1.
Waarover gaat deze omzendbrief?
Deze omzendbrief gaat over het omstandigheidsverlof. Het omstandigheidsverlof betreft alle vormen van omstandigheidsverlof naar aanleiding van een gebeurtenis of voor het vervullen van staatsburgerlijke verplichtingen of van burgerlijke opdrachten, behalve het omstandigheidsverlof n.a.v. de bevalling. Daarover vindt u alle informatie in de omzendbrief “Omstandigheidsverlof n.a.v. de bevalling”.
2.
Wie kan het omstandigheidsverlof nemen?
Volgende personeelscategorieën hebben recht op omstandigheidsverlof:
1° de personeelsleden, vermeld in artikel 2, §1, van het decreet van 27 maart 1991 betreffende de rechtspositie van bepaalde personeelsleden van het gemeenschapsonderwijs;
2° de personeelsleden, vermeld in artikel 4, §1, van het decreet van 27 maart 1991 betreffende de rechtspositie van sommige personeelsleden van het gesubsidieerd onderwijs en de gesubsidieerde centra voor leerlingenbegeleiding;
3° de leden van de inspectie, vermeld in artikel 61 van het decreet van 8 mei 2009 betreffende de kwaliteit van onderwijs;
4° de personeelsleden, vermeld in artikel 10 van het decreet van 1 december 1993 betreffende de inspectie en de begeleiding van de levensbeschouwelijke vakken
5° de personeelsleden, vermeld in artikel 3 van het decreet van 7 juli 2017 betreffende de rechtspositie van de personeelsleden in de basiseducatie.
Voor de tijdelijk aangestelde personeelsleden gelden de bepalingen van deze omzendbrief enkel voor de afwezigheid die ligt binnen de periode van hun aanstelling.
3.
Wat is het?
Het omstandigheidsverlof biedt het personeelslid de mogelijkheid om een aantal dagen afwezig te zijn naar aanleiding van een huwelijk, een overlijden, een zwangerschapsverlies of voor het vervullen van staatsburgerlijke verplichtingen of van burgerlijke opdrachten.
4.
Is het omstandigheidsverlof een recht of een gunst?
Het omstandigheidsverlof is een recht. Het bevoegd bestuur kan het verlof niet weigeren, maar kan wel een bewijsstuk opvragen, behalve bij het omstandigheidsverlof bij zwangerschapsverlies.
5.
Hoeveel dagen bedraagt het omstandigheidsverlof en wanneer wordt het opgenomen?
5.1.
Huwelijk
Het personeelslid krijgt voor een huwelijk het hierna vermelde aantal werkdagen omstandigheidsverlof:
huwelijk van het personeelslid en het afleggen van een verklaring van wettelijke samenwoning door het personeelslid | twee werkdagen |
huwelijk of afleggen van een verklaring van wettelijke samenwoning van een kind van het personeelslid, van de echtgenoot of van de samenwonende partner | twee werkdagen |
huwelijk van bloed- of aanverwant in de eerste graad, die geen kind is, of in de tweede graad, van het personeelslid, van de echtgenoot of van de samenwonende partner | de dag van het huwelijk |
Uitzondering:
De leden van het administratief personeel, de administratief medewerker van het beleids- en ondersteunend personeel, de administratief medewerker van het ondersteunend personeel en de vastbenoemde leden van het meesters-, vak- en dienstpersoneel krijgen voor hun huwelijk of voor het afleggen van een verklaring van wettelijke samenwoning vier werkdagen.
Het omstandigheidsverlof bij huwelijk heeft geen vaste begin- of einddatum. Het personeelslid neemt het verlof op het ogenblik van de gebeurtenis of naar aanleiding van omstandigheden die uit de gebeurtenis voortvloeien. De inrichtende macht, het school- of centrumbestuur of de directie oordeelt over het verband met de gebeurtenis.
Graden van verwantschap: zie 5.4.
5.2.
Overlijden
5.2.1.
Definities
Met betrekking tot pleegzorg gelden volgende definities:
- Langdurige pleegzorg: pleegzorg waarvan bij aanvang duidelijk is dat het kind voor minstens zes maanden in hetzelfde pleeggezin bij dezelfde pleegouder of dezelfde pleegouders zal verblijven en waarbij het kind als deel uitmakend van dat gezin in het bevolkingsregister of in het vreemdelingenregister van de gemeente waar het gezin of de pleegouder zijn verblijfplaats heeft of de pleegouders hun verblijfplaats hebben, is ingeschreven;
- kortdurende pleegzorg: alle vormen van pleegzorg die niet voldoen aan de voorwaarden van langdurige pleegzorg;
- pleegkind: het kind waarvoor het personeelslid of zijn echtgenote of samenwonende partner in het kader van pleegzorg is aangesteld door de rechtbank, door een door de bevoegde gemeenschap erkende dienst voor pleegzorg, of door de bevoegde gemeenschapsdiensten inzake jeugdbescherming;
- pleegvader en - moeder: de pleegouder die in het kader van pleegzorg is aangesteld door de rechtbank, door een door de bevoegde gemeenschap erkende dienst voor pleegzorg, of door de bevoegde gemeenschapsdiensten inzake jeugdbescherming.
5.2.2.
Aantal dagen en moment van opname
Het personeelslid krijgt voor overlijden het hierna vermelde aantal werkdagen omstandigheidsverlof:
overlijden van de echtgenoot of echtgenote of samenwonende partner, van een kind van het personeelslid of van zijn echtgenoot of echtgenote of samenwonende partner of overlijden van een pleegkind in het kader van een langdurige pleegzorg op het moment van het overlijden of in het verleden | tien werkdagen waarbij drie dagen door het personeelslid te kiezen tijdens de periode die begint met de dag van het overlijden en eindigt de dag van de begrafenis en zeven dagen door het personeelslid te kiezen binnen het jaar na de dag van het overlijden. |
overlijden van de vader, moeder, schoonvader, stiefvader, schoonmoeder, stiefmoeder van het personeelslid of van zijn echtgenoot of echtgenote of samenwonende partner | vier werkdagen, door het personeelslid te kiezen tijdens de periode die begint met de dag van het overlijden en eindigt de dag van de begrafenis. |
overlijden van de pleegvader of pleegmoeder van het personeelslid in het kader van langdurige pleegzorg op het moment van het overlijden | vier werkdagen, door het personeelslid te kiezen tijdens de periode die begint met de dag van het overlijden en eindigt de dag van de begrafenis. |
overlijden van een bloed- of aanverwant in om het even welke graad van het personeelslid of van de samenwonende partner, die onder hetzelfde dak woont als het personeelslid | twee werkdagen, door het personeelslid te kiezen tijdens de periode die begint met de dag van het overlijden en eindigt de dag van de begrafenis |
overlijden van een bloed- of aanverwant in de tweede graad van het personeelslid of van de samenwonende partner, die niet onder hetzelfde dak woont als het personeelslid | één werkdag, door het personeelslid op te nemen op de dag van de begrafenis |
overlijden van een pleegkind van het personeelslid of van zijn echtgenoot of echtgenote of samenwonende partner in het kader van kortdurende pleegzorg op het moment van het overlijden | één werkdag, door het personeelslid op te nemen op de dag van de begrafenis. |
In alle bovengenoemde situaties waarbij een personeelslid omstandigheidsverlof opneemt bij overlijden, kan er afgeweken worden van de periode(s) waarin deze dagen opgenomen moeten worden. Ook van de grens van één jaar kan dus worden afgeweken. Een afwijking kan enkel op vraag van het personeelslid met akkoord van de inrichtende macht of het centrumbestuur.
Graden van verwantschap: zie 5.4.
5.3.
Zwangerschapsverlies
Een personeelslid dat een zwangerschapsverlies heeft, heeft recht op twee werkdagen omstandigheidsverlof, op voorwaarde dat het personeelslid een verklaring op erewoord aflegt.
Ook de echtgenoot of samenwonende partner van het personeelslid dat een zwangerschapsverlies heeft, heeft recht op twee werkdagen omstandigheidsverlof, op voorwaarde dat het betrokken personeelslid een verklaring op erewoord aflegt.
Met zwangerschapsverlies worden alle vormen van zwangerschapsverlies bedoeld. Het kan dus zowel om een medisch ingeleid als om een spontaan zwangerschapsverlies gaan. Het gaat om alle vormen van zwangerschapsverlies vanaf het begin van de zwangerschap tot en met 180 kalenderdagen zwangerschap.
Deze maatregel is van toepassing op zwangerschapsverliezen vanaf 1 september 2024.
5.4.
Staatsburgerlijke verplichtingen of burgerlijke opdrachten
bijwonen van een bijeenkomst van een familieraad, bijeengeroepen door de vrederechter | één werkdag |
oproeping als getuige voor een rechtscollege of persoonlijke verschijning op aanmaning van een rechtscollege | de nodige tijd |
de uitoefening van het ambt van voorzitter, van bijzitter of van secretaris van een stembureau of een stemopnemingsbureau | de nodige tijd |
om deel uit te maken van de jury van het hof van assisen | de duur van de zitting |
5.5.
Graden van verwantschap
Met een bloed- of aanverwant in de eerste of tweede graad wordt steeds de verwant van zowel het personeelslid als van de echtgenoot of van de samenwonende partner bedoeld.
Eerste graad: de ouders, schoonouders, kinderen, schoonkinderen
Tweede graad: de grootouders, schoongrootouders, kleinkinderen en hun echtgenoten, broers, zusters, schoonbroers, schoonzusters.
Opmerking:
Wanneer de partner van een familielid in om het even welke graad wettelijk samenwoont met dat familielid, wordt hij of zij eveneens beschouwd als een aanverwant in eerste of tweede graad. Bij feitelijk samenleven geldt dat niet.
Voorbeeld:
Een personeelslid heeft recht op omstandigheidsverlof naar aanleiding van het overlijden van de vriendin van zijn schoonvader op voorwaarde dat de vriendin en de schoonvader wettelijk samenwonen. Als de schoonvader en de vriendin slechts een samenlevingscontract hebben afgesloten of gewoon onder hetzelfde dak samenwonen, dan geldt er geen recht op omstandigheidsverlof.
5.6.
Samenwonende partner
Het huwelijk is een wettelijk geregelde vorm van samenwonen en samenleven. Daarnaast bestaan nog twee vormen van “samenwonen”: het wettelijk samenwonen en het feitelijk samenwonen. Het omstandigheidsverlof dat wordt toegekend n.a.v. gebeurtenissen die betrekking hebben op de echtgenoot of samenwonende partner geldt ook voor deze beide vormen van samenwonen.
Als de inrichtende macht, het school- of centrumbestuur of de directie het opportuun vindt, kan het bewijs van samenwonen bij het gemeentebestuur worden opgevraagd.
6.
Hoe kan het omstandigheidsverlof worden opgenomen?
Het verlof moet steeds met volledige dagen genomen worden. Ook als het personeelslid deeltijds werkt, wordt elke dag aangerekend.
Als een personeelslid in verschillende instellingen of centra werkt gedurende de dagen waarop het omstandigheidsverlof neemt, dan geldt dat verlof voor alle instellingen of centra.
Als verschillende gebeurtenissen zich toevallig op dezelfde dag voordoen, kan het personeelslid voor elk geval afzonderlijk het aantal rechthebbende dagen opnemen.
Voorbeeld
De ouders van een personeelslid overlijden op dezelfde dag. Het personeelslid heeft dan recht op acht dagen omstandigheidsverlof.
7.
Kan het personeelslid vervangen worden?
7.1.
Afwezigheid door omstandigheidsverlof van ten minste tien aaneensluitende werkdagen
Een personeelslid dat afwezig is wegens omstandigheidsverlof kan vervangen worden indien de afwezigheid ten minste tien aaneensluitende werkdagen bedraagt. Dit kan bv. het geval zijn indien het personeelslid als jurylid zetelt in een assisenzaak of bij overlijden van een partner of kind.
7.2.
Afwezigheid door omstandigheidsverlof van minder dan tien werkdagen
Bij een afwezigheid van minder dan tien werkdagen is vervanging o.a. mogelijk
- in een school of in een vestigingsplaats van een school:
- in het gewoon basisonderwijs: indien u in een vestigingsplaats per onderwijsniveau minder dan 72 lestijden inricht in het ambt van onderwijzer of kleuteronderwijzer;
- in het buitengewoon basisonderwijs: indien u in een vestigingsplaats per onderwijsniveau minder dan 66 lestijden inricht in het ambt van onderwijzer ASV of kleuteronderwijzer ASV.
- in alle onderwijsniveaus voor het bevorderingsambt van directeur;
- in het basisonderwijs op grond van de vervangingseenheden voor korte afwezigheden (omzendbrief PERS/2005/23).
8.
Wat is de administratieve stand van het personeelslid?
Tijdens het omstandigheidsverlof is het personeelslid met verlof. Dat verlof wordt met een periode van dienstactiviteit gelijkgesteld. Dat houdt in dat die periode in aanmerking komt voor de vaststelling van de administratieve en geldelijke anciënniteit.
9.
Hoeveel bedraagt het salaris?
Tijdens het omstandigheidsverlof heeft het personeelslid recht op salaris of salaristoelage en op verhoging tot een hoger salaris of een hogere salaristoelage.
10.
Welke procedure moet gevolgd worden bij een omstandigheidsverlof?
Bewijsstukken die het personeelslid eventueel heeft voorgelegd om zijn omstandigheidsverlof te staven, blijven in de instelling of het centrum en moeten niet opgestuurd worden naar AGODI en/of AHOVOKS.
Het omstandigheidsverlof worden enkel gemeld als er een vervanger wordt aangesteld. Als de school of het centrum geen vervanger vindt of wenst aan te stellen of als het omstandigheidsverlof in periodes van minder dan 10 werkdagen opgenomen wordt, deelt ze het omstandigheidsverlof dus niet mee aan AGODI en/of AHOVOKS. De agentschappen hebben die informatie niet nodig voor een correct beheer van het administratief en geldelijk dossier van de titularis.
Wanneer de school of het centrum een vervanger aanstelt, communiceert ze dit als volgt.
Er zijn twee codes voorzien voor het omstandigheidsverlof:
- Het omstandigheidsverlof n.a.v. een gebeurtenis (huwelijk, overlijden, zwangerschapsverlies) wordt gemeld met DO-code 90 – Omstandigheidsverlof;
- Het omstandigheidsverlof i.k.v. staatsburgerlijke verplichtingen of burgerlijke opdrachten wordt gemeld met DO-code 51 – Afwezigheid staatsburgerlijke verplichtingen of burgerlijke opdrachten.
Indien de vervanger wordt aangesteld op basis van een reglementaire vervanging (dus niet op basis van vervangingseenheden voor korte afwezigheden), moet de dienstonderbreking gemeld worden zowel bij de titularis als bij de vervanger. Bij de titularis gebeurt dit via een RL-2 met aanduiding van de toepasselijke DO-code. Bij de vervanger wordt de toepasselijke DO-code aangegeven in het veld "dienstonderbreking te vervangen persoon".
Voorbeeld
De partner van een personeelslid overlijdt op 12 oktober 2021. Het personeelslid neemt 10 werkdagen aaneensluitend omstandigheidsverlof op vanaf de dag van het overlijden, d.w.z. van 12 oktober tot en met 25 oktober 2021.
Elektronische zending:
Voor de titularis: een RL-2 met aanduiding omstandigheidsverlof (code 90) van 12/10/2021 tot en met 25/10/2021;
Voor de vervanger: een RL-1 opdrachtenpakket van 12/10/2021 tot en met 25/10/2021 in ATO 1 ter vervanging van de titularis, afwezig wegens omstandigheidsverlof (code 90)
Voorbeeld
In een vestigingsplaats van een kleuterschool waar minder dan 72 lestijden ingericht worden in het ambt van kleuteronderwijzer geniet een kleuteronderwijzeres van 05/05 tot en met 08/05 vier dagen omstandigheidsverlof wegens het overlijden van haar vader. De school stelt een vervanger aan gedurende deze vier dagen.
Voor de titularis: een RL-2 met aanduiding omstandigheidsverlof (code 90) van 05/05 tot en met 08/05 Voor de vervanger: een RL-1 opdrachtenpakket van 05/05 tot en met 08/05 in ATO 1 ter vervanging van de titularis, afwezig wegens omstandigheidsverlof (code 90)
Indien de vervanger wordt aangesteld op basis van vervangingseenheden voor korte afwezigheden, wordt de dienstonderbreking enkel gemeld bij de vervanger, niet bij de titularis. Bij de vervanger wordt de toepasselijke DO-code aangegeven in het veld "dienstonderbreking te vervangen persoon". Voor meer informatie over de correcte melding, zie de omzendbrief Vervanging van korte afwezigheden (omzendbrief PERS/2005/23).
Voorbeeld
Een onderwijzer krijgt van 14/10 tot en met 15/10 twee dagen omstandigheidsverlof naar aanleiding van het huwelijk van zijn dochter. Via vervangingseenheden stelt de school een vervanger aan gedurende deze twee dagen.
- Voor de titularis: geen melding
- Voor de vervanger: een RL-1 opdrachtenpakket van 14/10 tot en met 15/10 in ATO 1 ter vervanging van de titularis, afwezig wegens omstandigheidsverlof (code 90) en met OOM = 08 VKA.
