• Met ingang van 1 september 2022 geldt het principe van aanwending van personeel op het werkingsbudget ook voor subsidies die het beleidsdomein Onderwijs en Vorming toekent in het kader van een project om de kwaliteit van onderwijs te versterken. 

1. Inleiding

Met ingang van 1 september 2012 kunnen alle onderwijsniveaus de werkingsmiddelen en de Vlaamse ondersteuningspremie (VOP) aanwenden om personeel aan te werven. In het deeltijds kunstonderwijs kan een inrichtende macht naast haar werkingsmiddelen en de Vlaamse ondersteuningspremie ook de eigen middelen aanwenden om personeel te werven.

Vanaf 1 september 2022 kan een inrichtende macht ook subsidies die het beleidsdomein Onderwijs en Vorming aan een instelling of inrichtende macht toekent in het kader van een project om de kwaliteit van onderwijs te versterken, aanwenden om personeel aan te werven volgens de hierna vermelde principes.

Opmerking: In deze omzendbrief wordt het begrip inrichtende macht gehanteerd. Voor het basis- en secundair onderwijs moet inrichtende macht steeds gelezen worden als schoolbestuur, in het volwassenenonderwijs als centrumbestuur, voor de centra voor leerlingenbegeleiding als bestuur en voor de autonome internaten en internaten verbonden aan een school voor gewoon basis- of secundair onderwijs als raad van bestuur (gemeenschapsonderwijs) of inrichtende macht (gesubsidieerd onderwijs).

2. Nieuwe wijze van terugvorderen vanaf 1 september 2017

Tot en met het schooljaar 2016-2017 werd de loonkost voor personeelsleden aangesteld op basis van het werkingsbudget (PWB) teruggevorderd in 2 schijven waarbij naast het maandsalaris, de patronale bijdragen en eventueel de standplaats/haardtoelage, ook onmiddellijk het vakantiegeld (VG), de eindejaarstoelage (EJT), en desgevallend de uitgestelde bezoldiging (UB) was inbegrepen.

Sinds 1 september 2017 is de manier waarop de PWB-loonkost wordt teruggevorderd, gewijzigd. De berekening van de PWB loonkost is geautomatiseerd. Elke terugvordering omvat uitsluitend de loonkost van de afgelopen periode.

Meer informatie hierover vindt u onder punt 4.2. Berekening van de kostprijs terugvordering.

2.1. Aanwending van het werkingsbudget, subsidies en de Vlaamse ondersteuningspremie (VOP) en de eigen middelen

• Het werkingsbudget wordt gebruikt voor de werking, de uitrusting en het groot onderhoud van de scholen en centra, voor het werken aan rationeel energieverbruik in de scholen en voor de kosteloze verstrekking van leerboeken en schoolbehoeften van de leerlingen. Een inrichtende macht kan dit budget ook aanwenden voor het aanwerven van bijkomend personeel.

• Naast het gebruik van het werkingsbudget, kan een inrichtende macht ook de Vlaamse ondersteuningspremie aanwenden om personeel aan te trekken. De Vlaamse ondersteuningspremie (VOP) wordt door de VDAB toegekend aan de scholen of internaten wanneer zij als werkgever personeelsleden met een arbeidshandicap in dienst neemt en houdt en dit om het daaraan gekoppelde rendementsverlies te compenseren. Een arbeidshandicap is een aandoening van mentale, psychische, lichamelijke of zintuigelijke aard waardoor een personeelslid moeilijkheden ondervindt om de job uit te voeren. Enkele mogelijke voorbeelden: depressie, autisme, slechthorendheid, rugklachten, spierziekte, chronisch vermoeidheidssyndroom,… 
  Meer informatie over de te volgen procedure is te vinden op de website van de VDAB: http://vdab.be/arbeidshandicap/wzvop.shtml

• In het deeltijds kunstonderwijs kan een inrichtende macht naast haar werkingsmiddelen en de Vlaamse ondersteuningspremie ook de eigen middelen aanwenden om personeel aan te werven.

• Als een inrichtende macht of instelling vanuit het beleidsdomein Onderwijs en Vorming subsidies ontvangt in het kader van een project om de kwaliteit van het onderwijs te versterken, kan ze die subsidies indien nodig aanwenden voor het aanwerven van bijkomend personeel om de doelstellingen van het project te realiseren.

Opmerking: In deze omzendbrief wordt verder steeds het begrip werkingsbudget gehanteerd. Dit begrip omvat de vier hierboven vermelde omschrijvingen.

2.2. In alle onderwijsniveaus

 Personeelsleden aanwerven via het werkingsbudget is van toepassing in:

• het gewoon en buitengewoon basisonderwijs
• het gewoon en buitengewoon secundair onderwijs
• het volwassenenonderwijs, met inbegrip van de centra voor basiseducatie
• het deeltijds kunstonderwijs
• de centra voor leerlingenbegeleiding
• de internaten: de autonome internaten of de internaten verbonden aan een school voor gewoon basis of secundair onderwijs.

Het staat de inrichtende macht vrij al dan niet van deze mogelijkheid gebruik te maken. 

2.3. Voor alle ambten van toepassing in het desbetreffende onderwijsniveau

Een inrichtende macht kan via haar werkingsbudget betrekkingen oprichten in de ambten die van toepassing zijn in het desbetreffende onderwijsniveau, zoals voorzien in het respectievelijke ambtenbesluit dat voor dat onderwijsniveau van toepassing is en zoals vermeld in de decreten rechtspositie maar met uitzondering van het onderhoudspersoneel (meesters-, vak- en dienstpersoneel). 

Voor het basis- en secundair onderwijs geldt een onderscheid tussen het gewoon en buitengewoon onderwijs: ambten van het buitengewoon onderwijs kunnen niet ingericht worden in het gewoon onderwijs en omgekeerd, met uitzondering van opleidingsvorm 4 in het buitengewoon secundair onderwijs.

In het basisonderwijs geldt daarenboven ook een onderscheid tussen kleuter- en lager onderwijs: ambten van het kleuteronderwijs kunnen niet worden ingericht in het lager onderwijs en omgekeerd.

Het aanwenden van het werkingsbudget om personeel aan te werven, betekent dat de inrichtende macht geld van haar werkingsbudget gebruikt om een betrekking in een ambt in te richten conform de regels die in het desbetreffende onderwijsniveau van kracht zijn voor dat ambt.

Voorbeelden

• De oprichting van een ambt in het ondersteunend personeel in het secundair onderwijs gebeurt altijd per halftijdse of voltijdse betrekking en volgens geldende puntenwaarden;
• Het ambt van directeur wordt steeds toegekend hetzij aan één personeelslid in een volledige betrekking of aan twee personeelsleden die elk met een halftijdse betrekking worden belast. Een ambt van directeur kan dus minimum per halftijdse betrekking worden ingericht;
• In het volwassenenonderwijs kan de toegekende puntenenveloppe voor het bestuurs- en ondersteunend personeel vrij worden aangewend voor de oprichting van betrekkingen. Deze betrekkingen zijn onbeperkt deelbaar, maar moeten wel in volledige uren worden opgericht. Enkel het ambt van directeur wordt steeds toegekend hetzij aan één personeelslid in een volledige betrekking, hetzij aan twee personeelsleden die elk met een halftijdse betrekking worden belast.

Bij de praktische schikkingen van deze omzendbrief (zie punt 4) vindt u nog meer voorbeelden.

Het inrichten van een betrekking kan erin bestaan een nieuwe betrekking in te richten of een bestaande betrekking aan te vullen. Deze betrekking kan ingericht worden voor de periode van een volledig schooljaar of voor een deel ervan. De betrekking kan enkel ingericht worden in volledige uren of lestijden.

Voorbeelden

• een onderwijzer in het basisonderwijs die vast benoemd is voor 12 lestijden kan via het werkingsbudget een aanvulling krijgen van 12 lestijden, zodat de onderwijzer over een volledige betrekking beschikt (24/24);
• een onderwijzer in het basisonderwijs die tijdelijk is aangesteld voor 12 lestijden kan via het werkingsbudget een aanvulling krijgen van 4 lestijden tot een opdracht van 16/24
• een leraar secundair onderwijs die tijdelijk aangesteld is voor 20/22 kan via het werkingsbudget een aanvulling krijgen van 2/22, zodat de leraar over een volledige betrekking beschikt ;

Bij de praktische schikkingen van deze omzendbrief (zie punt 4) worden nog meer voorbeelden weergegeven.

2.4. Administratieve en geldelijke rechtspositie

2.4.1. Tijdelijke aanstelling

Het personeelslid dat via geld van het werkingsbudget in een betrekking wordt aangeworven, wordt altijd aangesteld als tijdelijk personeelslid conform de bepalingen van de decreten rechtspositie. Dit betekent dat, indien een vastbenoemd personeelslid in deze betrekking op basis van het werkingsbudget wordt aangesteld, dat enkel kan via de regels van de ‘tijdelijk andere opdracht’ (zie omzendbrief met kenmerk Pers/2014/01).

De prestaties die het personeelslid in de betrekking verricht, komen in aanmerking als dienstanciënniteit conform de decreten rechtspositie.  

Aandachtspunt
 
Het personeelslid bouwt via deze tewerkstelling in de betrekking statutaire rechten op en kan deze rechten laten gelden t.a.v. betrekkingen binnen de organieke omkadering van de school.
In deze betrekking kan een personeelslid wel een tijdelijke aanstelling van doorlopende duur krijgen, maar nooit een vaste benoeming aangezien de opdracht steeds wordt beschouwd als zijnde van tijdelijke duur.

2.4.2. Geen vacantverklaring en vaste benoeming

De betrekking die via het werkingsbudget wordt ingericht, komt niet in aanmerking voor vacantverklaring en de inrichtende macht kan hierin niet vast benoemen, muteren of affecteren.

2.4.3.  Bezoldiging

Het personeelslid dat tijdelijk aangesteld wordt in de betrekking, heeft recht op een salaris op basis van de regelgeving die voor tijdelijke personeelsleden van kracht is voor het desbetreffende ambt. Voor vastbenoemde personeelsleden die op basis van het werkingsbudget aangesteld worden, geldt de bezoldigingsregeling van de tijdelijk andere opdracht (zie omzendbrief met kenmerk Pers/2014/01).

Het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming zorgt  voor de bezoldiging van de personeelsleden die op deze wijze worden aangeworven en vordert de volledige loonkost van deze personeelsleden van de inrichtende macht terug.

2.4.4. Reaffectatie en wedertewerkstelling

De bepalingen van het besluit van de Vlaamse Regering van 29 april 1992 betreffende de verdeling van betrekkingen, de terbeschikkingstelling wegens ontstentenis van betrekking, de reaffectatie, de wedertewerkstelling en de toekenning van een wachtgeld of wachtgeldtoelage gelden t.a.v. de betrekkingen die via het werkingsbudget worden ingericht.

Dit betekent dat de betrekking (de lestijden, lesuren, uren-leraar, leraarsuren, punten, …) niet kan gebruikt worden om een terbeschikkingstelling wegens ontstentenis van betrekking te vermijden in het kader van de voorafgaande maatregelen. Wel moet de betrekking beschouwd worden als een vacature die in aanmerking komt om personeelsleden die ter beschikking gesteld zijn wegens ontstentenis van betrekking in te reaffecteren of weder tewerk te stellen.

2.4.5. Vervanging bij afwezigheden

Als een personeelslid via het werkingsbudget in dergelijke betrekking wordt aangeworven, kan de inrichtende macht bij afwezigheid van dit personeelslid een vervanger aanstellen. Hier gelden dezelfde regels als bij alle andere afwezigheden. Als de afwezigheid van de titularis bezoldigd is en de inrichtende macht een vervanger aanstelt, dan zal het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming naast de loonkost van de titularis ook de loonkost van de vervanger terugvorderen.

3. Aanwerving van contractueel personeel

Een schoolbestuur is niet verplicht om via haar werkingsbudget een personeelslid aan te werven onder de voorwaarden die vermeld zijn in punt 2.4.

Zij kan er voor kiezen om op basis van haar werkingsbudget contractueel personeel aan te werven.

In dat geval valt het contractuele personeelslid onder het stelsel van de arbeidswetgeving en staat het schoolbestuur zelf in voor de bezoldiging van het personeelslid.

De administratieve en geldelijke principes die in deze omzendbrief worden toegelicht, zijn niet van toepassing op dit contractuele personeelslid.

4. Praktische schikkingen  

Onderstaande voorbeelden schetsen een aantal situaties waarbij personeel wordt aangesteld op basis van het werkingsbudget.

Om de opdracht van dergelijk personeelslid via de elektronische zending te melden, gebruikt u de OOM-code 16 (PWB = personeel werkingsbudget).

Het is van het grootste belang dat u de OOM-code 16 correct en consequent meestuurt met het opdrachtenpakket van het personeelslid dat is aangesteld op basis van het werkingsbudget. Ook in geval van afwezigheid en vervanging van deze personeelsleden moet u hiermee rekening houden (zie punt 4.1).

Lees aandachtig onderstaande voorbeelden. Zij illustreren de manier van zenden en terugvorderen.

Mogelijke situaties:

1) Een tijdelijk personeelslid wordt voltijds aangesteld op basis van het werkingsbudget.

Voorbeeld 1:

Een tijdelijk leraar wordt aangesteld voor 22 u Nederlands (22/22) op basis van het werkingsbudget. De opdracht wordt gemeld met OOM-code 16

RL-1 leraar AV- Nederlands Ato2 voor 22 uren-leraar met OOM-code 16

De loonkost voor de opdracht van 22 uren-leraar Nederlands met OOM-code 16 wordt teruggevorderd.

Voorbeeld 2:

De inrichtende macht van een academie (DKO) stelt voor 10/38 een opsteller aan op basis van de eigen middelen. 

RL-1 opsteller Ato2 voor 10 uur met OOM-code 16.

De loonkost voor de opdracht van 10 uur in het ambt van opsteller met OOM-code 16 wordt teruggevorderd.

2) Een vast benoemd personeelslid wordt via verlof TAO aangesteld op basis van het werkingsbudget en wordt vervangen door een tijdelijk personeelslid.

Voorbeeld 3

Een voltijds vast benoemde onderwijzer presteert via verlof tijdelijk andere opdracht 12/36sten zorgcoördinator op basis van het werkingsbudget en zij wordt in haar klas hiervoor vervangen door een tijdelijk personeelslid. Het vast benoemd personeelslid neemt voor 8 lestijden de dienstonderbreking “verlof tijdelijk andere opdracht” (DO 019).

Voor de titularis:

RL-1 onderwijzer Ato4 voor 24 lestijden met “verlof tijdelijk andere opdracht” (DO 019) voor 8 lestijden.

RL-1 zorgcoördinator Ato2 voor 12 uren met OOM-code 16 met aanduiding “tijdelijk andere opdracht” (TAO). Beide RL-1's worden doorgestuurd in één bericht. Het is de loonkost van de opdracht van het vast benoemd personeelslid met aanduiding van de OOM-code 16 die wordt teruggevorderd.

Voor de vervanger:

RL-1 onderwijzer Ato1 voor 8 lestijden met opgave van het stamboeknummer van de titularis en als reden “verlof tijdelijk andere opdracht” ( DO 019).

Belangrijk: aangezien de vervanger de lesopdracht van de vast benoemde onderwijzer overneemt, duidt u geen OOM-code aan.

Voorbeeld 4 :

Een voltijds vast benoemd administratief medewerker 82 punten in een centrum voor volwassenenonderwijs neemt de dienstonderbreking “verlof tijdelijk andere opdracht” (DO 019) op voor 16/32. De tijdelijk andere opdracht (TAO) presteert het personeelslid als leraar secundair volwassenenonderwijs voor 10/20 op basis van het werkingsbudget.

Voor de titularis:

RL-1 administratief medewerker 82 punten Ato4 voor 32u met dienstonderbreking “verlof tijdelijk andere opdracht” (DO 019) voor 16/32.

RL-1 leraar secundair volwassenenonderwijs Ato2 voor 10/20 met OOM-code 16 met aanduiding “tijdelijk andere opdracht” (TAO).

Beide RL-1’s worden doorgestuurd in één bericht.

Het is de loonkost van de opdracht van het vast benoemd personeelslid met aanduiding van de OOM-code 16 die wordt teruggevorderd.

Voor de vervanger:

RL-1 administratief medewerker 82 punten voor 16/32 met opgave van het stamboeknummer van de titularis en als reden “verlof tijdelijk andere opdracht” (DO 019).

Belangrijk: aangezien de vervanger de opdracht van de vast benoemde administratief medewerker overneemt, duidt u geen OOM-code aan.

3) Een wegens ontstentenis van betrekking ter beschikking gesteld personeelslid wordt gereaffecteerd op basis van het werkingsbudget.

Voorbeeld 5:

Een voltijds vast benoemd onderwijzer is voor 6 lestijden ter beschikking gesteld wegens ontstentenis van betrekking en wordt gereaffecteerd in 6 lestijden op basis van het werkingsbudget.

RL-1 onderwijzer Ato4 voor 24 lestijden waarvan 6 lestijden TBSOB.

RL-1 onderwijzer Ato2 voor 6 lestijden met de OOM-code 16 en met de melding “R” (reaffectatie). Beide RL-1's worden doorgestuurd in één bericht.

Het is de loonkost voor de opdracht met aanduiding van de OOM-code 16 die wordt teruggevorderd.

4.1. Vervangingen bij afwezigheden

Als een personeelslid aangesteld op basis van het werkingsbudget afwezig is, heeft de inrichtende macht de mogelijkheid een vervanger aan te stellen. Hierbij gelden dezelfde regels als bij alle andere afwezigheden. Als de afwezigheid van de titularis bezoldigd is en de inrichtende macht stelt een vervanger aan, dan zal voor de periode van de afwezigheid van de titularis zowel de loonkost van de titularis als die van de vervanger teruggevorderd worden.  

Voor het onderwijzend personeel in het basisonderwijs kan bij een afwezigheid van minder dan 10 werkdagen eventueel gebruik worden gemaakt van vervangingseenheden (VKA). Uiteraard wordt de loonkost in dit geval niet teruggevorderd.

De inrichtende macht kan echter vrij beslissen om al of niet een vervanger aan te stellen.

• Wordt er geen vervanger aangesteld, dan wordt enkel de dienstonderbreking van de titularis doorgestuurd.
• Wordt er wel een vervanger aangesteld, dan wordt naast de dienstonderbreking van de titularis ook de opdracht van de vervanger doorgestuurd. Bij deze vervanger moet er steeds een aanduiding zijn van de OOM-code 16 voor het aantal lestijden/uren/uren-leraar/punten, … dat de inrichtende macht de titularis wenst te vervangen.

Voorbeeld 6:

Een tijdelijk paramedisch werker wordt voor 6/10den aangesteld uit eigen omkaderingsgewicht en voor 4/10den op basis van het werkingsbudget van het CLB 

Het personeelslid is drie weken afwezig wegens ziekte en wordt hiervoor volledig vervangen.

Voor de titularis stuurt u het ziekteverlof (DO 001) op. 

Voor de vervanger:

RL-1 paramedisch werker Ato1 voor 6/10den met opgave van het stamboeknummer van de titularis en met als reden ziekteverlof (DO 001).

RL-1 paramedisch werker Ato1 voor 4/10den met aanduiding van de OOM-code 16 en opgave van het stamboeknummer van de titularis en met als reden ziekteverlof (DO 001).

Beide RL-1's worden doorgestuurd in één bericht.

Indien het ziekteverlof van de titularis bezoldigd is, zal voor de periode van het ziekteverlof zowel de loonkost van de opdracht van de titularis (4/10den) als van de vervanger teruggevorderd worden.

Voorbeeld 7 : 

Een tijdelijk leraar TV Mechanica wordt aangesteld voor 12 uren-leraar (12/20) op basis van het rechthebbend pakket uren-leraar en in 8 uren-leraar (8/20) van het werkingsbudget.

Het personeelslid is 105 dagen afwezig wegens bevallingsverlof en wordt hiervoor volledig vervangen.

Voor de titularis stuurt u het bevallingsverlof (DO 003) op

Voor de vervanger:

RL-1 leraar TV – Mechanica Ato1 voor 12 uren-leraar (12/20) met opgave van het stamboeknummer van de titularis en met als reden bevallingsverlof (DO 003).

RL-1 leraar TV – Mechanica Ato1 voor 8 uren-leraar (8/20 )met aanduiding van de OOM-code 16 en opgave van het stamboeknummer van de titularis en met als reden bevallingsverlof (DO 003).

Beide RL-1's worden doorgestuurd in één bericht.

Voor de periode van het bevallingsverlof zal één keer 8 uren-leraar op basis van het werkingsbudget teruggevorderd worden, vermits het bevallingsverlof van het tijdelijk personeelslid een onbezoldigde dienstonderbreking is.

4.2. Berekening van de kostprijs – terugvordering

Vanaf het schooljaar 2017-2018 verloopt de berekening van de PWB-loonkost automatisch. De berekeningen gebeuren op 2 tijdstippen in het jaar: na de betaling december en na de betaling augustus. Elke terugvordering aan de inrichtende macht omvat de totale loonkost van de PWB-betalingen in de voorbije periode.

De uitgestelde bezoldiging (UB), het vakantiegeld (VG) en de eindejaarstoelage (EJT) worden teruggevorderd na de periode waarin ze werden uitbetaald aan het personeelslid. Een inrichtende macht kan meerdere terugvorderingen ontvangen voor een personeelslid dat is aangesteld op basis van het werkingsbudget.

Bij wijze van voorbeeld vindt u hieronder een overzicht van de terugvorderingen voor een personeelslid aangesteld op basis van het werkingsbudget tijdens het schooljaar 2017 -2018.

Voor zover van toepassing wordt, wat de grote vakantie betreft, ook het evenredig deel van de prestaties tijdens het schooljaar, aangerekend. Voor de tijdelijke personeelsleden gebeurt dit via het evenredig deel van de uitgestelde bezoldiging, voor de vast benoemde personeelsleden gebeurt dit via het evenredig deel van het salaris.

Voorbeeld 8: 

Een vast benoemd leraar secundair volwassenenonderwijs wordt via het “verlof tijdelijk andere opdracht” of via reaffectatie aangesteld in 6/20 op basis van het werkingsbudget voor de periode van 01/09/2017 tot 30/06/2018.

De totale loonkost voor de periode van 01/09/2017 tot en met 31/08/2018 voor de opdracht van 6/20 wordt teruggevorderd van de inrichtende macht.

Voorbeeld 9:

Een vast benoemd onderwijzer wordt via het ‘verlof tijdelijk andere opdracht’ aangesteld voor 6 lestijden op basis van het werkingsbudget voor de periode van 01.10.2017 tot en met 31.12.2017.

De totale loonkost voor 6 lestijden voor de periode van 01.10.2017 tot en met 31.12.2017, verhoogd met de loonkost voor het evenredig deel van deze prestaties tijdens de grote vakantie, wordt teruggevorderd van de inrichtend macht. Van 01.10.2017 tot en met 31.12.2017 zijn 90 dagen. 90 dagen x 0,2 = 18 dagen voor de vakantieperiode waarvan de totale loonkost bijkomend zal worden teruggevorderd  

Voorbeeld 10:

In het basisonderwijs wordt een tijdelijk administratief medewerker HSO aangesteld voor 7 uur op basis van het werkingsbudget van 01.01.2018 tot en met 31.03.2018.

De totale loonkost voor 7 uur voor de periode van 01.01.2018 tot en met 31.03.2018 wordt teruggevorderd van de inrichtende macht.

5. Tabellen voor loonkostberekening

U vindt bij deze omzendbrief een aantal aangepaste tabellen voor de loonkostberekening voor enkele veel voorkomende salarisschalen.

Een aparte bijlage is toegevoegd voor een aantal salarisschalen die van toepassing zijn bij de Centra voor Basiseducatie.

De tabellen werden aangepast aan de verhoging van de salarissen op 1 januari 2023.

Als u het werkingsbudget wenst in te zetten voor andere salarisschalen dan deze die in de tabellen opgenomen zijn, zal het werkstation op vraag van de inrichtende macht een simulatie maken van de salariskost.

Opmerkingen bij de tabellen:

• Alle patronale bijdragen, vakantiegeld, eindejaarstoelage, uitgestelde bezoldiging voor tijdelijken en standplaatstoelage/haardtoelage zijn inbegrepen. Voor vakantiegeld en eindejaarstoelage werd een prognose opgesteld.

• Eventuele niet-verworven salarisschalen zijn niet inbegrepen.

• De bedragen omvatten de volledige loonkost en zijn berekend op basis van prestaties in hoofdambt.

Let wel: De bedragen zijn een simulatie en geven een indicatie van de kostprijs van de PWB aanstelling. De reële loonkost die zal worden teruggevorderd, kan afwijken van deze bedragen.