JAARLIJKSE INLICHTINGEN VOOR HET SCHOOLJAAR 2018-2019 – SCHOOLBEHEER DEELTIJDS KUNSTONDERWIJS

  • Vordering inschrijvingsgeld
  • Werkingstoelagen
  • Registratie van leerlingen
  • Formulieren

1. Inleiding

Het nieuwe niveaudecreet betreffende het DKO is in werking getreden op 9 maart 2018.

Het nieuwe organisatiebesluit is in werking getreden op 4 mei 2018.

Deze omzendbrief beschrijft de jaarlijkse geld- en gegevensstromen tussen academie en AGODI.

Alle informatie betreffende het verminderd inschrijvingsgeld en toelatingsvoorwaarden vindt u in de omzendbrief “Inschrijvingen en toelatingsvoorwaarden in het deeltijds kunstonderwijs” van 30/4/2018.

Alle informatie betreffende rationalisatie en programmatie vindt u in de omzendbrief “Programmatie, rationalisatie en onderwijsbevoegdheid in het deeltijds kunstonderwijs” van 16/3/2018.

Alle informatie betreffende omkadering en personeelsformatie vindt u in de omzendbrief “ Omkaderingsberekening en personeelsformatie in het deeltijds kunstonderwijs ” va n 31/5/2018.

Alle informatie betreffende de organisatie van het schooljaar vindt u in de omzendbrief “ Organisatie van het schooljaar deeltijds kunstonderwijs ”.

(…)

2. Vordering van het inschrijvingsgeld

AGODI vordert het inschrijvingsgeld in twee schijven : het voorschot op 15 november, het saldo op 15 april.

2.1. Voor het OGO :

Op 15 november een factuur met een de vordering van een voorschot volgens deze berekening: 95% van het bedrag van het afrekeningsverslag van schooljaar 2017-2018 MIN de werkingstoelagen voor het schooljaar 2018-2019

Op 15 april een factuur met een vorderi ng van het saldo volgens deze berekening: 100% van het bedrag van het afrekeningsverslag van het schooljaar 2018-2019 MIN voorschot

2.2. Voor het GO! :

Op 15 november een factuur met een de vordering van een voorschot volgens deze berekening:

  • 95% van het bedr ag van het afrekeningsverslag van schooljaar 2017-2018

Op 15 april een factuur met een vordering van het saldo volgens deze berekening:

  • 100% van het bedrag van het afrekeningsverslag van het schooljaar 2018-2019 MIN voorschot.

2.3. Voor het VGO :

Op 15 novembe r een factuur met een de vordering van een voorschot volgens deze berekening:95% van het bedrag van het afrekeningsverslag van schooljaar 2017-2018 MIN de werkingstoelagen voor het schooljaar 2018-2019

Op 15 april een factuur met een vordering van het sal do volgens deze berekening:

100% van het bedrag van het afrekeningsverslag van het schooljaar 2018-2019 MIN voorschot

2.4. Beiaardschool Mechelen

Op 15 november 2018 stort het schoolbestuur het geïnde bedrag van zijn instelling op het rekeningnummer met IBAN- code BE50 3751 1109 7718 en BIC-code BBRUBEBB.

Op 15 april krijgt de school een vordering van een saldo of een terugbetaling als uit het afrekeningsverslag na verificatie blijkt dat er op 15 november te weinig of te veel werd gestort.

2.5. Mededeling bij de overschrijving

Sommige schoolbesturen hebben meerdere instellingen. Voor de duidelijkheid vragen wij afzonderlijke betalingen per instelling. De mededeling bij elke betaling vermeldt:

Inschrijvingsfonds DKO

Koning Albert II-laan 15 - 1210 BRUSSEL

Het instellingsnummer (6 cijfers, bv. 049106)

Het onderwijsnet: GO!, OGO of VGO.

Belangrijk voor een vlotte afhandeling is de aanwezigheid van een correct instellingsnummer.

(…)

2.6. Terugbetaling van inschrijvingsgeld aan een leerling

Het inschrijvingsgeld is opgevat als een toelatingsvoorwaarde voor een opleiding in het deeltijds kunstonderwijs. Een leerling moet op 1 oktober zijn verschuldigd inschrijvingsgeld betaald hebben om te mogen starten.

Soms vragen leerlingen om één of andere reden om het inschrijv ingsgeld geheel of gedeeltelijk te recupereren. Het is raadzaam dat de schooldirectie hierover duidelijke informatie geeft in haar academiereglement of op inschrijvingsformulieren, zodat leerlingen goed weten waar ze aan toe zijn. AGODI betaalt niet terug aan individuele leerlingen.

3. Opleidingscheques

Raadpleeg voor meer informatie de website van VDAB . Opleidingscheques kunnen enkel nog voor loopbaanbegeleiding of voor opleidinge n die:

  • erkend zijn in het kader van betaald educatief verlof, of
  • deel uitmaken van een persoonlijk ontwikkelingsplan in het kader van loopbaanbegeleiding.

4. Werkingstoelagen

4.1. Algemeen

Uw schoolbeheerteam stort alle toelagen bestemd voor de instellingen deeltijds kunstonderwijs op het rekeningnummer van hun schoolbesturen. Tegelijk met de betaling ontvangen de schoolbesturen en de scholen een dienstbrief met betalingsinfo voor hun boekhouding. Het schoolbeheerteam plaatst dat document op Mijn Onderwijs.

4.2. Gewone werkingsmiddelen

4.2.1. Toekenning

Artikel 83 van het decreet regelt de werkingsmiddelen.

Elke academie van het gesubsidieerd onderwijs heeft recht op werkingsmiddelen. Het werkingsbudget voor het schooljaar (X/X+1) wordt berekend volgens de formule: aantal toegekende lestijden voor het schooljaar (X/X+1) x bedrag per lestijd.

Het bedrag per lestijd in het domein beeldende en audiovisuele kunsten en de domeinoverschrijdende initiatie bedraagt 79,34 euro per lestijd.

Het bedrag per lestijd in de domeinen dans, woordkunst-drama en muziek bedraagt 26,45 euro per lestijd.

Vanaf het schooljaar 2019-2020 worden de bedragen van het voorgaande schooljaar jaarlijks vermenigvuldigd met de aanpassingscoëfficiënt A die als volgt berekend wordt:

A = (CX-1/CX-2),

waarbij:

1° CX-1: de gezondheidsindex van de maand januari van het begrotingsjaar X-1;

2° CX-2: de gezondheidsindex van de maand januari van het begrotingsjaar X-2.

De A-coëfficiënt wordt voor 100% in rekening gebracht.

Voorbeeld domein beeldende en audiovisuele kunsten

Schooljaar 2018/2019 :

  • X = 2018
  • X+1 = 2019
  • Toegekende lestijden = 422
  • Werkingsbudget 422 x 79,34 = 33.481 €

4.2.2. Uitbetaling

De werkingsmiddelen worden niet meer afzonderlijk gestort, maar worden in mindering gebracht op het voorschot dat op 15 november wordt aangerekend.

4.2.3. Aanwending

De schoolbesturen van het officieel gesubsidieerd onderwijs volgen de richtlijnen van de omzendbrief van 19/03/1993 over de controle op de aanwending van de toelagen. De besturen gebruiken het formulier AL1 om de in het vorige boekjaar aangewende werkingstoelagen te verantwoorden en bezorgen dit ondertekende formulier per post of gescand per mail aan het schoolbeheerteam uiterlijk op 30 april 2018.

4.3. Toelagen voor ICT-coördinatie

4.3.1. Toekenning

De berekening van ICT-werkingsmiddelen gebeurt op basis van

  • Aantal financierbare leerlingen
  • De wegingsfactor 0,25
  • De coëfficiënt 0,7163

Voorbeeld

Een instelling DKO met 1000 leerlingen.

werkingsmiddelen = 1000 x 0,25 x 0,7163 = 179,08 euro

Meer informatie vindt u in de omzendbrief van 18/7/2003.

4.3.2. Uitbetaling

Uw schoolbeheerteam stort alle toelagen op het rekeningnummer van hun schoolbesturen. Tegelijkertijd plaatst uw schoolbeheerteam een dienstbrief met betalingsinfo op Mijn Onderwijs.

4.3.3. Aanwending

Meer informatie vindt u in punt 4 van de omzendbrief van 18/7/2003.

4.4. Toelagen voor nascholing op initiatief van de scholen

4.4.1. Toekenning

Het decreet betreffende de kwaliteit van het onderwijs van 28 augustus 2009 regelt in de artikelen 8 tot 11 de nascholing sinds het begrotingsjaar 2010. Net zoals bij de gewone werkingstoelagen verloopt de uitbetaling van de toelagen voor nascholing sinds het jaar 2010 via een voorschot eind februari en een saldo in juni.

Toelagen voor nascholing zijn bestemd voor het personeel in de scholen. Alle leden van het bestuurs-, het administratief en het onderwijzend personeel komen in aanmerking. Directeurs, beleidsmedewerkers, secretariaatspersoneel, leraren en begeleiders. Alle nascholingsopleidingen kaderen in een jaarlijks nascholingsplan dat goedgekeurd is door het lokaal comité of bij ontstentenis daarvan de algemene ledenvergadering.

Voor het begrotingsjaar 2019 bedraagt de totale toelage voor nascholing voor alle DKO-academies samen 255.000 €

Het aandeel in de middelen waarop elke instelling recht heeft, wordt pro rata berekend op basis van het aantal organieke betrekkingen in de instelling op 1 februari van het voorafgaande begrotingsjaar, rekening houdend met het niveau waarvoor de middelen, vermeld in § 2, bestemd zijn.

4.4.2. Uitbetaling

Uw schoolbeheerteam stort alle nascholingstoelagen op het rekeningnummer van hun schoolbesturen. Tegelijkertijd plaatst uw schoolbeheerteam een dienstbrief met betalingsinfo op Mijn Onderwijs.

4.4.3. Aanwending

Afdeling II van het decreet betreffende de kwaliteit van onderwijs van 28 augustus 2009 regelt de aanwending van deze toelagen. De definitie van nascholing luidt: “alle vormingsinspanningen die erop gericht zijn de kennis, vaardigheden en attitudes van de personeelsleden van de instelling te ontwikkelen, te verbreden of te verdiepen en begeleidingsinitiatieven die gericht zijn op organisatieontwikkeling”. Opleidingen die vallen onder nascholing kunnen zowel intern als extern doorgaan. Interne nascholing is vorming die de school zelf organiseert met eigen leerkrachten. Naast inschrijvingskosten mogen andere kosten in rekening gebracht worden als ze rechtstreeks verband houden met de opleidingen. Voorbeelden zijn maaltijdkosten of verplaatsingsonkosten. Deze bijkomende kosten dienen in een redelijke verhouding staan tot het belang of de kostprijs van de gevolgde nascholing.

Aandachtspunten zijn:

-de opleidingen passen binnen het jaarlijkse nascholingsplan dat goedgekeurd is door het lokaal comité of de algemene personeelsvergadering;

-de juiste personeelsleden volgen de opleidingen;

-de gemaakte kosten houden verband met de gevolgde opleidingen;

-de subsidies worden op tijd aangewend, overeenkomstig artikel 10 van het decreet betreffende de kwaliteit van onderwijs.

Sinds 2015 zijn er geen aparte toelagen meer voor directies. De middelen die voorheen naar het afzonderlijk vormingsfonds voor directies gingen, zijn toegevoegd aan de toelagen voor nascholing op initiatief van de scholen. De directies kunnen ook op deze middelen een beroep doen naargelang hun professionaliseringsnoden.

5. Registratie van leerlingen

5.1. Nieuwe opleidingsstructuur

De nieuwe opleidingsstructuur wordt in het decreet van 9/3/2018 vastgelegd in domeinen, graden, langlopende en kortlopende studierichtingen. Binnen elke graad wordt de studieomvang over de jaren bepaald. Het besluit van 4 mei 2018 voegt daar de opties en de vakken aan toe. Dit resulteert in een aantal nieuwe opleidingen met 1209 nieuwe administratieve groepen.

De concordantie tussen de oude en nieuwe opleidingen en de concordantie tussen de oude en nieuwe administratieve groepen en de opvolgingstabel naar de volgende graden/jaren vindt u als bijlage1 bij deze omzendbrief.

Uw softwareleverancier stelt deze informatie ter beschikking in zijn schoolsoftware.

5.2. Registratie van 50%-financierbare leerlingen

5.2.1. Regelgeving

Een leerling kan één of meer vakken die tot het lessenrooster van dezelfde opleiding behoren in verschillende academies volgen na schriftelijke of digitale elektronische toestemming van de directeurs van de academies.

5.2.2. Correcte procedure

5.2.2.1. Inschrijven

De betrokken schoolsecretariaten registreren elk in hun eigen schooladministratie de leerling als 50%-financierbaar, waarbij Ze bezorgen elkaar de nodige informatie.

  • 5.2.2.2 Invoeren

De instructies in de handleiding van de softwareleveranciers leest u best nauwkeurig na om invoerfouten te vermijden. Het is ook niet voldoende om bij registratie enkel de vakken aan te duiden die gevolgd worden in de eigen academie: ook vakken die gevolgd worden in de andere academie moeten steeds opgegeven zijn als "gevolgd in andere school".

5.2.2.2. Opvolgen

Om de tweede telling van februari voor te bereiden, is een tweede communicatieronde nodig. Zo is het aangewezen dat de ene academie de andere informeert bij stopzetting van een deel van de opleiding. De schoolautomatiseerders stellen ook een lijst van 50%-leerlingen in hun programma ter beschikking.

6. DISCIMUS

6.1. Wat is Discimus?

Discimus is een moderne en toekomstgerichte manier om de leerlingengegevens uit te wisselen met AGODI. Dankzij Discimus zullen de elektronische zendingen via WebEDISON vanaf schooljaar 2018-2019 geleidelijk worden vervangen en zal ook de uitwisseling van leerlingengegevens eenvoudiger en vlotter verlopen. Discimus maakt het mogelijk dat de scholen, de centra en AGODI constant leerlingengegevens uitwisselen. Zodra een school of centrum bepaalde leerlingengegevens inbrengt in haar schooladministratiepakket of als ze die gegevens verandert, wordt de informatie onmiddellijk toegevoegd of gewijzigd in de databank van AGODI.

De directe internetverbinding tussen softwarepakket en de centrale onderwijsdatabank creëert een aantal voordelen tov EDISON :

  • Constante en onmiddellijke uitwisseling van gegevens
  • Geen verzending in “bulk”
  • Enkel de leerling(en) met fatale fout worden niet verwerkt geen tijdverlies omwille van één fatale fout

Discimus wordt opgebouwd in verschillende fases en voortdurend verder ontwikkeld. Wij houden u op de hoogte via een update van deze omzendbrief.

7. Leerlingenzendingen, documenten en formulieren

(…)

7.1. Document F

Dit document krijgt na verwerking van het leerlingenbestand van 1 februari 2019. Document F biedt een overzicht van het aantal financ ierbare leerlingen per studierichting en per graad, ingedeeld volgens financierbaarheid (100% of 50%) en volgens categorie zonder/met vrijstellingen.

7.2. Document F verificatie

In de periode maart tot juni 2019 bezorgt uw schoolbeheerteam u een geverifieerd en door uw verificateur ondertekend document F met de definitieve resultaten van de tweede telling. Het geverifieerde document F krijgt u samen met het verificatieverslag via publicatie op de portaalsite Mijn Onderwijs. In dat verslag zijn eventuele wijzigin gen met gevolgen voor de financiering in detail beschreven.

7.3. Document D

Dit elektronische document krijgt u na verwerking van het leerlingenbestand van 1 oktober 2018. Het document D geeft aan wat u, op basis van uw zending, wordt aangerekend aan inschrijvi ngsgelden. U vergelijkt best de bedragen van dit document met uw eigen resultaten uit de schoolsoftware of uw eigen financiële boekhouding. Na de 1ste verificatieronde wordt de telling van 1 oktober definitief stopgezet.

7.4. Verantwoording werkingstoelagen

Alleen de schoolbesturen van het officieel gesubsidieerde onderwijs gebruiken het formulier AL1 om de werkingstoelagen aangewend in het boekjaar 2018 te verantwoorden. Uiterlijk 30 april 2019 wordt het ondertekende formulier gescand per mail of per post aan het schoolbeheerteam bezorgd.

(…)

8. Bezorging van de bestanden, formulieren en documenten

Voor het nieuwe schooljaar 2018-2019:

Formulier/Bestand/Document 

Uiterste datum 

indiening  

Per Discimus, e-mail of post te bezorgen aan 

Uurrooster + alle aanvullingen of wijzigingen 

31 oktober 2018 

inspecteur bij doorlichting  

Meldingen besteding van het urenpakket 

31 oktober 2018 

schoolbeheerteam DKO 

Marleen Creten  

Formulier Al1 verantwoording werkingstoelagen boekjaar 2018 

30 april 2019 

idem 

Opgave van de uren van het administratief, hulpopvoedend en bestuurspersoneel 

31 oktober 2018 

idem 

De bijlagen zijn te vinden in de omzendbrief Omkaderingsberekening en personeelsformatie in het deeltijds kunstonderwijs .

Voor eventuele vragen voor het bezorgen van leerlingeninformatie via Discimus en het invullen van documenten en formulieren, kunt u terecht bij uw schoolbeheerteam:

9. E-BESTUUR

9.1. MIJN ONDERWIJS

9.1.1. Een verdere stap in de digitalisering

Sinds 1 september 2014 fungeert de nieuwe portaalsite ‘Mijn Onderwijs’ als enig communicatiekanaal voor de dienstbrieven voor de instellingen en de besturen van het deeltijds kunstonderwijs.

Elke DKO-instelling heeft een eigen gepersonaliseerde en beveiligde pagina. Naast een specifiek gedeelte op maat van iedere instelling, bevat Mijn Onderwijs ook een algemeen gedeelte met gemeenschappelijke informatie voor alle onderwijsinstellingen.

9.1.2. Toegang voor de scholen

Enkel de directeur heeft automatisch toegang tot Mijn Onderwijs. Gaat u naar de onthaalpagina en meld u aan als medewerker van een onderwijsinstelling met uw elektronische identiteitskaart of uw (federaal) token. Er is een Gebruikershandleiding beschikbaar die u daarbij stap voor stap kan helpen. Als directeur kunt u nadien ook uw naaste medewerkers gebruiksrechten verlenen. Raadpleegt u hiervoor de handleiding gebruikersbeheer.

9.1.3. Toegang voor de schoolbesturen

Alle schoolbesturen (inrichtende machten) van het Basis- en het Secundair onderwijs hebben al sinds 1 november 2014 toegang tot Mijn Onderwijs. Vanaf nu hebben schoolbesturen ook toegang tot de eigen omgeving van hun DKO-instellingen waarvoor ze bevoegd zijn.

Medewerkers van schoolbesturen hebben echter nog niet automatisch toegang tot de documenten van hun schoolbestuur en bijhorende instellingen. Zij kunnen hiervoor toegang vragen aan elke schooldirecteur afzonderlijk of een aanvraagformulier indienen bij AGODI dat onmiddellijk toegang geeft tot het schoolbestuur en alle bijhorende instellingen. Dit formulier staat eveneens op de website ‘Wegwijs in Mijn Onderwijs’ waarop meer nuttige tips staan. In afwachting van de registratie kunnen de besturen eventueel een beroep doen op hun directeurs die wel al toegang hebben.

9.1.4. Mijn Onderwijs 2.0

Sinds 1 juni 2015 beheert het beleidsdomein Onderwijs en Vorming een nieuwe versie van de portaalsite Mijn Onderwijs. Deze nieuwe versie 2.0 beoogt:

  • een ordening van de documenten volgens thema
  • een betere en efficiëntere navigatie doorheen de documenten
  • een eenvoudiger gebruikersbeheer en
  • een transparant gebruikersprofiel.

De nieuwe functionaliteit ‘delen’ zorgt ervoor dat gebruikers van Mijn Onderwijs documenten met elkaar kunnen delen. De nieuwe lay-out in de huisstijl van de Vlaamse overheid zorgt ten slotte voor een frisse tint.

9.2. Schooldirect

Een zeer nuttige bron van informatie is 'Schooldirect’ en ‘Lerarendirect’, wekelijkse elektronische nieuwsbrieven waarop scholen en hun personeel zich kunnen abonneren. Deze nieuwsbrieven bevatten steeds actuele berichten over onderwijsontwikkelingen op alle niveaus, evenals aankondigingen van nieuwe wetgeving en een aantal nuttige tips.

9.3. Onderwijswetgeving

Decreten, besluiten en omzendbrieven kunt u in hun digitale vorm vinden op de Edulexwebsite. Deze internettoepassing biedt verschillende invalshoeken om de volledige Vlaamse onderwijsreglementering op maat van de klant te bevragen. Bovendien linkt Edulex door naar relevante sites zoals die van het Belgisch Staatsblad en de Vlaamse Codex. Graag meteen op de hoogte? Abonneert u zich op de e-attendering. Elke aanpassing komt dan dagvers in uw mailbox.

9.4. Formulieren en documenten

Deze website biedt een centrale toegang tot bijna alle documenten en formulieren die het onderwijsveld (directies, schoolsecretariaat, ouders, studenten, leraren, …) nodig heeft.

9.5. Brochure ‘Jaarkalender’ op de AGODI website

De geactualiseerde jaarkalender bevat de informatie over alle belangrijke datums om documenten in te dienen in het nieuwe schooljaar 2018-2019. De jaarkalender staat ook op de website Mijn Onderwijs.

9.6. Dataloep voor DKO

Sinds kort is een nieuwe publieke Dataloep-toepassing ‘Inschrijvingen Deeltijds Kunstonderwijs’ beschikbaar op de website Onderwijsstatistieken. Dataloep heeft als doel het brede publiek de kans te geven om op een interactieve manier aan de slag te gaan met gegevens over financierbare inschrijvingen in het deeltijds kunstonderwijs. De toepassing bevat bij de lancering cijfers over 7 schooljaren van 2009-2010 tot 2016-2017. Op termijn zal dat 10 schooljaren worden. Het ‘dashboard’ van de toepassing heeft 4 onderdelen:

  • Overzicht: grafieken met algemene cijfers over het aantal financierbare inschrijvingen
  • Cijfers per schooljaar: gedetailleerde tabellen met gegevens per provincie, graad/leerjaar, optie, leeftijd/geboortejaar, nationaliteit of vak (instrument). Dit alles opvraagbaar per studierichting, geslacht, soort schoolbestuur of Belg/niet-Belg.
  • Kaart: een interactieve landkaart met per fusiegemeente het aantal DKO-leerlingen dat er les volgt of er woont.
  • Evolutie: met de evolutie- en groeicijfers van de leerlingenaantallen.

Er zijn ook mogelijkheden om te filteren op soort schoolbestuur, studierichting, optie, graad, provincie of gemeente.

Deze toepassing is een sterke uitbreiding van de cijfers rond de inschrijvingsaantallen die momenteel opgenomen werden in het statistisch jaarboek.

10. Bijlagen