Omzettingen van lesmateriaal voor leerlingen in het gewoon basis- en secundair onderwijs

  • referentie
    NO/2012/03
  • publicatiedatum
    14/06/2012
  • datum laatste wijziging
    08/01/2019
  • wettelijke basis
    Decreet basisonderwijs van 25 februari 1997 : artikel 91
  • wettelijke basis
    De Codex Secundair Onderwijs: artikel 357
  • wettelijke basis
    Besluit van de Vlaamse Regering betreffende codificatie sommige bepalingen voor het onderwijs van 28 oktober 2016: artikel IV 38
  • contactpersoon
    Cindy VANITTERBEEK, 02/553.99.07

De cel Speciale Onderwijsleermiddelen (SOL) maakt deel uit van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI).

"Speciale onderwijsleermiddelen" zijn hulpmiddelen die leerlingen met een functiebeperking nodig hebben om het onderwijsleerproces in de gewone school te kunnen volgen. Deze speciale onderwijsleermiddelen omvatten onder andere technische apparatuur, zoals een beeldschermloep of brailleleesregel, ergonomisch meubilair, omzettingen van leerboeken en studiemateriaal in (digitale) braille of grootletterdruk en tolkondersteuning voor leerlingen met een auditieve beperking.

De doelgroep wordt gevormd door de leerlingen met een functiebeperking die les volgen in het gewoon kleuter-, lager of secundair onderwijs, studenten met een functiebeperking die les volgen in het hoger of academisch onderwijs en cursisten met een functiebeperking die les volgen in een centrum voor volwassenenonderwijs of een centrum voor basiseducatie.

Vanaf 2019 kunnen leerlingen met een beperking die een opleiding volgen in het kader van duaal leren, speciale onderwijsleermiddelen en/of bijzondere tewerkstellingsondersteunende maatregelen (BTOM’s) aanvragen.

Vanaf 1 januari 2019 kunnen aanpassingen met betrekking tot de werkplekcomponent aangevraagd worden. Vanaf 1 september 2019 kunnen aanpassingen met betrekking tot de schoolcomponent aangevraagd worden.  Leerlingen uit het buitengewoon onderwijs kunnen enkel een aanvraag indienen voor aanpassingen met betrekking tot de werkplekcomponent.


Zowel de aanvragen die betrekkingen hebben op de schoolcomponent als de werkplekcomponent worden ingediend bij de cel Speciale Onderwijsleermiddelen van AGODI door middel van het aanvraagformulier “Aanvraag tot financiering van speciale onderwijsleermiddelen en BTOM’s voor leerlingen in het duaal leren” in bijlage 2 bij deze omzendbrief. Meer informatie over de aanvraag- en toekenningsprocedure is terug te vinden in deze omzendbrief.


Voor aanpassingen met betrekking tot de schoolcomponent, wordt de aanvraag behandeld door de cel Speciale Onderwijsleermiddelen van AGODI.

Voor aanpassingen met de betrekking tot de werkplekcomponent, wordt de aanvraag behandeld door VDAB. De cel Speciale Onderwijsleermiddelen bezorgt de aanvraag hiervoor rechtstreeks aan VDAB. Meer informatie over aanpassingen met betrekking tot de werkplekcomponent is terug te vinden op de website van VDAB: https://www.vdab.be/arbeidshandicap/maatregelen#werknemer.

Deze omzendbrief bevat de aanvraag- en toekenningsprocedure voor de financiering van omzettingen van lesmateriaal voor leerlingen met een functiebeperking in het gewoon basis- en secundair onderwijs.

Voor informatie over de aanvraag-en toekenningsprocedure voor financiering van speciale onderwijsleermiddelen voor leerlingen met een functiebeperking in het gewoon basis- en secundair onderwijs verwijzen wij naar de omzendbrief "Speciale onderwijsleermiddelen voor leerlingen in het gewoon basis- en secundair onderwijs".

Voor informatie over de aanvraag-en toekenningsprocedure voor financiering van tolkondersteuning voor leerlingen met een auditieve functiebeperking verwijzen wij naar de omzendbrief “Tolkondersteuning voor leerlingen met een auditieve functiebeperking in het gewoon basis- en secundair onderwijs”.

1. De Aanvraag

1.1. Algemeen

De ondersteuning van een leerling met een functiebeperking in het gewoon onderwijs gebeurt in samenspraak met alle betrokken partijen. Het indienen van een aanvraag tot financiering van speciale onderwijsleermiddelen maakt hier deel van uit.

Voor leerlingen met een functiebeperking die additionele hulp krijgen in het kader van het ondersteuningsmodel, gebeurt dit overleg samen met de leerling en/of de ouders, de school voor gewoon onderwijs, het begeleidend CLB en de ondersteunende school voor buitengewoon onderwijs.

Voor leerlingen met een functiebeperking, die geen extra ondersteuning krijgen in het kader van  het ondersteuningsmodel, gebeurt het overleg samen met de leerling en/of de ouders, de directeur van de school voor gewoon onderwijs en de verantwoordelijke van een begeleidingsdienst (bv. CLB).

De directeur van de school voor gewoon onderwijs is verantwoordelijk voor de aanvraag.

De aanvraag gebeurt met het aanvraagformulier in bijlage 1 bij deze omzendbrief.

De directeur van de school voor gewoon onderwijs doet de aanvraag. Hij/zij ondertekent het volledig ingevulde aanvraagformulier. Het aanvraagformulier wordt ook ondertekend door één van beide ouders of de meerderjarige leerling of student.

Voor alle aanvragen geldt het principe dat er geen financiering gebeurt zonder de voorafgaande toestemming van de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. Er wordt niet gewerkt met terugwerkende kracht.

1.2. Aandachtspunten bij de aanvraag

Omzettingen:

De aanvrager gaat na of de aangevraagde financiering voor de omzetting van leerboeken en ander lesmateriaal strikt noodzakelijk zijn. Zo wordt er best afgetoetst of de gevraagde omzettingen al (gedeeltelijk) bestaan bij de omzetcentra en of er eventueel kan ontleend worden indien het bijvoorbeeld over leesboeken gaat.

Vergrotingen:

Bij de vraag naar vergrotingen moet onderzocht worden in welke mate het gebruik van technische hulpmiddelen (leesbril, loep,...) een alternatief kan zijn voor de slechtziende leerling bij het gebruik van de leerboeken of ander lesmateriaal. Vergrotingen moeten gebeuren door middel van kopieën.

Digitale-bestanden:

Sommige pdf-bestanden kunnen gratis worden aangevraagd bij ADIBib.

ADIBib maakt leer- en werkboeken van het onderwijs digitaal beschikbaar. Zij stellen digitale versies van gewone, gedrukte schoolboeken ter beschikking aan leerlingen met ernstige lees- en/of schrijfproblemen.

ADIBib beschikt over een website die terug te vinden is via deze link: http://www.adibib.be/.

Wanneer de leerling met gratis pdf-bestanden van ADIBib werkt, volstaat een rechtstreekse aanvraag bij ADIBib en moet er geen aanvraagformulier worden opgestuurd naar de cel Speciale Onderwijsleermiddelen.

Pdf-bestanden die niet door ADIBib kunnen geleverd worden, komen in aanmerking voor financiering door de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. In dit geval wordt een verklaring van ADIBib bij het aanvraagformulier gevoegd.

Wanneer gekozen wordt voor Word-bestanden, moet de aanvrager motiveren waarom de (gratis) pdf-bestanden (van ADIBib) niet volstaan.

1.3. Indienen van de aanvraag

Aanvragen voor omzettingen voor een bepaald schooljaar moeten voor het einde van het betrokken schooljaar worden ingezonden en volledig zijn.

Alle aanvragen worden elektronisch verstuurd naar speciale.onderwijsleermiddelen.agodi@vlaanderen.be . Voor een vlotte verwerking wordt de volledige aanvraag in één pdf-document aan de administratie bezorgd.

Bij niet-ontvangst van de aanvragen door de cel Speciale Onderwijsleermiddelen, ligt de bewijslast bij de aanvrager. De toekenning gebeurt pas wanneer de aanvraag volledig is.

1.3.1. Nieuwe aanvraag

Onder nieuwe aanvraag wordt verstaan:

- de aanvraag van omzettingen voor een leerling die tijdens het voorafgaande schooljaar geen gebruik maakte van omzettingen.

- de aanvraag van omzettingen voor een leerling die tijdens het voorafgaande schooljaar wel gebruik maakte van omzettingen, maar die het nieuwe schooljaar in een andere school start.

Voor deze leerlingen moet het aanvraagformulier, samen met de vereiste documenten (zie 1.2.2.3), aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen bezorgd worden. 

1.3.2. Verlenging van de ondersteuning

Indien een leerling tijdens het voorafgaande schooljaar omzettingen kreeg toegekend en deze ondersteuning wenst te verlengen, meldt de school dit aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. De school doet dit door het formulier dat zij ontvangt aan het einde van het schooljaar ingevuld terug te sturen. Op dit formulier duidt de school aan of er wijzigingen zijn in de situatie van de leerling ten opzichte van het voorafgaande schooljaar (bv. wijziging van onderwijsvorm, graad, studierichting,...).

1.3.3. Vereiste documenten

Afhankelijk van de functiebeperking van de leerling en het soort omzetting waarvoor financiering wordt gevraagd, zijn er bij het volledig ingevulde en ondertekende aanvraagformulier specifieke documenten vereist:


- Medisch attest
Het medisch attest moet slechts eenmaal in de schoolloopbaan van de leerling worden bezorgd.

• Voor leerlingen met een visuele functiebeperking: een recent, d.w.z. niet ouder dan één kalenderjaar, medisch attest ondertekend door een oftalmoloog/oogarts verbonden aan een universitair of academisch ziekenhuis of lowvisioncentrum.

Uitzondering! Voor blinde leerlingen die omzettingen naar braille aanvragen, is er geen medisch attest vereist.

• Voor leerlingen met een fysieke functiebeperking: een recent, d.w.z. niet ouder dan één kalenderjaar, medisch attest ondertekend door de behandelende geneesheer-specialist.

- Prijsofferte(n)
Voor een definitieve toekenning moet een prijsofferte(n) worden toegevoegd.

- Boekenlijst

Een boekenlijst van de opleiding die de leerling in de school voor gewoon onderwijs volgt (titel van het boek/cursus, de auteur, de uitgeverij, ISBN, …). Wanneer er geen boekenlijst voorhanden is, verklaart de directeur dat de om te zetten boeken tot het lesmateriaal van de leerling behoren.

- Attest ADIBib

Indien de financiering van digitale-bestanden bij een omzettingscentrum wordt aangevraagd, een verklaring waarom de pdf-bestanden van ADIBib niet volstaan (zie 1.2. Aandachtspunten bij de aanvraag).

2. Toekenningsprocedure

2.1. De toekenning

Per schooljaar en per leerling moet slechts één aanvraag worden ingediend voor omzettingen van lesmateriaal. De aanvraag kan al onmiddellijk de documenten zoals beschreven in punt 1.3.3 bevatten, dan is de aanvraag volledig. Wanneer aan alle voorwaarden is voldaan, gebeurt de definitieve toekenning voor de in de aanvraag vervatte omzettingen.

Wanneer in de loop van het schooljaar bijkomende omzettingen nodig zijn, volstaat het om hiervoor prijsofferte(n) op te sturen.

Er kan ook al een aanvraag worden ingediend zonder dat prijsofferten en/of een boekenlijst zijn bijgevoegd, bv. wanneer nog niet duidelijk is welke boeken of cursussen het volgende schooljaar gebruikt zullen worden. Deze aanvraag gebeurt aan de hand van het aanvraagformulier en eventueel medisch attest (zie 1.3.3. Medisch attest). Wanneer de leerling aan de voorwaarden voldoet, ontvangt de school een administratieve goedkeuring. Hierna kan de verdere procedure voor toekenning snel en efficiënt verlopen.

De aanvrager maakt in overleg met alle betrokkenen een lijst van de omzettingen en vraagt een prijsofferte aan bij één of meerdere omzetcentrum/-centra. De omzetcentra bezorgen hun prijsofferte rechtstreeks, aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen en bezorgen een kopie aan de school. Naast de prijsofferte(n) moet eveneens een boekenlijst ter verantwoording (of een verklaring van de directeur, zie punt 1.3.3.) worden bezorgd. Na ontvangst van deze documenten, volgt de definitieve toekenning voor de omzetting van de boeken en cursussen waarvoor een offerte werd ingediend en die op de boekenlijst voorkomen.

De beslissing, positief of negatief, wordt via Mijn Onderwijs meegedeeld aan de directeur van de school voor gewoon onderwijs. Indien de cel Speciale Onderwijsleermiddelen over de contactgegevens van de ondersteunende school voor buitengewoon onderwijs en van het/de omzettingscentrum/-centra beschikt, zullen zij ook geïnformeerd worden over de beslissing.

OPGELET! Er kan pas gestart worden met het aanmaken van omzettingen na toestemming van de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. Zonder deze toestemming is er immers geen enkele garantie dat de aangevraagde omzettingen zullen gefinancierd worden.

Elke aanvraag wordt zorgvuldig beoordeeld en afgewogen. Het Beheerscomité, of bij delegatie de cel Speciale Onderwijsleermiddelen, kan beslissen om het aantal om te zetten of te vergroten bladzijden te contingenteren of om maar tot een bepaald bedrag tussen te komen. Het team van betrokkenen (zie punt 1.1) zal in dat geval moeten nagaan welke selectie er gemaakt wordt of hoe de meerkost eventueel kan gefinancierd worden.

De mogelijkheid bestaat om binnen de 60 dagen na de betekening van de beslissingsbrief een verzoek tot nietigverklaring in te dienen bij de Raad van State. De aanvrager kan zich ook opnieuw richten tot het Beheerscomité. Dat schort evenwel de periode van 60 dagen, waarbinnen men beroep kan aantekenen bij de Raad van State, niet op.

Als de leerling zijn/haar opleiding stopzet, moet dit onmiddellijk gemeld worden via speciale.onderwijsleermiddelen.agodi@vlaanderen.be en aan het omzetcentrum/-centra. Zo niet kunnen de hierdoor eventueel teveel gemaakte kosten worden doorgerekend aan de school.

2.2. Plaatsen van de bestelling, levering en factuur

Na ontvangst van de positieve beslissing, plaatst de directeur van de school voor gewoon onderwijs de bestelling bij het aangeduide omzetcentrum.

Het omzetcentrum levert in de school voor gewoon onderwijs en bezorgt de factuur aan de directeur.

De directeur controleert de levering en waakt er over dat het bedrag op de factuur overeenstemt met de offerte en de meegedeelde beslissing.

Bij een beslissing om tot een gedeeltelijk bedrag tussen te komen, kan het omzetcentrum via de directeur, alleen dit gedeeltelijk bedrag factureren en aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen voorleggen.

Na controle van levering en factuur schrijft de directeur op de factuur "Akkoord met de levering" indien er geen opmerkingen zijn en ondertekent en zendt ze elektronisch naar speciale.onderwijsleermiddelen.agodi@vlaanderen.be.

De factuur dient bij de cel Speciale Onderwijsleermiddelen toe te komen 10 werkdagen vóór de vervaldatum van de factuur. Als de school zelf een factuur opstelt, moet deze ingediend worden vóór 1 november volgend op het schooljaar waarop de aanvraag betrekking heeft. Na deze datum komen de voorziene kredieten definitief te vervallen.

2.3. Controle en betaling - inventaris

AGODI toetst de factuur aan de beslissing en geeft een opdracht tot betaling van de omzetcentrum.

De betaling zal plaatsvinden binnen de betaaltermijnen, zoals bepaald in het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en zoals bepaald in de gewijzigde wet van 2 augustus 2002.

AGODI houdt de stand van uitgaven bij in relatie tot het in de begroting ingeschreven bedrag.

3. Bijlage