DISCIMUS – Een toekomstgerichte manier om leerlingengegevens uit te wisselen

Het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI) trekt actief de kaart van informatisering en digitalisering. Dat is nodig om de dienstverlening voor de scholen en Centra voor Deeltijds Onderwijs nog sneller en efficiënter te laten verlopen. Zo werkt AGODI bijvoorbeeld met een volledig elektronisch personeelsdossier waarin alle documenten van het personeel van het onderwijs centraal worden bewaard en opvraagbaar zijn. Hierdoor vermindert de papierstroom van documenten die opgestuurd worden naar het agentschap. Naast het elektronische personeelsdossier zet AGODI nog andere stappen om de scholen en centra beter te ondersteunen. Dankzij Discimus zullen de elektronische zendingen via WebEDISON geleidelijk worden vervangen en zal ook de uitwisseling van leerlingengegevens eenvoudiger en vlotter verlopen. Ook de spoedtellingen van het GO! en de koepelverenigingen zijn hierdoor afgeschaft. In plaats daarvan bezorgt AGODI het GO! en de koepelverenigingen in de loop van september een overzicht van het aantal leerlingen dat volgens Discimus ingeschreven is in uw school of centrum.

Discimus maakt het mogelijk dat de scholen, de centra en AGODI constant leerlingengegevens uitwisselen. Zodra een school of centrum bepaalde leerlingengegevens inbrengt in haar schooladministratiepakket of als ze die gegevens verandert, wordt de informatie onmiddellijk toegevoegd of gewijzigd in de databank van AGODI. Daardoor kunnen scholen en centra direct en op elk tijdstip controleren welke leerlingengegevens AGODI gebruikt. Als dat nodig is, kunnen scholen en centra snel ingrijpen en bepaalde gegevens aanpassen. Omgekeerd zullen zij ook op een vlotte en snelle manier leerlingengegevens ontvangen die opgenomen zijn in de databank van AGODI.

Met de leerlingengegevens van de scholen en centra zorgt AGODI jaarlijks voor een optimale dienstverlening die essentieel is voor de scholen, de centra, de leerlingen en hun ouders. Hieronder valt onder andere de berekening van de omkadering en de werkingsmiddelen van de scholen en centra, het opvolgen en het controleren van de leerplicht, het opvolgen van de kleuterparticipatie… Ook scholen en centra hebben sommige leerlingengegevens nodig waarover AGODI of andere scholen of centra beschikken. We merken dat een snelle, betrouwbare en gebruiksvriendelijke uitwisseling van deze informatie meer dan ooit noodzakelijk is. Via Discimus komt AGODI daaraan tegemoet.

1. Algemene informatie over Discimus

1.1. Wie neemt er deel aan Discimus?

Momenteel richt Discimus zich tot:

  • alle kleuter-, lagere en basisscholen voor gewoon en buitengewoon onderwijs (met uitzondering van ziekenhuisscholen);
  • alle scholen voor secundair onderwijs (met uitzondering van ziekenhuisscholen);
  • alle Centra voor Deeltijds Onderwijs (CDO’s).
  • de Syntra’s

In deze omzendbrief wordt met 'scholen en centra' verwezen naar alle voornoemde instellingen.

Ook de academies van het deeltijds kunstonderwijs (DKO) gebruiken Discimus om leerlingengegevens uit te wisselen met AGODI. Discimus voor DKO is in technisch opzicht gescheiden van Discimus voor bovengenoemde ‘scholen en centra’.

1.2. Opbouw in verschillende fases

AGODI bouwt Discimus in verschillende fases uit. Deze omzendbrief zal dan ook regelmatig geactualiseerd worden.

 

Sinds het voorjaar van 2012 wisselen de scholen en centra de informatie over de in- en uitschrijvingen voor het schooljaar 2012-2013 automatisch uit met de databank van AGODI (Zie 2. Uitwisseling van inschrijvings- en identificatiegegevens). Om dat te realiseren werkt AGODI nauw samen met de schoolsoftwareleveranciers.

AGODI informeert de scholen en centra via hun schooladministratiepakket als een leerling niet alleen in de eigen school of het eigen centrum, maar ook in een andere school of centrum is ingeschreven.

Sinds februari 2013 wordt ook informatie over aan- en afwezigheden uitgewisseld (Zie 3. Uitwisseling van aan- en afwezigheidsgegevens). De uitwisseling van leerlingenkenmerken gebeurt vanaf het schooljaar 2013-2014 eveneens via Discimus (Zie 4. Uitwisseling van leerlingenkenmerken).

Vanaf het schooljaar 2013-2014 dienen de leerlingengegevens die via Discimus uitgewisseld worden als basis bij de uitvoering van allerlei processen, zoals de berekening van de omkadering en de diverse werkingsmiddelen, de leerplichtcontrole, de controle of een leerling voldoet aan de pedagogische voorwaarden om in aanmerking te komen voor een schooltoelage… Daarom is het noodzakelijk dat de scholen en centra over een schooladministratiepakket beschikken dat aangepast is aan Discimus.

Vanaf schooljaar 2016-2017 worden de behaalde studiebewijzen van leerlingen via Discimus uitgewisseld.

Door afspraken tussen AGODI met het GO! en de verschillende koepelverenigingen worden vanaf het schooljaar 2016-2017 ook de verschillende spoedtellingen afgeschaft. In de loop van september bezorgt AGODI aan de hand van Discimus een overzicht van de leerlingenaantallen aan het GO! en de verschillende onderwijskoepels. Ook deze maatregel moet leiden tot planlastvermindering.

Sinds schooljaar 2017-2018 verloopt ook de registratie van de gegevens over definitief uitgesloten leerlingen in het secundair onderwijs via DISCIMUS.

Vanaf schooljaar 2018-2019 informeert Discimus over de schoolloopbaan van leerlingen door de informatie over inschrijvingen in hun vorige en volgende school of centrum beschikbaar te maken. Schoolveranderingen worden op die manier zichtbaar voor de betrokken scholen en centra.

AGODI onderzoekt de mogelijkheden om ook andere leerlingengegevens (…) uit te wisselen.

Afhankelijk van onder andere de budgettaire mogelijkheden en de mogelijkheden op het vlak van privacy kunnen op termijn ook andere onderwijspartners bij Discimus betrokken worden.

1.3. WebEDISON

Voor de uitvoering van de dienstverlening waarbij leerlingengegevens noodzakelijk zijn, zoals de berekening van de omkadering en de werkingsmiddelen, maakte AGODI tot en met het einde van het schooljaar 2012-2013 alleen gebruik van de informatie uit de elektronische zendingen van leerlingengegevens via WebEDISON.

Sinds het schooljaar 2013-2014 zijn de volgende zendingen van leerlingengegevens via WebEDISON afgeschaft. In het basisonderwijs kunnen scholen de volgende bestanden niet meer via WebEDISON versturen:

  • Aanwezigheden tijdens de eerste drie schooldagen van september;
  • Inschrijvingsgegevens van de eerste schooldag van oktober;
  • Inschrijvingsgegevens van de eerste schooldag van februari;
  • Problematische afwezigheden;
  • Aantal halve dagen aanwezigheid van de niet-leerplichtige kleuters.

In het secundair onderwijs gaat het om de volgende bestanden:

  • Aanwezigheden tijdens de eerste drie schooldagen van september;
  • Inschrijvingsgegevens van de eerste schooldag van oktober;
  • Zending late inschrijvingen en vroege uitschrijvingen;
  • Zending wijziging leerlingenkenmerken;
  • Zending problematische afwezigheden;
  • Voltijds engagement (DBSO);
  • Zending studiebewijzen;
  • Tucht.

Een aantal zendingen van leerlingengegevens blijven nog steeds via WebEDISON verlopen. Het blijft dus ook belangrijk om de kwaliteit van die leerlingenzendingen te verzekeren. Voor meer informatie hierover kunt u nog steeds terecht in de omzendbrieven BaO/2008/03 en SO/2007/05.

1.4. Rol van de schoolsoftwareleverancier

De schoolsoftwareleveranciers zijn een belangrijke schakel bij de uitwisseling van informatie tussen de scholen, de centra en AGODI. Scholen kunnen contracten afsluiten met verschillende schoolsoftwareleveranciers die gegevens via Discimus kunnen versturen.

Het is belangrijk dat AGODI op elk moment over een actuele lijst beschikt van scholen en centra met hun schoolsoftwareleverancier(s).

 

Om de informatieveiligheid van de persoonsgegevens te kunnen garanderen, wordt bij elk bericht immers een digitale handtekening gevoegd. De digitale handtekening wordt aan de hand van een certificaat aangemaakt en bewijst van welke schoolsoftwareleverancier het bericht afkomstig is. Met deze digitale handtekening kan Discimus controleren dat het bericht afkomstig is van een geautoriseerde toepassing en dat het bericht niet gewijzigd werd onderweg. Daarnaast wordt gecontroleerd of het bericht inhoudelijk effectief betrekking heeft op een school of centrum waarvoor de schoolsoftwareleverancier gemachtigd is.

Breng AGODI op de hoogte als u van schoolsoftwareleverancier verandert. Vermeld dan duidelijk vanaf welke datum het nieuwe schooladministratiepakket gegevens via Discimus mag doorsturen, en tot welke datum het oude schoolsoftwarepakket nog gegevens mag versturen.

Wanneer u via meerdere schooladministratiepakketten informatie met Discimus uitwisselt, is het belangrijk dat u AGODI informeert over welke Discimus-rechten u aan elk schooladministratiepakket wil geven.

1.5. Kwaliteitsborging leerlingengegevens

De kwaliteit van de gegevens die via Discimus geregistreerd worden bij AGODI, moet verzekerd zijn. Deze gegevens vormen de basis voor de berekening van de omkadering en de toelagen van de scholen en centra. De leerlingengegevens hebben ook impact op de leerlingen zelf, zoals op het al dan niet verkrijgen van een schooltoelage of van kindergeld voor meerderjarige leerlingen. Ook in het kader van de financieringswet en leerplichtcontrole is een ondubbelzinnige registratie van leerlingengegevens essentieel.

In eerste instantie zijn de scholen en centra zelf verantwoordelijk om leerlingengegevens via Discimus op een correcte en kwaliteitsvolle manier te registreren. Om de scholen en centra hierin te ondersteunen, is terugkoppeling vanuit Discimus naar de schoolsoftware belangrijk. De schoolsoftware moet daarom voorzien in een opvolging van de leerlingen waarvoor verschillen zijn tussen de gegevens die in de schoolsoftware geregistreerd zijn en de gegevens die via Discimus geregistreerd zijn bij AGODI. Dit kunnen zowel verschillen zijn in identificatiegegevens, inschrijvingsgegevens als leerlingenkenmerken. Deze ondersteuning kan op verschillende manieren voorzien worden:

  • Mogelijkheid tot opvragen van een lijst van leerlingen waar verschillen zijn tussen schoolsoftware en Discimus, en de bijhorende verschillen;

  • Een controlepaneel voor de opvolging van alle inconsistenties en foutboodschappen, waardoor de school of het centrum altijd een overzicht heeft van de openstaande foutboodschappen;

  • Een procedure van periodieke vergelijkingen op schooljaarbasis die voor de school of het centrum een foutenrapport genereert met de verschillen tussen de schoolsoftware en Discimus.

  • Een overzicht van de leerlingen die dubbel ingeschreven zijn voor een periode in het schooljaar, met toevoeging van de school en de periode van dubbele inschrijving.

  • Een overzicht van de leerlingen met 30 B-codes gedurende het schooljaar.

Naast de inspanningen die de school of het centrum levert om de leerlingengegevens correct te registreren, is er opvolging en verificatie van AGODI op de gegevens die geregistreerd zijn via Discimus.

2. Uitwisseling van inschrijvings- en identificatiegegevens

2.1. Welke inschrijvings- en identificatiegegevens wisselen de scholen en centra automatisch uit met AGODI?

De scholen en de centra registreren de inschrijvings- en identificatiegegevens van de leerlingen die worden ingeschreven in hun schooladministratiepakket. (…) Een overzicht van (…) gegevens die (…) scholen en centra via Discimus met AGODI uitwisselen vindt u op volgende pagina:FAQ - Elektronische uitwisseling van leerlingengegevens

Gegevens over niet-gerealiseerde inschrijvingen en leerlingen die zich hebben aangemeld maar nog niet zijn ingeschreven, worden niet uitgewisseld.

In Discimus is er geen specifieke mogelijkheid voorzien om inschrijvingen onder ontbindende voorwaarde te registreren. Dit zijn inschrijvingen in het gewoon onderwijs van leerlingen met een verslag dat toegang geeft tot het buitengewoon onderwijs. Zowel definitieve inschrijvingen als de inschrijvingen onder ontbindende voorwaarde zijn gerealiseerde inschrijvingen die uitgewisseld moeten worden via Discimus. Wanneer – in geval van een inschrijving onder ontbindende voorwaarde - besloten zou worden om de inschrijving te ontbinden, dan wordt dit in Discimus als een uitschrijving geregistreerd. Hierbij registreert u als reden van uitschrijving dat de ontbinding van de inschrijving plaatsvond ‘wegens onredelijkheid van de aanpassingen voor een leerling met specifieke onderwijsbehoeften’.

2.1.1. Noodzaak van correcte identificatiegegevens


Het is essentieel dat scholen en centra oog hebben voor een correcte registratie van de identificatiegegevens en vooral van het rijksregister- of bisnummer. Zo zal een leerling die in verschillende scholen of centra ingeschreven is, maar die in één van die scholen of centra met een foutief rijksregister- of bisnummer werd geregistreerd, niet herkend worden als een leerling die in verschillende scholen of centra ingeschreven is.

Van de leerlingen van wie de scholen en centra niet over een rijksregister- of bisnummer beschikken, krijgen de scholen en centra het ontbrekende nummer via het schooladministratiepakket.

2.1.2. Regels voor het toekennen van stamnummers

Tijdens het schooljaar 2012-2013 veranderden de regels voor het toekennen van de stamnummers van de leerlingen. Scholen en centra kennen het stamnummer toe op het moment dat ze de leerling inschrijven. Doordat een leerling al een stamnummer krijgt op het ogenblik van inschrijving, kan het gebeuren dat er hiaten in het stamboekregister ontstaan. Leerlingen die ingeschreven worden, maar die nooit naar de school of het centrum komen, zullen in tegenstelling tot vroeger wel een stamnummer krijgen.

Net zoals vroeger begint het stamnummer met het schooljaar waarin de leerling voor de eerste keer naar school gaat in de betreffende school of in het betrokken centrum. Een leerling die bijvoorbeeld ingeschreven wordt om te starten op 1 september 2013, zal als stamnummer een nummer van de vorm 13xxxxx krijgen.

2.2. Wanneer registreren de scholen en centra deze leerlingengegevens?

De uitwisseling van deze leerlingengegevens gebeurt (…) binnen de 7 kalenderdagen na de inschrijving en – in het geval van een snellere overstap – uiterlijk op de dag van de start van de lesbijwoning. De school of het centrum registreert dan alle inschrijvings- en identificatiegegevens waarover ze al beschikt. Als de school of het centrum op een later tijdstip bijkomende gegevens ontvangt, zoals het rijksregisternummer van de leerling, kan die informatie dan nog ingevoerd worden.

Het is belangrijk dat scholen en centra de termijn van 7 kalenderdagen voor registratie van inschrijvingen in Discimus respecteren. Alleen zo kan AGODI de scholen en centra tijdig informeren of een leerling eventueel elders ingeschreven is. Ook het GO! en de verschillende koepelverenigingen rekenen op een snelle en correcte registratie van de leerlingengegevens. Ter vervanging van de spoedtellingen die zij voordien in september organiseerden, bezorgt AGODI hen midden september een overzicht van het aantal leerlingen dat volgens DISCIMUS in uw school ingeschreven is.

Voor de berekening van de werkingsmiddelen en de omkadering van de scholen en centra baseert AGODI zich onder andere op de inschrijvingsgegevens van de eerste schooldag van oktober en van de eerste schooldag van februari. Om dit vlot te laten verlopen, is het belangrijk dat de inschrijvingsgegevens tijdig, volledig en correct in het schooladministratiepakket worden geregistreerd.
(…)

Vooraleer de school of het centrum de gegevens van een leerling via Discimus uitwisselt, brengt ze de ouders op de hoogte van het feit dat de gegevens naar AGODI doorgestuurd zullen worden. Dit kan opgenomen worden bij de schriftelijke informatie die de ouders ontvangen over de inschrijving in de school of in het centrum.

2.3. Raadplegen van inschrijvingsgegevens

Een lijst met de leerlingen die dubbel ingeschreven zijn voor een periode in het lopende schooljaar wordt onmiddellijk na de registratie van de inschrijvingen zichtbaar. De lijst van dubbele inschrijvingen vermeldt de naam van de school of het centrum, het moment van inschrijving, het voorziene moment van eerste lesbijwoning en de periode v a n dubbele inschrijving.

(…)

Vanaf schooljaar 2018-2019 informeert Discimus over de schoolloopbaan van leerlingen door de informatie over inschrijvingen in hun vorige en volgende school of centrum beschikbaar te maken. Een nieuwe inschrijving wordt onmiddellijk na registratie zichtbaar voor de oude school of centrum, met vermelding van de school of het centrum, het moment van inschrijving en het voorziene moment van eerste lesbijwoning. Deze informatie wordt aangeboden in het kader van schoolveranderingen, om de informatiedoorstroom van de oude naar de nieuwe school of centrum te faciliteren en om scholen in staat te stellen de schoolloopbaan van anderstalige nieuwkomers op te volgen. Voor inschrijvingen van leerlingen in het basisonderwijs voor het volgende schooljaar geldt een uitzondering . Deze inschrijvingen worden pas zichtbaar voor de oude school of centrum vanaf 1 juli van het lopende schooljaar.

Let op, schooljaar 2018-2019 is een overgangsjaar. In de loop van het schooljaar zullen in Discimus en de schoolsoftwarepakketten bijkomende mogelijkheden voorzien worden om schoolveranderingen zichtbaar te maken met behulp van een attendering.

Meer informatie over schoolveranderen in het basisonderwijs, zie omzendbrief BaO/97/12

3. Uitwisseling van aan- en afwezigheidsgegevens

Scholen en centra wisselen via Discimus ook aan- en afwezigheidsgegevens van hun leerlingen uit. Vanaf het schooljaar 2013-2014 gebeurt de uitwisseling van deze gegevens bij voorkeur dagelijks en uiterlijk binnen de week.

Door de uitwisseling van deze gegevens krijgt de overheid een nauwkeuriger zicht op ernstige vormen van spijbelen, maar ook op het luxeverzuim. Ook de deelname van niet-leerplichtige kleuters aan het onderwijs zal hierdoor duidelijk in kaart gebracht worden.

Voor meer inlichtingen over hoe de uitwisseling binnen uw schooladministratiepakket gebeurt, neemt u best contact op met uw schoolsoftwareleverancier.

3.1. Welke aan- en afwezigheidsgegevens wisselen de scholen en centra automatisch uit met AGODI?

Voor iedere leerling registreren de scholen en centra per halve dag de juiste aan- of afwezigheidscode. Zodra scholen en centra deze informatie in hun schooladministratiepakket registreren, komen de vereiste gegevens terecht in de databank van AGODI.

Voor de niet-leerplichtige kleuters gebeurt dit enkel voor gegevens over aanwezigheden en te laat komen.

Voor de leerplichtige kleuters en de leerlingen uit het lager onderwijs gaat het enkel om gegevens over afwezigheid en te laat komen.

Voor de leerlingen uit het secundair onderwijs worden enkel gegevens over afwezigheden, te laat komen en stages uitgewisseld.


Meer informatie over de codes die u moet registreren, vindt u terug in de volgende omzendbrieven:

3.2. Raadplegen van aan- of afwezigheidsgegevens

Het is voor scholen en centra ook mogelijk om via Discimus gegevens over aan- of afwezigheden te raadplegen. In de eerste plaats kunnen scholen en centra alle gegevens opvragen die zij zelf voor hun leerlingen geregistreerd hebben via Discimus.

Daarnaast hebben scholen en centra voor hun eigen leerlingen ook toegang tot een aantal gegevens over aan- of afwezigheden, ook al zijn deze geregistreerd door een andere school of centrum. Zo kunnen scholen en centra zowel voor het lopende als het daaraan voorafgaande schooljaar de problematische afwezigheden van de leerplichtige en meerderjarige leerlingen opvragen. Daarnaast krijgen zij voor het lopende schooljaar toegang tot de gegevens over die afwezigheden waarvoor de regelgeving een maximaal aantal oplegt. Scholen in het basisonderwijs kunnen ook informatie raadplegen over hoeveel halve dagen een kind kleuteronderwijs volgde in een andere school.

4. Uitwisseling van leerlingenkenmerken

Sinds juni 2013 gebeurt de uitwisseling van leerlingenkenmerken uitsluitend via Discimus. Aangezien het om stabiele informatie gaat die niet snel wijzigt, moet de verklaring op eer slechts één keer in een volledige schoolloopbaan van een leerling ingevuld en doorgestuurd worden. AGODI blijft in de toekomst ook gebruik maken van de leerlingenkenmerken die in het verleden via WebEDISON werden doorgestuurd. Hier is dus ook niet nodig om alle ouders opnieuw een verklaring op eer te laten invullen.

Via Discimus zullen scholen en centra onmiddellijk na de inschrijving kunnen raadplegen of AGODI voor een bepaalde leerling over leerlingenkenmerken beschikt en welke de meest recent geregistreerde leerlingenkenmerken zijn. Zo weten scholen en centra onmiddellijk of het nodig is om de ouder(s) een verklaring op eer te laten invullen.

Daarnaast kunnen scholen en centra via hun schooladministratiepakket nagaan of een leerling voldoet aan de indicatoren “thuistaal” en “opleidingsniveau van de moeder”. 

 

5. Uitwisseling van behaalde studiebewijzen

In schooljaar 2016-2017 is de uitwisseling van studiebewijzen via Discimus gestart. De EDISON-zending studiebewijzen voor het secundair onderwijs is hiermee afgeschaft. Studiebewijzen moeten zo snel mogelijk nadat het studiebewijs behaald werd, doorgestuurd worden naar AGODI.

Studiebewijzen die nog betrekking hebben op het schooljaar 2015-2016 kunnen niet via Discimus doorgestuurd worden. Als er nog wijzigingen moeten gebeuren voor de voorgaande schooljaren voor het secundair onderwijs, breng dan uw verificateur op de hoogte.

De informatie over de behaalde studiebewijzen wordt zowel gebruikt om het studieverloop van de individuele leerling in kaart te brengen en te verifiëren als om beleidsinformatie te genereren, bijvoorbeeld over de gekwalificeerde uitstroom.

De behaalde studiebewijzen van de leerlingen worden ook doorgegeven aan de LED-databank (Leer- en ErvaringsbewijzenDatabank). Deze databank kan worden geraadpleegd door de leerling zelf en door anderen die hiervoor een machtiging gekregen hebben, zoals de VDAB en de hogescholen. Voor de leerlingen is het dus van groot belang dat deze gegevens correct worden geregistreerd door de scholen en centra, aangezien deze instanties met het studiebewijs in LED rekening kunnen houden.

5.1. Welke studiebewijzen wisselen de scholen en centra uit met AGODI?

In principe worden alle studiebewijzen van leerlingen uit het basis en secundair onderwijs uitgewisseld. Uitzonderingen hierop zijn

  • De specifieke studiebekrachtigingen in veiligheidsopleidingen
  • Deelcertificaten in het modulair secundair onderwijs. Let op, vanaf 2017-2018 worden de deelcertificaten uit het hoger beroepsonderwijs (verpleegkunde) wel geregistreerd in Discimus.
  • Attest verworven competenties in het modulair onderwijs
  • Attest regelmatige lesbijwoning bij spreiding lesprogramma wegens medische reden

5.2. Raadplegen van studiebewijzen en toelatingsvoorwaarden

Zowel basis- als secundaire scholen en centra kunnen de studiebewijzen die ze zelf geregistreerd hebben, raadplegen in Discimus. Daarnaast (…) kunnen scholen en centra, nadat een leerling ingeschreven werd, raadplegen welke studiebewijzen de leerling behaalde in voorgaande scholen of centra. Zo kan de school of het centrum na een nieuwe inschrijving onmiddellijk controleren of de leerling voldoet aan de toelatingsvoorwaarden.

Scholen en centra kunnen de studiebewijzen behaald in het secundair onderwijs van zowel het lopende als van het voorgaande schooljaar bekijken.

Vanaf 2018-2019 geeft Discimus in een aantal gevallen zelf ook weer of een leerling voldoet aan de toelatings- en overgangsvoorwaarden voor het secundair onderwijs:

  • t oelatingsvoorwaarden : voor inschrijvingen in het 1 e en het 2 e lj van de 1 e , 2 e en 3 e graad (uitgezonderd modulair, duaal of OKAN-onderwijs) geeft Discimus aan of een leerling op basis van de in Discimus geregistreerde studiebewijzen voldoet aan de toelatingsvoorwaarden of niet. Ook als er bijkomende voorwaarden zijn zoals een toelatingsklassenraad of medisch geschiktheidsattest wordt dit aangegeven.
  • overgangsvoorwaarden : voor overgangen tijdens het schooljaar in de 1 e graad wordt aangegeven of er een beslissing van de klassenraad nodig is.

Het is mogelijk dat de toepassing weergeeft dat de leerling niet aan de toelatingsvoorwaarden voldoet, maar dat u zelf bijkomende informatie heeft waaruit u kan besluiten dat de leerling wel voldoet. Dit kan het geval zijn wanneer u beschikt over een studiebewijs behaald bij de examencommissie, of een ander studiebewijs dat niet (correct) in Discimus geregistreerd. In dat geval neemt u contact op met uw verificateur.

Let op, de raadpleegfunctie voor studiebewijzen en controle op de toelatingsvoorwaarden in Discimus vervangt het papieren studiebewijs niet volledig.

Bij de overgang van het basisonderwijs naar het secundair onderwijs is het niet meer nodig om de papieren studiebewijzen op te vragen(…), maar de studiebewijzen die behaald zijn in de loop van het secundair onderwijs blijven voorlopig wel nog deel uitmaken van het papieren leerlingendossier.

6. Uitwisseling van definitieve uitsluitingen

Vanaf schooljaar 2017-2018 vereenvoudigt ook de gegevensuitwisseling voor leerlingen die definitief zijn uitgesloten in het secundair onderwijs. Uw school of centrum zal deze gegevens dan ook via Discimus kunnen registreren. Alle leerlingen die omwille van tucht definitief zijn uitgesloten stuurt u door, ongeacht of een leerling aanwezig of afwezig is in de school of het centrum. Ook leerlingen die met ingang van 31 augustus definitief zijn uitgesloten, geeft u dus door. Deze melding vervangt de Edison-zending Tucht.

7. Vragen en contactgegevens

7.1. Basisonderwijs

Alle scholen van het gewoon en buitengewoon basisonderwijs kunnen voor hun vragen over Discimus terecht op het telefoonnummer 02 553 92 35 of op het e-mailadres leerlingenzendingen.basisonderwijs@vlaanderen.be.

7.2. Secundair onderwijs

Scholen voor voltijds onderwijs en centra voor deeltijds onderwijs kunnen steeds terecht bij hun verificateur (http://www.agodi.be/zoek-verificateur).

8. Bijlage bij de omzendbrief