Speciale onderwijsleermiddelen in het volwassenenonderwijs

De cel Speciale Onderwijsleermiddelen (SOL) maakt deel uit van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI).

"Speciale onderwijsleermiddelen" zijn hulpmiddelen die leerlingen, studenten of cursisten met een handicap nodig hebben om het onderwijsleerproces in de gewone school te kunnen volgen.

De doelgroep wordt gevormd door de leerlingen met een handicap die les volgen in het gewoon kleuter-, lager of secundair onderwijs, studenten met een handicap die les volgen in het hoger of academisch onderwijs en cursisten met een handicap die les volgen in een centrum voor volwassenenonderwijs of een centrum voor basiseducatie.

In het volwassenenonderwijs en basiseducatie kan er financiering aangevraagd worden voor het inschakelen van een tolk Vlaamse Gebarentaal en/of schrijftolk, de terugbetaling van kopieën van notities van medecursisten en het aanpassen van lesmateriaal, zoals de omzetting in braille, vergrotende kopieën, digitale omzettingen of grootletterdruk..

De aankoop of herstelling van technische of ergonomische hulpmiddelen (zoals computerapparatuur, tafels, stoelen...) komen niet in aanmerking.

Deze omzendbrief bevat de aanvraag- en toekenningsprocedure voor:

- de financiering van tolkondersteuning

- de financiering van kopieën van notities van medecursisten

- de financiering van omzettingen van lesmateriaal

voor cursisten met een handicap in het volwassenenonderwijs en basiseducatie.

1. Algemeen

Een centrum kan speciale onderwijsleermiddelen aanvragen voor een cursist die ingeschreven is in een opleiding van een leergebied van de basiseducatie, van een studiegebied van het secundair volwassenenonderwijs, van een studiegebied van het hoger beroepsonderwijs of van een specifieke lerarenopleiding.

De cursist voor wie de aanvraag gebeurt, moet voldoen aan de toelatingsvoorwaarden van het volwassenenonderwijs op het moment dat de module start.

De aanvraag gebeurt met het aanvraagformulier in bijlage bij deze omzendbrief.

De directeur van het centrum doet de aanvraag. Hij/zij ondertekent het volledig ingevulde aanvraagformulier.

Het aanvraagformulier dient ook te worden ondertekend door de meerderjarige cursist of één van beide ouders.

Voor alle aanvragen geldt het principe dat er geen financiering gebeurt zonder de voorafgaande toestemming van de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. Er wordt niet gewerkt met terugwerkende kracht.

Alle communicatie moet via de hoofdvestigingsplaats van het centrum verlopen.

2. Het inschakelen van een tolk Vlaamse Gebarentaal en/of schrijftolk in het volwassenenonderwijs

2.1. Doelgroep

Tot de doelgroep behoren de cursisten in het basiseducatie, het secundair volwassenenonderwijs, het hoger beroepsonderwijs en de specifieke lerarenopleiding met een auditieve handicap die:

1° via een tonaal audiometrische test een gemiddeld gehoorverlies aantonen van 70 dB of meer aan beide oren voor de zuivere toonstimuli van 500, 1000, 2000 en 4000 Hz, vastgesteld overeenkomstig de BIAP-normen;

2° via een vocaal audiometrische test, bij een gemiddeld verlies van minder dan 70 dB, maximaal 70% spraakverstaan aantonen bij optimale versterking.

2.2. Voorwaarden

Een cursist kan ondersteuning krijgen van een tolk Vlaamse Gebarentaal, een schrijftolk of een combinatie van beiden.

De tolk Vlaamse Gebarentaal dient:

ofwel in het bezit te zijn van één van volgende diploma's, behaald aan een door de Vlaamse Gemeenschap erkende, gefinancierde of gesubsidieerde onderwijsinstelling:

- “Master in tolken”, waarbij VGT één van de talen is

- “Tolk voor Doven”

- “Tolk voor Doven - optie Tolk Vlaamse Gebarentaal”

ofwel erkend te zijn door het VAPH (voorheen Vlaams Fonds) op 1/1/2004.

De schrijftolk dient minimaal in het bezit te zijn van:

-ofwel een graad van bachelor, of een ermee gelijkgeschakelde graad (artikel 129 van het decreet van 4 april 2003) uitgereikt door een instelling van het hoger onderwijs (artikelen 7 en 8 van het decreet van 4 april 2003);

- ofwel een diploma van hoger onderwijs van één cyclus, behaald aan een door de Vlaamse Gemeenschap erkende, gefinancierde of gesubsidieerde instelling voor onderwijs voor sociale promotie of Centrum voor Volwassenenonderwijs;

- ofwel een diploma van gegradueerde behaald aan een door de Vlaamse Gemeenschap erkend, gefinancierd of gesubsidieerd Centrum voor Volwassenenonderwijs.

Daarnaast dient elke tolk een engagementsverklaring te ondertekenen. Deze engagementsverklaring wordt door het CAB aan de tolk bezorgd en ondertekend door de tolk teruggestuurd.

Schrijftolken maken belangrijke communicatiemomenten voor de dove cursist mogelijk. Het is niet de bedoeling dat de schrijftolken worden aangewend om de cursist van notities te voorzien. Hiervoor kan men financiering aanvragen voor kopieën van notities van medecursisten (zie 3).

2.3. Aanvraagprocedure

2.3.1. Het bewijs dat de cursist tot de doelgroep behoort

Het gehoorverlies wordt bij een eerste aanvraag aangetoond op basis van een recent (d.w.z. niet ouder dan 1 kalenderjaar) medisch attest met een audiometrisch bewijs of audiogram, dat de gemiddelde waarde op de Fletcher-index vermeldt en wordt opgemaakt door een erkend(e) revalidatiecentrum of -dienst, door een erkende universitaire dienst voor audiometrisch onderzoek of door een NKO-arts.

Cursisten die in hun schoolloopbaan reeds tolkondersteuning genoten of "kopieën nota's medecursisten" hebben ontvangen, hoeven geen nieuw medisch attest voorleggen. Een medisch attest moet slechts één maal in de schoolloopbaan van de cursist aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen worden bezorgd.

2.3.2. Bijkomend document voor de aanvraag van schrijftolkuren

Voor de schrijftolk(en) wordt een kopie van zijn/haar diploma bezorgd aan het Vlaams Communicatie Assistentie Bureau voor Doven vzw (CAB). Dit is niet meer nodig als de tolk in het verleden reeds getolkt heeft in een onderwijssituatie of het CAB reeds over deze documenten beschikt.

2.3.3. Indienen van de aanvraag

Er moet slechts één aanvraagformulier voor het volledige schooljaar worden ingezonden. Voor de aanvraag van tolkuren voor eenzelfde cursist die meerdere modules volgt, moet het centrum geen afzonderlijke aanvragen opsturen. De gegevens van de verschillende modules worden ingevuld in de tabel op het aanvraagformulier.

Indien er extra modules zouden gevolgd worden in de loop van het schooljaar, kan dit via e-mail bezorgd worden aan cel Speciale Onderwijsleermiddelen.

Aanvragen mogen gedurende het volledige schooljaar ingediend worden.

Echter, om op 1 september met de tolkondersteuning te kunnen starten, moeten de dossiers voor 15 augustus ingediend en volledig zijn.

Alle aanvragen worden elektronisch verstuurd naar de contactpersoon bovenaan de omzendbrief vermeld. Voor een vlotte verwerking wordt de volledige aanvraag in één pdf-document aan de administratie bezorgd.

Bij niet-ontvangst van de aanvragen door de cel SOL, ligt de bewijslast bij de aanvrager. De toekenning gebeurt pas wanneer de aanvraag volledig is.

2.3.4. De toekenning van de tolkuren

2.3.4.1. Administratieve toekenning

Wanneer de aanvraag volledig is en uit nazicht van het dossier blijkt dat de cursist aan de voorwaarden voldoet, gebeurt een administratieve toekenning door de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. De cursist heeft dan recht op tolkuren tijdens het schooljaar waarop de aanvraag betrekking heeft.

Het centrum kan vervolgens de tolkaanvragen indienen via de applicatie van het CAB (www.tolkaanvraag.be). Ditgeldt zowel voor tolkuren Vlaamse Gebarentaal als voor schrijftolkuren.

Sinds enkele schooljaren wordt er gewerkt aan de registratie van beschikbare schrijftolken. Het aantal geregistreerde beschikbare schrijftolken is evenwel nog steeds gering. Daarom raadplegen centra best eerst zelf de beschikbaarheid van de door hen opgegeven schrijftolk(en) om de noden van de cursist te lenigen.

De openstaande tolkaanvragen waarvoor een tolk wenselijk is maar nog geen schrijftolk werd gevonden, worden ingediend bij het CAB via de applicatie www.tolkaanvraag.be. Zo kan het CAB actief meezoeken en nieuwe schrijftolken inschakelen. Voor de tolkuren Vlaamse Gebarentaal is dit al sinds vele jaren de gebruikelijke werkwijze.

De mogelijkheid bestaat om binnen de zestig dagen na de betekening van de beslissingsbrief, een verzoek tot nietigverklaring in te dienen bij de Raad van State. De aanvrager kan zich ook opnieuw wenden tot het Beheerscomité.
Dit schort evenwel de periode van 60 dagen, waarbinnen men beroep kan aantekenen bij de Raad van State, niet op.

2.3.4.2. Het aantal tolkuren

Het aantal tolkuren waarover een cursist tijdens een schooljaar kan beschikken wordt begrensd door het maximum het aantal lestijden vermeld in het goedgekeurde opleidingsprofiel en het aantal gevolgde modules.

Voor HBO-opleidingen waar nog geen goedgekeurd opleidingsprofiel beschikbaar is, wordt rekening gehouden met het voorlopig modulair structuurschema of met de lessentabel.

Daarnaast is het aantal tolkuren voor een cursist afhankelijk van:

- de uitvoerbaarheid van de aanvraag
- vergelijkbare aanvragen (d.w.z. wanneer cursisten eenzelfde module in eenzelfde centrum volgen)
- de beschikbaarheid van de tolken Vlaamse Gebarentaal en/of schrijftolken in Vlaanderen
- het totaal aantal beschikbare tolkuren
- het gebruik van de tolkuren in het verleden

Met “het gebruik van de tolkuren in het verleden” wordt bedoeld:
het niet correct omgaan met tolkuren tijdens het schooljaar.
Dit is het geval zijn wanneer de cursist in vergelijking met andere cursisten, veel tolkuren laat verloren gaan door niet of laattijdig een voorziene tolk te annuleren. Bij de toekenning voor het volgende schooljaar kan hiermee rekening gehouden worden.

Bij een combinatieaanvraag voor zowel Vlaamse gebarentaal- als schrijftolkuren kan het totaal aantal tolkuren (tolkuren Vlaamse Gebarentaal en schrijftolkuren samen) niet hoger zijn dan wat verkregen zou worden wanneer maar één van beide ondersteuningsvormen zou gevraagd worden.

2.4. Opmerkingen

Er mogen geen bijkomende kosten voor schrijf- of tolkuren Vlaamse gebarentaal worden doorgerekend aan de betrokken cursist.

De toekenning van tolkuren kan worden ingetrokken indien achteraf zou blijken dat de verstrekte informatie in het aanvraagdossier niet strookt met de werkelijkheid.

Wijzigingen met betrekking tot de situatie zoals opgegeven in het aanvraagdossier, bv. stopzetting van de modules of volgen van bijkomende modules, moeten onmiddellijk schriftelijk worden gemeld aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen door de aanvrager. Zoniet kunnen de hierdoor eventueel teveel gemaakte kosten worden doorgerekend aan het centrum.

De vergoedingen van tolkprestaties gepresteerd in strijd met de onderrichtingen vermeld in de toekenningsbrief en in de bijlagen 3 en 4 van deze omzendbrief, zullen worden teruggevorderd.

Het materiaal dat noodzakelijk is voor een schrijftolkopdracht moet in onderlinge overeenstemming tussen de betrokken partijen (centrum en schrijftolk) worden voorzien en hier dienen duidelijke afspraken rond te worden gemaakt (bijvoorbeeld: de schrijftolk werkt met eigen materiaal, maar het centrum voorziet te allen tijde reservemateriaal voor wanneer het materiaal van de schrijftolk buiten werking is). Deze afspraken worden best schriftelijk vastgelegd want eventuele problemen hierrond kunnen in geen geval worden ingeroepen als overmacht voor het niet-uitvoeren van de tolkopdracht. Daarom is het voor alle betrokken partijen belangrijk hier voorzorgsmaatregelen te nemen.

3. Kopieën notities medecursisten

Deze ondersteuningsvorm biedt aan cursisten met een auditieve handicap, los van de tolkuren, ook de terugbetaling van kopieën van notities van medestudenten aan.

3.1. Aanvraagprocedure

Aanvragen voor kopieën van notities van medecursisten kunnen gedurende het hele schooljaar worden ingediend, maar moeten voor het einde van het betrokken semester ingezonden en volledig zijn.

Er moet slechts één aanvraagformulier voor het volledige schooljaar per centrum worden ingezonden. Op het aanvraagformulier kan worden aangeduid voor welke periode de aanvraag geldt: voor het 1e semester (cursussen met startdatum tussen 1/9 en 31/12) en/of voor het 2e semester (cursussen met startdatum tussen 1/1 en 31/8).

Om aan te tonen dat de cursist tot de doelgroep behoort, wordt een medisch attest ten voordele van de cursist opgevraagd. Het medisch attest moet slechts éénmaal in de schoolloopbaan van de cursist worden bezorgd.

Alle aanvragen worden elektronisch verstuurd naar de contactpersoon bovenaan de omzendbrief vermeld. Voor een vlotte verwerking wordt de volledige aanvraag in één pdf-document aan de administratie bezorgd.

Bij niet-ontvangst van de aanvragen door de cel SOL, ligt de bewijslast bij de aanvrager. De toekenning gebeurt pas wanneer de aanvraag volledig is.

3.2. Toekenning

Aan cursisten in het volwassenenonderwijs (zowel basiseducatie, secundair volwassenenonderwijs, hoger beroepsonderwijs als specifieke lerarenopleiding) wordt maximaal 37,5 euro per centrum per semester toegekend.

De maximumprijs die aan een centrum wordt terugbetaald per kopie A4 bedraagt 0,05 EUR per kopie.

De beslissing, positief of negatief, wordt via Mijn Onderwijs meegedeeld aan de directeur van de school voor gewoon onderwijs.

De mogelijkheid bestaat om binnen de zestig dagen na de betekening van de beslissingsbrief, een verzoek tot nietigverklaring in te dienen bij de Raad van State. De aanvrager kan zich ook opnieuw wenden tot het Beheerscomité.
Dit schort evenwel de periode van 60 dagen, waarbinnen men beroep kan aantekenen bij de Raad van State, niet op.

3.3. De factuur

De betaling gebeurt op basis van een factuur opgemaakt op het einde van het semester, door de leverancier of school waar de kopieën zijn gemaakt.

De factuur wordt gedateerd en ondertekend door de directeur (of zijn gevolmachtigde) van het centrum. Deze handtekening moet worden voorafgegaan door de vermelding “echt en waar verklaard door de som van … (in woorden) euro”.

De factuur dient duidelijk het aantal gemaakte kopieën A4 en de gehanteerde eenheidsprijs te vermelden. Het factuurbedrag kan nooit meer bedragen dan het toegekende bedrag.

De directeur legt de factuur voor aan de betrokken cursist of één van beide ouders, die, indien er geen opmerkingen zijn, de factuur mee ondertekent, na vermelding “Akkoord met de levering”.

De factuur wordt vervolgens ter betaling elektronisch doorgestuurd naar de cel Speciale Onderwijsleermiddelen.

De factuur dient bij de cel Speciale Onderwijsleermiddelen toe te komen 10 werkdagen vóór de vervaldatum van de factuur én ten laatste vóór 1 november volgend op het schooljaar waarop de aanvraag betrekking heeft. Na deze datum komen de voorziene kredieten definitief te vervallen.

De terugbetaling van kopieën notities medecursisten aan het centrum gebeurt op het rekeningnummer van de inrichtende macht. Indien de betaling op een ander rekeningnummer moet gebeuren, dient het centrum de gegevens op te geven van de rekeninghouder (naam, adres), het KBO-nummer, de BIC code en het IBAN nummer.

Een betaling aan de cursist of zijn ouders is uitgesloten.

4. Omzettingen van lesmateriaal

Met het omzetten van lesmateriaal wordt het omzetten naar braille, vergrotende kopieën, digitale omzettingen of grootletterdruk bedoeld voor cursisten met een handicap in het volwassenenonderwijs en basiseducatie.

4.1. Aanvraagprocedure

4.1.1. Indienen van de aanvraag

Documenten voor omzettingen voor een bepaalde module moeten voor het einde van de betrokken module worden ingezonden en volledig zijn.

Alle aanvragen worden elektronisch verstuurd naar de contactpersoon bovenaan de omzendbrief vermeld. Voor een vlotte verwerking wordt de volledige aanvraag in één pdf-document aan de administratie bezorgd.

Bij niet-ontvangst van de aanvragen door de cel SOL, ligt de bewijslast bij de aanvrager. De toekenning gebeurt pas wanneer de aanvraag volledig is.

4.1.2. Vereiste documenten

Afhankelijk van de handicap van de cursist en het soort omzetting waarvoor financiering wordt gevraagd, zijn er bij het volledig ingevulde en ondertekende aanvraagformulier specifieke documenten vereist:

- Medisch attest
Het attest ten voordele van de cursist moet slechts één maal in de schoolloopbaan van de cursist worden bezorgd. Wanneer de cursist met een visuele of fysieke handicap in het verleden reeds financiering voor de omzetting van lesmateriaal heeft ontvangen, moet dit niet opnieuw worden opgestuurd.

• Voor cursisten met een visuele handicap: een recent, d.w.z. niet ouder dan één kalenderjaar, medisch attest ondertekend door een oftalmoloog/oogarts verbonden aan een universitair of academisch ziekenhuis of lowvisioncentrum.

Uitzondering! Voor blinde cursisten die omzettingen naar braille aanvragen, is er geen medisch attest vereist.

• Voor leerlingen of studenten met een fysieke handicap: een recent, d.w.z. niet ouder dan één kalenderjaar, medisch attest ondertekend door de behandelende geneesheer-specialist.

- Prijsofferte(n)
Voor een definitieve toekenning moet een prijsofferte(n) worden toegevoegd.

- Boekenlijst

Een boekenlijst van de opleiding die de cursist in het centrum volgt (titel van het boek/cursus, de auteur, de uitgeverij, ISBN, …).
Wanneer geen boekenlijst voorhanden is, verklaart de directeur van het centrum dat de om te zetten boeken tot het lesmateriaal van de cursist behoren. Bij de aanvraag voor een administratieve goedkeuring mag dit nadien worden bezorgd.

- Indien financiering wordt aangevraagd van digitale-bestanden bij een omzettingscentrum, een verklaring waarom de pdf-bestanden van ADIBib niet volstaan.

4.1.3. Toekenningsprocedure

4.1.3.1. De toekenning

Per schooljaar en per cursist moet slechts één aanvraag worden ingediend voor omzettingen van lesmateriaal. De aanvraag kan onmiddellijk al de documenten zoals beschreven in 4.2.1 bevatten, dan is de aanvraag volledig. Wanneer aan alle voorwaarden is voldaan, gebeurt de definitieve toekenning voor de in de aanvraag vervatte omzettingen.

Wanneer in de loop van het schooljaar bijkomende omzettingen nodig zijn, volstaat het om hiervoor prijsofferte(n) op te sturen.

Er kan ook een aanvraag worden ingediend zonder dat prijsofferten en/of een boekenlijst zijn bijgevoegd, bv. wanneer nog niet duidelijk is welke boeken of cursussen het volgende schooljaar gebruikt zullen worden. Deze aanvraag gebeurt aan de hand van het aanvraagformulier en eventueel medisch attest (zie 4.2.1). Wanneer de cursist aan de voorwaarden voldoet, ontvangt het centrum een administratieve goedkeuring. Hierna kan de verdere procedure voor toekenning snel en efficiënt verlopen.

De aanvrager maakt in overleg met alle betrokkenen een lijst van de omzettingen en vraagt een prijsofferte aan bij één of meerdere omzetcentrum/-centra. De omzetcentra bezorgen hun prijsofferte rechtstreeks, bij voorkeur elektronisch, aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen en bezorgen een kopie aan het centrum. Naast de prijsofferte(n) moet eveneens een boekenlijst ter verantwoording (of een verklaring van de directeur, zie 4.2.1) worden bezorgd. Na ontvangst van deze documenten, volgt de definitieve toekenning via e-mail voor de omzetting van de boeken en cursussen waarvoor een offerte werd ingediend en die op de boekenlijst voorkomen.

De beslissing, positief of negatief, wordt via Mijn Onderwijs meegedeeld aan de directeur van het centrum. Indien de cel Speciale Onderwijsleermiddelen over de contactgegevens van het/de omzettingscentrum/-centra beschikt, zullen zij ook geïnformeerd worden over de beslissing.

Opgelet: Er kan pas gestart worden met het aanmaken van omzettingen na toestemming van de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. Zonder deze toestemming is er immers geen enkele garantie dat de aangevraagde omzettingen zullen gefinancierd worden.

Elke aanvraag wordt zorgvuldig beoordeeld en afgewogen. Het Beheerscomité, of bij delegatie de cel Speciale Onderwijsleermiddelen, kan beslissen om het aantal om te zetten of te vergroten bladzijden te contingenteren of om maar tot een bepaald bedrag tussen te komen. De cursist en de directeur van het centrum zullen in dat geval moeten nagaan welke selectie er gemaakt wordt of hoe de meerkost eventueel kan gefinancierd worden.

De mogelijkheid bestaat om binnen de zestig dagen na de betekening van de beslissingsbrief, een verzoek tot nietigverklaring in te dienen bij de Raad van State. De aanvrager kan zich ook opnieuw wenden tot het Beheerscomité.

Dit schort evenwel de periode van 60 dagen, waarbinnen men beroep kan aantekenen bij de Raad van State, niet op.

Het stopzetten van het volgen van de opleiding waarvoor de aanvraag werd ingediend, moet onmiddellijk schriftelijk (via e-mail) gemeld worden aan het aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen en aan het omzetcentrum/-centra.

4.1.4. Plaatsen van de bestelling - levering en factuur

Na ontvangst van de positieve beslissing, plaatst de directeur de bestelling bij het aangeduide omzetcentrum.

Het omzetcentrum levert in het centrum en bezorgt de factuur aan de directeur.

De directeur controleert de levering en waakt er over dat het bedrag op de factuur overeenstemt met de offerte en de meegedeelde beslissing.

Bij een beslissing om tot een gedeeltelijk bedrag tussen te komen, kan het omzetcentrum via de directeur, alleen dit gedeeltelijk bedrag factureren en aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen voorleggen.

Na controle van levering en factuur schrijft de directeur op de factuur "Akkoord met de levering" indien er geen opmerkingen zijn en ondertekent en zendt ze elektronisch naar de cel Speciale Onderwijsleermiddelen.

De factuur dient bij de cel Speciale Onderwijsleermiddelen toe te komen 10 werkdagen vóór de vervaldatum van de factuur én ten laatste vóór 1 november volgend op het school jaar waarop de aanvraag betrekking heeft. Na deze datum komen de voorziene kredieten definitief te vervallen.

4.1.5. Controle en betaling - inventaris

AGODI toetst de factuur aan de beslissing en geeft een opdracht tot betaling van de leverancier.

De betaling zal plaatsvinden binnen de betaaltermijnen, zoals bepaald in het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en zoals bepaald in de gewijzigde wet van 2 augustus 2002.

AGODI houdt de stand van uitgaven bij in relatie tot het in de begroting ingeschreven bedrag.

5. Bijlagen