De cel Speciale Onderwijsleermiddelen (SOL) maakt deel uit van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI).
"Speciale onderwijsleermiddelen" zijn hulpmiddelen die leerlingen met een functiebeperking nodig hebben om het onderwijsleerproces in de gewone school te kunnen volgen. Deze speciale onderwijsleermiddelen omvatten onder andere technische apparatuur, zoals een beeldschermloep of brailleleesregel, ergonomisch meubilair, omzettingen van leerboeken en studiemateriaal in (digitale) braille of grootletterdruk en tolkondersteuning voor leerlingen met een auditieve beperking.
Deze omzendbrief bevat de aanvraag- en toekenningsprocedure voor de financiering van technische apparatuur en ergonomisch meubilair (verder in de tekst hulpmiddelen genoemd) voor leerlingen met een functiebeperking uit het gewoon basis- en secundair onderwijs. Ook herstellingen van de gefinancierde hulpmiddelen kunnen in aanmerking komen (zie verder).
Hulpmiddelen die naast de schoolse situatie ook in een ruimere sociale context gebruikt worden en gemakkelijk verplaatsbaar zijn van de school naar de thuissituatie worden gefinancierd door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH).
Voor informatie over de aanvraag-en toekenningsprocedure voor financiering van omzettingen van lesmateriaal verwijzen wij naar de omzendbrief “Omzettingen van lesmateriaal voor leerlingen in het gewoon basis- en secundair onderwijs”.
Voor informatie over de aanvraag-en toekenningsprocedure voor financiering van tolkondersteuning voor leerlingen met een auditieve functiebeperking verwijzen wij naar de omzendbrief “Tolkondersteuning voor leerlingen met een auditieve functiebeperking in het gewoon basis- en secundair onderwijs”.
1.
Doelgroep
De doelgroep wordt gevormd door de leerlingen met een functiebeperking die les volgen in het gewoon kleuter-, lager of secundair onderwijs, studenten met een functiebeperking die les volgen in het hoger of academisch onderwijs en cursisten met een functiebeperking die les volgen in een centrum voor volwassenenonderwijs of een centrum voor basiseducatie.
Leerlingen met een beperking die een opleiding volgen in het kader van duaal leren kunnen ook speciale onderwijsleermiddelen en/of bijzondere tewerkstellingsondersteunende maatregelen (BTOM’s) aanvragen.
Leerlingen uit het buitengewoon onderwijs kunnen enkel een aanvraag indienen voor aanpassingen met betrekking tot de werkplekcomponent.
Zowel de aanvragen die betrekking hebben op de schoolcomponent als de aanvragen die betrekking hebben op de werkplekcomponent worden ingediend bij de cel Speciale Onderwijsleermiddelen van AGODI door middel van het aanvraagformulier “Aanvraag tot financiering van speciale onderwijsleermiddelen en BTOM’s voor leerlingen in het duaal leren” in bijlage 2 bij deze omzendbrief. Meer informatie over de aanvraag- en toekenningsprocedure is terug te vinden in deze omzendbrief.
Voor aanpassingen met betrekking tot de schoolcomponent, wordt de aanvraag behandeld door de cel Speciale Onderwijsleermiddelen van AGODI.
Voor aanpassingen met de betrekking tot de werkplekcomponent, wordt de aanvraag behandeld door VDAB. De cel Speciale Onderwijsleermiddelen bezorgt de aanvraag hiervoor rechtstreeks aan VDAB. Meer informatie over aanpassingen met betrekking tot de werkplekcomponent is terug te vinden op de website van VDAB: https://www.vdab.be/arbeidshandicap/maatregelen#werknemer.
2.
De aanvraag
2.1.
Algemeen
De ondersteuning van een leerling met een functiebeperking in het gewoon onderwijs gebeurt weloverwogen en in overleg met alle betrokken partijen. Het indienen van een aanvraag tot financiering van speciale onderwijsleermiddelen maakt hier deel van uit.
Voor leerlingen met een functiebeperking leersteun ontvangen in een school voor gewoon onderwijs, gebeurt dit overleg samen met de leerling en/of de ouders, de school voor gewoon onderwijs, het begeleidend CLB en het leersteuncentrum.
Voor leerlingen met een functiebeperking, die geen leersteun ontvangen, gebeurt het overleg samen met de leerling en/of de ouders, de directeur van de school voor gewoon onderwijs en de verantwoordelijke van een begeleidingsdienst (bv. CLB).
De aanvraag gebeurt met het aanvraagformulier in bijlage 1 bij deze omzendbrief.
De directeur van de school voor gewoon onderwijs is verantwoordelijk voor de aanvraag. Hij/zij verstuurt de aanvraag via de optie ‘Document versturen’ van Mijn Onderwijs. Met het indienen van de aanvraag verklaart de directeur dat alle betrokken partijen op de hoogte zijn van en akkoord zijn met de aanvraag.
2.2.
Aandachtspunten bij de aanvraag
Voor alle aanvragen geldt het principe dat er geen financiering gebeurt zonder de voorafgaande toestemming van de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. Er wordt niet gewerkt met terugwerkende kracht.
Aanvragen voor een bedrag van minder dan 100 euro worden niet ten laste genomen, behalve wanneer ze een onderdeel uitmaken van een ruimere aanvraag.
2.3.
Het indienen van de aanvraag
De school verstuurt de aanvraag via de optie ‘Document versturen’ van Mijn Onderwijs. Opgelet: om deze documenten te versturen, hebt u toegang nodig tot het thema ‘Leerlingen (vertrouwelijk)’ in Mijn Onderwijs. U kan deze rechten nakijken in het tabblad ‘Thema beheer’. Meer informatie over de toegangsrechten tot Mijn Onderwijs kan u vinden op de webpagina “Toegang tot Mijn Onderwijs”.
- Log in op Mijn Onderwijs en ga naar het tabblad ‘Documenten’.
- Kies ‘Document versturen’ en vul de verplichte velden in:
- Selecteer de instelling waarvoor u een document wil doorsturen
- Selecteer het juiste formulier dat u wil doorsturen. Bij een aanvraag voor een hulpmiddel is dit ‘SOL HM : SOL – Aanvraag financiering speciale onderwijsleermiddelen’.
- Selecteer het schooljaar waarop de aanvraag betrekking heeft. Standaard staat dit op het lopende schooljaar, wijzig indien nodig.
- Klik op ‘Bijlage toevoegen’ en laad het document op.
- Als de aanvraag is opgeladen, vindt u het terug onder het tabblad ‘Documenten’ bij ‘Verstuurd door instelling’.
Met het oog op een vlotte verwerking is het belangrijk om alle documenten die tot eenzelfde aanvraag behoren in 1 pdf-bestand op te laden. Aanvragen die in meerdere bestanden worden verstuurd en/of geen pdf-bestand zijn, kunnen niet verwerkt worden.
Als de aanvraag opgeladen is, vindt u het terug bij ‘Overzicht verstuurde documenten’.
Bij niet-ontvangst van de aanvragen door de cel Speciale Onderwijsleermiddelen, ligt de bewijslast bij de aanvrager. De toekenning gebeurt pas wanneer de aanvraag volledig is en aan de voorgaande voorwaarden is voldaan.
2.3.1.
Aanvraag voor schoolsystemen
Voor de aanvraag van een beeldschermloep voor het lezen van het bord en/of boeken en/of de aanvraag van een my Board Buddy (verder “schoolsysteem” genoemd) richt de leerling zich samen met zijn/haar ouders tot een erkend visueel revalidatiecentrum met het oog op het verkrijgen van een “TAS-advies”. Dit “TAS-advies” wordt samen met minstens één offerte bij het aanvraagformulier gevoegd.
TAS (Test en Advies Schoolsystemen) is een samenwerking tussen enkele leersteuncentra met expertise type 6, Vlaamse visuele revalidatiecentra en leveranciers van schoolsystemen.
TAS geeft leerlingen met een visuele beperking de kans om verschillende schoolsystemen (vast en/of mobiel) naast elkaar te testen in eenzelfde setting en op eenzelfde moment. Dit gebeurt op een onafhankelijke, medisch gefundeerde en objectieve wijze. Hierbij wordt steeds het visueel functioneren in een klassituatie voor ogen gehouden.
Door deze professionele testing en advisering kan een toestel gekozen worden waarbij de leerling zich goed voelt, waar hij/zij goed mee kan werken en dat voldoet aan zijn/haar eisen.
Het “TAS-advies” vormt dan ook een verplicht onderdeel van de aanvraag van de financiering van een schoolsysteem voor een slechtziende leerling. Het advies wordt opgesteld door een erkend centrum voor Visuele Revalidatie en ondertekend of elektronisch gevalideerd. Er is geen apart medisch attest noch een aparte motivering voor het hulpmiddel vereist en één offerte volstaat in dit geval.
De adressen van de Vlaamse Visuele Revalidatiecentra (Low Vision Centra) die hieraan meewerken, vindt u hier:
- De Markgrave Visuele Revalidatie
Broederminstraat 38, 2018 Antwerpen
03 248 78 67
visuelerevalidatie@demarkgrave.be
- Centrum voor Visuele Revalidatie en Low Vision
C. Heymanslaan 10, 9000 Gent
09 332 29 04
rc.oogziekten@uzgent.be
Wilrijkstraat 10, 2650 Edegem
03 821 44 28
secretariaat.oogheelkunde@uza.be
- UVC Brugmann: Revalidatiecentrum Horus
Van Gehuchtenplein 4, 1020 Brussel
02 447 27 81
horus@uvc-brugmann.be
- UZ Leuven Revalidatiecentrum voor slechtzienden en blinden
Herestraat 49, 3000 Leuven
016 33 23 94
oogziekten.revalidatie@uzleuven.be
Na aanmelding bekijkt het revalidatiecentrum of de leerling er al dan niet ingeschreven is. Als dat niet het geval is, wordt de leerling uitgenodigd voor een (her)inschrijving.
Als het niet mogelijk is om de leerling in te schrijven in één van de bovenstaande revalidatiecentra, kan uitzonderlijk een aanvraag tot financiering van een schoolsysteem zonder “TAS-advies” gebeuren. In dat geval moet er naast een verantwoording waarom de inschrijving niet mogelijk is, een uitgebreide motivering voor het hulpmiddel, een medisch attest en 3 offertes bijgevoegd worden.
2.3.2.
Aanvraag voor andere hulpmiddelen
Bij het volledig ingevulde aanvraagformulier zijn er specifieke documenten vereist:
- Medisch attest
De functiebeperking wordt bij een eerste aanvraag aangetoond op basis van een recent (d.w.z. niet ouder dan één kalenderjaar) medisch attest. Het medisch attest wordt opgemaakt door de behandelende arts-specialist. Dit is enkel van toepassing als de leerling nog niet gekend is bij de cel SOL.
Een medisch attest ondertekend door de huisarts of een gehoorcentrum volstaat niet. Uit het medisch attest moeten onderstaande zaken in voldoende mate blijken:
- De aard en de ernst van de handicap;
- De beperkingen die voortvloeien uit de handicap;
- De noodzaak van het aangevraagde hulpmiddelen.
De 2 laatste punten kunnen ook opgenomen worden in de motivatie opgesteld door de school.
- Motivatie
In het belang van de leerling besteedt de aanvrager extra aandacht aan het opstellen van de hulpvraag. Vooraleer een aanvraag ingediend wordt, moet overwogen worden of er andere opties mogelijk zijn om de functiebeperking te compenseren. Als men daarna toch tot een aanvraag komt, moet uit de motivatie blijken dat alternatieve (ergonomische) oplossingen uitgeprobeerd werden, en dat deze onvoldoende compenserend zijn om de lessen te kunnen volgen. Bij de beoordeling van de aanvraag is de medische noodzaak is een doorslaggevend criterium. Om de aanvraag voor de leerling zo goed mogelijk te kunnen onderzoeken, hebben wij een goed zicht nodig op schoolse situatie van de leerling.
- Prijsofferte(n)
Voor een toekenning van het hulpmiddel moeten bij elke aanvraag minstens drie prijsoffertes toegevoegd worden. Als er geen drie offertes bijgevoegd zijn, moet gemotiveerd worden waarom dit zo is.
Opgelet!
- Wanneer het gaat om een buitenlandse leverancier (binnen de EU), moet de leverancier een intracommunautaire offerte opstellen, mét vermelding van het BTW-nummer BE(0)316 380 841.
- Leveranciers die hun facturen niet via e-facturatie bezorgen, komen niet langer in aanmerking voor het leveren van speciale onderwijsleermiddelen.
2.4.
Behandeling van de aanvraag
Het Beheerscomité of bij delegatie de cel Speciale Onderwijsleermiddelen beoordeelt de aanvragen.
Het Beheerscomité is samengesteld uit een vertegenwoordiger van de Vlaamse minister bevoegd voor het onderwijs, leden van de administratie, leden van de inspectie buitengewoon onderwijs, vertegenwoordigers van de drie onderwijsnetten met expertise rond specifieke onderwijsbehoeften en een vertegenwoordiger van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH).
Bij de beoordeling van de aanvraag wordt rekening gehouden met:
Bij de beoordeling van de aanvragen, worden ook volgende beslissingsregels gehanteerd:
1. Computerapparatuur
Computerapparatuur wordt alleen gefinancierd als deze deel uitmaakt van een ruimere configuratie of wanneer de aard van de functiebeperking zo specifiek is dat de leerling niet zonder kan. Een bijkomende voorwaarde is dat de school zelf niet beschikt over de nodige apparatuur.
Voor leerlingen met specifieke onderwijsbehoeften in het gewoon onderwijs die nood hebben aan (aangepast) ICT-materiaal, kunnen scholen beroep doen op de Digisprong-middelen. Meer informatie over de Digisprong-middelen kan u vinden in de omzendbrief “Digisprong gewoon en buitengewoon kleuter-, lager en secundair onderwijs en de HBO5-opleiding Verpleegkunde”.
2. Onderhoudscontracten - herstellingen
Er worden voor technische hulpmiddelen geen onderhoudscontracten gefinancierd. De kosten voor herstellingen van hulpmiddelen kunnen eventueel wel in aanmerking komen voor terugbetaling.
Voor herstellingen hoeft de volledige aanvraagprocedure niet te worden gevolgd. De toestemming voor het uitvoeren van herstellingen kan per telefoon of e-mail gevraagd worden (zie contactgegevens). Bij de melding van het defect tracht men het probleem zo nauwkeurig mogelijk te omschrijven.
De offerte wordt daarna zo snel mogelijk via Mijn Onderwijs verstuurt:
- Log in op Mijn Onderwijs en ga naar het tabblad ‘Documenten’.
- Kies ‘Document versturen’ en vul de verplichte velden in:
- Selecteer de instelling waarvoor u een document wil doorsturen
- Selecteer het juiste formulier dat u wil doorsturen. Bij een aanvraag voor een hulpmiddel is dit ‘SOL HERST : SOL – Aanvraag financiering herstelling’.
- Selecteer het schooljaar waarop de aanvraag betrekking heeft. Standaard staat dit op het lopende schooljaar, wijzig indien nodig.
- Klik op ‘Bijlage toevoegen’ en laad het document op.
- Als de aanvraag is opgeladen, vindt u het terug onder het tabblad ‘Documenten’ bij ‘Verstuurd door instelling’.
Met het oog op een vlotte verwerking is het belangrijk om de offerte in een pdf-bestand op te laden.
Als de offerte opgeladen is, vindt u het terug bij ‘Overzicht verstuurde documenten’.
De beslissing wordt ook via Mijn Onderwijs meegedeeld. De betrokken leverancier wordt ook meteen op de hoogte gebracht van deze beslissing. Het defecte hulpmiddel mag zonder voorafgaandelijke toestemming van de cel Speciale Onderwijsleermiddelende school niet verlaten. Herstellingen worden enkel betaald na de voorafgaandelijke toestemming van de cel Speciale Onderwijsleermiddelen.
3. Aanpassingen aan de schoolinfrastructuur
Aanpassingen aan de schoolinfrastructuur (bv. traplift) worden niet gefinancierd.
3.
Toekenningsprocedure
3.1.
De toekenning
Wanneer aan alle voorwaarden is voldaan, gebeurt de toekenning voor de in de aanvraag vervatte hulpmiddel(en).
De cel SOL streeft er naar om de beslissing, positief of negatief, binnen de 15 werkdagen na ontvangst van de aanvraag via Mijn Onderwijs mee te delen aan de directeur van de school voor gewoon onderwijs. De directeur brengt alle betrokken partijen van de beslissing op de hoogte.
Als de cel Speciale Onderwijsleermiddelen over de contactgegevens van het leersteuncentrum beschikt, zullen zij ook geïnformeerd worden over de beslissing.
De mogelijkheid bestaat om binnen de 60 dagen na de betekening van de beslissingsbrief een verzoek tot nietigverklaring in te dienen bij de Raad van State. De aanvrager kan zich ook opnieuw richten tot het Beheerscomité. Dat schort evenwel de periode van 60 dagen, waarbinnen men beroep kan aantekenen bij de Raad van State, niet op.
3.2.
Plaatsing van de bestelling, levering en factuur
3.2.1.
Bestelling
Na ontvangst van een positieve beslissing, plaatst de directeur van de school voor gewoon onderwijs de bestelling bij de aangewezen leverancier.
3.2.2.
Levering
De leverancier levert het hulpmiddel in de school voor gewoon onderwijs.
De directeur controleert of de levering of de uitvoering van de geleverde prestatie overeenstemt met de bestelling.
Bij een beslissing om slechts tot een gedeeltelijk bedrag tussen te komen, kan de leverancier alleen dit gedeeltelijk bedrag factureren en aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen voorleggen.
3.2.3.
Factuur
De leverancier dient de facturen voor de cel Speciale Onderwijsleermiddelen rechtstreeks in bij AGODI via een digitaal platform (het Mercuriusportaal). De factuur wordt niet meer aan de directeur van de school bezorgd. AGODI neemt steekproefsgewijs contact op met de scholen om na te gaan of er opmerkingen m.b.t. de levering van het hulpmiddel zijn. De betaling van de factuur gebeurt rechtstreeks door AGODI aan de leverancier. De school zelf hoeft niets te betalen.
Opgelet! Wanneer het gaat om een buitenlandse leverancier (binnen de EU) moet de leverancier een intracommunautaire factuur opstellen mét vermelding van het BTW-nummer BE(0)316 380 841.
E-facturatie is verplicht. Leveranciers die hun facturen niet via e-facturatie bezorgen, komen niet langer in aanmerking voor het leveren van speciale onderwijsleermiddelen.
De leverancier vermeldt op de factuur voor de cel Speciale Onderwijsleermiddelen duidelijk het inkoopordernummer en naam van de leerling waarvoor de hulpmiddelen werden aangevraagd.
Voor toekenningen/offertes die werden goedgekeurd maar waarvoor het inkoopordernummer nog niet gekend is, neemt de leverancier contact op met de cel Speciale Onderwijsleermiddelen.
De leverancier selecteert op het Mercuriusplatform als ontvanger (klant) ‘Ministeries van de Vlaamse Gemeenschap’ met KBO-nummer 0316.380.841 en als afdeling ‘Agentschap voor Onderwijsdiensten’.
Meer informatie over e-facturatie voor leveranciers staat op de webpagina “E-invoicing: informatie voor leveranciers”.
Leveranciers met kleine factuurvolumes vinden op de webpagina “Je bent een bedrijf zonder facturatiepakker” een brochure met verschillende eenvoudige e-facturatietoepassingen.
3.3.
Controle en betaling
AGODI toetst de factuur aan de beslissing en geeft een opdracht tot betaling.
De betaling zal plaatsvinden binnen de betaaltermijnen, zoals bepaald in het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en zoals bepaald in de gewijzigde wet van 2 augustus 2002.
De standaard betalingstermijn van facturen is 30 dagen. Ingeval van e-facturatie zal de Vlaamse overheid de facturen tot 20 dagen voor de vervaldatum betalen.
AGODI houdt een inventaris bij van de gefinancierde hulpmiddelen en houdt de stand van uitgaven bij in relatie tot het in de begroting ingeschreven bedrag.
3.4.
Opmerkingen
De aangekochte hulpmiddelen zijn eigendom van AGODI.
De directeur van de school voor gewoon onderwijs draagt zorg voor deze hulpmiddelen. De directeur waakt erover dat de toegekende hulpmiddelen de school niet verlaten.
De verzekering van het/de toegekende hulpmiddel(en) wordt opgenomen in de verzekeringspolis van de school.
4.
Ter beschikking stellen en overdracht van hulpmiddelen
Uit de procedure blijkt duidelijk dat de directeur van de school voor gewoon onderwijs als spilfiguur wordt beschouwd. Hij treedt op als vertegenwoordiger van AGODI en waakt mee over de correcte besteding van de middelen. Daarom verwacht AGODI dat hij schriftelijk meldt wanneer:
- een leerling, voor wie een hulpmiddel werd gefinancierd, overgaat naar een andere school voor gewoon onderwijs en de leerling zijn hulpmiddel wenst mee te nemen. De directeur van de nieuwe school neemt dan het hulpmiddel en de verantwoordelijkheid over;
- een leerling binnen dezelfde school overgaat naar een volgende onderwijsniveau.
- het hulpmiddel binnen dezelfde school aan een andere leerling wordt toegekend.
De melding van de overdracht van hulpmiddelen gebeurt met het formulier “Melding van de overdracht van hulpmiddelen” dat als bijlage 3 bij deze omzendbrief gaat.
De overdracht van het hulpmiddel kan evenwel nooit wanneer de leerling overstapt naar het buitengewoon onderwijs, het volwassenenonderwijs, het tweedekansonderwijs, het onderwijs voor sociale promotie of het deeltijds kunstonderwijs.
Als een leerling overstapt naar het buitengewoon onderwijs of het volwassenonderwijs, stopt met studeren of de hulpmiddelen niet langer wenst te gebruiken, komt het hulpmiddel opnieuw ter beschikking van de cel Speciale Onderwijsleermiddelen.
Deze melding van de terbeschikkingstelling van hulpmiddelen gebeurt met het formulier “Melding van de terbeschikkingstelling van hulpmiddelen in het gewoon onderwijs” dat als bijlage 4 bij deze omzendbrief gaat.
Bezorg ons het formulier via Mijn Onderwijs. De volledige werkwijze staat beschreven in de rubriek ‘Hoe en aan wie bezorgt u het formulier?’.
De school verstuurt de melding via de optie ‘Document versturen’ van Mijn Onderwijs. Opgelet: om deze documenten te versturen, hebt u toegang nodig tot het thema ‘Leerlingen (vertrouwelijk)’ in Mijn Onderwijs. U kan deze rechten nakijken in het tabblad ‘Thema beheer’. Meer informatie over de toegangsrechten tot Mijn Onderwijs kan u vinden op de webpagina “Toegang tot Mijn Onderwijs”.
- Log in op Mijn Onderwijs en ga naar het tabblad ‘Documenten’.
- Kies ‘Document versturen’ en vul de verplichte velden in:
- Selecteer de instelling waarvoor u een document wil doorsturen;
- Selecteer het juiste formulier dat u wil doorsturen:
- Voor de melding van een overdracht selecteert u ‘SOL OV : SOL – Melding van de overdracht van hulpmiddelen’;
- Voor de melding van een terbeschikkingstelling selecteert u ‘SOL TBS : Melding van terbeschikkingstelling van hulpmiddelen’.
- Selecteer het schooljaar waarop de melding betrekking heeft. Standaard staat dit op het lopende schooljaar, wijzig indien nodig.
- Klik op ‘Bijlage toevoegen’ en laad het document op.
- Als de melding is opgeladen, vindt u het terug onder het tabblad ‘Documenten’ bij ‘Verstuurd door instelling’.
Met het oog op een vlotte verwerking is het belangrijk om alle documenten die tot eenzelfde aanvraag behoren in 1 pdf-bestand op te laden. Aanvragen die in meerdere bestanden worden verstuurd en/of geen pdf-bestand zijn, kunnen niet verwerkt worden.
Als de melding opgeladen is, vindt u het terug bij ‘Overzicht verstuurde documenten’.
Voor hulpmiddelen die, om welke redenen ook, niet meer kunnen worden ter beschikking gesteld van de cel Speciale Onderwijsleermiddelen, zal de restwaarde worden teruggevorderd aan het schoolbestuur van de school waar het(de) hulpmiddel(en) werd(en) toegekend.
5.
Bijlagen
