- De melding van schoolverandering via aangetekende zending of afgifte tegen ontvangstbewijs vervalt,
- Inschrijvingen moeten binnen 7 kalenderdagen (en uiterlijk op de eerste dag van de lesbijwoning) uitgewisseld worden via Discimus.
- Elke inschrijving van een leerling (zowel tijdens het lopende schooljaar als met het oog op het volgende schooljaar) valt hieronder. Wanneer een leerling in meerdere scholen ingeschreven is of van school verandert, wordt een school daarvan op de hoogte gebracht via de schoolsoftware.
- De vaststelling via het schoolsoftwarepakket van een inschrijving op een later tijdstip in een andere school is een voldoende basis voor uitschrijving. Een school mag deze leerling uitschrijven. Een school kan echter ook beslissen (in overleg met de ouders of de nieuwe school) de leerling nog (tijdelijk) ingeschreven te houden.
1.
Waarom wijzigt de procedure schoolveranderen vanaf 1 september 2018?
Tot en met het schooljaar 2017-2018 bestond er enkel een procedure schoolveranderen voor schoolveranderingen die plaatsvonden tussen de eerste schooldag van september en de laatste schooldag van juni. Die procedure moest ook duidelijkheid verschaffen over in welke school de leerling kon gefinancierd of gesubsidieerd worden als regelmatige leerling.
Voor schoolveranderingen met het oog op het volgende schooljaar werd geen procedure bepaald, noch bestond er een meldingsplicht. Deze schoolveranderingen bleven dan ook vaak onder de radar, soms tot de dag dat een school vaststelde dat een verwachte leerling niet kwam opdagen op de eerste schooldag.
De nieuwe procedure schoolveranderen, die geldt vanaf schooljaar 2018-2019, vertrekt daarom vanuit de insteek van het inschrijvingsrecht:
- Elke inschrijving wordt op dezelfde manier geregistreerd. Een school zal er via het softwarepakket op geattendeerd worden wanneer de betreffende leerling nog in een andere school is of wordt ingeschreven.
- De vaststelling van een inschrijving op een later tijdstip in een andere school (via Discimus/een melding in het schoolsoftwarepakket), is een voldoende decretale basis om leerlingen uit te schrijven.
Doel van de nieuwe procedure is planlastvermindering, en sneller duidelijkheid bieden aan scholen over welke leerlingen ze effectief mogen verwachten op 1 september (of de instapmomenten in het kleuteronderwijs). Zo kunnen ze eventuele leerlingen op de weigeringslijst tijdig contacteren, en het schooljaar starten met een zo definitief mogelijke leerlingenlijst.
2.
Wat is een schoolverandering?
Elke inschrijving van een leerling die op een eerder tijdstip al in een andere school was ingeschreven – ongeacht of deze leerling al effectief schoolloopt in de school - is een schoolverandering.
Elk van volgende inschrijvingen is dus een schoolverandering:
- een inschrijving voor het lopende schooljaar (waarbij de leerling al dan niet meteen overstapt van de oude naar de nieuwe school);
- een inschrijving in een andere school met het oog op het volgende schooljaar van een leerling die vandaag al schoolloopt;
- een inschrijving met het oog op het volgende schooljaar van een leerling die al is ingeschreven in een andere school maar nog in geen enkele school schoolloopt (bijv. meervoudige inschrijvingen van instappers in het kleuteronderwijs vóór het instapmoment)
- …
3.
Hoe moet een schoolverandering geregistreerd worden?
Er is geen specifieke procedure schoolveranderen meer (die ook de regelmatigheid van een leerling regelde), enkel een procedure voor registratie van inschrijvingen.
Een school registreert vanaf 1 september 2018 elke inschrijving van een leerling op dezelfde manier: binnen de 7 kalenderdagen na de inschrijving (= ondertekening van het pedagogisch project en schoolreglement) door de ouders wordt de inschrijving ingevoerd in het schoolsoftwarepakket, dat de inschrijving uitwisselt met Discimus. Wanneer de leerling binnen de 7 kalenderdagen na de inschrijving start, moet de inschrijving uiterlijk op de dag van de start van de lesbijwoning geregistreerd worden.
Bij het registreren van de inschrijving dient in dit kader ook de nodige aandacht besteed te worden aan de correcte registratie van de inschrijvingsdatum en van de voorziene start van de lesbijwoning.
Voor meer informatie over de registratie, zie omzendbrief ‘Discimus – een toekomstgerichte manier om leerlingengegevens uit te wisselen’.
4.
Wat is het ‘moment van inschrijving’?
Met het moment van de inschrijving wordt bedoeld: het moment waarop de ouder de inschrijving heeft genomen door het ondertekenen van het pedagogisch project en het schoolreglement. Het gaat dus om het moment waarop de ouder het kind effectief heeft ingeschreven, niét om het moment waarop u als school de inschrijving registreert via uw softwarepakket.
Het is uiterst belangrijk dat u dit moment correct, en meteen bij het registreren van de inschrijving, invoert in uw schoolsoftwarepakket. De nieuwe regelgeving rond schoolveranderen hanteert immers het achterliggend principe dat een inschrijving die gerealiseerd wordt nàdat de leerling al in een andere school was ingeschreven, een wenselijkere inschrijving is. Het moment van de inschrijving bepaalt dus of het om de laatste (en meest wenselijke) inschrijving gaat of niet.
Een school die een inschrijving vaststelt in een andere school, die plaatsvond op een làter tijdstip dan de inschrijving in de eigen school, màg de leerling uitschrijven. De school waarin de laatste inschrijving gerealiseerd werd mag dat niét. Indien een school dus het moment van inschrijving verkeerd invoert, leidt dit mogelijk tot een onterechte uitschrijving.
5.
Wat is ‘het voorziene instapmoment’?
Het voorziene instapmoment is het moment waarop de school verwacht dat de leerling effectief zal starten in de school. Dit kan een andere instapdatum zijn dan de eerste schooldag van september of de reguliere instapmomenten in het kleuteronderwijs.
Het correct registreren van het voorziene instapmoment is dus belangrijk voor de inschrijvende school – die moet weten vanaf wanneer ze de leerling mag verwachten. De uitschrijvende school mag de leerling ook pas dan uitschrijven.
Bv. N.a.v. een verhuis schrijven ouders hun kind in in een nieuwe school, op 15 april 2019, voor schooljaar 2019-2020. De leerling zal pas instappen in de nieuwe school op 6 januari 2020, aangezien de verhuis gepland is tijdens de kerstvakantie. De oude school zal op 1 juli 2019 informatie ontvangen over de schoolverandering, en mag de leerling uitschrijven vanaf 6 januari 2020.
6.
Moet ik een schoolverandering nog melden via een aangetekende zending?
Nee, vanaf 1 september 2018 moet er geen schoolverandering meer gemeld worden via aangetekende zending of tegen ontvangstbewijs. De inschrijving uitwisselen met Discimus, binnen de 7 kalenderdagen (en uiterlijk op de dag waarop de leerling start in de school) volstaat.
7.
Wanneer en hoe word ik op de hoogte gebracht van een schoolverandering?
Een schoolverandering (of dubbele inschrijving) komt aan het licht van zodra beide scholen de inschrijving via hun softwarepakket hebben uitgewisseld via Discimus. Via het softwarepakket zal de school een melding ontvangen van een wijziging in de schoolloopbaan van de leerling.
Wanneer het gaat om een schoolverandering tijdens het lopende schooljaar, wordt de school daarvan meteen na de vaststelling via Discimus op de hoogte gebracht.
Wanneer het gaat om een schoolverandering met het oog op het volgende schooljaar, hangt het moment van de melding af van het moment waarop de ouder de leerling heeft ingeschreven:
- Inschrijvingen die gebeuren in de loop van het voorafgaande schooljaar (tot 30 juni) worden op 1 juli gemeld aan de betrokken scholen.
- Inschrijvingen tijdens de zomervakantie (tussen 1 juli en 31 augustus) worden meteen gemeld nadat de inschrijving via Discimus werd geregistreerd.
De school krijgt op het moment van de melding een zicht op alle scholen waarin de leerling op dat moment is ingeschreven, met voor elke school een vermelding van het moment van de inschrijving en het voorziene instapmoment.
Van zodra de school deze melding van wijziging in de schoolloopbaan van een leerling ontvangt, en via de beschikbare informatie kan oordelen of er sprake is van een latere inschrijving, kan de school een leerling uitschrijven.
Opgelet! Schooljaar 2018-2019 is een overgangsjaar.
De registratie in Discimus volstaat vanaf 1 september 2018.
In de loop van schooljaar 2018-2019 zullen in Discimus en de schoolsoftwarepakketten bijkomende mogelijkheden voorzien worden om schoolveranderingen zichtbaar te maken, via meldingen van wijzigingen in de schoolloopbaan van leerlingen.
Via de reeds bestaande raadpleegfunctie ‘dubbele inschrijvingen’ kan u echter al vanaf 1 september dubbele inschrijvingen tijdens het lopende schooljaar detecteren.
Indien u via deze weg vaststelt dat een leerling is ingeschreven in een andere school, op een later tijdstip dan de inschrijving in uw school, mag u deze leerling uitschrijven.
8.
Mag of moet een school een leerling uitschrijven na een melding van wijziging van schoolloopbaan?
Een melding van een wijziging in de schoolloopbaan van een leerling waaruit blijkt dat er nà (=op een later tijdstip) de inschrijving in de eigen school nog een inschrijving werd genomen in een andere school, is een voldoende decretale basis voor uitschrijving.
Een school màg deze leerling dus uitschrijven. U mag uiteraard contact opnemen met de ouders of met de andere school voor u beslist uit te schrijven, maar de vaststelling van een inschrijving op een later tijdstip via uw softwarepakket volstaat voor een uitschrijving.
Een school is echter niet verplicht de leerling uit te schrijven, en kan de leerling ingeschreven houden. Een leerling is echter in slechts één school subsidieerbaar of financierbaar als regelmatige leerling.
Een school kan ook in overleg met de ouder(s) en/of de volgende school de leerling voor een bepaalde periode ingeschreven houden, en daarbij eventueel een datum vooropstellen tegen wanneer u een definitieve keuze van de ouder verwacht.
9.
Is de melding van wijziging schoolloopbaan de enige basis voor uitschrijving van een leerling naar aanleiding van een schoolverandering?
Nee.
Een leerling mag uitgeschreven worden naar aanleiding van een schoolverandering:
- op basis van de melding van een wijziging in de schoolloopbaan van een leerling, wanneer blijkt dat de inschrijving in de eigen school niét de laatste inschrijving is (rekening houdend met de instapdatum)
- op basis van een melding van ouders dat ze van school zullen veranderen. Het is aan te raden van ouders te vragen dit schriftelijk of via mail te melden.
- wanneer – in het kader van een aanmeldingsprocedure – de leerling in een school van hogere keuze werd ingeschreven (zie omzendbrief inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures)
Een melding door ouders, of een inschrijving in een school van hogere keuze in het kader van een aanmeldingsprocedure, kan ook vóór 1 juli van het voorafgaande schooljaar.
10.
Mag een leerling zich nog inschrijven in meerdere scholen?
Ja. Ouders kunnen hun kinderen nog steeds inschrijven in meerdere scholen. Een school kan de leerling echter uitschrijven wanneer via het softwarepakket een inschrijving op een later tijdstip in een school wordt vastgesteld. De school kan op dat moment de ouders contacteren en vragen een definitieve schoolkeuze te maken, maar kan ook zonder de ouders te raadplegen beslissen de leerling uit te schrijven.
Ouders behouden dus het recht om zich in meerdere scholen in te schrijven, maar scholen hebben nu een instrument om in dat geval een keuze af te dwingen. Voor inschrijvingen met het oog op volgend schooljaar kan dat vanaf 1 juli van het voorafgaande schooljaar.
11.
Wat als een leerling van school verandert naar Wallonië of het buitenland?
Scholen die op de hoogte gebracht worden van een schoolverandering van één van hun leerlingen naar een school in Wallonië of naar het buitenland, kunnen deze leerling uitschrijven zonder bericht van de nieuwe school af te wachten, of zonder vaststelling van schoolverandering in het softwarepakket. Inschrijvingen in scholen in Wallonië of het buitenland worden immers niet uitgewisseld via Discimus.
12.
Wat als een leerling overstapt op huisonderwijs of van huisonderwijs naar schoolonderwijs?
Ouders die opteren voor huisonderwijs moeten uiterlijk op de derde schooldag van het schooljaar een verklaring van huisonderwijs met bijhorende informatie over het huisonderwijs indienen bij het Agentschap voor Onderwijsdiensten.
Alleen in uitzonderlijke gevallen mag er daarna nog een omschakeling van schoolonderwijs naar huisonderwijs zijn (zie http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/hoe-organiseer-ik-huisonderwijs#start.)
Van huisonderwijs naar schoolonderwijs omschakelen kan altijd.
Om deze situaties te kunnen opvolgen én om de leerplicht van de betrokken kinderen te garanderen, vraagt het Agentschap voor Onderwijsdiensten dat scholen de omschakeling van schoolonderwijs naar huisonderwijs en vice versa melden.
Concreet kunnen zich twee situaties voordoen:
- Verandering van schoolonderwijs naar huisonderwijs tijdens het schooljaar
Leerlingen waarvan de ouders meedelen dat ze voortaan huisonderwijs (individueel onderricht of in een privé-school) volgen moeten door de school uitgeschreven worden. Ook hier is immers geen vaststelling van schoolverandering naar een nieuwe school via het schooladministratiepakket te verwachten. De school dient deze overstap naar huisonderwijs schriftelijke te melden bij het Agentschap voor Onderwijsdiensten.
- Verandering van huisonderwijs naar schoolonderwijs tijdens het schooljaar
Ook wanneer ouders hun kind in de loop van een schooljaar in een school komen inschrijven met de boodschap dat het kind tot dan huisonderwijs gevolgd heeft, dient de school dit schriftelijk te melden aan het Agentschap voor Onderwijsdiensten.
In beide situaties bevat de melding de naam, adres en rijksregisternummer van het betrokken kind, alsook naam en adres van de school waar het kind uit- of ingeschreven wordt.
Deze melding kan gestuurd worden naar:
Agentschap voor Onderwijsdiensten
Afdeling Basisonderwijs, DKO en CLB – Scholen en leerlingen
t.a.v. Bea De Cuyper
e-mail: huisonderwijs.agodi@vlaanderen.be
Voor meer informatie over huisonderwijs:
http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/huisonderwijs-voor-leerplichtige-leerlingen
13.
Wat bij schoolveranderingen van het gewoon naar het buitengewoon basisonderwijs?
Een schoolverandering van het gewoon naar het buitengewoon basisonderwijs is slechts mogelijk als de leerling over een verslag voor toegang tot het buitengewoon onderwijs (of over een voorlopig verslag voor type 3) beschikt waaruit blijkt welk type voor het buitengewoon onderwijs voor hem is aangewezen. Nadere informatie hieromtrent vindt u in de omzendbrief toelatingsvoorwaarden voor het buitengewoon basisonderwijs.
De registratie van de inschrijving in het buitengewoon onderwijs verschilt niet van die van een inschrijving in het gewoon onderwijs. Alle bovenstaande regels zijn dus ook van toepassing bij een schoolverandering van het gewoon naar het buitengewoon onderwijs.
14.
Wat bij schoolveranderingen van het buitengewoon naar het gewoon basisonderwijs?
De verantwoordelijkheid voor het schoolveranderen ligt hier bij de ouders. Zij oordelen of het verantwoord is dat hun kind van het buitengewoon naar het gewoon basisonderwijs verandert. Een leerling die beschikt over een verslag voor toegang tot het buitengewoon onderwijs, wordt in het gewoon onderwijs steeds ingeschreven onder ontbindende voorwaarde (zie omzendbrief inschrijvingsrecht, punt 9.1.6.4)
De registratie van een inschrijving onder ontbindende voorwaarde in Discimus verschilt niet van een andere inschrijving in het gewoon onderwijs (zie omzendbrief ‘Discimus – een toekomstgerichte manier om leerlingengegevens uit te wisselen’)
15.
Zijn er nog andere verplichtingen wanneer een leerling van school verandert?
Het decreet rechtspositie leerlingen bepaalt de voorwaarden waaronder vanaf 1 september 2014 bij schoolverandering leerlingengegevens overgedragen worden. Het initiatief voor deze overdracht ligt bij de oude school. Meer informatie hierover vindt u in omzendbrief BaO/2014/05 - overdracht van leerlingengegevens bij schoolverandering.
16.
Linken met andere omzendbrieven
Deze omzendbrief heeft ook linken met volgende omzendbrieven:
BaO/2006/01, ‘Controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs’ en BaO/2006/05, ‘Controle van de leerlingen in het buitengewoon basisonderwijs’
BaO/2012/01, ‘Inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures’
BaO/2014/05, ‘overdracht van leerlingengegevens bij schoolverandering’
(1): Ouders: de personen die het ouderlijk gezag uitoefenen of in rechte of in feite de minderjarige onder hun bewaring hebben.
