worden voor soortgelijke prestaties op dezelfde wijze bezoldigd.

Voorbeeld 6:

Het samenwerkingsplatform heeft in het convenant afgesproken om met de vervangingseenheden een kleuteronderwijzer aan te stellen voor een halftijdse opdracht van 15/09/2008 tot en met 30/06/2009 om in de loop van het jaar vervangingsopdrachten op te nemen binnen de scholen van het samenwerkingsplatform.

Berekening van de vervangingseenheden

1) Ponderatietabel 12/24 = 5000/10.000sten

2) Formule toepassen:

5000 x 289/7 = 206.429 vervangingseenheden

Voorbeeld 7:

Het samenwerkingsplatform heeft in het convenant afgesproken om met de vervangingseenheden een onderwijzer ASV aan te stellen voor een voltijdse opdracht van 05/01/2009 tot en met 03/04/2009 om in de periode na de kerstvakantie tot de paasvakantie vervangingsopdrachten op te nemen binnen de scholen van het samenwerkingsplatform.

Berekening van de vervangingseenheden

1) Ponderatietabel 22/22 = 10.000/10.000sten

2) Formule toepassen:

10.000 x 89/7 = 127.143 vervangingseenheden

7.4. Statuut van het personeelslid in vervanging van een korte afwezigheid

7.4.1. Administratief statuut

7.4.1.1. Algemeen

Op het personeelslid dat de titularis vervangt zijn, naargelang het geval, de bepalingen van toepassing van het decreet van 27 maart 1991 betreffende de rechtspositie van sommige personeelsleden van het gesubsidieerd onderwijs en de gesubsidieerde centra voor leerlingenbegeleiding of van het decreet van 27 maart 1991 betreffende de rechtspositie van sommige personeelsleden van het gemeenschapsonderwijs. Met andere woorden, elke aanstelling en elk einde van een aanstelling gebeurt zoals beschreven in de decreten rechtspositie.

Dit betekent dat het personeelslid dienstanciënniteit opbouwt voor zijn aanstelling in een vervanging van een korte afwezigheid en dat het recht op een tijdelijke aanstelling van doorlopende duur (TADD) van toepassing is.

Personeelsleden die aangesteld zijn voor langere duur (maximaal tot 30 juni) kunnen worden ingezet voor vervangingen in alle scholen van het samenwerkingsplatform. In dat geval stelt u dat personeelslid aan voor een halftijdse of een voltijdse opdracht in één school. Het personeelslid bouwt dienstanciënniteit op voor de volledige periode van de aanstelling. Ook in dit geval moet u de TADD-regeling toepassen.

7.4.1.2. Terbeschikkingstelling wegens ontstentenis van betrekking

De regels betreffende reaffectatie en wedertewerkstelling zijn niet van toepassing wanneer de titularis van een betrekking minder dan tien werkdagen afwezig is. Dit betekent dat:

• het schoolbestuur niet verplicht is om voor een vervanging van een afwezige titularis voor minder dan tien werkdagen een personeelslid dat ter beschikking is gesteld wegens ontstentenis van betrekking te reaffecteren of weder tewerk te stellen in deze betrekking;
• een personeelslid dat ter beschikking is gesteld wegens ontstentenis van betrekking niet verplicht is om een toewijzing in deze afwezigheid van minder dan tien werkdagen te aanvaarden.

Een personeelslid dat ter beschikking is gesteld wegens ontstentenis van betrekking kan wel op vrijwillige basis worden aangesteld. In dat geval moeten geen vervangingseenheden gebruikt worden. Er moet ook geen zending van vervanging van korte afwezigheid doorgestuurd worden.

Wanneer het samenwerkingsplatform opteert voor een aanstelling voor langere duur (maximaal tot 30 juni) zijn de regels betreffende reaffectatie en wedertewerkstelling integraal van toepassing. Dit betekent dat:

• het schoolbestuur verplicht is om een personeelslid dat ter beschikking is gesteld wegens ontstentenis van betrekking te reaffecteren of weder tewerk te stellen in deze betrekking;
• een personeelslid dat ter beschikking is gesteld wegens ontstentenis van betrekking verplicht is om een toewijzing in deze betrekking te aanvaarden.

7.4.1.3. Tijdelijk andere opdracht

Een vastbenoemd personeelslid kan via het verlof om tijdelijk een andere opdracht op te nemen (verlof TAO) worden aangesteld in een vervanging van een korte afwezigheid.

In dat geval worden de vervangingseenheden enkel aangerekend voor de aanstelling van het personeelslid dat het vastbenoemd personeelslid dat dit verlof TAO neemt, vervangt.

7.4.2. Geldelijk statuut vanaf 1 september 2009

7.4.2.1. Algemene bepalingen

Op het personeelslid dat de titularis vervangt zijn de gewone bezoldigingsregels van toepassing.

7.4.2.2. Overwerk en bijbetrekking

Personeelsleden die reeds een betrekking uitoefenen in onderwijs en bijkomend een vervanging van een korte afwezigheid doen, komen vaak terecht in overwerk of bijbetrekking. U vindt meer toelichting bij de bezoldigingsprincipes en - voorwaarden i.v.m. overwerken bijbetrekking in de omzendbrief Pers/2005/21 - cumulatieregeling.

7.4.2.2.1. Betere bezoldiging van overwerk

Voor vervangingen van korte afwezigheden is er een betere bezoldiging van toepassing op overwerk.

De voornaamste kenmerken van de betere bezoldiging van het overwerk zijn:

1) de lestijden waarvoor sommige personeelsleden in overwerk worden aangesteld, worden bezoldigd als hoofdambt - zie voor de specifieke voorwaarden punt 5.2.1.2. van de omzendbriefcumulatieregeling (Pers/2005/21);

2) onder bepaalde voorwaarden worden plage-uren eveneens als overwerk bezoldigd (toepassing principe afwezig personeelslid) - zie punt 5.2.1.3. van de omzendbrief cumulatieregeling(Pers/2005/21);

3) specifiek voor de vervanging op grond van vervangingseenheden voor korte afwezigheden: zie de afwijkende bezoldigingsregeling in punt 6.4. van de omzendbrief Pers/2005/21.

7.4.2.2.2. Betere bezoldiging van een bijbetrekking

Voor vervangingen van korte afwezigheden is er een betere bezoldiging van toepassing op bijbetrekkingen.

De voornaamste kenmerken van de betere bezoldiging van de bijbetrekking zijn:

1) de uren waarvoor sommige personeelsleden in bijbetrekking worden aangesteld, worden bezoldigd als hoofdambt - zie voor de specifieke voorwaarden punt 5.2.2.2. van de omzendbriefcumulatieregeling (Pers/2005/21).

2) specifiek voor de vervanging op grond van vervangingseenheden voor korte afwezigheden: zie de afwijkende bezoldigingsregeling in punt 6.4. van de omzendbrief Pers/2005/21

7.4.2.3. Betaling van de tijdelijke personeelsleden bij 'verlengingsopdracht tijdelijke' en de aanrekening hiervan op het contingent vervangingseenheden

Tijdelijke personeelsleden die de dag voor een wettelijke feestdag, een weekend of de herfst-, kerst-, krokus- of paasvakantie en de dag na dezelfde wettelijke feestdag, hetzelfde weekend of de herfst-, kerst-, krokus- of paasvakantie een ambt uitoefenen in een onderwijsinstelling krijgen tijdens deze wettelijke feestdag, dit weekend of deze herfst-, kerst-, krokus- of paasvakantie hetzelfde salaris of dezelfde salaristoelage als op de vooravond ervan.

(cf. omzendbrief PERS/2004/07 - Sommige aspecten van de bezoldiging van tijdelijke personeelsleden van het onderwijs)

Er zijn twee mogelijke situaties:

• de wettelijke feestdag, het weekend of de herfst-, kerst-, krokus- of paasvakantie vallen binnen een en dezelfde aanstelling;
• de wettelijke feestdag, het weekend of de herfst-, kerst-, krokus- of paasvakantie vallen tussen twee verschillende periodes van aanstelling.

7.4.2.3.1. De wettelijke feestdag, het weekend of de herfst-, kerst-, krokus- of paasvakantie vallen binnen dezelfde aanstelling

Wanneer de wettelijke feestdag, het weekend of de herfst-, kerst-, krokus- of paasvakantie binnen een en dezelfde periode van aanstelling vallen, dan wordt voor de periode van de wettelijke feestdag, het weekend, de herfst-, kerst-, krokus- of paasvakantie het nodige aantal vervangingseenheden aangerekend aan de school waar de vervanger is aangesteld.

Voorbeeld:

Een leerkracht doet een vervanging met een opdracht 12/24sten in school A van het samenwerkingsplatform X van woensdag 12 november 2008 tot en met dinsdag 18 november 2008. Het personeelslid wordt bezoldigd van woensdag tot en met de daaropvolgende dinsdag, m.a.w. voor een periode van zeven dagen. Zijn aanstelling gedurende het weekend wordt aangerekend aan het samenwerkingsplatform X.

Aanrekening van de vervangingseenheden in school A:

Ponderatietabel: 12/24sten = 5.000/10.000sten

Formule: 5.000 x7/7 = 5.000

7.4.2.3.2. De wettelijke feestdag, het weekend of de herfst-, kerst-, krokus- of paasvakantie vallen tussen twee verschillende periodes van aanstelling

Wanneer de wettelijke feestdag, het weekend of de herfst-, kerst-, krokus- of paasvakantie tussen twee verschillende periodes van aanstelling vallen, dan worden voor de bezoldiging van het tijdelijk personeelslid gedurende de periode van de wettelijke feestdag, het weekend, de herfst-, kerst-, krokus- of paasvakantie geen vervangingseenheden aangerekend.

Voorbeeld 1: 

Een onderwijzer doet op woensdag, donderdag en vrijdag een vervanging met opdracht 24/24 in een school van samenwerkingsplatform X. De daaropvolgende maandag en dinsdag doet hij een vervanging met opdracht 24/24 in een school van samenwerkingsplatform Y. 

Het personeelslid wordt bezoldigd van woensdag tot en met de daaropvolgende dinsdag, m.a.w. voor een periode van zeven dagen. Zijn aanstelling gedurende het weekend wordt niet aangerekend, noch aan samenwerkingsplatform X, noch aan samenwerkingsplatform Y.

Aanrekening van de vervangingseenheden in samenwerkingsplatform X:

Ponderatietabel: 24/24sten = 10.000/10.000sten

Formule: 10.000 x 3/7 = 4.286 vervangingseenheden

Aanrekening van de vervangingseenheden in samenwerkingsplatform Y:

Ponderatietabel: 24/24sten = 10.000 /10.000sten

Formule: 10.000 x 2/7 = 2.857 vervangingseenheden

Voorbeeld 2:

Een kleuteronderwijzer doet op woensdag, donderdag en vrijdag een vervanging met een opdracht van 24/24sten in school A van samenwerkingsplatform Z. De daaropvolgende maandag krijgt hij een nieuwe opdracht voor drie maanden in school A ter vervanging van een andere titularis. Het personeelslid wordt bezoldigd vanaf woensdag tot en met de volledige duur van zijn aanstelling. Zijn aanstelling gedurende het weekend wordt niet aangerekend aan samenwerkingsplatform Z.

Aanrekening van de vervangingseenheden in school A:

Ponderatietabel: 24/24sten = 10.000/10.000sten

Formule: 10.000 x 3/7 = 4.286 vervangingseenheden

7.4.2.4. Overgang van een vervanging van een korte afwezigheid naar een gesubsidieerde/gefinancierde vervanging

Het is mogelijk dat een personeelslid dat aanvankelijk minder dan tien aaneensluitende werkdagen afwezig zou zijn langer dan tien aaneensluitende werkdagen afwezig blijft. In dat geval wordt de afwezigheid vanaf de eerste dag beschouwd als een gesubsidieerde of gefinancierde vervanging. Bijgevolg moeten in dat geval geen vervangingseenheden worden aangerekend.

Voorbeeld:

Een onderwijzer met opdracht 24/24 meldt zich vijf dagen afwezig wegens ziekte. Er wordt een vervanger aangesteld gedurende vijf dagen met opdracht 24/24. Het samenwerkingsplatform geeft een vervanging wegens korte afwezigheid door en rekent hiervoor 7.143 vervangingseenheden aan.

Nadien meldt de onderwijzer dat zijn ziekteverlof met twee weken werd verlengd. In dat geval moet het samenwerkingsplatform geen vervangingseenheden aanrekenen voor de aanstelling van de vervanger, ook niet voor de eerste periode van vijf dagen. De school stuurt de gewijzigde situatie door naar het werkstation.

Het is eveneens mogelijk dat dit personeelslid vervangen wordt door het personeelslid dat een aanstelling heeft gekregen voor langere duur (maximaal tot 30 juni). In dat geval zijn er twee mogelijkheden:

• het personeelslid dat een aanstelling heeft voor langere duur, blijft de vervanging doen op basis van zijn aanstelling met vervangingseenheden. Dan moet er geen zending gebeuren naar het werkstation;
• er wordt een andere vervanger aangesteld, waarvoor een zending moet gebeuren zoals bij elke gesubsidieerde of gefinancierde vervanging.

7.5. Mededeling van de vervanging van de korte afwezigheid aan het Agentschap voor Onderwijsdiensten

7.5.1. Praktische schikkingen i.v.m. samenwerkingsplatform en convenant

Er dient enkel een melding te gebeuren als er een wijziging gebeurt in het samenwerkingsplatform.

De contactschool van het samenwerkingsplatform vult in dat geval het formulier “Melding van de wijzigingen in samenwerkingsplatformen voor vervangingen van korte afwezigheden in het basisonderwijs” in, dat u als bijlage 1 bij deze omzendbrief vindt.

Bij een wijziging in de samenstelling van het samenwerkingsplatform bezorgt u ons dit formulier vóór 15 oktober van het lopende schooljaar in één pdf-bestandvia Mijn Onderwijs. De volledige werkwijze staat beschreven in de rubriek ‘Hoe en aan wie bezorgt u het formulier?’ onderaan het formulier.

Basisscholen die voor de aanvang van het schooljaar nog geen deel uitmaakten van een samenwerkingsplatform en een volledig nieuw samenwerkingsplatform oprichten, moeten eveneens gebruik maken van het bovengenoemde formulier.

Het convenant moet niet naar het Agentschap voor Onderwijsdiensten worden opgestuurd.

7.5.2. Praktische schikkingen i.v.m. personeel

7.5.2.1. Zendingen voor de vervanger

De opdracht van de vervanger moet meegedeeld worden met een RL-1 (mededeling opdracht).

Specifiek voor de mededeling van de opdrachten van de vervangers in korte afwezigheden is dat in het veld OOM(oorsprong omkadering) de waarde 08 “vervanging korte afwezigheid” (VKA) moet ingevuld worden. Dit duidt aan dat er voor deze opdracht geput wordt uit de vervangingseenheden.

De opdracht van de vervanger is een tijdelijke, niet-vacante opdracht (ATO 1). Zoals bij elke ATO 1-opdracht moet hierin het stamnummer van de vervangen titularis worden vermeld en de dienstonderbreking waarvoor vervangen wordt.

Voor deze dienstonderbreking (in te vullen in het veld “dienstonderbreking te vervangen persoon”) zijn er volgende mogelijkheden:

De titularis heeft een dienstonderbreking waarvoor een code bestaat en die ook meegedeeld moet worden (bv. ziekteverlof, terbeschikkingstelling wegens persoonlijke aangelegenheden). In dit geval moet dezelfde code aangegeven worden in de opdracht van de vervanger in het veld “dienstonderbreking te vervangen persoon”.

Voorbeeld:

Een onderwijzer met opdracht 12/24 meldt zich afwezig wegens ziekte van 7/11 t.e.m. 10/11. Er wordt een vervanger aangesteld gedurende vier dagen voor de volledige opdracht.

Voor de titularis: een RL-2 ziektemelding van 7/11 tot 10/11

Voor de vervanger: een RL-1 opdrachtenpakket met begindatum 7/11 met de eventueel lopende opdrachten (fotoprincipe!), aangevuld met een opdracht van 12 lestijden tot 10/11 in ATO 1 ter vervanging van de titularis, afwezig wegens ziekteverlof (code 001) en met OOM = 08 VKA.

De titularis heeft een dienstonderbreking waarvoor een code bestaat maar die niet moet meegedeeld worden (bv. omstandigheidsverlof, behalve in een basisschool waarin per onderwijsniveau minder dan 72 lestijden worden ingericht in het ambt van onderwijzer of kleuteronderwijzer of minder dan 66 lestijden in het ambt van onderwijzer ASV of kleuteronderwijzer ASV). In dit geval moet deze code aangegeven worden in de opdracht van de vervanger in het veld “dienstonderbreking te vervangen persoon”.

Voorbeeld:

Een kleuteronderwijzeres met opdracht 12/24 heeft omstandigheidsverlof wegens het overlijden van haar vader van 16/1 t.e.m. 19/1. Er wordt een vervanger aangesteld gedurende 4 dagen voor 12/24sten.

Voor de titularis: geen melding

Voor de vervanger: een RL-1 opdrachtenpakket met begindatum 16/1 met de eventueel lopende opdrachten (fotoprincipe!), aangevuld met een opdracht voor 12 uur tot 19/1 in ATO 1 ter vervanging van de titularis, afwezig wegens omstandigheidsverlof (code 090) en met OOM = 08 VKA.

De titularis is afwezig omwille van een andere reden. Er bestaat geen dienstonderbrekingscode voor deze afwezigheid (bv. bosklassen, zeeklassen...). In deze gevallen wordt in de opdracht van de vervanger in het veld “dienstonderbreking te vervangen persoon” de code 120 (Afwezigheid VKA/VBS) gebruikt.

Voorbeeld:

Een leermeester lichamelijke opvoeding met opdracht 12/24 gaat mee op zeeklas van 21/11 t.e.m. 25/11. Er wordt een vervanger aangesteld gedurende 5 dagen voor 12 lestijden.

Voor de titularis: geen melding

Voor de vervanger: een RL-1 opdrachtenpakket met begindatum 21/11 met de eventueel lopende opdrachten (fotoprincipe!), aangevuld met een opdracht voor 12 lestijden tot 25/11 in ATO 1 ter vervanging van de titularis, afwezigheid VKA/VBS (code 120) en met OOM = 08 VKA.

Indien het samenwerkingsplatform beslist om de vervangingseenheden aan te wenden voor een aanstelling van een personeelslid voor maximum één schooljaar, dan meldt u dit personeelslid eveneens met een RL 1, maar dan in de administratieve toestand 2 (ATO 2). Aangezien het om vervangingseenheden gaat, moet u ook nu in het veld oorsprong omkadering de waarde 08 VKA invullen. Een titularis en bijhorende dienstonderbreking kan en mag hier niet ingevuld worden.

Voorbeeld 1:

Een kleuteronderwijzeres wordt voor 12/24 aangesteld van 15/09/2014 t.e.m. 30/06/2015. Het is de bedoeling dat zij gedurende deze periode de vervangingen van de korte afwezigheden voor alle scholen van het samenwerkingsverband gaat invullen.

U maakt een RL-1 opdrachtenpakket met begindatum 15/09/2014 in het ambt van kleuteronderwijzer ATO 2 voor 12 lestijden tot en met 30/06/2015 en met OOM = 08 VKA.

Dit bericht stuurt u door op één van de scholen van het samenwerkingsplatform, op de hoofdstructuur 111 (kleuteronderwijs). De effectieve vervangingen van korte afwezigheden moeten dan niet meer gemeld worden.

Voorbeeld 2:

Een onderwijzer ASV krijgt een voltijdse aanstelling in het kader van de vervangingen korte afwezigheden van 05/01/2015 t.e.m. 03/04/2015. Het is de bedoeling dat hij gedurende deze periode de vervangingen van de korte afwezigheden voor alle scholen van het samenwerkingsverband gaat invullen.

U maakt een RL-1 opdrachtenpakket met begindatum 05/01/2015 in het ambt van onderwijzer ASV in ATO 2 voor 22 lestijden tot en met 03/04/2015 en met OOM = 08 VKA.

Dit bericht stuurt u door op een school voor buitengewoon basisonderwijs van het samenwerkingsplatform, op de hoofdstructuur 221 (buitengewoon lager onderwijs). De effectieve vervangingen van korte afwezigheden moeten dan niet meer gemeld worden.

7.5.2.2. Zendingen voor de titularis

Voor de titularis zijn er geen wijzigingen in het melden van dienstonderbrekingen:

• Voor de afwezigheden waarvoor een code bestaat blijft alles zoals het was: de dienstonderbreking moet gemeld worden wanneer ze van belang is voor het administratief of geldelijk dossier van de betrokkene (bv. ziekteverlof of tbs/pa) of wanneer ze een voorwaarde is voor de vervanging (bv. melding van een omstandigheidsverlof van 4 dagen in een school waarin per onderwijsniveau minder dan 72 lestijden worden ingericht in het ambt van onderwijzer of kleuteronderwijzer of minder dan 66 lestijden in het ambt van onderwijzer ASV of kleuteronderwijzer ASV, vermits deze dienstonderbreking meteen recht geeft op vervanging).
• De afwezigheid om een andere reden dan een dienstonderbreking waarvoor een code bestaat (Afwezigheid VKA/VBS) moet niet meegedeeld worden.

7.5.2.3. Correcties en wijzigingen

Correcties van foutieve zendingen gebeuren via het fotoprincipe (zie gebruikershandleiding)

Ook de overgang van een vervanging van een korte afwezigheid naar een gesubsidieerde/gefinancierde vervanging wordt op dezelfde manier meegedeeld. Het volstaat een nieuwe RL-1 in te sturen op de oorspronkelijke begindatum waarbij het veld OOM nu blanco gelaten wordt.

Voorbeeld:

Een leerkracht meldt zich aanvankelijk afwezig wegens ziekte van 14/11 t.e.m. 18/11. Er wordt een vervanger aangesteld gedurende vijf dagen met dezelfde opdracht.

Voor de titularis wordt een RL-2 ziekteverlof van 14/11 tot 18/11 gestuurd.

Voor de vervanger: een RL-1 met begindatum 14/11 en einddatum 18/11 in ATO 1 ter vervanging van de titularis, afwezig voor ziekteverlof (001) en met OOM = 08 VKA.

Nadien meldt de leerkracht dat het ziekteverlof met twee weken werd verlengd van 21/11 t.e.m. 2/12.

Voor de titularis wordt een RL-2 ziekteverlof van 21/11 t.e.m. 2/12 gestuurd.

Voor de vervanger: een RL-1 met begindatum 14/11 en einddatum 2/12 in ATO1 ter vervanging van de titularis, afwezig voor ziekteverlof (001) maar nu zonder OOM = 08.

7.5.2.4. Specifieke gevallen

7.5.2.4.1. Vervanging voor korte afwezigheid en reaffectatie of wedertewerkstelling

Wanneer een vervanging voor een korte afwezigheid gebeurt als een reaffectatie of wedertewerkstelling moet deze opdracht niet meegedeeld worden aan het Agentschap voor Onderwijsdiensten, aangezien er in dit geval niet geput wordt uit de vervangingseenheden (zie punt 3.2.4.1.2.).

7.5.2.4.2. Tijdelijk andere opdracht (TAO)

Als een vastbenoemd personeelslid een verlof voor tijdelijk andere opdracht neemt om een vervangingsopdracht voor een korte afwezigheid uit te oefenen, dan worden hiervoor geen vervangingseenheden aangerekend. De OOM-code wordt daarom ook niet ingevuld (blijft 00). Wanneer dit laatste personeelslid op zijn beurt vervangen wordt, dan moeten hiervoor wel vervangingseenheden gebruikt worden (zie punt 3.2.4.1.3.).

Voorbeeld:

Een onderwijzer A met een opdracht van 12/24 neemt TBS persoonlijke aangelegenheden van 19/11 tot en met 23/11. Een vastbenoemde leermeester LO neemt deze opdracht over en heeft hiervoor een dienstonderbreking voor tijdelijk uitoefenen van een andere opdracht. Deze leermeester wordt op zijn beurt vervangen door interimaris X.

- Voor onderwijzer A: RL 1 met melding TBS -PA DO 098 voor 12/24.

- Voor de leermeester LO: een RL-1 opdrachtenpakket met begindatum 19/11 met zijn vaste opdracht waarop een DO 019 wordt genomen voor 12/24 tot en met 23/11. In dit opdrachtenpakket wordt ook de tijdelijke andere opdracht (J) van 12/24 ter vervanging van onderwijzer A, afwezig met DO 098 opgenomen. De OOM-code blijft 00 (blanco).

- Voor interimaris X: een RL-1 opdrachtenpakket met begindatum 19/11 met de vervangingsopdracht (ATO 1) voor 12/24 als leermeester LO tot en met 23/11 ter vervanging van de leermeester LO met dienstonderbreking tijdelijk andere opdracht ( DO 019) en OOM = 08 VKA.

8. Bijlagen

Bijlage 1 - Melding van wijzigingen in samenwerkingsplatformen van basisscholen in het kader van vervangingen voor korte afwezigheden

https://data-onderwijs.vlaanderen.be/documenten/bestanden/3632.xlsx   (FORM003632)

Bijlage 2 - Ponderatietabel

http://www.ond.vlaanderen.be/doc/dl.ashx?nr=1930 (FORM001930)