1.
Processen-verbaal en notulen
Het proces-verbaal bevat de lijst van de geslaagde en de niet-geslaagde leerlingen en wordt opgesteld volgens een voorgeschreven uniform model. Het proces-verbaal wordt gedurende vijftig jaar bewaard.
De notulen, die een synthese bevatten van de elementen die tot de beslissingen van de (delibererende) klassenraad hebben geleid, worden gedurende vijf jaar
bewaard.
Voor meer informatie, raadpleeg omzendbrief SO 64
2.
Aanwezigheidsregister
De vermelding van de aan- en afwezigheden van leerlingen volgens een bepaalde code of symbool per maand/schooljaar gebeurt in een daartoe bestemd register volgens een voorgeschreven model. Dit register dient gedurende vijf jaar bewaard (d.w.z. vijf kalenderjaren te rekenen vanaf 31 augustus van het schooljaar in kwestie).
Voor meer informatie, raadpleeg omzendbrief SO 70
3.
Afwezigheidsbewijzen
De verantwoordingsbewijzen voor afwezigheden van leerlingen (medische attesten, attesten van ouders voor afwezigheid wegens ziekte en alle mogelijke andere attesten) worden bewaard tot en met 31 augustus van het schooljaar dat volgt op het schooljaar waarop ze betrekking hebben.
Voor meer informatie, raadpleeg omzendbrief SO 70, SO/2005/04, SO/2002/05/buso
4.
Registratiefiche
De geïnformatiseerde en eenvormige registratiefiche geeft per schooljaar en per leerling een beeld van de eventuele afwezigheden (al dan niet problematisch) met de corresponderende code. Deze fiche dient gedurende vijf jaar bewaard (d.w.z. vijf kalenderjaren te rekenen vanaf 31 augustus van het schooljaar in kwestie).
Voor meer informatie, raadpleeg omzendbrief SO 70
5.
Stamboekregister
Het geïnformatiseerd en eenvormig stamboekregister geeft een overzicht van alle ingeschreven leerlingen, zowel de regelmatige als de vrije leerlingen. Ze worden eenmaal ingeschreven onder een individueel stamnummer. Het stamboekregister moet hetzij elektronisch hetzij onder printvorm gedurende dertig jaar worden bewaard (d.w.z. dertig kalenderjaren te rekenen vanaf 31 augustus van het schooljaar in kwestie).
Voor meer informatie, raadpleeg omzendbrief SO 70
6.
Individuele leerlingsteekkaart
Naast het stamboekregister bestaat er ook de eenvormige steekkaart die voor elke ingeschreven leerling geïnformatiseerd wordt opgemaakt en die persoonlijke en onderwijsgegevens bevat. De steekkaart moet hetzij elektronisch hetzij onder printvorm gedurende dertig jaar worden bewaard (d.w.z. dertig kalenderjaren te rekenen vanaf 31 augustus van het schooljaar in kwestie).
Voor meer informatie, raadpleeg omzendbrief SO 70
7.
Administratief leerlingendossier
Over de schooljaren heen wordt er per leerling progressief een dossier opgebouwd dat alle relevante informatie over de studieloopbaan van die leerling bevat. Dit impliceert dat de samenstelling van dit dossier voor een stuk analoog zal zijn voor alle leerlingen (bv. instemming schoolreglement en pedagogisch project door betrokken personen, ...), maar daarnaast ook sterk kan variëren (bv. eventuele beslissing van toelatingsklassenraad, eventuele gelijkwaardigheidsbeslissing, eventuele keuze godsdienst/zedenleer.....). Het leerlingendossier moet gedurende vijf jaar worden bewaard (d.w.z. vijf kalenderjaren te rekenen vanaf 31 augustus van het schooljaar waarin de leerling de school definitief heeft verlaten); evenwel is er van een bewaartermijn geen sprake indien dit leerlingendossier wordt overgemaakt aan een andere school waar de leerling zijn studieloopbaan vervolgt.
Voor meer informatie, raadpleeg omzendbrief SO 70
De verklaringen op eer, die gebruikt worden om de gegevens te verzamelen over de leerlingenkenmerken "taal" en "opleidingsniveau van de moeder" zijn een element van het leerlingendossier. Deze verklaringen op eer dienen ten minste vijftien jaar bewaard te worden door de school.
Voor meer informatie, raadpleeg omzendbrief SO/2021/01
8.
Inschrijvings- en aanmeldingsregister
Met het oog op de toepassing van het inschrijvingsrecht, als onderdeel van het gelijke kansendecreet, moeten de scholen een inschrijvings- en aanmeldingsregister bijhouden. Dit register wordt bewaard tot en met 31 augustus van het schooljaar dat volgt op het schooljaar waarop het register betrekking heeft.
Voor meer informatie, raadpleeg omzendbrief SO/2012/03
9.
Registratie afzondering en fixatie
Scholen moeten elke keer ze een maatregel inzake afzondering en fixatie bij een individuele leerling nemen informatie registreren. Daarbij wordt de volgende informatie geregistreerd:
- het type maatregel;
- de omstandigheden, de aanleiding of reden en uitgeprobeerde alternatieven;
- het verloop van de maatregel;
- het tijdstip van begin en einde;
- de tijdstippen van en observaties tijdens het toezicht;
- of er verwondingen bij de leerling/interne of bij derden zijn;
- de eventuele opmerkingen van de leerling/interne en de ouders over het verloop van de maatregel;
- de nabespreking
Deze registratie moet 10 schooljaren nadat er voor de laatste keer een maatregel inzake afzondering of fixatie werd genomen worden bewaard.
Voor meer informatie, raadpleeg: omzendbrief GD/2024/01
10.
Meer info over de te bezorgen informatie in het kader van een doorlichting vindt u via volgende linken
Voor het gewoon secundair onderwijs: https://www.onderwijsinspectie.be/nl/doorlichtingen/doorlichting-gewoon-secundair-onderwijs-gso
Voor het buitengewoon secundair onderwijs: https://www.onderwijsinspectie.be/nl/doorlichtingen/doorlichting-buitengewoon-secundair-onderwijs-buso
Voor CDO: https://www.onderwijsinspectie.be/nl/doorlichtingen/doorlichting-cdo
Voor syntra: https://www.onderwijsinspectie.be/nl/doorlichten/doorlichting-syntra
voor HBO5: https://www.onderwijsinspectie.be/nl/doorlichten/doorlichting-hbo5-opleidingen-verpleegkunde
Voor doorlichtingen bewoonbaarheid, veiligheid en hygiëne (BVR): https://www.onderwijsinspectie.be/nl/doorlichten/doorlichting-bvh
11.
Bewaartermijn voor documenten die niet worden vermeld in deze omzendbrief
Deze omzendbrief biedt een overzicht van de verplichte bewaartermijnen van documenten die volgen uit de onderwijsregelgeving. In een onderwijsinstelling zijn er echter bijkomende documenten die worden opgesteld ter ondersteuning van de eigen werking. Deze documenten zijn niet vervat in deze omzendbrief, maar de school dient wel rekening te houden met andere wet- en regelgeving, die mogelijk ook impact kan hebben op de bewaartermijn van zulke documenten.
Indien er ook in andere regelgeving geen wettelijke bewaartermijn is vastgelegd, dient de school voor deze documenten een eigen, administratieve, bewaartermijn te bepalen per serie documenten. De school houdt daarbij rekening met hoelang de informatie nodig is voor de uitvoering van de taken, het afleggen van verantwoording, het beantwoorden van vragen, … Daarbij kunnen onder andere ook volgende factoren een rol spelen: de looptijd van een bepaalde procedure, schoolloopbaan van de leerling, etc.
Instellingen die vallen onder het toepassingsgebied voor bepalingen i.v.m. met archief van het Bestuurscecreet (Bestuursdecreet van 7 december 2018, hoofdstuk 3, afdeling 5: beheren, bewaren en vernietigen van bestuursdocumenten (art. III.79 - III.89)) moeten de bepalingen voor het beheer van archief daaruit volgen (o.a.. Selectieregels en vernietigingsprocedure). Concreet betekent dit dat deze archiefregels enkel van toepassing zijn voor scholen ingericht door steden, gemeenten of provincies.
