Procedure voor de financiering van speciale onderwijsleermiddelen voor leerlingen met een functiebeperking in het gewoon basis- en secundair onderwijs

  • referentie
    OND/II/2.3/TM
  • publicatiedatum
    10/06/1996
  • datum laatste wijziging
    08/01/2019
  • wettelijke basis
    Decreet basisonderwijs van 25 februari 1997 : artikel 91
  • wettelijke basis
    De Codex Secundair Onderwijs: artikel 357
  • wettelijke basis
    Besluit van de Vlaamse Regering betreffende codificatie sommige bepalingen voor het onderwijs van 28 oktober 2016: artikel IV 38
  • contactpersoon
    Cindy VANITTERBEEK, 02/553.99.07

De cel Speciale Onderwijsleermiddelen (SOL) maakt deel uit van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI).

"Speciale onderwijsleermiddelen" zijn hulpmiddelen die leerlingen met een functiebeperking nodig hebben om het onderwijsleerproces in de gewone school te kunnen volgen. Deze speciale onderwijsleermiddelen omvatten onder andere technische apparatuur, zoals een beeldschermloep of brailleleesregel, ergonomisch meubilair, omzettingen van leerboeken en studiemateriaal in (digitale) braille of grootletterdruk en tolkondersteuning voor leerlingen met een auditieve beperking.

De doelgroep wordt gevormd door de leerlingen met een functiebeperking die les volgen in het gewoon kleuter-, lager of secundair onderwijs.

Vanaf 2019 kunnen leerlingen met een beperking die een opleiding volgen in het kader van duaal leren, speciale onderwijsleermiddelen en/of bijzondere tewerkstellingsondersteunende maatregelen (BTOM’s) aanvragen.

Vanaf 1 januari 2019 kunnen aanpassingen met betrekking tot de werkplekcomponent aangevraagd worden. Vanaf 1 september 2019 kunnen aanpassingen met betrekking tot de schoolcomponent aangevraagd worden.  Leerlingen uit het buitengewoon onderwijs kunnen enkel een aanvraag indienen voor aanpassingen met betrekking tot de werkplekcomponent.


Zowel de aanvragen die betrekkingen hebben op de schoolcomponent als de werkplekcomponent worden ingediend bij de cel Speciale Onderwijsleermiddelen van AGODI door middel van het aanvraagformulier “Aanvraag tot financiering van speciale onderwijsleermiddelen en BTOM’s voor leerlingen in het duaal leren” in bijlage bij deze omzendbrief. Meer informatie over de aanvraag- en toekenningsprocedure is terug te vinden in deze omzendbrief.


Voor aanpassingen met betrekking tot de schoolcomponent, wordt de aanvraag behandeld door de cel Speciale Onderwijsleermiddelen van AGODI.

Voor aanpassingen met de betrekking tot de werkplekcomponent, wordt de aanvraag behandeld door VDAB. De cel Speciale Onderwijsleermiddelen bezorgt de aanvraag hiervoor rechtstreeks aan VDAB. Meer informatie over aanpassingen met betrekking tot de werkplekcomponent is terug te vinden op de website van VDAB:  https://www.vdab.be/arbeidshandicap/maatregelen#werknemer .

Deze omzendbrief bevat de aanvraag- en toekenningsprocedure voor de financiering van technische apparatuur en ergonomisch meubilair (verder in de tekst hulpmiddelen genoemd).

Ook herstellingen van de gefinancierde hulpmiddelen kunnen in aanmerking komen (zie verder).

Hulpmiddelen die naast de schoolse situatie ook in een ruimere sociale context gebruikt worden en gemakkelijk verplaatsbaar zijn van de school naar de thuissituatie worden gefinancierd door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH).

Voor de aanvraag van beeldschermloepen (verder in de tekst schoolsysteem genoemd), die gebruikt worden voor het lezen van het bord en/of boeken, richt de leerling zich samen met zijn/haar ouders tot een erkend visueel revalidatiecentrum met het oog op het verkrijgen van een “TAS-advies”. Dit “TAS-advies” wordt samen met minstens één offerte bij het aanvraagformulier gevoegd. Zie verder onder punt 1.3.1.

Voor informatie over de aanvraag-en toekenningsprocedure voor financiering van omzettingen van lesmateriaal verwijzen wij naar de omzendbrief “Procedure voor de financiering van omzettingen van lesmateriaal voor leerlingen met een functiebeperking in het gewoon basis- en secundair onderwijs”.

Voor informatie over de aanvraag-en toekenningsprocedure voor financiering van tolkondersteuning voor leerlingen met een auditieve functiebeperking verwijzen wij naar de omzendbrief “Procedure voor de financiering van tolkondersteuning voor leerlingen met een auditieve functiebeperking in het gewoon basis- en secundair onderwijs”.

1. De aanvraag

1.1. Algemeen

De ondersteuning van een leerling met een functiebeperking in het gewoon onderwijs gebeurt weloverwogen en in overleg met alle betrokken partijen. Het indienen van een aanvraag tot financiering van speciale onderwijsleermiddelen maakt hier deel van uit.

Voor leerlingen met een functiebeperking die additionele hulp krijgen in het kader van het ondersteuningsmodel (het vroegere GON), gebeurt dit overleg samen met de leerling en/of de ouders, de school voor gewoon onderwijs, het begeleidend CLB en de ondersteunende school voor buitengewoon onderwijs.

Voor leerlingen met een functiebeperking, die geen extra ondersteuning krijgen in het kader van  het ondersteuningsmodel, gebeurt het overleg samen met de leerling en/of de ouders, de directeur van de school voor gewoon onderwijs en de verantwoordelijke van een begeleidingsdienst (bv. CLB).

De directeur van de school voor gewoon onderwijs is verantwoordelijk voor de aanvraag.

De aanvraag gebeurt met het aanvraagformulier in bijlage bij deze omzendbrief.

1.2. Aandachtspunten bij de aanvraag

Voor alle aanvragen geldt het principe dat er geen financiering gebeurt zonder de voorafgaande toestemming van de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. Er wordt niet gewerkt met terugwerkende kracht.

Aanvragen voor een bedrag van minder dan 74,37 euro worden niet ten laste genomen, behalve wanneer ze een onderdeel uitmaken van een ruimere aanvraag.

In het belang van de leerling besteedt de aanvrager extra aandacht aan het opstellen van de hulpvraag. Vooraleer een aanvraa g ingediend wordt, moet overwogen worden of er andere opties mogelijk zijn om de functiebeperking te compenseren. Indien men daarna toch tot een aanvraag komt, moet uit de motivatie blijken dat alternatieve ergonomische oplossingen uitgeprobeerd werden, en dat deze onvoldoende compenserend zijn om de lessen te kunnen volgen. Bij de beoordeling van de aanvraag is de medische noodzaak is een doorslaggevend criterium.

1.3. Het indienen van de aanvraag

Alle aanvragen worden elektronisch verstuurd naar de contactpersoon bovenaan de omzendbrief vermeld. Voor een vlotte verwerking wordt de volledige aanvraag in één pdf-document aan de administratie bezorgd.

1.3.1. Aanvraag voor schoolsystemen

Voor de aanvraag va n beeldschermloepen voor het lezen van het bord en/of boeken (verder “schoolsysteem” genoemd) richt de leerling zich samen met zijn/haar ouders tot een erkend visueel revalidatiecentrum met het oog op het verkrijgen van een “TAS-advies”. Dit “TAS-advies” w ordt samen met minstens één offerte bij het aanvraagformulier gevoegd.

TAS (Test en Advies Schoolsystemen) is een samenwerking tussen enkele ondersteuningsteams type 6, Vlaamse visuele revalidatiecentra en leveranciers van schoolsystemen.

TAS geeft leer lingen met een visuele beperking de kans om verschillende schoolsystemen (vast en/of mobiel) naast elkaar te testen in eenzelfde setting en op eenzelfde moment. Dit gebeurt op een onafhankelijke, medisch gefundeerde en objectieve wijze. Hierbij wordt steed s het visueel functioneren in een klassituatie voor ogen gehouden.

Door deze professionele testing en advisering kan een toestel gekozen worden waarbij de leerling zich goed voelt, waar hij/zij goed mee kan werken en dat voldoet aan zijn/haar eisen.

Het “TAS-advies” vormt dan ook een verplicht onderdeel van de aanvraag van de financiering van een schoolsysteem voor een slechtziende leerling. Het advies wordt opgesteld door een erkend centrum voor Visuele Revalidatie en ondertekend of elektronisch geva lideerd. Er is geen apart medisch attest noch een aparte motivering voor het hulpmiddel vereist en één offerte volstaat in dit geval.

De adressen van de Vlaamse Visuele Revalidatiecentra (Low Vision Centra) die hieraan meewerken, vindt u hier:

  • De Markgrav e Visuele Revalidatie

Markgravelei 81, 2018 Antwerpen

03 248 78 67

revalidatie@demarkgrave.be

  • Centrum voor Visuele Revalidatie en Low Vision

De Pintelaan 185, 9000 Gent

09 332 29 04

  • UZA Visuele Revalidat ie

Wilrijkstraat 10, 2650 Edegem

Secretariaat.oogheelkunde@uza.be

  • UVC Brugmann: Revalidatiecentrum Horus

Van Gehuchtenplein 4, 1020 Brussel

02 447 27 81

horus@uvc-brugmann.be

  • UZ Leuven Revalidatiecentrum voor slechtzienden en blinden

Kapucijnenvoer 35, 3000 Leuven

016 33 23 94

Oogziekten.revalidatie@uzleuven.be

Na aanmelding bekijkt het reval idatiecentrum of de leerling er al dan niet ingeschreven is. Als dat niet het geval is, wordt de leerling uitgenodigd voor een (her)inschrijving.

Indien het niet mogelijk is om de leerling in te schrijven in één van de bovenstaande revalidatiecentra, kan uitzonderlijk een aanvraag tot financiering van een schoolsysteem zonder “TAS-advies” gebeuren.In dat geval moet er naast een verantwoording waarom de inschrijving niet mogelijk is, een uitgebreide motivering voor het hulpmiddel, een medisch attest en 3 of fertes bijgevoegd worden.

1.3.2. Aanvraag voor andere hulpmiddelen

Afhankelijk van de functiebeperking van de leerling en het soort hulpmiddel waarvoor financiering wordt gevraagd, zijn er bij het volledig ingevulde en ondertekende aanvraagformulier specifieke documenten vereist:

- Een medisch attest. 
Het attest ten voordele van de leerling moet slechts éénmaal in de schoolloopbaan van de leerling worden bezorgd en niet meer per onderwijsniveau.

- Prijsofferte(n). 
Voor een toekenning van het hulpmiddel moeten bij elke aanvraag minstens drie prijsoffertes toegevoegd worden. Als er geen drie offertes bijgevoegd zijn, moet gemotiveerd worden waarom dit zo is.

Bij niet-ontvangst van de aanvragen door de cel SOL, ligt de bewijslast bij de aanvrager. De toekenning gebeurt pas wanneer de aanvraag volledig is.

1.4. Behandeling van de aanvraag door het Beheerscomité

Het Beheerscomité of bij delegatie de cel Speciale Onderwijsleermiddelen beoordeelt de aanvragen.

Het Beheerscomi té is samengesteld uit een vertegenwoordiger van de Vlaamse minister bevoegd voor het onderwijs, leden van de administratie, leden van de inspectie buitengewoon onderwijs, vertegenwoordigers van de drie onderwijsnetten met expertise rond specifieke onderwi jsbehoeften en een vertegenwoordiger van het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH).

Bij de beoordeling baseert het Beheerscomité zich onder meer op:

• de regelgeving betreffende de criteria, modaliteiten en bedragen van de tussenkomsten voor individuele materiële bijstand tot sociale integratie ten gunste van personen met een handicap (Besluit van de Vlaamse regering van 31 juli 1992, zoals gewijzigd b ij Besluit van de Vlaamse regering van 20 juli 1994 en bij Besluit van de Vlaamse regering van 21 december 1994) voor richtbedragen, vernieuwingstermijnen,...;

• de gegevens van de VLIBANK, de informatiebank van het Vlaams Informatie- en Communicatiecentru m voor Handicap en Technologie;

• adviezen van externe deskundigen, indien het Beheerscomité dit nodig acht.

Het Beheerscomité neemt op basis van zijn ervaringen ook volgende maatregelen:

1. Computerapparatuur

Computerapparatuur wordt alleen gefinancierd als deze deel uitmaakt van een ruimere configuratie, wanneer de aard van de functiebeperking zo specifiek is dat de leerling niet zonder kan én voor zover de school zelf niet beschikt over de nodige apparatuur.

2. Onderhoudscontracten - herstellingen

Er w orden voor technische hulpmiddelen geen onderhoudscontracten gefinancierd. De kosten voor herstellingen van hulpmiddelen kunnen eventueel wel in aanmerking komen voor terugbetaling.

Hiervoor dient de aanvraagprocedure niet gevolgd te worden. De toestemmin g tot het laten uitvoeren van herstellingen kan per telefoon of e-mail gevraagd worden (zie contactgegevens). Bij de melding van het defect tracht men het probleem zo nauwkeurig mogelijk te omschrijven en zorgt ervoor dat men het serienummer van het defecte toestel (indien aanwezig) bij de hand heeft.

De beslissing wordt via Mijn Onderwijs meegedeeld. De betrokken leverancier wordt ook meteen op de hoogte gebracht van deze beslissing.Het defecte hulpmiddel mag zonder voorafgaandelijke toestemming de school niet verlaten.

Herstellingen worden alleen betaald na de voorafgaandelijke toestemming van de cel Speciale Onderwijsleermiddelen.

3. Aanpassingen aan de schoolinfrastructuur

Aanpassingen aan de schoolinfrastructuur (bv. traplift) worden niet gefinancierd .

2. Toekenningsprocedure

2.1. De toekenning

Wanneer aan alle voorwaarden is voldaan, gebeurt de  toekenning voor de in de aanvraag vervatte hulpmiddel(en).

De beslissing, positief of negatief, wordt via Mijn Onderwijs meegedeeld aan de directeur van de school voor gewoon onderwijs. Indien de cel Speciale Onderwijsleermiddelen over de contactgegevens van de ondersteunende school voor buitengewoon onderwijs beschikt, zullen zij ook geïnformeerd worden over de beslissing.

De mogelijkheid bestaat om binnen de zestig dagen na de betekening van de beslissingsbrief, een verzoek tot nietigverklaring in te dienen bij de Raad van State. De aanvrager kan zich ook opnieuw wenden tot het Beheerscomité. Dit schort evenwel de periode van 60 dagen, waarbinnen men beroep kan aantekenen bij de Raad van State, niet op.

2.2. Plaatsing van de bestelling, levering en factuur

Na ontvangst van een positieve beslissing, plaatst de directeur van de school voor gewoon onderwijs de bestelling bij de aangewezen leverancier.

De leverancier levert in de school voor gewoon onderwijs en bezorgt de factuur aan de directeur.

De directeur controleert of de levering of de uitvoering van de geleverde prestatie overeenstemt met de bestelling. Daarenboven waakt hij erover dat het bedrag op de factuur overeenstemt met de offerte en de beslissing die hem werd meegedeeld.

Bij een beslissing om slechts tot een gedeeltelijk bedrag tussen te komen, kan de leverancier, via de directeur alleen dit gedeeltelijk bedrag factureren en aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen voorleggen.

De directeur kijkt eveneens na of de factuur gedateerd en ondertekend is door de leverancier. Deze handtekening moet worden voorafgegaan door de vermelding: "echt en waar verklaard voor de som van ....... (in woorden) euro";

De identificatie-/serienummers van de geleverde apparatuur dienen te worden vermeld. Deze nummers moeten identiek zijn met deze op de toestellen;

De garantieperiode en de essentiële gegevens die noodzakelijk zijn om van de garantie gebruik te maken dienen vermeld te worden.

Indien er geen opmerkingen zijn, schrijft de directeur op de factuur "Akkoord met de levering", ondertekent en zendt deze elektronisch naar de administratie. De betaling kan enkel en alleen aan de leverancier(s). De school hoeft zelf niets te betalen.

De factuur dient bij de cel Speciale Onderwijsleermiddelen toe te komen 10 werkdagen vóór de vervaldatum van de factuur én ten laatste vóór 1 november volgend op het schooljaarwaarop de aanvraag betrekking heeft.Na deze datum komen de voorziene kredieten definitief te vervallen.

2.3. Controle en betaling – inventaris

AGODI toetst de factuur aan de beslissing en geeft een opdracht tot betaling van de leverancier.

De betaling zal plaatsvinden binnen de betaaltermijnen, zoals bepaald in he t KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en zoals bepaald in de gewijzigde wet van 2 augustus 2002.

AGODI houdt een inventaris bij van de gefinancierde hulpmiddelen en houdt de stand van uitgaven bij in relatie tot het in de begroting ingeschreven bedrag.

2.4. Opmerkingen

De aangekochte hulpmiddelen zijn eigendom van AGODI.

De directeur van de school voor gewoon onderwijs draagt zorg voor deze hulpmiddelen. De directeur waakt erover dat de toegekende hul pmiddelen de school niet verlaten.

De verzekering van het/de toegekende hulpmiddel(en) wordt opgenomen in de verzekeringspolis van de school.

Voor hulpmiddelen die, om welke redenen ook, niet meer kunnen worden ter beschikking gesteld van de cel Speciale O nderwijsleermiddelen, zal de restwaarde worden teruggevorderd aan het schoolbestuur/de inrichtende macht van de school waar het(de) hulpmiddel(en) werd(en) toegekend.

3. Overdracht van hulpmiddelen

De melding van de overdracht van hulpmiddelen gebeurt met he t modelformulier dat als bijlage 2 gaat.

Uit de procedure blijkt duidelijk dat de directeur van de school voor gewoon onderwijs als spilfiguur wordt beschouwd. Hij treedt op als vertegenwoordiger van AGODI en waakt mee over de correcte besteding van de mid delen.

Daarom verwacht AGODI dat hij schriftelijk meldt wanneer:

• Een leerling, voor wie een hulpmiddel werd gefinancierd, overgaat naar een andere school voor gewoon onderwijs. De directeur van de nieuwe school neemt dus het toestel en de verantwoordelijkheid over.

De overdracht van het hulpmiddel kan evenwel nooit wanneer de leerling overstapt naar het buitengewoon onderwijs, het volwassenenonderwijs, het tweedekansonderwijs, het onderwijs voor sociale promotie of het deeltijds kunstonderwijs.

• Een leerling geen gebruik meer maakt van het hulpmiddel dat werd toegekend. Op die manier kan het hulpmiddel ter beschikking gesteld worden van een andere leerling.