Speciale onderwijsleermiddelen voor leerlingen in het gewoon basis- en secundair onderwijs

  • referentie
    OND/II/2.3/TM
  • publicatiedatum
    10/06/1996
  • datum laatste wijziging
    08/01/2019
  • wettelijke basis
    Decreet basisonderwijs van 25 februari 1997 : artikel 91
  • wettelijke basis
    De Codex Secundair Onderwijs: artikel 357
  • wettelijke basis
    Besluit van de Vlaamse Regering betreffende codificatie sommige bepalingen voor het onderwijs van 28 oktober 2016: artikel IV 38
  • contactpersoon
    Cindy VANITTERBEEK, 02/553.99.07

De cel Speciale Onderwijsleermiddelen (SOL) maakt deel uit van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI).

"Speciale onderwijsleermiddelen" zijn hulpmiddelen die leerlingen met een functiebeperking nodig hebben om het onderwijsleerproces in de gewone school te kunnen volgen. Deze speciale onderwijsleermiddelen omvatten onder andere technische apparatuur, zoals een beeldschermloep of brailleleesregel, ergonomisch meubilair, omzettingen van leerboeken en studiemateriaal in (digitale) braille of grootletterdruk en tolkondersteuning voor leerlingen met een auditieve beperking.

De doelgroep wordt gevormd door de leerlingen met een functiebeperking die les volgen in het gewoon kleuter-, lager of secundair onderwijs, studenten met een functiebeperking die les volgen in het hoger of academisch onderwijs en cursisten met een functiebeperking die les volgen in een centrum voor volwassenenonderwijs of een centrum voor basiseducatie.

Vanaf 2019 kunnen leerlingen met een beperking die een opleiding volgen in het kader van duaal leren, speciale onderwijsleermiddelen en/of bijzondere tewerkstellingsondersteunende maatregelen (BTOM’s) aanvragen.

Vanaf 1 januari 2019 kunnen aanpassingen met betrekking tot de werkplekcomponent aangevraagd worden. Vanaf 1 september 2019 kunnen aanpassingen met betrekking tot de schoolcomponent aangevraagd worden. Leerlingen uit het buitengewoon onderwijs kunnen enkel een aanvraag indienen voor aanpassingen met betrekking tot de werkplekcomponent.


Zowel de aanvragen die betrekkingen hebben op de schoolcomponent als de werkplekcomponent worden ingediend bij de cel Speciale Onderwijsleermiddelen van AGODI door middel van het aanvraagformulier “Aanvraag tot financiering van speciale onderwijsleermiddelen en BTOM’s voor leerlingen in het duaal leren” in bijlage 3 bij deze omzendbrief. Meer informatie over de aanvraag- en toekenningsprocedure is terug te vinden in deze omzendbrief.


Voor aanpassingen met betrekking tot de schoolcomponent, wordt de aanvraag behandeld door de cel Speciale Onderwijsleermiddelen van AGODI.

Voor aanpassingen met de betrekking tot de werkplekcomponent, wordt de aanvraag behandeld door VDAB. De cel Speciale Onderwijsleermiddelen bezorgt de aanvraag hiervoor rechtstreeks aan VDAB. Meer informatie over aanpassingen met betrekking tot de werkplekcomponent is terug te vinden op de website van VDAB: https://www.vdab.be/arbeidshandicap/maatregelen#werknemer.

Deze omzendbrief bevat de aanvraag- en toekenningsprocedure voor de financiering van technische apparatuur en ergonomisch meubilair (verder in de tekst hulpmiddelen genoemd) voor leerlingen met een functiebeperking uit het gewoon basis- en secundair onderwijs. Ook herstellingen van de gefinancierde hulpmiddelen kunnen in aanmerking komen (zie verder).

Hulpmiddelen die naast de schoolse situatie ook in een ruimere sociale context gebruikt worden en gemakkelijk verplaatsbaar zijn van de school naar de thuissituatie worden gefinancierd door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH).

Voor informatie over de aanvraag-en toekenningsprocedure voor financiering van omzettingen van lesmateriaal verwijzen wij naar de omzendbrief “Omzettingen van lesmateriaal voor leerlingen in het gewoon basis- en secundair onderwijs”.

Voor informatie over de aanvraag-en toekenningsprocedure voor financiering van tolkondersteuning voor leerlingen met een auditieve functiebeperking verwijzen wij naar de omzendbrief “Tolkondersteuning voor leerlingen met een auditieve functiebeperking in het gewoon basis- en secundair onderwijs”.

1. De aanvraag

1.1. Algemeen

De ondersteuning van een leerling met een functiebeperking in het gewoon onderwijs gebeurt weloverwogen en in overleg met alle betrokken partijen. Het indienen van een aanvraag tot financiering van speciale onderwijsleermiddelen maakt hier deel van uit.

Voor leerlingen met een functiebeperking die additionele hulp krijgen in het kader van het ondersteuningsmodel, gebeurt dit overleg samen met de leerling en/of de ouders, de school voor gewoon onderwijs, het begeleidend CLB en de ondersteunende school voor buitengewoon onderwijs.

Voor leerlingen met een functiebeperking, die geen extra ondersteuning krijgen in het kader van  het ondersteuningsmodel, gebeurt het overleg samen met de leerling en/of de ouders, de directeur van de school voor gewoon onderwijs en de verantwoordelijke van een begeleidingsdienst (bv. CLB).

De aanvraag gebeurt met het aanvraagformulier in bijlage 1 bij deze omzendbrief.

De directeur van de school voor gewoon onderwijs is verantwoordelijk voor de aanvraag. Hij/zij ondertekent het volledig ingevulde aanvraagformulier. Het aanvraagformulier wordt ook ondertekend door één van beide ouders of de meerderjarige leerling of student.

1.2. Aandachtspunten bij de aanvraag

Voor alle aanvragen geldt het principe dat er geen financiering gebeurt zonder de voorafgaande toestemming van de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. Er wordt niet gewerkt met terugwerkende kracht.

Aanvragen voor een bedrag van minder dan 75 euro worden niet ten laste genomen, behalve wanneer ze een onderdeel uitmaken van een ruimere aanvraag.

In het belang van de leerling besteedt de aanvrager extra aandacht aan het opstellen van de hulpvraag. Vooraleer een aanvraag ingediend wordt, moet overwogen worden of er andere opties mogelijk zijn om de functiebeperking te compenseren. Indien men daarna toch tot een aanvraag komt, moet uit de motivatie blijken dat alternatieve ergonomische oplossingen uitgeprobeerd werden, en dat deze onvoldoende compenserend zijn om de lessen te kunnen volgen. Bij de beoordeling van de aanvraag is de medische noodzaak is een doorslaggevend criterium.

1.3. Het indienen van de aanvraag

Alle aanvragen worden elektronisch verstuurd naar speciale.onderwijsleermiddelen.agodi@vlaanderen.be . Voor een vlotte verwerking wordt de volledige aanvraag in één pdf-document aan de administratie bezorgd.

Bij niet-ontvangst van de aanvragen door de cel Speciale Onderwijsleermiddelen, ligt de bewijslast bij de aanvrager. De toekenning gebeurt pas wanneer de aanvraag volledig is.

1.3.1. Aanvraag voor schoolsystemen

Voor de aanvraag van beeldschermloepen voor het lezen van het bord en/of boeken (verder “schoolsysteem” genoemd) richt de leerling zich samen met zijn/haar ouders tot een erkend visueel revalidatiecentrum met het oog op het verkrijgen van een “TAS-advies”. Dit “TAS-advies” wordt samen met minstens één offerte bij het aanvraagformulier gevoegd.

TAS (Test en Advies Schoolsystemen) is een samenwerking tussen enkele ondersteuningsteams type 6, Vlaamse visuele revalidatiecentra en leveranciers van schoolsystemen.

TAS geeft leerlingen met een visuele beperking de kans om verschillende schoolsystemen (vast en/of mobiel) naast elkaar te testen in eenzelfde setting en op eenzelfde moment. Dit gebeurt op een onafhankelijke, medisch gefundeerde en objectieve wijze. Hierbij wordt steeds het visueel functioneren in een klassituatie voor ogen gehouden.

Door deze professionele testing en advisering kan een toestel gekozen worden waarbij de leerling zich goed voelt, waar hij/zij goed mee kan werken en dat voldoet aan zijn/haar eisen.

Het “TAS-advies” vormt dan ook een verplicht onderdeel van de aanvraag van de financiering van een schoolsysteem voor een slechtziende leerling. Het advies wordt opgesteld door een erkend centrum voor Visuele Revalidatie en ondertekend of elektronisch gevalideerd. Er is geen apart medisch attest noch een aparte motivering voor het hulpmiddel vereist en één offerte volstaat in dit geval.

De adressen van de Vlaamse Visuele Revalidatiecentra (Low Vision Centra) die hieraan meewerken, vindt u hier:

  • De Markgrave Visuele Revalidatie

Markgravelei 81, 2018 Antwerpen

03 248 78 67

revalidatie@demarkgrave.be

  • Centrum voor Visuele Revalidatie en Low Vision

De Pintelaan 185, 9000 Gent

09 332 29 04

  • UZA Visuele Revalidatie

Wilrijkstraat 10, 2650 Edegem

Secretariaat.oogheelkunde@uza.be

  • UVC Brugmann: Revalidatiecentrum Horus

Van Gehuchtenplein 4, 1020 Brussel

02 447 27 81

horus@uvc-brugmann.be

  • UZ Leuven Revalidatiecentrum voor slechtzienden en blinden

Kapucijnenvoer 35, 3000 Leuven

016 33 23 94

Oogziekten.revalidatie@uzleuven.be

Na aanmelding bekijkt het revalidatiecentrum of de leerling er al dan niet ingeschreven is. Als dat niet het geval is, wordt de leerling uitgenodigd voor een (her)inschrijving.

Indien het niet mogelijk is om de leerling in te schrijven in één van de bovenstaande revalidatiecentra, kan uitzonderlijk een aanvraag tot financiering van een schoolsysteem zonder “TAS-advies” gebeuren.In dat geval moet er naast een verantwoording waarom de inschrijving niet mogelijk is, een uitgebreide motivering voor het hulpmiddel, een medisch attest en 3 offertes bijgevoegd worden.

1.3.2. Aanvraag voor andere hulpmiddelen

Bij het volledig ingevulde en ondertekende aanvraagformulier zijn er specifieke documenten vereist:

- Een medisch attest. 
Een recent, d.w.z. niet ouder dan één kalenderjaar, medisch attest ondertekend door de behandelende geneesheer-specialist. Het attest moet slechts eenmaal in de schoolloopbaan van de leerling worden bezorgd.

- Prijsofferte(n). 
Voor een toekenning van het hulpmiddel moeten bij elke aanvraag minstens drie prijsoffertes toegevoegd worden. Als er geen drie offertes bijgevoegd zijn, moet gemotiveerd worden waarom dit zo is.

1.4. Behandeling van de aanvraag door het Beheerscomité

Het Beheerscomité of bij delegatie de cel Speciale Onderwijsleermiddelen beoordeelt de aanvragen.

Het Beheerscomité is samengesteld uit een vertegenwoordiger van de Vlaamse minister bevoegd voor het onderwijs, leden van de administratie, leden van de inspectie buitengewoon onderwijs, vertegenwoordigers van de drie onderwijsnetten met expertise rond specifieke onderwijsbehoeften en een vertegenwoordiger van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH).

Bij de beoordeling van de aanvraag baseert het Beheerscomité zich onder meer op:

• de regelgeving betreffende de criteria, modaliteiten en bedragen van de tussenkomsten voor individuele materiële bijstand tot sociale integratie ten gunste van personen met een handicap (Besluit van de Vlaamse regering van 31 juli 1992, zoals gewijzigd bij Besluit van de Vlaamse regering van 20 juli 1994 en bij Besluit van de Vlaamse regering van 21 december 1994) voor richtbedragen, vernieuwingstermijnen...

• de hulpmiddelendatabank (Vlibank) van het Kenniscentrum Hulpmiddelen (KOC) van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH)

• adviezen van externe deskundigen, indien het Beheerscomité dit nodig acht.

Het Beheerscomité neemt op basis van zijn ervaringen ook volgende maatregelen:

1. Computerapparatuur

Computerapparatuur wordt alleen gefinancierd als deze deel uitmaakt van een ruimere configuratie of wanneer de aard van de functiebeperking zo specifiek is dat de leerling niet zonder kan. Een bijkomende voorwaarde is dat de school zelf niet beschikt over de nodige apparatuur.

2. Onderhoudscontracten - herstellingen

Er worden voor technische hulpmiddelen geen onderhoudscontracten gefinancierd. De kosten voor herstellingen van hulpmiddelen kunnen eventueel wel in aanmerking komen voor terugbetaling.

Hiervoor dient de aanvraagprocedure niet gevolgd te worden. De toestemming tot het laten uitvoeren van herstellingen kan per telefoon of e-mail gevraagd worden (zie contactgegevens). Bij de melding van het defect tracht men het probleem zo nauwkeurig mogelijk te omschrijven.

De beslissing wordt via Mijn Onderwijs meegedeeld. De betrokken leverancier wordt ook meteen op de hoogte gebracht van deze beslissing. Het defecte hulpmiddel mag zonder voorafgaandelijke toestemming de school niet verlaten.

Herstellingen worden alleen betaald na de voorafgaandelijke toestemming van de cel Speciale Onderwijsleermiddelen.

3. Aanpassingen aan de schoolinfrastructuur

Aanpassingen aan de schoolinfrastructuur (bv. traplift) worden niet gefinancierd.

2. Toekenningsprocedure

2.1. De toekenning

Wanneer aan alle voorwaarden is voldaan, gebeurt de  toekenning voor de in de aanvraag vervatte hulpmiddel(en).

De beslissing, positief of negatief, wordt via Mijn Onderwijs meegedeeld aan de directeur van de school voor gewoon onderwijs. Indien de cel Speciale Onderwijsleermiddelen over de contactgegevens van de ondersteunende school voor buitengewoon onderwijs beschikt, zullen zij ook geïnformeerd worden over de beslissing.

De mogelijkheid bestaat om binnen de 60 dagen na de betekening van de beslissingsbrief een verzoek tot nietigverklaring in te dienen bij de Raad van State. De aanvrager kan zich ook opnieuw richten tot het Beheerscomité. Dat schort evenwel de periode van 60 dagen, waarbinnen men beroep kan aantekenen bij de Raad van State, niet op.

2.2. Plaatsing van de bestelling, levering en factuur

Na ontvangst van een positieve beslissing, plaatst de directeur van de school voor gewoon onderwijs de bestelling bij de aangewezen leverancier.

De leverancier levert in de school voor gewoon onderwijs en bezorgt de factuur aan de directeur.

De directeur controleert of de levering of de uitvoering van de geleverde prestatie overeenstemt met de bestelling. Daarenboven waakt hij erover dat het bedrag op de factuur overeenstemt met de offerte en de beslissing die hem werd meegedeeld.

Bij een beslissing om slechts tot een gedeeltelijk bedrag tussen te komen, kan de leverancier, via de directeur alleen dit gedeeltelijk bedrag factureren en aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen voorleggen.

De directeur kijkt eveneens na of de factuur gedateerd en ondertekend is door de leverancier. Deze handtekening moet worden voorafgegaan door de vermelding: "echt en waar verklaard voor de som van ....... (in woorden) euro".

De garantieperiode en de essentiële gegevens die noodzakelijk zijn om van de garantie gebruik te maken worden vermeld.

Indien er geen opmerkingen zijn, schrijft de directeur op de factuur "Akkoord met de levering", ondertekent en zendt deze elektronisch naar speciale.onderwijsleermiddelen.agodi@vlaanderen.be. De betaling kan enkel en alleen aan de leverancier(s). De school hoeft zelf niets te betalen.

De factuur dient bij de cel Speciale Onderwijsleermiddelen toe te komen 10 werkdagen vóór de vervaldatum van de factuur.

2.3. Controle en betaling – inventaris

AGODI toetst de factuur aan de beslissing en geeft een opdracht tot betaling van de leverancier.

De betaling zal plaatsvinden binnen de betaaltermijnen, zoals bepaald in het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en zoals bepaald in de gewijzigde wet van 2 augustus 2002.

AGODI houdt een inventaris bij van de gefinancierde hulpmiddelen en houdt de stand van uitgaven bij in relatie tot het in de begroting ingeschreven bedrag.

2.4. Opmerkingen

De aangekochte hulpmiddelen zijn eigendom van AGODI.

De directeur van de school voor gewoon onderwijs draagt zorg voor deze hulpmiddelen. De directeur waakt erover dat de toegekende hulpmiddelen de school niet verlaten.

De verzekering van het/de toegekende hulpmiddel(en) wordt opgenomen in de verzekeringspolis van de school.

3. Ter beschikking stellen en overdracht van hulpmiddelen

Uit de procedure blijkt duidelijk dat de directeur van de school voor gewoon onderwijs als spilfiguur wordt beschouwd. Hij treedt op als vertegenwoordiger van AGODI en waakt mee over de correcte besteding van de middelen. Daarom verwacht AGODI dat hij schriftelijk meldt wanneer:

• een leerling, voor wie een hulpmiddel werd gefinancierd, overgaat naar een andere school voor gewoon onderwijs en de leerling zijn hulpmiddel wenst mee te nemen. De directeur van de nieuwe school neemt dan het hulpmiddel en de verantwoordelijkheid over.

De melding van de overdracht van hulpmiddelen gebeurt met het modelformulier dat als bijlage 2 bij deze omzendbrief gaat.

De overdracht van het hulpmiddel kan evenwel nooit wanneer de leerling overstapt naar het buitengewoon onderwijs, het volwassenenonderwijs, het tweedekansonderwijs, het onderwijs voor sociale promotie of het deeltijds kunstonderwijs.

• als een leerling overstapt naar het buitengewoon onderwijs of het volwassenonderwijs, stopt met studeren of de hulpmiddelen niet langer wenst te gebruiken, komt het hulpmiddel opnieuw ter beschikking van de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. In dat geval meldt de directeur van de school dit meteen via speciale.onderwijsleermiddelen.agodi@vlaanderen.be.

Voor hulpmiddelen die, om welke redenen ook, niet meer kunnen worden ter beschikking gesteld van de cel Speciale Onderwijsleermiddelen, zal de restwaarde worden teruggevorderd aan het schoolbestuur van de school waar het(de) hulpmiddel(en) werd(en) toegekend.

4. Bijlagen