Procedure voor de financiering van tolkondersteuning voor leerlingen met een auditieve functiebeperking in het gewoon basis- en secundair onderwijs

De cel Speciale Onderwijsleermiddelen (SOL) maakt deel uit van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI).

"Speciale onderwijsleermiddelen" zijn hulpmiddelen die leerlingen met een functiebeperking nodig hebben om het onderwijsleerproces in de gewone school te kunnen volgen. Deze speciale onderwijsleermiddelen omvatten onder andere technische apparatuur, zoals een beeldschermloep of brailleleesregel, ergonomisch meubilair, omzettingen van leerboeken en studiemateriaal in (digitale) braille of grootletterdruk en tolkondersteuning voor leerlingen met een auditieve beperking.

De doelgroep wordt gevormd door de leerlingen met een functiebeperking die les volgen in het gewoon kleuter-, lager of secundair onderwijs.

Vanaf 2019 kunnen leerlingen met een beperking die een opleiding volgen in het kader van duaal leren , speciale onderwijsleermiddelen en/of bijzondere tewerkstellingsondersteunende maatregelen (BTOM’s) aanvragen.

Vanaf 1 januari 2019 kunnen aanpassingen met betrekking tot de werkplekcomponent aangevraagd worden. Vanaf 1 september 2019 kunnen aanpassingen met betrekking tot de schoolcomponent aangevraagd worden.  Leerlingen uit het buitengewoon onderwijs kunnen enkel een aanvraag indienen voor aanpassingen met betrekking tot de werkplekcomponent.


Zowel de aanvragen die betrekkingen hebben op de schoolcomponent als
de werkplekcomponent worden ingediend bij de cel Speciale Onderwijsleermiddelen van AGODI door middel van het aanvraagformulier “Aanvraag tot financiering van speciale onderwijsleermiddelen en BTOM’s voor leerlingen in het duaal leren” in bijlage bij deze omzendbrief. Meer informatie over de aanvraag- en toekenningsprocedure is terug te vinden in deze omzendbrief.


Voor aanpassingen met betrekking tot de schoolcomponent, wordt de aanvraag behandeld door de cel Speciale Onderwijsleermiddelen van AGODI.

Voor aanpassingen met de betrekking tot de werkplekcomponent, wordt de aanvraag behandeld door VDAB. De cel Speciale Onderwijsleermiddelen bezorgt de aanvraag hiervoor rechtstreeks aan VDAB. Meer informatie over aanpassingen met betrekking tot de werkplekcomponent is terug te vinden op de website van VDAB:  https://www.vdab.be/arbeidshandicap/maatregelen#werknemer .

Deze omzendbrief bevat de aanvraag- en toekenningsprocedure voor de financiering van tolkondersteuning voor leerlingen met een auditieve functiebeperking in het gewoon basis- en secundair onderwijs.

Deze omzendbrief bevat ook de aanvraagprocedure voor de financiering van kopieën van notities van medeleerlingen voor leerlingen met een auditieve functiebeperking in het gewoon secundair onderwijs.

1. Doelgroep

Tot de doelgroep behoren de regelmatige leerlingen in het gewoon gefinancierd of gesubsidieerd basis- en secundair onderwijs met een auditieve functiebeperking die:

1° via een tonaal audiometrische test een gemiddeld gehoorverlies aantonen van 70 dB of meer aan beide oren voor de zuivere toonstimuli van 500, 1000, 2000 en 4000 Hz, vastgesteld overeenkomstig de BIAP-normen;

2° via een vocaal audiometrische test, bij een gemiddeld verlies van minder dan 70 dB, maximaal 70% spraakverstaan aantonen bij optimale versterking.

De leerling moet voldoen aan de toelatingsvoorwaarden.

2. Mogelijke ondersteuningsvormen

2.1. Het inschakelen van een tolk Vlaamse Gebarentaal en/of schrijftolk

2.1.1. Voorwaarden

De leerling kan ondersteuning krijgen van een tolk Vlaamse Gebarentaal, een schrijftolk of een combinatie van beiden.

Voor het basisonderwijs moet aangetoond worden dat de betrokken leerling voldoende de Vlaamse Gebarentaal beheerst of over voldoende leesvaardigheden beschikt om op een zinvolle manier van de ondersteuning door een tolk gebruik te maken. De ondersteunende school voor buitengewoon onderwijs in het kader van het ondersteuningsmodel (voordien GON-school) dient de betrokken leerling daartoe te testen. De ondersteunende school voor buitengewoon onderwijs die de test afneemt, bezorgt een verklaring op erewoord aan AGODI waarmee de voldoende kennis van de leerling bevestigd wordt.

De tolk Vlaamse Gebarentaal dient:

ofwel in het bezit te zijn van één van volgende diploma's, behaald aan een door de Vlaamse Gemeenschap erkende, gefinancierde of gesubsidieerde onderwijsinstelling:

- “Master in het tolken ”waarbij VGT één van de talen is

- “Tolk voor Doven”

- “Tolk voor Doven - optie Tolk Vlaamse Gebarentaal”

ofwel erkend te zijn door het VAPH (voorheen Vlaams Fonds) op 1/1/2004.

De schrijftolk dient minimaal in het bezit te zijn van:

- ofwel een graad van bachelor, of een ermee gelijkgeschakelde graad (artikel 129 van het decreet van 4 april 2003) uitgereikt door een instelling van het hoger onderwijs (artikelen 7 en 8 van het decreet van 4 april 2003);

- ofwel een diploma van hoger onderwijs van één cyclus, behaald aan een door de Vlaamse Gemeenschap erkende, gefinancierde of gesubsidieerde instelling voor onderwijs voor sociale promotie of Centrum voor Volwassenenonderwijs

- ofwel een diploma van gegradueerde behaald aan een door de Vlaamse Gemeenschap erkend, gefinancierd of gesubsidieerd Centrum voor Volwassenenonderwijs

Daarnaast dient elke tolk een engagementsverklaring te ondertekenen. Deze engagementsverklaring wordt door het Vlaams Communicatie Assistentie Bureau voor Doven vzw (CAB) aan de tolk bezorgd en ondertekend door de tolk teruggestuurd.

Schrijftolken maken belangrijke communicatiemomenten voor de dove leerling mogelijk. Het is niet de bedoeling dat de schrijftolken worden ingezet om de leerling van nota's te voorzien (zie punt 2.2. kopieën nota's medeleerlingen).

2.1.2. Aanvraagprocedure

2.1.2.1. De aanvrager

De directeur van de school voor gewoon onderwijs doet de aanvraag. Hij/zij ondertekent het volledig ingevulde aanvraagformulier (zie bijlage 1).

Het aanvraagformulier moet ondertekend zijn door één van beide ouders of door de meerderjarige leerling zelf.

2.1.2.2. Het bewijs dat de leerling tot de doelgroep behoort

Het gehoorverlies wordt bij een eerste aanvraag aangetoond op basis van een recent (d.w.z. niet ouder dan 1 kalenderjaar) medisch attest met een audiometrisch bewijs of audiogram. Het audiogram vermeldt het gemiddelde gehoorverlies overeenkomstig de BIAP-normen en wordt opgemaakt door een erkend(e) revalidatiecentrum of -dienst, door een erkende universitaire dienst voor audiometrisch onderzoek of door een NKO-arts. 

Leerlingen die tijdens hun schoolloopbaan al tolkondersteuning genoten of "kopieën nota's medeleerlingen" ontvingen, moeten geen nieuw medisch attest voorleggen. Een medisch attest wordt slechts één maal tijdens de schoolloopbaan van de leerling ingediend en niet meer bij de overgang naar een ander onderwijsniveau.

2.1.2.3. Bijkomend document voor de aanvraag van schrijftolkuren

Wanneer een schrijftolk wordt gekozen die in het verleden nog niet getolkt heeft in een onderwijssituatie, wordt voor deze tolk een kopie van zijn/haar diploma aan het CAB bezorgd (voor zover het CAB nog niet over deze documenten beschikt).

2.1.2.4. Indienen van de aanvraag

Alle aanvragen worden elektronisch verstuurd naa r de contactpersoon bovenaan de omzendbrief vermeld. Voor een vlotte verwerking wordt de volledige aanvraag in één pdf-document aan de administratie bezorgd.

Bij niet-ontvangst van de aanvragen door de cel SOL, ligt de bewijslast bij de aanvrager. De toekenning gebeurt pas wanneer de aanvraag volledig is.

2.1.2.4.1. Een nieuwe aanvraag

Onder nieuwe aanvraag wordt verstaan:

- de aanvraag van tolkuren voor een leerling die tijdens het voorafgaande schooljaar geen tolkondersteuning vanuit onderwijs kreeg;

- de aanvraag van tolkuren voor een leerling die tijdens het voorafgaande schooljaar wel tolkondersteuning vanuit onderwijs kreeg, maar die het nieuwe schooljaar in een andere school start.

Voor deze leerlingen moet het aanvraagformulier aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen bezorgd worden. 

Sinds 1 september 2015 mogen aanvragen in de loop van het schooljaar ingediend worden. De limietdatum van 15 augustus voor de aanvragen verdwijnt.

Echter, om op 1 september met de tolkondersteuning te kunnen starten, moeten de dossiers vóór 15 augustus ingediend en volledig zijn.

Voor een vlotte verwerking wordt de volledige aanvraag in één pdf-document aan de administratie bezorgd.

Bij niet-ontvangst van de aanvragen door de cel Speciale Onderwijsleermiddelen, ligt de bewijslast bij de aanvrager. De toekenning gebeurt pas wanneer de aanvraag volledig is.

2.1.2.4.2. Verlenging van de tolkondersteuning

Indien een leerling tijdens het voorafgaande schooljaar tolkondersteuning vanuit onderwijs kreeg en deze ondersteuning wenst te verlengen, meldt de school dit aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. De school doet dit door het formulier dat zij ontvangt aan het einde van het schooljaar ingevuld terug te sturen. Op dit formulier duidt de school aan hoeveel uren er voor het volgend schooljaar gevraagd worden en of er wijzigingen zijn in de situatie van de leerling ten opzichte van het voorafgaande schooljaar (bv. wijziging van onderwijsvorm, graad, studierichting,...).

Om op 1 september met de tolkondersteuning te kunnen starten, moet het formulier vóór 15 augustus bezorgd zijn aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. De toekenning gebeurt pas wanneer de aanvraag volledig is.

2.1.3. De toekenning van de tolkuren

2.1.3.1. Administratieve toekenning

Wanneer de aanvraag volledig is en uit nazicht van het dossier blijkt dat de leerling aan de voorwaarden voldoet, gebeurt een administratieve toekenning door de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. De leerling heeft dan recht op tolkuren tijdens het schooljaar waarop de aanvraag betrekking heeft.

De school kan vervolgens de tolkaanvragen indienen via de applicatie van het CAB (wwww.tolkaanvraag.be). Dit geldt zowel voor tolkuren Vlaamse Gebarentaal als voor schrijftolkuren.

Sinds enkele schooljaren wordt er gewerkt aan de registratie van beschikbare schrijftolken. Het aantal geregistreerde beschikbare schrijftolken is evenwel nog steeds gering. Daarom raadplegen scholen en instellingen best eerst zelf de beschikbaarheid van de door hen opgegeven schrijftolk(en) om de noden van de leerling te lenigen.

De openstaande tolkaanvragen waarvoor een tolk wenselijk is maar nog geen schrijftolk werd gevonden, worden ingediend bij het CAB via de applicatie www.tolkaanvraag.be. Zo kan het CAB actief meezoeken en nieuwe schrijftolken inschakelen. Voor de tolkuren Vlaamse Gebarentaal is dit al sinds vele jaren de gebruikelijke werkwijze.

De beslissing, positief of negatief, wordt via Mijn Onderwijs meegedeeld aan de directeur van de school voor gewoon onderwijs.

De mogelijkheid bestaat om binnen de zestig dagen na de betekening van de beslissingsbrief, een verzoek tot nietigverklaring in te dienen bij de Raad van State. De aanvrager kan zich ook opnieuw wenden tot het Beheerscomité.
Dit schort evenwel de periode van 60 dagen, waarbinnen men beroep kan aantekenen bij de Raad van State, niet op.

2.1.3.2. Het aantal tolkuren

Het aantal tolkuren waarover een leerling tijdens een schooljaar kan beschikken wordt begrensd door het maximum aantal lesuren, per lesniveau:

- voor het basisonderwijs: 1.008 uren (berekend a rato van 36 lesweken van gemiddeld 28 lesuren)
- voor het ASO/KSO: 1.024 uren (berekend a rato van 32 lesweken van gemiddeld 32 lesuren)
- voor het TSO: 1.088 uren (berekend a rato van 32 lesweken van gemiddeld 34 lesuren)
- voor het BSO: 1.152 uren (berekend a rato van 32 lesweken van gemiddeld 36 lesuren)

Daarnaast is het aantal tolkuren voor een leerling afhankelijk van:

1. de uitvoerbaarheid van de aanvraag
2. de beschikbaarheid van de tolken Vlaamse Gebarentaal en/of schrijftolken in Vlaanderen
3. het totaal aantal beschikbare tolkuren
4. het gebruik van de tolkuren in het verleden

Met “het gebruik van de tolkuren in het verleden” wordt bedoeld:
het niet correct omgaan met tolkuren tijdens het schooljaar.
Dit is het geval wanneer de leerling in vergelijking met andere leerlingen veel tolkuren laat verloren gaan door niet of laattijdig een voorziene tolk te annuleren. Bij de toekenning voor het volgende schooljaar kan hiermee rekening gehouden worden.

Bij de combinatieaanvraag van Vlaamse Gebarentaal- en schrijftolkuren kan het totaal aantal tolkuren (tolkuren Vlaamse Gebarentaal en schrijftolkuren samen) nooit hoger zijn dan het maximum op jaarbasis zoals hierboven per onderwijsniveau bepaald.

2.1.4. Opmerkingen

Er mogen geen bijkomende kosten voor tolkuren Vlaamse Gebarentaal of schrijftolkuren worden doorgerekend aan de betrokken leerling of zijn ouders.

De toekenning van tolkuren kan worden ingetrokken indien achteraf zou blijken dat de verstrekte informatie in het aanvraagdossier niet strookt met de werkelijkheid.

Wijzigingen met betrekking tot de situatie zoals opgegeven in het aanvraagdossier moeten onmiddellijk schriftelijk worden gemeld aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen door de aanvrager. Zo niet kunnen de hierdoor eventueel teveel gemaakte kosten worden doorgerekend aan de school.

De vergoedingen van tolkprestaties gepresteerd in strijd met de onderrichtingen vermeld in de toekenningsbrief en in de bijlagen 4 en 5 van deze omzendbrief, zullen worden teruggevorderd.

Het materiaal dat noodzakelijk is voor een schrijftolkopdracht moet in onderlinge overeenstemming tussen de betrokken partijen (school en schrijftolk) worden voorzien en hier dienen duidelijke afspraken rond te worden gemaakt (bijvoorbeeld: de schrijftolk werkt met eigen materiaal, maar de school voorziet te allen tijde reservemateriaal voor wanneer het materiaal van de schrijftolk buiten werking is). Deze afspraken worden best schriftelijk vastgelegd want eventuele problemen hierrond kunnen in geen geval worden ingeroepen als overmacht voor het niet-uitvoeren van de tolkopdracht. Daarom is het voor alle betrokken partijen belangrijk hier voorzorgsmaatregelen te nemen.

  • Kopieën van notit ies van medeleerlingen

Deze ondersteuningsvorm biedt aan leerlingen van het secundair onderwijs met een auditieve functiebeperking, los van de tolkuren, ook de terugbetaling van kopieën van notities van medeleerlingen aan.

  • Het indienen van de aanvraag

Aanvragen voor kopieën van notities van medeleerlingen kunnen gedurende het hele schooljaar worden ingediend, maar moeten voor het einde van het betrokken schooljaar ingezonden en volledig zijn.

Per school kan er per leerling slechts één aanvraagformulier worden ingezonden.

Alle aanvragen worden elektronisch verstuurd naar de contactpersoon bovenaan de omzendbrief vermeld. Voor een vlotte verwerking wordt de volledige aanvraag in één pdf-document aan de administratie bezorgd.

Bij niet-ontvangst van de aanvragen door de cel SOL, ligt de bewijslast bij de aanvrager. De toekenning gebeurt pas wanneer de aanvraag volledig is.

  • Toekenning

Voor leerlingen van het secundair onderwijs wordt per schooljaar maximaal 75 EURO toegekend.

De maximumprijs die aan een school wordt terugbetaald per kopie A4 bedraagt 0,05 EURO per kopie.

De beslissing, positief of negatief, wordt via Mijn Onderwijs meegedeeld aan de directeur van de school voor gewoon onderwijs.

De mogelijkheid bestaat om binnen de zestig dagen na de betekening van de beslissingsbrief, een verzoek tot nietigverklaring in te dienen bij de Raad van State. De aanvrager kan zich ook opnieuw wenden tot het Beheerscomité.
Dit schort evenwel de periode van 60 dagen, waarbinnen men beroep kan aantekenen bij de Raad van State, niet op.

  • De factuur

De betaling gebeurt op basis van een factuur opgemaakt op het einde van het schooljaar, door de leveranciers of de school waar de kopieën zijn gemaakt.

De factuur wordt gedateerd en ondertekend door de directeur (of zijn gevolmachtigde). Deze handtekening moet worden voorafgegaan door de vermelding “echt en waar verklaard door de som van … (in woorden) euro”.

De factuur dient duidelijk het aantal gemaakte kopieën A4 en de gehanteerde eenheidsprijs te vermelden. Het factuurbedrag kan nooit meer bedragen dan het toegekende bedrag.

De directeur legt de factuur voor aan de betrokken leerling of één van beide ouders, die, indien er geen opmerkingen zijn, de factuur mee ondertekent, na vermelding “Akkoord met de levering”.

De factuur wordt vervolgens ter betaling elektronisch doorgestuurd naar de cel Speciale Onderwijsleermiddelen.

De factuur dient bij de cel Speciale Onderwijsleermiddelen toe te komen 10 werkdagen vóór de vervaldatum van de factuur én ten laatste vóór 1 november volgend op het school- of academiejaar waarop de aanvraag betrekking heeft. Na deze datum komen de voorziene kredieten definitief te vervallen.

De terugbetaling van kopieën notities medeleerlingen aan de school gebeurt op het rekeningnummer van de inrichtende macht. Indien de betaling op een ander rekeningnummer moet gebeuren, dient de school de gegevens op te geven van de rekeninghouder (naam, adres), het KBO-nummer, de BIC code en het IBAN nummer.

Een betaling aan de leerling of zijn ouders is uitgesloten.

3. Bijlagen