De cel Speciale Onderwijsleermiddelen (SOL) maakt deel uit van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI).
"Speciale onderwijsleermiddelen" zijn hulpmiddelen die leerlingen met een functiebeperking nodig hebben om het onderwijsleerproces in de gewone school te kunnen volgen. Deze speciale onderwijsleermiddelen omvatten onder andere technische apparatuur, zoals een beeldschermloep of brailleleesregel, ergonomisch meubilair, omzettingen van leerboeken en studiemateriaal in (digitale) braille of grootletterdruk en tolkondersteuning voor leerlingen met een auditieve beperking.
Deze omzendbrief bevat de aanvraag- en toekenningsprocedure voor de financiering van omzettingen van lesmateriaal voor leerlingen met een functiebeperking in het gewoon basis- en secundair onderwijs.
Voor informatie over de aanvraag-en toekenningsprocedure voor financiering van speciale onderwijsleermiddelen voor leerlingen met een functiebeperking in het gewoon basis- en secundair onderwijs verwijzen wij naar de omzendbrief "Speciale onderwijsleermiddelen voor leerlingen in het gewoon basis- en secundair onderwijs".
Voor informatie over de aanvraag-en toekenningsprocedure voor financiering van tolkondersteuning voor leerlingen met een auditieve functiebeperking verwijzen wij naar de omzendbrief “Tolkondersteuning voor leerlingen met een auditieve functiebeperking in het gewoon basis- en secundair onderwijs”.
1.
Doelgroep
De doelgroep voor speciale onderwijsleermiddelen wordt gevormd door de leerlingen met een functiebeperking die les volgen in het gewoon kleuter-, lager of secundair onderwijs, studenten met een functiebeperking die les volgen in het hoger onderwijs en cursisten met een functiebeperking die les volgen in een centrum voor volwassenenonderwijs of een centrum voor basiseducatie.
Leerlingen met een beperking die een opleiding volgen in het kader van duaal leren kunnen ook speciale onderwijsleermiddelen en/of bijzondere tewerkstellingsondersteunende maatregelen (BTOM’s) aanvragen.
Leerlingen uit het buitengewoon onderwijs kunnen enkel een aanvraag indienen voor aanpassingen met betrekking tot de werkplekcomponent.
Zowel de aanvragen die betrekking hebben op de schoolcomponent als de aanvragen die betrekking hebben op de werkplekcomponent worden ingediend bij de cel Speciale Onderwijsleermiddelen van AGODI door middel van het aanvraagformulier “Aanvraag tot financiering van speciale onderwijsleermiddelen en BTOM’s voor leerlingen in het duaal leren” in bijlage 2 bij deze omzendbrief. Meer informatie over de aanvraag- en toekenningsprocedure is terug te vinden in deze omzendbrief.
Voor aanpassingen met betrekking tot de schoolcomponent, wordt de aanvraag behandeld door de cel Speciale Onderwijsleermiddelen van AGODI.
Voor aanpassingen met de betrekking tot de werkplekcomponent, wordt de aanvraag behandeld door VDAB. De cel Speciale Onderwijsleermiddelen bezorgt de aanvraag hiervoor rechtstreeks aan VDAB. Meer informatie over aanpassingen met betrekking tot de werkplekcomponent is terug te vinden op de website van VDAB: https://www.vdab.be/arbeidshandicap/maatregelen#werknemer.
2.
De Aanvraag
2.1.
Algemeen
De ondersteuning van een leerling met een functiebeperking in het gewoon onderwijs gebeurt in samenspraak met alle betrokken partijen. Het indienen van een aanvraag tot financiering van speciale onderwijsleermiddelen maakt hier deel van uit.
Voor leerlingen met een functiebeperking die leersteun ontvangen in een school voor gewoon onderwijs, gebeurt dit overleg samen met de leerling en/of de ouders, de school voor gewoon onderwijs, het begeleidend CLB en het leersteuncentrum.
Voor leerlingen met een functiebeperking die geen leersteun ontvangen, gebeurt het overleg samen met de leerling en/of de ouders, de directeur van de school voor gewoon onderwijs en de verantwoordelijke van een begeleidingsdienst (bv. CLB).
De directeur van de school voor gewoon onderwijs is verantwoordelijk voor de aanvraag. Hij/zij verstuurt de aanvraag via de optie ‘Document versturen’ van Mijn Onderwijs. Met het indienen van de aanvraag verklaart de directeur dat alle betrokken partijen op de hoogte zijn van en akkoord zijn met de aanvraag.
Voor alle aanvragen geldt het principe dat er geen financiering gebeurt zonder de voorafgaande toestemming van de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. Er wordt niet gewerkt met terugwerkende kracht.
2.2.
Aandachtspunten bij de aanvraag
Omzettingen
De aanvrager gaat na of de aangevraagde financiering voor de omzetting van leerboeken en ander lesmateriaal strikt noodzakelijk zijn. Zo wordt er best afgetoetst of de gevraagde omzettingen al (gedeeltelijk) bestaan bij de omzetcentra en of er eventueel kan ontleend worden als het bijvoorbeeld over leesboeken gaat.
Vergrotingen
Bij de vraag naar vergrotingen moet onderzocht worden in welke mate het gebruik van technische hulpmiddelen (leesbril, loep,...) een alternatief kan zijn voor de slechtziende leerling bij het gebruik van de leerboeken of ander lesmateriaal. Vergrotingen moeten gebeuren door middel van kopieën.
Digitale bestanden
Sommige pdf-bestanden kunnen gratis worden aangevraagd bij ADIBib.
ADIBib maakt leer- en werkboeken van het onderwijs digitaal beschikbaar. Zij stellen digitale versies van gewone, gedrukte schoolboeken ter beschikking aan leerlingen met ernstige lees- en/of schrijfproblemen.
ADIBib beschikt over een website die terug te vinden is via deze link: http://www.adibib.be/.
Wanneer de leerling met gratis pdf-bestanden van ADIBib werkt, volstaat een rechtstreekse aanvraag bij ADIBib en moet er geen aanvraagformulier worden opgestuurd naar de cel Speciale Onderwijsleermiddelen.
Pdf-bestanden die niet door ADIBib kunnen geleverd worden, komen in aanmerking voor financiering door de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. In dit geval wordt een verklaring van ADIBib bij het aanvraagformulier gevoegd.
Voor leerlingen met een lees- of een schrijfprobleem wordt in het lager en secundair onderwijs ook gratis voorleessoftware ter beschikking gesteld.
Lees er meer over op de volgende webpagina:
https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/voorleessoftware-voor-leerlingen-met-leesbeperkingen
2.3.
Indienen van de aanvraag
Aanvragen voor omzettingen voor een bepaald schooljaar moeten voor het einde van het betrokken schooljaar worden ingezonden en volledig zijn.
De school verstuurt de aanvraag via de optie ‘Document versturen’ van Mijn Onderwijs. Opgelet: om deze documenten te versturen, hebt u toegang nodig tot het thema ‘Leerlingen (vertrouwelijk)’ in Mijn Onderwijs. U kan deze rechten nakijken in het tabblad ‘Thema beheer’. Meer informatie over de toegangsrechten tot Mijn Onderwijs kan u vinden op de webpagina “Toegang tot Mijn Onderwijs”.
(…)
Met het oog op een vlotte verwerking is het belangrijk om alle documenten die tot eenzelfde aanvraag behoren in 1 pdf-bestand op te laden. Aanvragen die in meerdere bestanden worden verstuurd en/of geen pdf-bestand zijn, kunnen niet verwerkt worden.
(…)
Bij niet-ontvangst van de aanvragen door de cel Speciale Onderwijsleermiddelen, ligt de bewijslast bij de aanvrager. De toekenning gebeurt pas wanneer de aanvraag volledig is.
2.3.1.
Nieuwe aanvraag
Onder nieuwe aanvraag wordt verstaan:
- de aanvraag van omzettingen voor een leerling die tijdens het voorafgaande schooljaar geen gebruik maakte van omzettingen;
- de aanvraag van omzettingen voor een leerling die tijdens het voorafgaande schooljaar wel gebruik maakte van omzettingen, maar die het nieuwe schooljaar in een andere school start;
- de aanvraag van omzettingen voor een leerling die in de loop van het schooljaar van school verandert.
De aanvraag gebeurt met het aanvraagformulier in bijlage 1 bij deze omzendbrief, samen met de vereiste documenten (zie 2.3.3.).
2.3.2.
Verlenging van de ondersteuning
Als een leerling tijdens het voorafgaande schooljaar omzettingen kreeg toegekend en deze ondersteuning wenst te verlengen, meldt de school dit aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. De school doet dit aan de hand van het formulier dat zij aan het einde van het schooljaar ontvangt via Mijn Onderwijs. Op dit formulier duidt de school aan of er wijzigingen zijn in de situatie van de leerling ten opzichte van het voorafgaande schooljaar (bv. wijziging van onderwijsvorm, graad, studierichting,...).
2.3.3.
Vereiste documenten
Afhankelijk van de functiebeperking van de leerling en het soort omzetting waarvoor financiering wordt gevraagd, zijn er bij het volledig ingevulde aanvraagformulier specifieke documenten vereist:
Medisch attest
De functiebeperking wordt bij een eerste aanvraag aangetoond op basis van een recent (d.w.z. niet ouder dan één kalenderjaar) medisch attest. Het medisch attest wordt opgemaakt door een arts-specialist.
Voor leerlingen met een visuele functiebeperking wordt het medisch attest opgemaakt door een oftalmoloog/oogarts verbonden aan een universitair of academisch ziekenhuis of centrum voor visuele revalidatie en low vision.
Uitzondering! Voor blinde leerlingen die omzettingen naar braille aanvragen, is er geen medisch attest vereist.
Prijsofferte(n)
Voor een definitieve toekenning moet(en) (een) prijsofferte(n) van de gevraagde omzettingen worden toegevoegd. De prijsofferte moet voldoende gedetailleerd zijn zodat duidelijk is over welke omzettingsvorm het gaat, het aantal omgezette pagina’s, kostprijs per omgezette pagina en voor welk vak de omzetting wordt aangevraagd.
Boekenlijst
Een boekenlijst van de opleiding die de leerling in de school voor gewoon onderwijs volgt (titel van het boek/cursus, de auteur, de uitgeverij, ISBN, …). Wanneer er geen boekenlijst voorhanden is, verklaart de directeur dat de om te zetten boeken tot het lesmateriaal van de leerling behoren.
Attest ADIBib
Indien de financiering van digitale-bestanden bij een omzetcentrum wordt aangevraagd, een verklaring waarom de pdf-bestanden van ADIBib niet volstaan (zie 2.2. Aandachtspunten bij de aanvraag).
3.
Toekenningsprocedure
3.1.
De toekenning
Per schooljaar en per leerling moet slechts één aanvraag worden ingediend voor omzettingen van lesmateriaal. De aanvraag kan al onmiddellijk de documenten zoals beschreven in punt 2.3.3 bevatten, dan is de aanvraag volledig. Wanneer aan alle voorwaarden is voldaan, gebeurt de definitieve toekenning voor de in de aanvraag vervatte omzettingen.
Wanneer in de loop van het schooljaar bijkomende omzettingen nodig zijn, volstaat het om hiervoor prijsofferte(n) op te sturen.
Er kan ook al een aanvraag worden ingediend zonder dat prijsofferten en/of een boekenlijst zijn bijgevoegd, bv. wanneer nog niet duidelijk is welke boeken of cursussen het volgende schooljaar gebruikt zullen worden. Deze aanvraag gebeurt aan de hand van het aanvraagformulier en eventueel medisch attest (zie 1.3.3. Medisch attest). Wanneer de leerling aan de voorwaarden voldoet, ontvangt de school een administratieve goedkeuring. Hierna kan de verdere procedure voor toekenning snel en efficiënt verlopen.
De aanvrager maakt in overleg met alle betrokkenen een lijst van de nodige omzettingen en vraagt een prijsofferte aan bij één of meerdere omzetcentrum/-centra. Naast de prijsofferte(n) moet eveneens een boekenlijst ter verantwoording (of een verklaring van de directeur, zie punt 2.3.3.) worden bezorgd. Na ontvangst van deze documenten, volgt de definitieve toekenning voor de omzetting van de boeken en cursussen waarvoor een offerte werd ingediend en die op de boekenlijst voorkomen.
De cel SOL streeft er naar om de beslissing, positief of negatief, binnen de 15 werkdagen na ontvangst van de aanvraag via Mijn Onderwijs mee te delen aan de directeur van de school voor gewoon onderwijs. De directeur brengt alle betrokken partijen van de beslissing op de hoogte.
Als de cel Speciale Onderwijsleermiddelen over de contactgegevens van het leersteuncentrum en van het/de omzettingscentrum/-centra beschikt, zullen zij ook geïnformeerd worden over de beslissing.
OPGELET! Er kan pas gestart worden met het aanmaken van omzettingen na de definitieve toekenning van de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. Zonder deze toestemming is er immers geen enkele garantie dat de aangevraagde omzettingen zullen gefinancierd worden.
Elke aanvraag wordt zorgvuldig beoordeeld en afgewogen. Het Beheerscomité, of bij delegatie de cel Speciale Onderwijsleermiddelen, kan beslissen om het aantal om te zetten of te vergroten bladzijden te contingenteren of om maar tot een bepaald bedrag tussen te komen. Het team van betrokkenen (zie punt 2.1) zal in dat geval moeten nagaan welke selectie er gemaakt wordt of hoe de meerkost eventueel kan gefinancierd worden.
De mogelijkheid bestaat om binnen de 60 dagen na de betekening van de beslissingsbrief een verzoek tot nietigverklaring in te dienen bij de Raad van State. De aanvrager kan zich ook opnieuw richten tot het Beheerscomité. Dat schort evenwel de periode van 60 dagen, waarbinnen men beroep kan aantekenen bij de Raad van State, niet op.
Als de leerling zijn/haar opleiding stopzet, moet dit onmiddellijk gemeld worden via sol.agodi@vlaanderen.be en aan het omzetcentrum/-centra. Zo niet kunnen de hierdoor eventueel teveel gemaakte kosten worden doorgerekend aan de school.
3.2.
Plaatsen van de bestelling, levering en factuur
3.2.1.
Bestelling
Na ontvangst van de positieve beslissing, plaatst de directeur van de school voor gewoon onderwijs de bestelling bij het aangeduide omzetcentrum. Het omzetcentrum levert in de school voor gewoon onderwijs.
3.2.2.
Levering
De directeur controleert of de levering overeenstemt met de offerte en de meegedeelde beslissing.
Bij een beslissing om tot een gedeeltelijk bedrag tussen te komen, kan het omzetcentrum alleen dit gedeeltelijk bedrag factureren en aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen voorleggen.
3.2.3.
Factuur
Het omzetcentrum dient de facturen voor de cel Speciale Onderwijsleermiddelen rechtstreeks in bij AGODI via een digitaal platform (het Mercuriusportaal). De factuur moet niet meer aan de directeur van de school bezorgd worden. AGODI neemt steekproefsgewijs contact op met de scholen om na te gaan of er opmerkingen m.b.t. de levering van de omzettingen zijn. De betaling van de factuur door AGODI gebeurt rechtstreeks aan het omzetcentrum. De school zelf hoeft niets te betalen.
Scholen die zelf een factuur opstellen moeten deze ook indienen via het Mercuriusportaal. In dat geval neemt de school contact op met de cel Speciale Onderwijsleermiddelen via sol.agodi@vlaanderen.be zodat de cel SOL de nodige informatie hierover kan bezorgen.
Opgelet! Wanneer het gaat om een buitenlandse leverancier (binnen de EU) moet de leverancier een intracommunautaire factuur opstellen mét vermelding van het BTW-nummer BE(0)316 380 841.
E-facturatie is verplicht. Leveranciers die hun facturen niet via het Mercuriusportaal bezorgen, komen niet in aanmerking voor het leveren van speciale onderwijsleermiddelen.
De leverancier vermeldt op de factuur voor de cel Speciale Onderwijsleermiddelen duidelijk het inkoopordernummer en naam van de leerling waarvoor de omzettingen werden aangevraagd.
Voor toekenningen/offertes die werden goedgekeurd maar waarvoor het inkoopordernummer nog niet gekend is, neemt de leverancier contact op met de cel Speciale Onderwijsleermiddelen.
De leverancier selecteert op het Mercuriusplatform als ontvanger (klant) ‘Ministeries van de Vlaamse Gemeenschap’ met KBO-nummer 0316.380.841 en als afdeling ‘Agentschap voor Onderwijsdiensten’.
Meer informatie over e-facturatie voor leveranciers staat op de webpagina “E-invoicing: informatie voor leveranciers”.
Leveranciers met kleine factuurvolumes vinden op de webpagina “Je bent een bedrijf zonder facturatiepakket” een brochure met verschillende eenvoudige e-facturatietoepassingen.
3.3.
Controle en betaling
AGODI toetst de factuur aan de beslissing en geeft een opdracht tot betaling.
De betaling zal plaatsvinden binnen de betaaltermijnen, zoals bepaald in het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en zoals bepaald in de gewijzigde wet van 2 augustus 2002.
De standaard betalingstermijn van facturen is 30 dagen. Ingeval van e-facturatie zal de Vlaamse overheid de facturen tot 20 dagen voor de vervaldatum betalen.
AGODI houdt de stand van uitgaven bij in relatie tot het in de begroting ingeschreven bedrag.
4.
Bijlage
