Controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs

  • referentie
    BaO/2006/04
  • publicatiedatum
    09/10/2006
  • datum laatste wijziging
    30/08/2022
  • wettelijke basis
    Het decreet basisonderwijs van 25 februari 1997: artikel 20, artikel 22
  • wettelijke basis
    Besluit van de Vlaamse regering van 12 november 1997 betreffende de controle op de inschrijvingen van leerlingen in het basisonderwijs, zoals laatst gewijzigd.
  • contact
    Je verificateur
  • contactpersoon
    Maureen Mestdag, 02 553 99 06

1. Inschrijvingsregister

1.1. Algemeen

- Het is belangrijk om de bepalingen in de omzendbrief (BaO/2012/01) ‘Inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het basisonderwijs (…)' en de omzendbrief (BaO/2012/03) ‘Inschrijvingsregister basisonderwijs’ te raadplegen voor de juiste toepassing van het inschrijvingsrecht (verplicht gebruik inschrijvingsregister,…).

1.2. Aandachtspunt

- Informatie over ouderlijk gezag, bv. bij betwisting van de inschrijving door een van de ouders, kan je terugvinden in de omzendbrief NO/2005/01 (13AC) 'Ouderlijk gezag in onderwijsaangelegenheden'.

2. Leerlingendatabank - stamboekregister

2.1. Algemeen

- Elke school (= één instellingsnummer) houdt een elektronische leerlingendatabank met bijhorend stamboek bij. 

- Indien nodig, moet elke school op vraag van de verificatie een volledig en correct stamboek kunnen voorleggen met alle ingeschreven leerlingen toestand 1 februari vorig schooljaar, aangevuld met alle in- en uitschrijvingen vanaf die datum (model bijlage 1).

- Alle kleuters en leerlingen krijgen in de leerlingendatabank slechts één stamnummer, leerlingen die herinschrijven krijgen hun oude stamnummer. Het stamnummer is uniek en mag geen twee keer worden gebruikt voor verschillende leerlingen.

- De datum waarop de school de betrokken leerling in de school verwacht, wordt ingevuld als begindatum van inschrijving.

Meestal valt de begindatum op 1 september. Indien de leerling vanaf de eerste schooldag van het schooljaar verwacht wordt, vul je 1 september in als begindatum inschrijving, ook al is 1 september niet de eerste schooldag. Ook voor instappende kleuters kan je 1 september als de begindatum van inschrijving registreren, ook al valt de eigenlijke instapdag in sommige schooljaren op 2 of 3 september.

- Kinderen tussen 2,5 en 3 jaar die al in een door de Vlaamse Gemeenschap erkende/gefinancierde/gesubsidieerde school zijn ingestapt kunnen van school veranderen, zonder de volgende instapdatum te moeten afwachten. Deze kleuters hebben immers al een instapdatum afgewacht vooraleer in de eerste school in te stappen.

- Scholen die fusioneren of programmeren en een nieuw instellingsnummer krijgen, starten met een nieuwe leerlingendatabank en een nieuw stamboek.

Blijft een van de bestaande nummers behouden, dan wordt de databank en het stamboek van de school die het schoolnummer behoudt, geactualiseerd op de eerste schooldag van het nieuwe schooljaar. De leerlingen die daar voor het eerst worden ingeschreven en de overgenomen leerlingen krijgen een nieuw stamnummer.

Wanneer er structuurwijzigingen zijn zonder dat het instellingsnummer wijzigt, blijven de leerlingendatabank en het stamboekregister behouden en vul je ze verder aan.

- Op elke teldag (eerste schooldag van oktober en/of februari) en bij elke herberekening kleuteronderwijs, wordt het totale aantal leerlingen samengeteld in een overzichtslijst per leerlingengroep. Deze overzichtslijst verificatie moet minstens alle gegevens bevatten van het model in bijlage (Bijlage 2). De school moet op vraag van de verificateur dit overzicht kunnen afdrukken.

- Voor richtlijnen over het registreren van leerlingengegevens, verwijzen we ook naar de omzendbrief ‘DISCIMUS – Uitwisseling van leerlingengegevens(NO/2012/01).

2.2. Invullen van de verschillende kolommen

- Stamnummer van de leerling: een numeriek veld van 7 cijfers waarvan de eerste twee het schooljaar weergeven waarin de leerling verwacht wordt en de volgende vijf het volgnummer van de inschrijving. Het stamnummer blijft behouden als de leerling of kleuter na uitschrijving opnieuw in de school wordt ingeschreven. Je vermeldt de nieuwe begindatum van inschrijving en vult de schooljaren verder aan.

- Naam, voornaam, geboorteplaats en -datum, M/V (mannelijk, vrouwelijk).

- Financierbaarheidscode: vermelding bij de leerlingen waar voor omkadering de financierbaarheidscoëfficiënt 1,5 wordt toegepast (1,5).

- VP: het nummer van de vestigingsplaats.

- Begindatum van inschrijving en datum van uitschrijving: formaat = DD-MM-JJ, vb: 23-09-14.

- Schooljaar: in de kolom met het overeenstemmende schooljaar wordt de afkorting vermeld van de leerlingengroep (bv Kleuter: K1a, K2b, K3 ; Lager: L1a, L1b, L2,...)

- Wijzigingen binnen dezelfde school: bij wijzigingen in de loop van het schooljaar (bv van L3 naar L2, of van vpl1 naar vpl2) noteer je de juiste ingangsdatum van de wijziging in de kolom begindatum inschrijving.

De nieuwe leerlingengroep vermeld je in de kolom met het overeenstemmende 'schooljaar' en het nummer van de nieuwe vestigingsplaats in de kolom VP. Deze wijzigingen worden vermeld op een nieuwe lijn. De vorige toestand blijft vermeld in het stamboek. Je noteert geen datum van uitschrijving uit de school.

- Reden in of uitschr/schoolverandering: Je vult deze rubriek in wanneer er een schoolverandering is naar of van een andere basisschool. Voor andere uitschrijvingen kan je hier de reden vermelden.

3. Aanwezigheidsregisters

3.1. Algemeen

- Scholen en centra wisselen via DISCIMUS afwezigheidsgegevens van hun leerlingen uit. Voor meer informatie over de elektronische uitwisseling van afwezigheidsgegevens van leerlingen, zie ook punt 3 in de omzendbrief ‘DISCIMUS – Uitwisseling van leerlingengegevens’(NO/2012/01). Elektronische registers (per klas- of per leerlingengroep) moeten op scherm raadpleegbaar zijn en op vraag van de verificateur afgedrukt worden.

- Het aanwezigheidsregister moet minstens alle gegevens bevatten zoals het model in bijlage (Bijlage 3).

- Je vermeldt kleuters jonger dan 3 jaar in het aanwezigheidsregister vanaf de instapdatum waarvoor ze ingeschreven zijn, ook indien zij nog niet naar school komen.

3.2. Opmaak van het aanwezigheidsregister

- Alle leerlingen of kleuters worden bij de aanvang van het schooljaar in alfabetische volgorde opgenomen in het aanwezigheidsregister. Deze volgorde kan achteraf niet meer wijzigen.

- Leerlingen of kleuters die achteraf bijkomen, voeg je chronologisch toe. De reden kan je bij de 'opmerkingen' vermelden (bv komt van L2b, komt van school..., eerste inschrijving,...).

- Indien verschillende administratieve groepen als één leerlingengroep in eenzelfde aanwezigheidsregister opgenomen worden, moet je een duidelijk onderscheid maken tussen de administratieve groepen. Er zijn verschillende mogelijkheden.

De verschillende administratieve groepen kan je afzonderlijk alfabetisch ordenen en onmiddellijk onder elkaar noteren (bv. eerst alle leerlingen van L1, vervolgens alle leerlingen van L2, telkens alfabetisch).

Je kan alle leerlingen van een bepaalde leerlingengroep in één geheel (gemengd) alfabetisch ordenen. (…) Vermeld de administratieve groep waar de leerling deel van uitmaakt naast de naam van de leerling. Op die manier is het onderscheid tussen de verschillende administratieve groepen duidelijk.

Je kan vanzelfsprekend ook aparte aanwezigheidsregisters hanteren volgens de klassieke werkwijze.

- Bij verandering van klas of verlaten van de school wordt naast de naam van de leerling een doorlopende lijn getrokken of wordt de lijn opgevuld met een grijswaarde tot het einde van het schooljaar met vermelding van de reden bij de rubriek 'opmerkingen'. Wanneer een uitgeschreven leerling in de loop van het schooljaar opnieuw inschrijft, noteer je deze leerling onderaan in het register.

- Doorstreep op gewone klasvrije dagen de kolommen. Extra-muros-activiteiten worden als gewone aanwezigheid genoteerd. Een halve dag schorsing van de lessen op de laatste schooldag voor de zomervakantie en de eventuele dag schorsing van de lessen na verkiezingen in scholen met verkiezingsbureaus, kunnen de afwezigheidscode ‘°’ krijgen. Facultatieve verlofdagen krijgen de code ‘+’. Pedagogische studiedagen krijgen de code ‘*’. Deze codes gebruik je voor de leerplichtige leerlingen. Voor niet-leerplichtige kleuters wordt de afwezigheidscode A gebruikt.

3.3. Invullen van de verschillende kolommen

- Stamnummer: zie stamboekregister.

- Naam, volledige voornaam

- Code voor keuze levensbeschouwelijk vak van toepassing in alle scholen waar de keuzemogelijkheid bestaat (kolom Godsdienst/Zedenleer/Andere):

NCZ = Niet-confessionele zedenleer

KGD = Katholieke godsdienst

PGD = Protestants-evangelische godsdienst

ISR = Israëlitische godsdienst

ISL = Islamitische godsdienst

ORT = Orthodoxe godsdienst

ANG = Anglicaanse godsdienst

CBS = Cultuurbeschouwing

VRG = Vrijgesteld

- Schoolbezoek per halve dag:

Je vult hier de passende afwezigheidscode in. Alle afwezigheidscodes en de toepassing ervan kan je terugvinden in de omzendbrief (BaO/2002/11) 'Afwezigheden in het basisonderwijs'.

(…)

Je moet enkel afwezigheden aanduiden in het register. Je moet geen verticale streepjes meer plaatsen ter aanduiding van aanwezigheden.

De afwezige leerplichtige leerlingen waarvoor de reden van afwezigheid nog niet gekend is, duid je voorlopig aan met een horizontaal streepje en vul je achteraf aan met een passend teken van zodra je de juiste reden van de afwezigheid kent.

Voor leerlingen die laattijdig op school aankomen is het aan de school om te oordelen of hier een aanwezigheid dan wel een afwezigheid genoteerd wordt.

Begeleidingsdossiers van 5-jarige leerplichtige leerlingen in het kleuteronderwijs moeten ter inzage zijn voor de verificateurs.

Alle verantwoordingsdocumenten voor de afwezigheden van voltijds leerplichtige leerlingen (leerlingen in het lager onderwijs of 6-jarige leerlingen in het kleuteronderwijs) behalve het begeleidingsdossier klasseer je per klas en chronologisch per leerling.

Alle wettigingen, alsook het begeleidingsdossier moeten op de school ter inzage zijn voor de verificateurs.

(…)

4. Inschrijvingsdocumenten

4.1. Identificatie

- Het is van belang om de juiste schrijfwijze van de naam van een leerling te kennen, samen met de correcte geboortedatum. Baseer je hiervoor bij voorkeur op een officieel bewijsstuk waaruit ook het rijksregisternummer blijkt.

- Naast het rijksregisternummer wordt soms ook gebruik gemaakt van het BIS-nummer. Dit nummer wordt beheerd door de Kruispuntbank voor Sociale Zekerheid en kan worden toegekend aan personen die niet beschikken over een rijksregisternummer, bijvoorbeeld leerlingen die niet gedomicilieerd zijn in België. Het is, net als het rijksregisternummer, een uniek nummer voor de betrokken persoon. Een BIS-nummer is te onderscheiden van een Rijksregisternummer doordat de geboortemaand is vermeerderd met 20 of 40.

- Het ontbreken van een bewijsstuk, ook bij een vermoeden van illegaal verblijf, mag geen reden zijn om een inschrijving te weigeren. Het is ook geen reden waarom de inschrijving niet rechtsgeldig zou zijn. Wel dient de schooldirectie maximale inspanningen te leveren om fictieve inschrijvingen te vermijden.

4.2. Overgang tussen de niveaus en afwijkingen

- Een leerling moet aan de toelatingsvoorwaarden voldoen voor het onderwijsniveau waarin hij/zij zich wil inschrijven.

Informatie i.v.m. deze voorwaarden (en ook afwijkingen en de nodige adviezen of beslissingen) kan je terugvinden in de omzendbrief 'Toelatingsvoorwaarden leerlingen in het gewoon basisonderwijs'(BaO/2001/10).

(…)

4.3. Keuze levensbeschouwelijke vakken

- Bij de inschrijving van hun leerplichtig kind in het officieel lager onderwijs bepalen de ouders, bij ondertekende verklaring, of hun kind een cursus in één van de erkende godsdiensten of een cursus niet-confessionele zedenleer volgt. Ouders die op basis van hun religieuze of morele overtuiging bezwaren hebben tegen het volgen van één van de cursussen godsdienst of niet-confessionele zedenleer kunnen kiezen voor een vrijstelling (omzendbrief 'Onderwijsinspectie over de erkende godsdiensten en de niet-confessionele zedenleer' (GD/2002/05)).

- De (…) formulieren ‘Keuze van een levensbeschouwelijk vak of aanvraag van een vrijstelling klasseer je volgens stamnummer of alfabetisch per leerlingengroep.

4.4. (Gewezen) anderstalige nieuwkomers

- Verklaringen en attesten voor onthaalonderwijs '(gewezen) anderstalige nieuwkomers': bij het inschrijven van leerlingen die aan de voorwaarden voldoen, verzamel je de nodige documenten (zie omzendbrief 'Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers'(BaO/2006/03)).

4.5. Telling van leerlingen aan coëfficiënt 1,5

4.5.1. Algemeen

- Op leerlingen in het gewoon basisonderwijs waarvoor bewijs wordt geleverd dat zij voldoen aan onderstaande voorwaarden, wordt voor de bepaling van de personeelsformatie de coëfficiënt 1,5 toegepast (zie decreet basisonderwijs (25-02-1997) artikel 140 §1). De bewijsstukken zijn van bij de start van de inschrijving ter beschikking in de school. Het gaat om kinderen

* die verblijven in een erkend centrum voor kinderzorg en gezinsondersteuning.

* die verblijven in tehuizen voor kinderen van wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben.

(…)

* die thuisloos zijn d.w.z. tijdelijk of permanent buiten het eigen gezinsverband opgenomen zijn door een gezin of persoon, een voorziening of een sociale dienst, bedoeld in het decreet van 7 maart 2008 inzake bijzondere jeugdbijstand, met uitzondering van de internaten die gefinancierd of gesubsidieerd worden door het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming of een niet-begeleide minderjarige vreemdeling als vermeld in artikel 479 van de Programmawet I van 24 december 2002 zijn

* van wie de ouders behoren tot de trekkende bevolking

4.5.2. Documenten

- Eén van de volgende documenten moet in het bezit zijn van de school om een leerling te kunnen laten meetellen aan coëfficiënt 1,5:

Opmerking: door de uitrol van integrale jeugdhulp, zijn er wijzigingen binnen de jeugdzorg (betrokken instanties en mogelijke bewijslast in het kader van tellen aan coëfficiënt 1,5 en meetellen als ‘thuisloze’ leerling). Hierdoor kunnen diverse documenten voorgelegd worden.

4.5.2.1- Die verblijven in een erkend centrum voor kinderzorg en gezinsondersteuning:

* het verblijf op zich is hier voldoende als bewijs.

4.5.2.2- Die verblijven in tehuizen voor kinderen van wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben:

* het verblijf op zich is hier voldoende als bewijs.

(…)

4.5.2.3- Tijdelijk of permanent buiten het eigen gezinsverband opgenomen zijn door een gezin of persoon, een voorziening of een sociale dienst, bedoeld in het decreet van 7 maart 2008 inzake bijzondere jeugdbijstand, met uitzondering van de internaten die gefinancierd of gesubsidieerd worden door het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming of een niet-begeleide minderjarige vreemdeling als vermeld in artikel 479 van de Programmawet I van 24 december 2002 zijn:

* een verklaring van de persoon, de voorziening of de sociale dienst die de leerling tijdelijk of permanent buiten het eigen gezinsverband opneemt.

Uit de documenten moet blijken dat de teldag valt binnen de periode waarin de leerling tijdelijk of permanent buiten het eigen gezinsverband is opgenomen.

* een actueel attest afgeleverd door een van de school onafhankelijke instantie waaruit blijkt dat de leerling een niet-begeleide minderjarige vreemdeling is.

4.5.2.4- Trekkende bevolking binnenschipper:

(…)

* kopie van het aanvraagformulier tot vermindering van het kostgeld voor kinderen van wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben.

* een actueel attest afgeleverd door een van de school onafhankelijke instantie waaruit blijkt dat beide ouders tot de beroepsgroep behoren van de binnenschippers (dit kan een beroepsvereniging zijn, de werkgever, boekhoudkantoor, sociaal secretariaat, de FOD Economie, ondernemingsloket,…).

4.5.2.5- Trekkende bevolking kermis- en circusexploitanten en -artiesten:

(…)

* kopie van het aanvraagformulier tot vermindering van het kostgeld voor kinderen van wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben.

* kopie uit het handelsregister, waaruit blijkt dat beide ouders kermis- of circusexploitant of –artiest zijn.

* lidmaatschapskaart van de ouders van foorreiziger of kermisexploitant.

* een actueel attest afgeleverd door een van de school onafhankelijke instantie waaruit blijkt dat beide ouders tot de beroepsgroep behoren van de kermis- en circusexploitanten en -artiesten (dit kan een beroepsvereniging zijn, de werkgever, boekhoudkantoor, sociaal secretariaat, de FOD Economie, ondernemingsloket,…).

4.5.2.6- Trekkende bevolking Rom, Manoesj, Voyageurs en andere personen met een nomadische cultuur:

* een verklaring van de burgemeester dat het vermelde adres een terrein is dat specifiek bedoeld is voor trekkende bevolking met een nomadische cultuur (o.a. Rom, Voyageurs, Manoesj ).

* een formulier dat ingevuld is door een vzw die door de Vlaamse Gemeenschap erkend is of door een specifieke dienst of cel van een stad of gemeente, waaruit blijkt dat de ouders tot de Roma of andere trekkende bevolking met een nomadische cultuur behoren (o.a. Rom, Voyageurs, Manoesj) (zie bijlage 4).

Het bewijsstuk blijft geldig voor de hele schoolloopbaan van de leerling.

4.5.2.7- Trekkende bevolking Roma:

* een document, opgesteld door een officiële instantie van het land van herkomst, waaruit blijkt dat de persoon Roma is. Bij documenten die opgesteld zijn in een andere taal dan het Nederlands, Frans, Engels of Duits, kan een Nederlandse vertaling gevraagd worden, opgesteld door een Belgische beëdigde vertaler.

* gedurende de periode dat de asielprocedure loopt, een document dat bij de asielaanvraag gevoegd is, waarin verklaard wordt dat de aanvrager Roma is.

* een verklaring van een asielcentrum dat de persoon bekend staat als Roma.

* een formulier dat ingevuld is door een vzw die door de Vlaamse Gemeenschap erkend is of door een specifieke dienst of cel van een stad of gemeente, waaruit blijkt dat de ouders tot de Roma of andere trekkende bevolking met een nomadische cultuur behoren (zie bijlage 4).

Het bewijsstuk blijft geldig voor de hele schoolloopbaan van de leerling. 

4.6. Opvraging van de leerlingenkenmerken in het kader van financiering en subsidiëring

- Voor de berekening van de werkingsmiddelen wordt in het gewoon basisonderwijs rekening gehouden met de leerlingenkenmerken. Deze kenmerken zijn

* de thuistaal van de leerling

* het opleidingsniveau van de moeder

* het ontvangen van een schooltoeslag

* het wonen in een bepaalde buurt

* de ouders behoren tot de trekkende bevolking

* de leerling is thuisloos

- Voor de bepaling van de personeelsformatie in het gewoon basisonderwijs wordt ook rekening gehouden met enkele leerlingenkenmerken. Deze kenmerken zijn

* het opleidingsniveau van de moeder

* het ontvangen van een schooltoeslag

* de thuistaal van de leerling

- De kenmerken in verband met de schooltoeslag en de buurt waar de leerling woont, worden gehaald uit administratieve databanken.

- De kenmerken ‘Thuisloos’ en ‘Trekkende bevolking’ worden aangetoond door middel van een bewijsstuk.

- Zie ook punt 4.5.2.3. voor criteria en documenten voor leerlingen die voldoen aan het kenmerk ‘thuisloos’). 

(…)

- Voor het leerlingenkenmerk ‘Trekkende bevolking’ worden dezelfde criteria en documenten gebruikt als onder punten 4.5.2.4. t.e.m. 4.5.2.7 binnenschipper, kermis- en circusexploitanten en -artiesten, Rom/Manoesj/Voyageurs/andere personen met een nomadische cultuur en Roma. 

In de school moeten de bewijstukken aanwezig zijn die aantonen dat de leerling op de teldag nog steeds behoort tot de trekkende bevolking. 

- De leerlingenkenmerken in verband met Taal’ (moeder, vader, broers/zussen, vrienden) en ‘Opleidingsniveau van de moeder’ worden aangetoond via een verklaring op eer die wordt opgevraagd aan alle ouders van de leerlingen van het gewoon onderwijs.

- Deze leerlingenkenmerken worden door de school en AGODI uitgewisseld via DISCIMUS. Ingevulde verklaringen op eer blijven geldig; je moet de ouders dus niet opnieuw bevragen.

- Voor nieuw instappende kleuters, leerlingen die uit het buitenland komen of van een Franstalige school, moet je een verklaring op eer laten invullen wanneer zij zich inschrijven. De kenmerken van deze leerlingen zijn immers nog niet in de databank van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI) geregistreerd.

- Bij een ‘gewone’ schoolverandering van een door de Vlaamse gemeenschap erkende/gefinancierde/gesubsidieerde school naar een andere, moeten de ouders geen nieuwe verklaring op eer indienen. Je registreert de leerling in je schooladministratiepakket en wisselt de gegevens van de leerling via DISCIMUS uit met AGODI. Via DISCIMUS zullen scholen onmiddellijk na de inschrijving kunnen raadplegen of AGODI voor een bepaalde leerling over leerlingenkenmerken beschikt en welke de meest recente leerlingenkenmerken zijn. Zo weten scholen onmiddellijk of het nodig is om de ouder(s) toch een verklaring op eer te laten invullen.

(…)

- Wanneer de leerlingenkenmerken gewijzigd zijn, dan kan je deze gewijzigde kenmerken gewoon uitwisselen via DISCIMUS.

- Het (…)formulier en de bijhorende brief aan de ouders in het Nederlands, vind je terug in bijlage 5.

- Voor de vertalingen van dit formulier en bijhorende brief aan de ouders:

in het Frans, zie bijlage 6

in het Duits, zie bijlage 7

in het Engels, zie bijlage 8

in het Spaans, zie bijlage 9

in het Italiaans, zie bijlage 10

in het Portugees, zie bijlage 11

in het Turks, zie bijlage 12

in het Arabisch, zie bijlage 13

- Let op: vergeet niet om steeds de begeleidende brief bij deze verklaring op eer mee te geven met de ouders.

(…)

- De gegevens van het formulier over de kenmerken Taal en Opleidingsniveau moedermoeten letterlijk overgenomen worden, er mag door de school geen interpretatie gemaakt worden. De (…)formulieren klasseer je per stamnummer.

5. Dubbel ingeschreven leerlingen en schoolveranderingen

- Wanneer een leerling in meerdere scholen ingeschreven is of van school verandert, wordt een school daarvan op de hoogte gebracht via de schoolsoftware.

Voor meer informatie, zie de omzendbrief ‘Schoolveranderen in het basisonderwijs’ (BaO/1997/12).

- Een leerling die in meerdere scholen ingeschreven is, kan slechts in één school financierbaar/subsidieerbaar zijn.

6. Verificatie van de gegevens

6.1. Algemeen

- Alle vereiste inschrijvingsdocumenten houd je op het administratieve adres van de school centraal bij en klasseer je volgens stamnummer. Keuzeformulieren levensbeschouwing mag je ook alfabetisch per leerlingengroep klasseren.

- De aanwezigheidsregisters en inschrijvingsregisters blijven minstens 5 jaar bewaard en de registers van het lopende schooljaar kunnen op elk moment ter beschikking gesteld worden voor verificatie. Voor meer informatie over het bewaren van documenten kan je terecht in de omzendbrief ‘Bewaartermijnen van leerlinggebonden documenten’ (BaO/2005/03).

- De attesten voor het wettigen van afwezigheden en de eventuele begeleidingsdossiers blijven tot het einde van het schooljaar, en het daaropvolgende schooljaar, ter inzage bewaard. De attesten worden alfabetisch en chronologisch geklasseerd per leerlingen- of klasgroep.

- Ook in geval van afwezigheid van directie of administratieve medewerker moet  je alle documenten (overzichtslijstverificatie, aanwezigheidsregisters, inschrijvingsregisters en inschrijvingsdocumenten) kunnen voorleggen. Het is niet langer nodig om pedagogische studiedagen, facultatieve verlofdagen of voorziene afwezigheid van de directie te melden aan het Agentschap voor Onderwijsdiensten of de verificateur (afwijkingen op de organisatie van het schooljaar dienen uiteraard wel aangevraagd bij AGODI).

- De verificateur kondigt in principe het verificatiebezoek vooraf aan, maar ook onaangekondigde controles zijn mogelijk.

- De contactgegevens van de verificateurs  vind je hier

6.2. Onthaalonderwijs voor (gewezen) anderstalige nieuwkomers

- Zie omzendbrief 'Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers’ (BaO/2006/03) voor informatie over het indienen van de aanvraagformulieren voor aanvullende lestijden onthaalonderwijs.

De “verklaringen over anderstalige nieuwkomer” hou je  ter beschikking voor verificatie vanaf elke teldag. 

Wissel de anderstalige nieuwkomers of gewezen anderstalige nieuwkomers ook uit via DISCIMUS. Voor meer informatie zie de omzendbrief ‘DISCIMUS – Uitwisseling van leerlingengegevens’ (NO/2012/01).

Voor meer informatie over de dringende maatregelen voor het basisonderwijs naar aanleiding van de Oekraïnecrisis, zie omzendbrief (Bao/2022/01).

6.3. Bewijsstukken later ingeschreven leerlingen, bij verificatiebezoek vóór de eerste schooldag van februari

De verificateur zal zich op de via DISCIMUS uitgewisselde gegevens baseren om het leerlingenaantal op de eerste schooldag van februari te bepalen.


Voor de leerlingen die nog ingeschreven werden na de datum van verificatie tot en met de eerste schooldag van februari moet je nog een kopie van volgende documenten bezorgen aan je verificateur via Mijn Onderwijs (‘document versturen’) indien zij van toepassing zijn voor de leerlingen die werden aangevuld:

* bewijs voor leerlingen die tellen aan coëfficiënt 1,5 voor omkadering

(…)

Noteer steeds het stamnummer van de leerling op het betrokken document.

7. Bijlagen

Bijlage 1 - Stamboekregister voor het gewoon basisonderwijs

/documenten/bestanden/2716.xls (nr. 2716, xls, 36 kB)

Bijlage 2 - Overzichtslijst verificatie

/documenten/bestanden/2717.xls (nr. 2717, xls, 36 kB)

Bijlage 3 - Aanwezigheidsregister

/documenten/bestanden/2718.xls (nr. 2718, xls, 41 kB)

Bijlage 4 - Melding van leerlingen in het basisonderwijs van wie de ouders tot de trekkende bevolking behoren

/documenten/bestanden/2719.docx (nr. 2719, docx, 1 p., 1020 kB)

Bijlage 5 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders

/documenten/bestanden/3243.doc (nr. 3243, doc, 164 kB)

Bijlage 6 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Frans)

/documenten/bestanden/3244.doc (nr. 3244, doc, 155 kB)

Bijlage 7 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Duits)

/documenten/bestanden/3245.doc (nr. 3245, doc, 152 kB)

Bijlage 8 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Engels)

/documenten/bestanden/3246.doc (nr. 3246, doc, 153 kB)

Bijlage 9 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Spaans)

/documenten/bestanden/3247.doc (nr. 3247, doc, 140 kB)

Bijlage 10 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Italiaans)

/documenten/bestanden/3248.doc (nr. 3248, doc, 154 kB)

Bijlage 11 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Portugees)

/documenten/bestanden/3249.docx (nr. 3249, docx, 3 p., 96 kB)

Bijlage 12 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Turks)

/documenten/bestanden/3250.doc (nr. 3250, doc, 142 kB)

Bijlage 13 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Arabisch)

/documenten/bestanden/3251.doc (nr. 3251, doc, 34 kB)