Controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs

  • De omzendbrief werd aangepast met oog op schooljaar 2018-2019 (bewijslast voor binnenschippers en kermis- en circusexploitanten en -artiesten werd aangepast, de definitie van thuislozen werd aangevuld met de niet-begeleide minderjarige vreemdeling,…).

1. Inschrijvingsregister

1.1. Algemeen

- Het is belangrijk om de bepalingen in de omzendbrief (BaO/2012/01) ‘Inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het basisonderwijs' en de omzendbrief (BaO/2012/03) ‘Inschrijvingsregister basisonderwijs’ te raadplegen voor de juiste toepassing van het inschrijvingsrecht (verplicht gebruik inschrijvingsregister,…).

1.2. Aandachtspunt

- Informatie over ouderlijk gezag, bv. bij betwisting van de inschrijving door een van de ouders, kan u terugvinden in de omzendbrief NO/2005/01 (13AC) 'Ouderlijk gezag in onderwijsaangelegenheden'.

2. Leerlingendatabank - stamboekregister

2.1. Algemeen

- In elke school (= één instellingsnummer) wordt een elektronische leerlingendatabank met bijhorend stamboek bijgehouden. 

- (…) Indien nodig, moet op vraag van de verificatie (…) van elke school een volledig en correct stamboek kunnen worden voorgelegd met alle ingeschreven leerlingen toestand 1 februari vorig schooljaar, aangevuld met alle in- en uitschrijvingen vanaf die datum (…) (…) model bijlage 1).

(…)

- Alle kleuters en leerlingen krijgen in de leerlingendatabank slechts één stamnummer, leerlingen die herinschrijven krijgen hun oude stamnummer. Het stamnummer is uniek en mag geen twee keer worden gebruikt voor verschillende leerlingen.

- Voor leerlingen of kleuters die regelmatig de lessen moeten (leerplichtig) of kunnen (niet leerplichtig) volgen, wordt de datum waarop de school de betrokken leerling in de school verwacht, ingevuld als begindatum van inschrijving.

Meestal valt de begindatum op 1 september. Indien de leerling vanaf de eerste schooldag van het schooljaar verwacht wordt, wordt 1 september ingevuld als begindatum inschrijving, ook al is 1 september niet de eerste schooldag. Ook voor instappende kleuters kan 1 september als de begindatum van inschrijving geregistreerd worden, ook al valt de eigenlijke instapdag in sommige schooljaren op 2 of 3 september.

- Kinderen tussen 2,5 en 3 jaar die al in een door de Vlaamse Gemeenschap erkende/gefinancierde/gesubsidieerde school zijn ingestapt kunnen van school veranderen, zonder de volgende instapdatum te moeten afwachten. Deze kleuters hebben immers al een instapdatum afgewacht vooraleer in de eerste school in te stappen.

- Scholen die fusioneren of programmeren en een nieuw instellingsnummer krijgen, starten met een nieuwe leerlingendatabank en een nieuw stamboek.

Blijft een van de bestaande nummers behouden, dan wordt de databank en het stamboek van de school die het schoolnummer behoudt, geactualiseerd op de eerste schooldag van het nieuwe schooljaar. De leerlingen die daar voor het eerst worden ingeschreven en de overgenomen leerlingen krijgen een nieuw stamnummer.

Wanneer er structuurwijzigingen zijn zonder dat het instellingsnummer wijzigt, blijft de leerlingendatabank en het stamboekregister behouden en wordt het aangevuld.

- Op elke teldag (eerste schooldag van oktober en/of februari) en bij elke herberekening kleuteronderwijs, wordt het totale aantal leerlingen samengeteld in een overzichtslijst per leerlingengroep. Deze overzichtslijst verificatie moet minstens alle gegevens bevatten van het model in bijlage (Bijlage 2). Dit overzicht moet op vraag van de verificateur kunnen afgedrukt worden.

2.2. Invullen van de verschillende kolommen

- Stamnummer van de leerling: een numeriek veld van 7 cijfers waarvan de eerste twee het schooljaar waarin de leerling verwacht wordt, weergeven en de volgende vijf het volgnummer van de inschrijving. Het stamnummer blijft behouden als de leerling of kleuter na uitschrijving opnieuw in de school wordt ingeschreven. De nieuwe begindatum van inschrijving wordt vermeld en de schooljaren worden verder aangevuld.

- Naam, voornaam, geboorteplaats en -datum, M/V (mannelijk, vrouwelijk).

- Financierbaarheidscode: vermelding bij de leerlingen waar voor omkadering de financierbaarheidscoëfficiënt 1,5 wordt toegepast (1,5)

- VP: het nummer van de vestigingsplaats.

- Begindatum van inschrijving en datum van uitschrijving: formaat = DD-MM-JJ, vb: 23-09-14.

- Schooljaar: in de kolom met het overeenstemmende schooljaar wordt de afkorting vermeld van de leerlingengroep (bv Kleuter: K1a, K2b, K3 ; Lager: L1a, L1b, L2,...)

- Wijzigingen binnen dezelfde school: bij wijzigingen in de loop van het schooljaar (bv van L3 naar L2, of van vpl1 naar vpl2) wordt de juiste ingangsdatum van de wijziging genoteerd in de kolom begindatum inschrijving.

De nieuwe leerlingengroep wordt vermeld in de kolom met het overeenstemmende 'schooljaar' en het nummer van de nieuwe vestigingsplaats in de kolom VP. Deze wijzigingen worden vermeld op een nieuwe lijn. De vorige toestand blijft vermeld in het stamboek. Er wordt geen datum van uitschrijving uit de school vermeld.

- Reden in of uitschr/schoolverandering: deze rubriek moet worden ingevuld wanneer er een schoolverandering is naar of van een andere basisschool(…). Voor andere uitschrijvingen kan hier eventueel de reden worden vermeld.

3. Aanwezigheidsregisters

3.1. Algemeen

- Scholen en centra wisselen via DISCIMUS aan- en afwezigheidsgegevens van hun leerlingen uit. Voor meer informatie over de elektronische uitwisseling van aan- en afwezigheidsgegevens van leerlingen, zie ook punt 3 in de omzendbrief ‘DISCIMUS – Een toekomstgerichte manier om leerlingengegevens uit te wisselen’(NO/2012/01). (…) Elektronische registers (per klas- of per leerlingengroep) moeten op scherm raadpleegbaar zijn en op vraag van de verificateur afgedrukt worden.

- Het aanwezigheidsregister moet minstens alle gegevens bevatten zoals het model in bijlage (Bijlage 3).

- Kleuters jonger dan 3 jaar worden vermeld in het aanwezigheidsregister vanaf de instapdatum waarvoor ze ingeschreven zijn, ook indien zij nog niet naar school komen.

(…)

3.2. Opmaak van het aanwezigheidsregister

- Alle leerlingen of kleuters worden bij de aanvang van het schooljaar in alfabetische volgorde opgenomen in het aanwezigheidsregister. Deze volgorde wordt achteraf niet gewijzigd.

- Leerlingen of kleuters die achteraf bijkomen, worden chronologisch toegevoegd. De reden wordt vermeld bij de 'opmerkingen' (bv komt van L2b, komt van school..., eerste inschrijving,...)

- Indien verschillende administratieve groepen/pedagogische eenheden als één leerlingengroep in eenzelfde aanwezigheidsregister opgenomen worden, moet er een duidelijk onderscheid gemaakt worden tussen de administratieve groepen/pedagogische eenheden.

Er zijn verschillende mogelijkheden. De verschillende pedagogische eenheden/administratieve groepen kunnen afzonderlijk alfabetisch geordend worden en onmiddellijk onder elkaar genoteerd worden(…) (bv. eerst alle leerlingen van L1, vervolgens alle leerlingen van L2, telkens alfabetisch).

Ook kunnen alle leerlingen van een bepaalde leerlingengroep in één geheel (gemengd) alfabetisch geordend worden. Het onderscheid tussen de verschillende pedagogische eenheden/administratieve groepen moet duidelijk zijn: de pedagogische eenheid/administratieve groep waar de leerling deel van uitmaakt kan vermeld worden naast de naam van de leerling.

Er kunnen vanzelfsprekend ook aparte aanwezigheidsregisters gehanteerd worden volgens de klassieke werkwijze.

- Bij verandering van klas of verlaten van de school wordt naast de naam van de leerling een doorlopende lijn getrokken of wordt de lijn opgevuld met een grijswaarde tot het einde van het schooljaar met vermelding van de reden bij de rubriek 'opmerkingen'. Wanneer een uitgeschreven leerling in de loop van het schooljaar opnieuw inschrijft, wordt deze leerling onderaan toegevoegd.

- Doorstreep op gewone klasvrije dagen de kolommen (…) . Extra-muros-activiteiten worden als gewone aanwezigheid genoteerd. Een halve dag schorsing van de lessen op de laatste schooldag voor de zomervakantie en de eventuele dag schorsing van de lessen na verkiezingen in scholen met verkiezingsbureaus, kunnen de afwezigheidscode ‘°’ krijgen. Facultatieve verlofdagen krijgen de code ‘+’. Pedagogische studiedagen krijgen de code ‘*’.

3.3. Invullen van de verschillende kolommen

- Stamnummer: zie stamboekregister.

- Naam, volledige voornaam

- Code voor keuze levensbeschouwelijk vak van toepassing in alle scholen waar de keuzemogelijkheid bestaat (kolom Godsdienst/Zedenleer/Andere):

NCZ = Niet-confessionele zedenleer

KGD = Katholieke godsdienst

PGD = Protestants-evangelische godsdienst

ISR = Israëlitische godsdienst

ISL = Islamitische godsdienst

ORT = Orthodoxe godsdienst

ANG = Anglicaanse godsdienst

CBS = Cultuurbeschouwing

VRG = Vrijgesteld

- Voor niet-leerplichtige leerlingen in het kleuteronderwijs: de aanwezigen worden uitsluitend aangeduid met een verticaal streepje. De afwezigen kunnen volgende afwezigheidstekens krijgen:

A = afwezig

L = laattijdig aangekomen

D = tijdelijk in type 5 school

Indien de juiste reden van afwezigheid aanvankelijk ongekend is, worden de leerlingen voorlopig aangeduid met een horizontaal streepje.

- De afwezigheden van niet-leerplichtige leerlingen hoeven niet gewettigd te worden met attesten of m et verklaringen van de ouders. Het is wel wenselijk dat de ouders de school informeren over afwezigheden van deze leerlingen.

- Voor het lager onderwijs of leerplichtige leerlingen in het kleuteronderwijs: enkel afwezigheden dienen te worden aangeduid in het register. Er moeten geen verticale streepjes meer geplaatst worden ter aanduiding van aanwezigheden. De afwezigen worden voorlopig aangeduid met een horizontaal streepje en achteraf aangevuld met een passend teken van zodra de juiste reden van de afwezigheid gekend is. Leerlingen die laattijdig aankomen op school worden genoteerd met de letter L.

Alle andere afwezigheidscodes en de toepassing ervan kan u terugvinden in de omzendbrief (BaO/2002/11) 'Afwezigheden in het basisonderwijs'.

- Alle verantwoordingsdocumentenvoor de afwezighedenbehalve het begeleidingsdossier worden per klas en per leerling chronologisch geklasseerd.

Alle wettigingen, alsook het begeleidin gsdossier moeten op de school ter inzage zijn voor de verificateurs. Zij zijn het immers die de wettigingen moeten controleren en bekijken welke als problematisch geregistreerde afwezigheden al dan niet aanleiding kunnen geven tot de niet-financierbaarheid of niet-subsidieerbaarheid van de leerling.

Op de website in verband met afwezigheden in het basisonderwijs kan u andere bijkomende informatie terugvinden:

Afwezigheden van leerlingen in het basisonderwijs

(…)

4. Inschrijvingsdocumenten

4.1. Identificatie

(…)

- Het is van belang om de juiste schrijfwijze van de naa m van een leerling te kennen, samen met de correcte geboortedatum. Baseer je hiervoor bij voorkeur op een officieel bewijsstuk waaruit ook het rijksregisternummer blijkt.

- Naast het rijksregisternummer wordt soms ook gebruik gemaakt van het BIS-nummer. Dit nummer wordt beheerd door de Kruispuntbank voor Sociale Zekerheid en kan worden toegekend aan personen die niet beschikken over een rijksregisternummer, bijvoorbeeld leerlingen die niet gedomicilieerd zijn in België. Het is, net als het rijksregisternummer, een uniek nummer voor de betrokken persoon. Een BIS-nummer is te onderscheiden van een Rijksregisternummer doordat de geboortemaand is vermeerderd met 20, (…) 40 of 60.

(…)

- Het ontbreken van een bewijsstuk, ook bij een vermoeden van illegaal verblijf, mag (..) geen reden zijn om een inschrijving te weigeren. Het is ook geen reden waarom de inschrijving niet rechtsgeldig zou zijn. Wel dient de schooldirectie maximale inspanningen te leveren om fictieve inschrijvingen te vermijden.

4.2. Overgang tussen de niveaus en afwijkingen

- Een leerling moet aan de toelatingsvoorwaarden voldoen voor het onderwijsniveau (…) waarin hij/zij zich wil inschrijven. Dit betekent onder meer dat een zesjarige leerling voor toelating tot het lager onderwijs niet enkel moet voldoen aan de leeftijdsvoorwaarde maar ook aan de voorwaarde inzake voldoende aanwezigheid in het Nederlandstalig kleuteronderwijs of een positieve beslissing van de klassenraad van het lager onderwijs over de toelating.

Informatie i.v.m. deze voorwaarden (en ook afwijkingen en de nodige adviezen) kan u terugvinden in de omzendbrief (BaO/2001/10) 'Toelatingsvoorwaarden leerlingen in het gewoon basisonderwijs'.

(…)

In het leerlingendossier bewaart de school de adviezen van de klassenraad en het CLB of een bewijsstuk waaruit blijkt dat de ouders kennis hebben genomen en toelichting hebben gekregen bij het (indien van toepassing, gunstige) advies van de klassenraad en het (…) advies(…) van het CLB (…) ; ze zijn van bij de aanvang van het schooljaar ter beschikking.

(…)

4.3. Keuze levensbeschouwelijke vakken

- Bij de inschrijving van hun leerplichtig kind in het officieel lager onderwijs bepalen de ouders, bij ondertekende verklaring, of hun kind een cursus in één der erkende godsdiensten of een cursus niet-confessionele zedenleer volgt. Ouders die op basis van hun religieuze of morele overtuiging bezwaren hebben tegen het volgen van één van de cursussen godsdienst of niet-confessionele zedenleer kunnen kiezen voor een vrijstelling (omzendbrief (GD/2002/05) 'Onderwijsinspectie over de erkende godsdiensten en de niet-confessionele zedenleer').

- De keuzeformulieren levensbeschouwelijke vakken worden volgens stamnummer geklasseerd of alfabetisch per leerlingengroep.

4.4. (Gewezen) anderstalige nieuwkomers

- Verklaringen en attesten voor onthaalonderwijs '(gewezen) anderstalige nieuwkomers': bij het inschrijven van leerlingen die aan de voorwaarden voldoen, worden de nodige documenten verzameld (zie omzendbrief (BaO/2006/03)'Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers').

4.5. Telling van leerlingen aan coëfficiënt 1,5

4.5.1. Algemeen

- Op leerlingen in het gewoon basisonderwijs waarvoor bewijs wordt geleverd dat zij voldoen aan onderstaande voorwaarden, wordt voor de bepaling van de personeelsformatie de coëfficiënt 1,5 toegepast (zie decreet basisonderwijs (25-02-1997) artikel 140 §1). De bewijsstukken zijn van bij de start van de inschrijving ter beschikking in de school. Het gaat om kinderen

* die verblijven in een erkend Centrum voor kinderzorg en gezinsondersteuning.

* die verblijven in tehuizen voor kinderen van wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben.

* die geplaatst zijn door de jeugdrechter of door de comités voor bijzondere jeugdzorg.

* die thuisloos zijn d.w.z. tijdelijk of permanent buiten het eigen gezinsverband opgenomen zijn door een gezin of persoon, een voorziening of een sociale dienst, bedoeld in het decreet van 7 maart 2008 inzake bijzondere jeugdbijstand, met uitzondering van de internaten die gefinancierd of gesubsidieerd worden door het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming of een niet-begeleide minderjarige vreemdeling als vermeld in artikel 479 van de Programmawet I van 24 december 2002 zijn

* van wie de ouders behoren tot de trekkende bevolking

4.5.2. Documenten

- Eén van de volgende documenten moet in het bezit zijn van de school om een leerling te kunnen laten meetellen aan coëfficiënt 1,5:

Opmerking: door de uitrol van integrale jeugdhulp, zijn er wijzigingen binnen de jeugdzorg (betrokken instanties en mogelijke bewijslast in het kader van tellen aan coëfficiënt 1,5 en meetellen als ‘thuisloze’ leerling). Hierdoor kunnen diverse documenten voorgelegd worden.

4.5.2.1- Die verblijven in een erkend Centrum voor Kinderzorg en Gezinsondersteuning:

* het verblijf op zich is hier voldoende als bewijs.

4.5.2.2- Die verblijven in tehuizen voor kinderen van wie de oud ers geen vaste verblijfplaats hebben:

* het verblijf op zich is hier voldoende als bewijs.

4.5.2.3- Die geplaatst zijn door de jeugdrechter of door een comité voor bijzondere jeugdzorg:

* een kopie van de beslissing van de jeugdrechtbank.

* een kopie van de beslissing van het comité voor bijzondere jeugdzorg.

* een verklaring van de betrokken instelling waaruit blijkt dat het om een plaatsing gaat in het kader van de bijzondere jeugdzorg of de jeugdbescherming door de jeugdrechter of het comité voor bijzondere jeugdzorg. Het is niet noodzakelijk dat gespecificeerd wordt om welk van beide instanties het gaat.

Uit de documenten moet blijken dat de teldag valt binnen de periode van de plaatsing.

4.5.2.4.- Tijdelijk of permanent buiten het eigen gezinsverband opgenomen zijn door een gezin of persoon, een voorziening of een sociale dienst, bedoeld in het decreet van 7 maart 2008 inzake bijzondere jeugdbijstand, met uitzondering van de internaten die gefinancierd of gesubsidieerd worden door het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming of een niet-begeleide minderjarige vreemdeling als vermeld in artikel 479 van de Programmawet I van 24 december 2002 zijn :

* een verklaring van de persoon, de voorziening of de sociale dienst die de leerling tijdelijk of permanent buiten het eigen gezinsverband opneemt.

Uit de documenten moet blijken dat de teldag valt binnen de periode waarin de leerling tijdelijk of permanent buiten het eigen gezinsverband is opgenomen.

* een actueel attest afgeleverd door een van de school onafhankelijke instantie waaruit blijkt dat de leerling een niet-begeleide minderjarige vreemdeling is.

4.5.2.5- Trekkende bevolking binnenschipper:

* attest van gezinssamenstelling waaruit blijkt dat beide ouders binnenschipper zijn.

* kopie van het aanvraagformulier tot vermindering van het kostgeld voor kinderen van wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben.

* een actueel attest afgeleverd door een van de school onafhankelijke instantie w aaruit blijkt dat beide ouders tot de beroepsgroep behoren van de binnenschippers (dit kan een beroepsvereniging zijn, de werkgever, boekhoudkantoor, sociaal secretariaat, de FOD Economie, ondernemingsloket,…).

4.5.2.6- Trekkende bevolking kermis- en circ usexploitanten en -artiesten:

* attest van gezinssamenstelling waaruit blijkt dat beide ouders kermis- of circusexploitant of –artiest zijn.

* kopie van het aanvraagformulier tot vermindering van het kostgeld voor kinderen van wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben.

* kopie uit het handelsregister, waaruit blijkt dat beide ouders kermis- of circusexploitant of –artiest zijn.

* lidmaatschapskaart van de ouders van foorreiziger of kermisexploitant.

* een actueel attest afgeleverd door een van de schoo l onafhankelijke instantie waaruit blijkt dat beide ouders tot de beroepsgroep behoren van de kermis- en circusexploitanten en -artiesten (dit kan een beroepsvereniging zijn, de werkgever, boekhoudkantoor, sociaal secretariaat, de FOD Economie, onderneming sloket,…).

4.5.2.7- Trekkende bevolking Rom, Manoesj, Voyageurs en andere personen met een nomadische cultuur:

* een verklaring van de burgemeester dat het vermelde adres een terrein is dat specifiek bedoeld is voor trekkende bevolking met een nomadische cultuur (o.a. Rom, Voyageurs, Manoesj ).

* een formulier dat ingevuld is door een vzw die door de Vlaamse Gemeenschap erkend is of door een specifieke dienst of cel van een stad of gemeente, waaruit blijkt dat de ouders tot de Roma of andere trekkende bevolking met een nomadische cultuur behoren (o.a. Rom, Voyageurs, Manoesj) (zie bijlage 4).

4.5.2.8- Trekkende bevolking Roma:

* een document, opgesteld door een officiële instantie van het land van herkomst, waaruit blijkt dat de persoon Roma is. Bij documenten die opgesteld zijn in een andere taal dan het Nederlands, Frans, Engels of Duits, kan een Nederlandse vertaling gevraagd worden, opgesteld door een Belgische beëdigde vertaler.

* gedurende de periode dat de asielprocedure loopt, een document dat bij de asielaanvraag gevoegd is, waarin verklaard wordt dat de aanvrager Roma is.

* een verklaring van een asielcentrum dat de persoon bekend staat als Roma.

* een formulier dat ingevuld is door een vzw die door de Vlaamse Gemeenschap erkend is of door een specifieke dienst of cel van een stad of gemeente, waaruit blijkt dat de ouders tot de Roma of andere trekkende bevolking met een nomadische cultuur behoren (zie bijlage 4).

4.6. Opvraging van de leerlingenkenmerken in het kader van financiering en subsidiëring

- Sinds schooljaar 2008-2009 wordt voor de berekening van de werkingsmiddelen in het gewoon basisonderwijs rekening gehouden met de leerlingenkenmerken. Deze kenmerken zijn

* de taal

* het opleidingsniveau van de moeder

* het ontvangen van een schooltoelage

* het wonen in een bepaalde buurt

* de ouders behoren tot de trekkende bevolking

* de leerling is thuisloos

- Sinds schooljaar 2012-2013 wordt voor de bepaling van de personeelsformatie in het gewoon basisonderwijs ook rekening gehouden met enkele leerlingenkenmerken. Deze kenmerken zijn

* het opleidingsniveau van de moeder

* het ontvangen van een schooltoelage

* de thuistaal van de leerling

- De kenmerken in verband met de schooltoelage en de buurt waar de leerling woont, worden gehaald uit administratieve databanken.

- De kenmerken ‘Thuisloos’ en ‘Trekkende bevolking’ worden aangetoond door middel van een bewijsstuk.

- Een leerling wordt beschouwd als thuisloos (zie ook punt 4.5.2.4.) indien deze leerling tijdelijk of permanent buiten het eigen gezinsverband is opgenomen door een gezin of persoon, een voorziening of een sociale dienst, in het kader van Bijzondere Jeugdbijstand, met uitzondering van de internaten gefinancierd of gesubsidieerd door het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming of een niet-begeleide minderjarige vreemdeling als vermeld in artikel 479 van de Programmawet I van 24 december 2002 is.

Voor deze thuislozen is een verklaring nodig van de voorziening, persoon of sociale dienst waar (…) de leerling tijdelijk of permanent buiten het eigen gezinsverband opgenomen is of een actueel attest afgeleverd door een van de school onafhankelijke instantie waaruit blijkt dat de leerling een niet-begeleide minderjarige vreemdeling is.

Let op: een leerling geplaatst door de jeugdrechter of door een Comité voor Bijzondere Jeugdzorg in een internaat gefinancierd of gesubsidieerd door het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming komt in aanmerking als leerling met coëfficiënt 1,5 voor de berekening van de omkadering, maar heeft niet het leerlingenkenmerk thuisloos omwille van tijdelijk of permanent buiten het eigen gezinsverband opgenomen zijn.

Uit de documenten moet blijken dat de teldag valt binnen de periode waarin de leerling tijdelijk of permanent buiten het eigen gezinsverband is opgenomen.

- Voor het leerlingenkenmerk ‘Trekkende bevolking’ worden dezelfde criteria en documenten gebruikt als onder punten 4.5.2.5. t.e.m. 4.5.2.8 binnenschipper, kermis- en circusexploitanten en -artiesten, Rom/Manoesj-/Voyageurs/andere personen met een nomadische cultuur en Roma. 

In de school moeten de bewijstukken aanwezig zijn die aantonen dat de leerling op de teldag nog steeds behoort tot de trekkende bevolking.

- De leerlingenkenmerken in verband met ‘Taal’ (moeder, vader, broers/zussen, vrienden) en ‘Opleidingsniveau van de moeder’ worden aangetoond via een verklaring op eer die wordt opgevraagd aan alle ouders van de leerlingen van het gewoon onderwijs. Deze leerlingenkenmerken worden door de school uitgewisseld via DISCIMUS. Ingevulde verklaringen op eer blijven geldig; u moet de ouders dus niet opnieuw bevragen.

- Voor nieuw instappende kleuters, leerlingen die uit het buitenland komen of van een Franstalige school, moet u een verklaring op eer laten invullen wanneer zij zich inschrijven. De kenmerken van deze leerlingen zijn immers nog niet in onze databank geregistreerd.

- Bij een ‘gewone’ schoolverandering van een door de Vlaamse gemeenschap erkende/gefinancierde/gesubsidieerde school naar een andere, moeten de ouders geen nieuwe verklaring op eer indienen. U registreert de leerling in uw schooladministratiepakket en wisselt de gegevens van de leerling via DISCIMUS uit met AGODI. Via DISCIMUS zullen scholen onmiddellijk na de inschrijving kunnen raadplegen of AGODI voor een bepaalde leerling over leerlingenkenmerken beschikt en welke de meest recente leerlingenkenmerken zijn. Zo weten scholen onmiddellijk of het nodig is om de ouder(s) toch een verklaring op eer te laten invullen.  

- Opmerking: in het kader van het inschrijvingsrecht zijn in scholen die werken met dubbele contingentering, slechts twee leerlingenkenmerken van belang voor het al dan niet indicatorleerling zijn. Deze gegevens dienen bij nieuwe inschrijvingen steeds opgevraagd worden. Voor meer informatie, zie omzendbrief ‘Inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het basisonderwijs’ (BaO/2012/01) – punt 6.3.4.2. Indicatoren. 

- Wanneer de leerlingenkenmerken gewijzigd zijn, dan kan u deze gewijzigde kenmerken gewoon uitwisselen via DISCIMUS.

- Het enquêteformulier en de bijhorende brief aan de ouders in het Nederlands, vindt u terug in bijlage 5.

- Voor de vertalingen van dit formulier en bijhorende brief aan de ouders:

in het Frans, zie bijlage 6

in het Duits, zie bijlage 7

in het Engels, zie bijlage 8

in het Spaans, zie bijlage 9

in het Italiaans, zie bijlage 10

in het Portugees, zie bijlage 11

in het Turks, zie bijlage 12

in het Arabisch, zie bijlage 13

- Let op: vergeet niet om steeds de begeleidende brief bij deze verklaring op eer mee te geven met de ouders.

- FAQ's in verband met deze bevraging van de leerlingenkenmerken en het nieuwe financieringssysteem kan u hier terugvinden (…).

- De enquêteformulieren over de kenmerken "Taal" en "Opleidingsniveau moeder" worden geklasseerd per stamnummer.

5. (…) Dubbel ingeschreven leerlingen en schoolveranderingen

(…)

- Wanneer een leerling in meerdere scholen ingeschreven is of van school verandert, wordt een school daarvan op de hoogte gebracht via de schoolsoftware.

Voor meer informatie, zie de omzendbrief ‘Schoolveranderen in het basisonderwijs’ (BaO/1997/12) .

(…)

6. Verificatie van de gegevens

6.1. Algemeen

- Alle vereiste inschrijvingsdocumenten worden op het administratieve adres van de school centraal bijgehouden en geklasseerd volgens stamnummer. Keuzeformulieren levensbeschouwing mogen ook alfabetisch per leerlingengroep worden geklasseerd.

- De aanwezigheidsregisters en inschrijvingsregisters blijven minstens 5 jaar bewaard (…) en de registers van het lopende schooljaar kunnen op elk moment ter beschikking gesteld worden voor verificatie. Voor meer informatie over het bewaren van documenten kan u terecht in de omzendbrief(BaO/2005/03) ‘Bewaartermijnen van leerlinggebonden documenten’

- De attesten voor het wettigen van afwezigheden en de eventuele begeleidingsdossiers blijven (…) tot het einde van het schooljaar, en het daaropvolgende schooljaar, ter inzage bewaard. De attesten worden alfabetisch en chronologisch geklasseerd per leerlingen- of klasgroep.

- Ook in geval van afwezigheid van directie of administratieve kracht moeten alle documenten (overzichtslijstverificatie (…), aanwezigheidsregisters, inschrijvingsregisters en inschrijvingsdocumenten) kunnen worden voorgelegd.

- Het is niet langer nodig om pedagogische studiedagen, facultatieve verlofdagen of voorziene afwezigheid van de directie te melden aan het Agentschap voor Onderwijsdiensten of de verificateur (afwijkingen op de organisatie van het schooljaar dienen uiteraard wel aangevraagd bij AGODI).

- De verificateur kondigt in principe het verificatiebezoek vooraf aan. Dit betekent niet dat er geen onaangekondigde controles kunnen worden uitgevoerd.

- De contactgegevens van de verificateurs kan u vinden op de website van AGODI

6.2. Onthaalonderwijs voor (gewezen) anderstalige nieuwkomers

- Zie omzendbrief (BaO/2006/03) 'Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers'. Indien de school aanvullend lestijden wenst te organiseren in onthaalonderwijs voor de anderstalige nieuwkomers die uiterlijk op 31 december van het lopende schooljaar 5 jaar zijn of ouder, wordt het document "Aanvraag van aanvullende lestijden in onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers - per school geteld" of "Aanvraag van aanvullende lestijden in onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers - per scholengemeenschap geteld", opgemaakt.

De ondertekende formulieren "Aanvraag van aanvullende lestijden in onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers" worden onmiddellijk gemaild naar scholen.basisonderwijs.agodi@vlaanderen.be.

Per school wordt eveneens een lijst opgemaakt met de anderstalige nieuwkomers van dat schooljaar tot en met de datum van de (her)telling. Per leerling wordt de naam en voornaam, geboortedatum, begindatum verblijf in België, begindatum van inschrijving, datum van uitschrijving, schoolnummer en stamnummer vermeld. Ook wordt aangegeven welke leerlingen bij een vorige telling anderstalige nieuwkomers in aanmerking werden genomen.

Indien de school aanvullende lestijden voor gewezen anderstalige nieuwkomers wenst te organiseren, worden tevens de documenten "Aanvraag van aanvullende lestijden in onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers" opgemaakt en een leerlingenlijst met de gewezen anderstalige nieuwkomers op de teldag.

Voor het bekomen van aanvullende lestijden voor het vervolgjaar voor gewezen anderstalige nieuwkomers mailt u het ondertekende formulier “Aanvraag van aanvullende lestijden in onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers - per school geteld” of “Aanvraag van aanvullende lestijden in onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers - per scholengemeenschap geteld” ten laatste op 15 oktober naar scholen.basisonderwijs.agodi@vlaanderen.be.

De leerlingenlijsten en “verklaringen over anderstalige nieuwkomer” zijn ter inzage voor verificatie in de school vanaf elke teldag. 

Wissel de anderstalige nieuwkomers of gewezen anderstalige nieuwkomers ook uit via DISCIMUS. Voor meer informatie zie de omzendbrief (NO/2012/01)‘DISCIMUS – Een toekomstgerichte manier om leerlingengegevens uit te wisselen’.

6.3. Bewijsstukken later ingeschreven leerlingen, bij verificatiebezoek vóór de eerste schooldag van februari

Voor scholen die al geverifieerd werden vóór de eerste schooldag van februari moest er tot schooljaar 2014-2015 een 'Teldocument wijziging schoolbevolking' opgemaakt worden per vestigingsplaats.
Vanaf schooljaar 2015-2016 dient dit document ‘Teldocument wijziging schoolbevolking’ en de bijhorende overzichtslijst niet meer aan de verificateur bezorgd te worden. De nodige gegevens worden namelijk reeds uitgewisseld via DISCIMUS. De verificateur zal zich op de via DISCIMUS uitgewisselde gegevens baseren om het leerlingenaantal op de eerste schooldag van februari te bepalen.


Voor de leerlingen die nog ingeschreven werden na de datum van verificatie tot en met de eerste schooldag van februari dient nog een kopie van volgende documenten per mail te worden bezorgd aan uw verificateur (indien zij van toepassing zijn voor de leerlingen die werden aangevuld):

(…)

* keuzeformulier levensbeschouwelijke vakken

* bewijs voor leerlingen die tellen aan coëfficiënt 1,5 voor omkadering

* (kennisname) adviezen CLB en klassenraad en/of negatieve beslissing i.v.m. toelating tot het lager onderwijs van de klassenraad lager onderwijs.

Vermeld bij het bezorgen van de documenten steeds het instellingsnummer van de school en het stamnummer van de leerling (indien van toepassing).

7. Bijlagen

Bijlage 1 - Stamboekregister voor het gewoon basisonderwijs

https://data-onderwijs.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=2716 (doc. nr. 2716)

Bijlage 2 - Overzichtslijst verificatie

https://data-onderwijs.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=2717 (doc. nr. 2717)

Bijlage 3 - Aanwezigheidsregister

https://data-onderwijs.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=2718 (doc. nr. 2718)

Bijlage 4 - Melding van leerlingen in het basisonderwijs van wie de ouders tot de trekkende bevolking behoren

https://data-onderwijs.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=2719 (doc. nr. 2719)

Bijlage 5 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders

https://data-onderwijs.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3243 (doc. nr. 3243)

Bijlage 6 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Frans)

https://data-onderwijs.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3244 (doc. nr. 3244)

Bijlage 7 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Duits)

https://data-onderwijs.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3245 (doc. nr. 3245)

Bijlage 8 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Engels)

https://data-onderwijs.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3246 (doc. nr. 3246)

Bijlage 9 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Spaans)

https://data-onderwijs.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3247 (doc. nr. 3247)

Bijlage 10 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Italiaans)

https://data-onderwijs.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3248 (doc. nr. 3248)

Bijlage 11 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Portugees)

https://data-onderwijs.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3249 (doc. nr. 3249)

Bijlage 12 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Turks)

https://data-onderwijs.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3250 (doc. nr. 3250)

Bijlage 13 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Arabisch)

https://data-onderwijs.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3251 (doc. nr. 3251)