1. Elektronische communicatie met het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS)

1.1. Gebruiksvoorwaarden elektronische communicatie

Elke uitwisseling van gegevens over de aanstellingen van personeelsleden in de centra voor volwassenenonderwijs gebeurt via het communicatieplatform Webedison. Dit platform verzekert de gegevensuitwisseling tussen de centrumbesturen en het Ministerie van Onderwijs en Vorming door middel van een beveiligde transmissie. Als gebruiker van deze elektronische communicatie zijn de centra voor volwassenenonderwijs onderhevig aan de gebruiksvoorwaarden voor elektronische gegevensoverdracht die zijn vastgelegd tussen de besturen en het Ministerie van Onderwijs en Vorming (zie Omzendbrief PERS/2011/02 - Gebruiksvoorwaarden van de elektronische communicatie tussen de schoolbesturen en het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI) en het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenonderwijs, Kwalificaties & Studietoelagen (AHOVOKS). De gebruiker en zijn gevolmachtigden die elektronische communicatie met AHOVOKS gebruiken gaan voorafgaand aan het gebruik hiervan telkens akkoord met de bepalingen van de omzendbrief.

[…]

Voorafgaand aan elke elektronische zending moet het centrum de gegevens ook ter kennisname en, indien vereist, ter goedkeuring voorleggen aan het betrokken personeelslid. Van deze goedkeuring wordt het bewijs in het centrum bewaard. Elk personeelslid van een centrum heeft te allen tijde toegang bij de afdeling hoger en volwassenenonderwijs tot de gegevens die over hem of haar door het centrum zijn verstuurd. De personeelsleden van een CVO met vragen tot toegang tot deze gegevens kunnen bij AHOVOKS terecht viadpo.ahovoks@vlaanderen.be.

Het personeelslid heeft tegen de inhoud van de door het centrumbestuur verstuurde gegevens in eerste instantie enkel verhaal bij het centrumbestuur. Als het personeelslid de correctheid van de gegevens die het centrumbestuur over hem of haar elektronisch heeft doorgestuurd, blijft betwisten, brengt het personeelslid de betwisting schriftelijk bij AHOVOKS.

AHOVOKS legt deze betwisting schriftelijk voor aan het centrumbestuur. Het betrokken personeelslid krijgt een kopie van dat geschrift. Het centrumbestuur bevestigt of corrigeert de betwiste gegevens en communiceert hierover schriftelijk met AHOVOKS.

Het betrokken personeelslid krijgt een kopie van dat geschrift. Als het betrokken personeelslid de correctheid van de gegevens blijft betwisten, overlegt AHOVOKS met de betrokken partijen. Als de betwisting drie maanden na de start van het overleg blijft bestaan, kan het personeelslid het geschil voorleggen aan de bevoegde rechtbank.

1.2. Dimona-project

Voor de personeelsleden in het onderwijs staat het Ministerie van Onderwijs en Vorming in voor de gegevensdoorstroom tussen de werkgever (het centrumbestuur) en de verschillende instanties van de Sociale Zekerheid (RSZ, RIZIV, RKW, RVA).

Deze gegevens worden gegenereerd op basis van de aanwezige data in het elektronisch personeelsdossier en worden doorgestuurd via het e-governmentproject DIMONA (Déclaration IMédiate – Onmiddellijke Aangifte). DIMONA zorgt er voor dat alle communicatie naar de sociale zekerheid elektronisch verloopt en dit op basis van de bij het Ministerie van Onderwijs en Vorming beschikbare personeelsgegevens. De RSZ wenst elke indienst- en uitdiensttreding onmiddellijk te weten. De centrumbesturen hebben als werkgever van de personeelsleden, ten overstaan van de instanties van sociale zekerheid, dan ook de verplichting om elke personeelsbeweging uiterlijk op de dag van de gebeurtenis te melden (zie Omzendbrief PERS/2002/23(13AC) – Informatie-uitwisseling met de RSZ – Dimona elektronische scholen). Sinds 1 september 2017 worden de aanwezige data in het elektronisch personeelsdossier ook gebruikt om de verplichte elektronische aangifte van een sociaal risico (ASR) voor wat betreft de deeltijdse werkloosheid te genereren (zie Omzendbrief NO/2017/03 - De verplichte elektronische Aangifte van een Sociaal Risico: deeltijdse werkloosheid).

2. Aanwendingsrapport leraarsuren

2.1. Wat is het aanwendingsrapport leraarsuren?

Het aanwendingsrapport leraarsuren geeft per centrum een overzicht van de aangewende leraarsuren voor het lopende schooljaar. De gegevens in het aanwendingsrapport worden gegenereerd uit de elektronische personeelsdossiers. Het aanwendingsrapport is opgevat als een hulpmiddel vanuit de afdeling hoger en volwassenenonderwijs om te voorkomen dat centra het hun toegekende aantal leraarsuren voor het schooljaar zouden overschrijden. Per opdracht van een personeelslid zijn volgende gegevens opgenomen in het aanwendingsrapport:

• Stamboeknummer personeelslid
• Naam en voornaam
• Naam van de opleiding
• Modulecode
• Naam van de module
• Studiegebied
• (Eventueel) vakbenaming
• (Eventueel) coördinatie-uren binnen de module
• Totaal aantal aangewende uren

In het aanwendingsrapport wordt bovenaan het saldo tussen de toegekende en de aangewende leraarsuren weergegeven. De overdrachten van en naar andere centra, van vorig schooljaar, naar volgend schooljaar, naar middelen voordrachtgevers en van andere onderwijsniveaus worden eveneens bovenaan weergegeven voor zover zij op het ogenblik van het versturen van het rapport aan de afdeling hoger en volwassenenonderwijs werden gemeld.

2.2. Wanneer wordt het aanwendingsrapport leraarsuren opgemaakt?

Het aanwendingsrapport wordt door de afdeling hoger en volwassenenonderwijs maandelijks gegenereerd uit de elektronische personeelsdossiers tijdens de week volgend op de liquidatiedatum van die maand. Dit betekent concreet dat de centra telkens een aanwendingsrapport ontvangen tijdens de laatste week van de maand. Het definitieve aanwendingsrapport van een schooljaar ontvangen de centra op het einde van de maand september (na de verwerking van de zendingen van augustus). Het is vervolgens dit definitieve rapport dat aanleiding kan geven tot de vaststelling van een overschrijding van het aantal toegekende leraarsuren.

2.3. Welke opdrachten van personeelsleden worden aangerekend in het aanwendingsrapport leraarsuren?

2.3.1. ATO4- en ATO2-opdrachten vs. ATO1-opdrachten

Het vertrekpunt voor de berekening van de aangewende leraarsuren zijn alle betrekkingen die opgenomen worden als vast benoemde (ATO4) of tijdelijk vacante (ATO2) opdracht door de personeelsleden van het centrum. Ook indien de personeelsleden die zijn aangesteld in deze betrekkingen een verlofstelsel opnemen, worden zij weergegeven op het aanwendingsrapport en in rekening gebracht voor de berekening van het aantal aangewende uren. Personeelsleden die een verlofstelsel opnemen, worden immers steeds aangesteld in een door het centrum ingerichte betrekking. Indien een centrum daarentegen een tekort aan leraarsuren zou hebben, komt er een einde aan de tijdelijk vacante betrekkingen of moet er toepassing gemaakt worden van de regelgeving met betrekking tot TBSOB voor wat betreft de vast benoemde betrekkingen.

Afwezige personeelsleden kunnen uiteraard worden vervangen in de betreffende ATO4- of ATO2-betrekkingen. Vervangingsopdrachten (ATO1) komen echter niet voor in het aanwendingsrapport. Deze opdrachten worden aangerekend op basis van de opdracht van de titularis die wordt vervangen.

In het volwassenenonderwijs kan het voorkomen dat, omwille van het modulaire onderwijssysteem, het volume van de vervangingsopdracht (voor een deel van het jaar) niet overeenstemt met het volume van de vast benoemde of tijdelijk vacante betrekking (zie Omzendbrief VWO/2010/01(pers) - De ambten en hun prestatieregeling in de centra voor volwassenenonderwijs). Dit heeft geen invloed op de aangewende leraarsuren, de betrekking van de titularis zal immers in rekening gebracht worden. Het spreekt echter voor zich dat het volume van de totale vervangingsopdracht van een personeelslid nooit het volume van de betrekking van de titularis kan overschrijden op jaarbasis. De koppeling van de volumes van de aanstelling van de titularis en de vervanger staat niet opgenomen in het aanwendingsrapport, maar maakt wel deel uit van een interne controle binnen de afdeling hoger en volwassenenonderwijs.

Voorbeeld:

Een personeelslid is vast benoemd voor 9/20 en neemt een TBSPA voor 3/20 voor de duur van het volledige schooljaar. De vervanger van dit personeelslid wordt aangesteld voor een module van 120 lestijden die loopt van 1 september tot 31 januari en betrokkene wordt effectief aangesteld voor deze periode. De betaling van de vervanger zal 6/20 bedragen voor deze periode, wat overeenstemt met 3/20 op jaarbasis. De 120 lestijden (van de titularis) worden aangerekend op het aanwendingsrapport. Het spreekt voor zich dat het volume van de opdracht van de vervanger (in dit voorbeeld 6/20 op semesterbasis) nooit het volume van de opdracht van de afwezige titularis kan overschrijden omgerekend op jaarbasis.

2.3.2. TBSOB, reaffectatie en wedertewerkstelling

Wanneer aan een vast benoemd personeelslid geen betrekking meer kan aangeboden worden als titularis voor zijn volume aan vaste benoeming, dan komt dit personeelslid ter beschikking wegens ontstentenis van betrekking (TBSOB) te staan (zie Omzendbrief PERS/2003/08 - De reaffectatie- en wedertewerkstellingsregeling voor de inrichtende machten en de personeelsleden tewerkgesteld in het niet-tertiair onderwijs).

De betrekkingen waarvoor een personeelslid TBSOB is geplaatst, worden niet mee opgenomen in het aanwendingsrapport. Dit betreft immers een opdracht die een personeelslid wegens een tekort aan leraarsuren niet kan opnemen in het centrum. Indien er in het centrum personeelsleden zijn die in een vacante betrekking worden gereaffecteerd of weder te werk gesteld dan wordt deze reaffectatie of wedertewerkstelling wel op het aanwendingsrapport weergegeven. Is er sprake van een vervangingsopdracht als reaffectatie of wedertewerkstelling, dan gelden de principes zoals beschreven in punt 2.3.1.

Zendingen met betrekking tot TBSOB, reaffectatie en wedertewerkstelling dienen uiterlijk tegen 15 oktober correct gemeld te zijn aan het werkstation (zie Omzendbrief PERS/2015/03 - Elektronisch communiceren van gegevens over terbeschikkingstelling wegens ontstentenis van betrekking naar het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) of het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS)). Enkel in de uitzonderlijke gevallen waar een TBSOB pas zou ontstaan in de loop van een schooljaar, kan een nieuwe terbeschikkingstelling worden gemeld de eerste van de maand volgend op deze terbeschikkingstelling.

2.3.3. TBSVP en bonus

Personeelsleden geboren vóór 31 december 1957 kunnen nog gebruik maken van een Terbeschikkingstelling voorafgaand aan het rustpensioen (zie Omzendbrief PERS/2013/01 - Volledige terbeschikkingstelling wegens persoonlijke aangelegenheden voorafgaand aan het rustpensioen voor personeelsleden van het onderwijs en de CLB’s). Personeelsleden geboren vóór 1 september 1954 kunnen daarenboven ook nog bonusmaanden opnemen. Op het ogenblik van het opnemen van een TBSVP of een bonus worden de uren van dit personeelslid vacant. De opdrachten gemeld in het elektronisch personeelsdossier als TBSVP of als bonus worden dan ook niet opgenomen in het aanwendingsrapport.

2.3.4. Vacant verklaarde betrekkingen na 24 maanden langdurig verlof voor verminderde prestaties wegens medische redenen

Het deel van de vast benoemde opdracht waarvoor een personeelslid een langdurig verlof voor verminderde prestaties wegens medische redenen (LVVPmed) opneemt, wordt na een periode van 24 maanden een vacante betrekking (zie Omzendbrief PERS/2007/07 - Het ziekteverlof, het verlof voor verminderde prestaties wegens ziekte, het langdurig verlof voor verminderde prestaties wegens medische redenen en de terbeschikkingstelling wegens ziekte voor bepaalde personeelsleden van het onderwijs en de centra voor leerlingenbegeleiding). De opdrachten gemeld in het elektronisch personeelsdossier als vacant verklaard na een periode van 24 maanden LVVPmed, worden dan ook niet opgenomen in het aanwendingsrapport.

2.3.5. Personeel werkingsbudget

Centra kunnen naast hun organieke middelen, ook betrekkingen inrichten op basis van eigen middelen (zie Omzendbrief PERS/2012/08 - Aanwending van het werkingsbudget voor aanwerving van personeel). Aangezien deze betrekkingen niet worden gefinancierd of gesubsidieerd door het Ministerie van Onderwijs en Vorming komen deze niet voor op het aanwendingsrapport. De afdeling hoger volwassenenonderwijs staat echter wel in voor de bezoldiging van deze personeelsleden. De loonkost voor de ingerichte betrekkingen wordt aan de betrokken centrumbesturen twee maal per jaar teruggevorderd.

[…]

2.3.6. Vacant verklaarde betrekkingen van personeelsleden in een eindeloopbaanstelsel of in een aantal specifieke verlofstelsels

In uitvoering van cao XI leerplichtonderwijs moet een centrumbestuur vanaf het schooljaar 2018-2019 verplicht alle betrekkingen vacant verklaren waarvoor de vast benoemde titularis een eindeloopbaanstelsel (loopbaanonderbreking 50/55+ of een VVP55+) opneemt. Daarnaast moet eenmalig op 01/01/2019 een deel van de betrekkingen van vast benoemde personeelsleden die een specifiek verlofstelsel opnemen, ook vacant worden verklaard (zie Omzendbrief 13CC/VB/ML - Vaste benoeming - Procedure, voorwaarden en mededeling aan het Ministerie van Onderwijs en Vorming).

De betrekkingen die via deze twee procedures vacant werden verklaard, worden niet opgenomen in het aanwendingsrapport. Daarentegen zullen de nieuwe titularissen van deze betrekkingen wel voorkomen in de aanwendingsrapporten. Alle praktische richtlijnen met betrekking tot het zenden van deze opdrachten zijn terug te vinden in de Omzendbrief 13CC/VB/ML - Vaste benoeming - Procedure, voorwaarden en mededeling aan het Ministerie van Onderwijs en Vorming

2.3.7. Niet-organieke financiering of subsidiëring

Naast de organieke leraarsuren ontvangen centra ook niet-organieke middelen. De aanstellingen die op basis van deze middelen gebeuren worden niet in rekening gebracht voor de aanwending van de leraarsuren. Het betreft volgende middelen:

• Middelen tot het inrichten van ICT-coördinatie (zie Omzendbrief GD/2003/04 - Mededeling betreffende ict-coördinatie : maatregelen vanaf het schooljaar 2005-2006);
• Projectfinanciering of –subsidiëring voor gecombineerd onderwijs (zie Omzendbrief VWO/2011/01 - De erkenning en financiering of subsidiëring van de centra voor volwassenenonderwijs en de centra voor basiseducatie)
• […]
• Aanvullende middelen Nederlands Tweede Taal in het kader van de vluchtelingencrisis
• Middelen aanvangsbegeleiding in het kader van cao XI (zie Omzendbrief PERS/2018/03 - Uitvoering cao XI – Tijdelijke aanstelling en aanvangsbegeleiding vanaf 1 september 2019)
• Eventuele andere projectfinancieringen of –subsidiëringen

Omwille van het tijdelijke karakter ervan, kan een centrum in deze niet-organieke uren geen vacantverklaringen doen en/of een vaste benoeming uitspreken. Indien een vast benoemd personeelslid dergelijke opdracht opneemt, dient dit te gebeuren via een verlof TAO (zie Omzendbrief PERS/2014/01 – Administratieve en geldelijke toestand van vast benoemde personeelsleden die tijdelijk belast worden met een andere opdracht – TAO) of via een bijkomende tijdelijke aanstelling.

Enige uitzondering op dit principe zijn de middelen aanvangsbegeleiding die met ingang van 1 september 2019 worden toegekend. Deze uren kunnen wel meegenomen worden in de vacantverklaringen van het centrum en komen in aanmerking voor vaste benoeming op basis van het beleidsplan van het centrum (zie Omzendbrief VWO/2011/01 betreffende de erkenning en financiering of subsidiëring van de centra voor volwassenenonderwijs en de centra voor basiseducatie).

[…]

2.3.8. Samenvattend

Samenvattend worden volgende betrekkingen in aanmerking genomen voor de controle op de aanwending van de leraarsuren:

2.4. Welke gevolgen zijn er verbonden aan het aanwendingsrapport?

Aan het aanwendingsrapport op zich zijn geen gevolgen verbonden. Het geldt als hulpmiddel voor de centra om de stand van zaken te kennen van hun aangewende leraarsuren.

Wanneer echter op het einde van het schooljaar uit het aanwendingsrapport blijkt dat een centrum het aantal toegekende leraarsuren overschrijdt, is het betrokken centrumbestuur onderhevig aan financiële sancties. Het aantal leraarsuren dat een centrum in overschrijding gaat, zal op dat ogenblik worden teruggevorderd van het centrumbestuur.

2.5. Welke wijzigingen aan zendingen zijn mogelijk tijdens het schooljaar?

Tijdens een schooljaar kan een centrum noodzakelijke correcties aanbrengen aan de elektronische opdrachtpakketten van de personeelsleden. Er dient echter steeds rekening gehouden te worden met de verplichtingen die rusten op de werkgever voor het correct en tijdig melden van de aanstellingen (zie punt 1.). In principe zullen retroactieve wijzigingen dan ook hoofdzakelijk betrekking hebben op foutieve formele aspecten. Voorbeelden hiervan zijn het vergeten koppelen van de vervanger aan de afwezige titularis of het vergeten koppelen van de juiste code aan een opdrachtenpakket (bv. voor het personeel werkingsbudget, ICT-coördinatie,…).

2.6. Welke wijzigingen aan zendingen zijn mogelijk voor het vorige schooljaar?

Een schooljaar eindigt definitief op 31 augustus. Er zijn geen aanpassingen meer mogelijk aan de zendingen van een afgesloten schooljaar. Enkel in uitzonderlijke situaties kan aan een centrum toestemming gegeven worden om nog correcties aan te brengen aan de elektronische meldingen van een vorig schooljaar. Dergelijke wijzigingen dienen daarenboven steeds ter kennis gebracht te worden van het betrokken personeelslid (zie punt 1.1.).

Elke aanpassing van een zending van een afgesloten schooljaar moet, in het licht van de controle op de omkadering, ook meegedeeld worden aan de dossierbehandelaar van het werkstation. Enkel na een goedkeuring door de afdeling hoger en volwassenenonderwijs, zal de dossierbehandelaar deze zendingen verwerken.

3. Aanwendingsrapport puntenenveloppe

3.1. Wat is het aanwendingsrapport puntenenveloppe?

Het aanwendingsrapport puntenenveloppe geeft per centrum een overzicht van de aangewende punten voor het lopende schooljaar. De gegevens in het aanwendingsrapport worden gegenereerd uit de elektronische personeelsdossiers. Het aanwendingsrapport is opgevat als een hulpmiddel vanuit de afdeling hoger en volwassenenonderwijs om te voorkomen dat centra het hun toegekende aantal punten voor het schooljaar zouden overschrijden. Per opdracht van een personeelslid zijn volgende gegevens opgenomen in het aanwendingsrapport:

• Stamboeknummer personeelslid
• Naam en voornaam
• Ambt en ambtscode
• Uren prestatie
• Salarisschaal
• Begin- en einddatum opdracht
• (Eventueel) TAO-opdracht en/of TBSOB
• Omrekening naar punten en aanrekening

In het aanwendingsrapport wordt onderaan de totale aanrekening qua punten weergegeven. De aanrekening wordt er uitgesplitst per ambt en per salarisschaal.

3.2. Wanneer wordt het aanwendingsrapport puntenenveloppe opgemaakt?

Het aanwendingsrapport puntenenveloppe wordt door de afdeling hoger en volwassenenonderwijs maandelijks gegenereerd uit de elektronische personeelsdossiers tijdens de week volgend op de liquidatiedatum van die maand. Dit betekent concreet dat de centra telkens een aanwendingsrapport ontvangen tijdens de laatste week van de maand. Het definitieve aanwendingsrapport puntenenveloppe van een schooljaar ontvangen de centra op het einde van de maand september (na de verwerking van de zendingen van augustus). Het is vervolgens dit definitieve rapport dat aanleiding kan geven tot de vaststelling van een overschrijding van het aantal toegekende leraarsuren.

3.3. Welke opdrachten van personeelsleden worden aangerekend in het aanwendingsrapport puntenenveloppe?

3.3.1. ATO4- en ATO2-opdrachten vs. ATO1-opdrachten

Het vertrekpunt voor de berekening van de aangewende punten zijn alle betrekkingen die opgenomen worden als vastbenoemde (ATO4) of tijdelijk vacante (ATO2) opdracht door de personeelsleden van het centrum. Aanstellingen binnen de puntenenveloppe kunnen enkel gebeuren in volle uren (kommagetallen zijn dus niet mogelijk).

Wanneer een vast benoemd of een tijdelijk personeelslid in een vacante betrekking afwezig is voor de duur van een volledig schooljaar, kan binnen dit personeelslid binnen de puntenenveloppe eventueel vervangen worden in een ander ambt. Op dat ogenblik worden niet de punten van de titularis, maar wel de punten van de vervanger in rekening gebracht. Op het aanwendingsrapport worden dan ook tevens deze ATO1-opdrachten weergegeven.

Met ingang van 1 september 2015 bestaat er de mogelijkheid om binnen het ondersteunend personeel niet-aangewende punten te gebruiken om de vervanger van een afwezig personeelslid een hogere salarisschaal toe te kennen dan de puntenwaarde van de ingerichte betrekking (zie Omzendbrief VWO/2011/01 betreffende de erkenning en financiering of subsidiëring van de centra voor volwassenenonderwijs en de centra voor basiseducatie). In deze gevallen worden de ATO1-opdrachten voor de verhoging van de salarisschaal ook in rekening gebracht in het aanwendingsrapport.

3.3.2. TBSOB, reaffectatie en wedertewerkstelling

Wanneer aan een vast benoemd personeelslid geen betrekking meer kan aangeboden worden als titularis voor zijn volume aan vaste benoeming, dan komt dit personeelslid ter beschikking wegens ontstentenis van betrekking (TBSOB) te staan (zie Omzendbrief PERS/2003/08 - De reaffectatie- en wedertewerkstellingsregeling voor de inrichtende machten en de personeelsleden tewerkgesteld in het niet-tertiair onderwijs). De betrekkingen waarvoor een personeelslid TBSOB is geplaatst, worden niet mee opgenomen in het aanwendingsrapport. Dit betreft immers een opdracht die een personeelslid wegens een tekort aan punten niet kan opnemen in het centrum. Indien er in het centrum personeelsleden zijn die in een vacante betrekking worden gereaffecteerd of weder te werk gesteld dan wordt deze reaffectatie of wedertewerkstelling wel op het aanwendingsrapport weergegeven. Is er sprake van een vervangingsopdracht als reaffectatie of wedertewerkstelling, dan gelden de principes zoals beschreven in punt 3.3.1.

Zendingen met betrekking tot TBSOB, reaffectatie en wedertewerkstelling dienen uiterlijk tegen 15 oktober correct gemeld te zijn aan het werkstation (zie Omzendbrief PERS/2015/03 - Elektronisch communiceren van gegevens over terbeschikkingstelling wegens ontstentenis van betrekking naar het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) of het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen (AHOVOS). Aangezien de inrichting van de betrekkingen binnen de puntenenveloppe op jaarbasis gebeurt, kunnen er na 15 oktober dan ook geen wijzigingen meer zijn voor wat betreft het volume aan TBSOB.

3.3.3. TBSVP en bonus

Personeelsleden geboren vóór 31 december 1957 kunnen nog gebruik maken van een Terbeschikkingstelling voorafgaand aan het rustpensioen (zie Omzendbrief PERS/2013/01 - Volledige terbeschikkingstelling wegens persoonlijke aangelegenheden voorafgaand aan het rustpensioen voor personeelsleden van het onderwijs en de CLB’s). Personeelsleden geboren vóór 1 september 1954 kunnen daarenboven ook nog bonusmaanden opnemen. Op het ogenblik van het opnemen van een TBSVP of een bonus worden de uren van dit personeelslid vacant. De opdrachten gemeld in het elektronisch personeelsdossier als TBSVP of als bonus worden dan ook niet opgenomen in het aanwendingsrapport.

3.3.4. Vacant verklaarde betrekkingen na 24 maanden langdurig verlof voor verminderde prestaties wegens medische redenen

Het deel van de vast benoemde opdracht waarvoor een personeelslid een langdurig verlof voor verminderde prestaties wegens medische redenen (LVVPmed) opneemt, wordt na een periode van 24 maanden een vacante betrekking (zie Omzendbrief PERS/2007/07 - Het ziekteverlof, het verlof voor verminderde prestaties wegens ziekte, het langdurig verlof voor verminderde prestaties wegens medische redenen en de terbeschikkingstelling wegens ziekte voor bepaalde personeelsleden van het onderwijs en de centra voor leerlingenbegeleiding). De opdrachten gemeld in het elektronisch personeelsdossier als vacant verklaard na een periode van 24 maanden LVVPmed, worden dan ook niet opgenomen in het aanwendingsrapport.

3.3.5. Personeel werkingsbudget

Centra kunnen naast hun organieke middelen, ook betrekkingen inrichten op basis van eigen middelen (zie Omzendbrief PERS/2012/08 - Aanwending van het werkingsbudget voor aanwerving van personeel). Aangezien deze betrekkingen niet worden gefinancierd of gesubsidieerd door het Ministerie van Onderwijs en Vorming komen deze niet voor op het aanwendingsrapport. De afdeling hoger en volwassenenonderwijs staat echter wel in voor de bezoldiging van deze personeelsleden. De loonkost voor de ingerichte betrekkingen wordt aan de betrokken centrumbesturen twee maal per jaar teruggevorderd.

3.3.6. Niet-organieke financiering of subsidiëring

Naast de organieke puntenenveloppe ontvangen centra ook niet-organieke middelen. De aanstellingen die op basis van deze middelen gebeuren worden niet in rekening gebracht voor de aanwending van de puntenenveloppe.

Het betreft volgende middelen:

• Middelen tot het inrichten van ICT-coördinatie (zie Omzendbrief GD/2003/04 - Mededeling betreffende ict-coördinatie : maatregelen vanaf het schooljaar 2005-2006);
• […]
• Aanvullende puntenenveloppe Nederlands Tweede Taal in het kader van de vluchtelingencrisis
• Middelen aanvangsbegeleiding in het kader van cao XI (zie Omzendbrief PERS/2018/03 - Uitvoering cao XI – Tijdelijke aanstelling en aanvangsbegeleiding vanaf 1 september 2019)
• Eventuele andere projectfinancieringen of –subsidiëringen

3.3.7. Samenvattend

Samenvattend worden volgende betrekkingen in aanmerking genomen voor de controle op de aanwending van de puntenveloppe:

3.4. Welke gevolgen zijn er verbonden aan het aanwendingsrapport puntenenveloppe?

Aan het aanwendingsrapport op zich zijn geen gevolgen verbonden. Het geldt als hulpmiddel voor de centra om de stand van zaken te kennen van hun aangewende punten.

Wanneer echter op het einde van het schooljaar uit het aanwendingsrapport blijkt dat een centrum het aantal toegekende punten overschrijdt, is het betrokken centrumbestuur onderhevig aan financiële sancties. Het aantal punten dat een centrum in overschrijding gaat, zal op dat ogenblik worden teruggevorderd van het centrumbestuur.

3.5. Welke wijzigingen aan zendingen zijn mogelijk tijdens het schooljaar?

Tijdens een schooljaar kan een centrum noodzakelijke correcties aanbrengen aan de elektronische opdrachtpakketten van de personeelsleden. Er dient echter steeds rekening gehouden te worden met de verplichtingen die rusten op de werkgever voor het correct en tijdig melden van de aanstellingen (zie punt 1.). Daarenboven dient steeds rekening gehouden te worden met het feit dat aanstellingen binnen de puntenenveloppe gebeuren op jaarbasis. In principe zullen retroactieve wijzigingen dan ook hoofdzakelijk betrekking hebben op foutieve formele aspecten. Voorbeelden hiervan zijn het vergeten koppelen van de vervanger aan de afwezige titularis of het vergeten koppelen van de juiste code aan een opdrachtenpakket (bv. voor het personeel werkingsbudget, ICT-coördinatie,…).

3.6. Welke wijzigingen aan zendingen zijn mogelijk voor het vorige schooljaar?

Een schooljaar eindigt definitief op 31 augustus. Er zijn geen aanpassingen meer mogelijk aan de zendingen van een afgesloten schooljaar. Enkel in uitzonderlijke situaties kan aan een centrum toestemming gegeven worden om nog correcties aan te brengen aan de elektronische meldingen van een vorig schooljaar. Dergelijke wijzigingen dienen daarenboven steeds ter kennis gebracht te worden van het betrokken personeelslid (zie punt 1.1.).

Elke aanpassing van een zending van een afgesloten schooljaar moet, in het licht van de controle op de omkadering, ook meegedeeld worden aan de dossierbehandelaar van het werkstation aan de hand van het daarvoor ontworpen sjabloon. Enkel na een goedkeuring door de afdeling hoger en volwassenenonderwijs van de op het sjabloon vermelde gegevens, zal de dossierbehandelaar deze zendingen verwerken.

4. Aanwending coördinatie-uren

4.1. Principes aanwending coördinatie-uren

4.1.1. Regelgeving met betrekking tot het inrichten van coördinatie-uren

Na onderhandeling in het lokale comité is elk centrumbestuur vrij zijn leraarsuren over de opleidingen heen aan te wenden. Een centrumbestuur kan hierbij beslissen om een deel van zijn leraarsuren aan te wenden voor het inrichten van coördinatie-opdrachten die zijn gelijkgesteld met onderwijsopdrachten. Het centrumbestuur stelt hiervoor in zijn lokaal comité een lijst op met opdrachten die beschouwd kunnen worden als ‘onderwijsopdracht’ (bv. het optreden als vakgroepverantwoordelijke, de aanvangsbegeleiding van beginnende leraars, enz.). Er is geen maximumpercentage bepaald voor het inrichten van deze ‘coördinatie-uren onderwijsopdracht’.

Daarnaast kan een centrum maximaal 3 percent van zijn leraarsuren aanwenden voor ‘andere opdrachten’ dan onderwijsopdrachten. Ook hiervoor stelt het centrumbestuur een lijst op van taken die als ‘andere opdracht’ kunnen worden beschouwd (bv. het inschakelen van leraren in administratieve opdrachten). Het maximumpercentage van 3 percent voor de ‘coördinatie-uren andere opdracht’ kan enkel worden overschreden indien hierover een akkoord wordt bereikt in het lokale comité. Een ‘andere opdracht’ dan een lesopdracht in de ambten van leraar secundair volwassenenonderwijs of van lector, moet door de betrokken personeelsleden daarenboven steeds in hoofdambt worden uitgeoefend.

4.1.2. Berekening van de 3%-norm

De berekening van de 3%-norm voor de ‘coördinatie-uren andere opdracht’ gebeurt aan de hand van de basisomkadering die aan een centrum wordt toegekend.

Het is van groot belang dat een centrum vóór de start van het schooljaar zekerheid heeft over het aantal ‘coördinatie-uren andere opdracht’ die binnen de 3%-norm vallen. Daarom berekent de afdeling hoger en volwassenenonderwijs jaarlijks het aantal leraarsuren binnen deze norm. De berekening hiervan is gebaseerd op de hoger vermelde principes en wordt jaarlijks vermeld op de dienstbrief.

4.2. Elektronische meldingen van coördinatie-uren

Zowel de ‘coördinatie-uren onderwijsopdracht’ als de ‘coördinatie-uren andere opdracht’ moeten gemeld worden aan de afdeling hoger en volwassenenonderwijs in de elektronische opdrachtzendingen van de personeelsleden.

4.3. Coördinatie-uren en het aanwendingsrapport leraarsuren

De door een centrum ingerichte coördinatie-uren hebben een specifieke vermelding in het aanwendingsrapport leraarsuren. Zij zijn terug te vinden in de kolommen ‘K’ en ‘L’. Tevens wordt het totaal aantal coördinatie-uren weergegeven in het overzicht bovenaan het excel-document. Dit laat toe aan de centra na te gaan of hun coördinatie-uren correct gezonden zijn in de elektronische personeelsdossiers.

4.4. Controle op de aanwending van coördinatie-uren

In het licht van de gemaakte afspraken over het respecteren van de 3%-norm voor ‘coördinatie-uren andere opdracht’ in punt 5.2. van cao X leerplichtonderwijs van 13 december 2013, engageert de afdeling hoger en volwassenenonderwijs zich om jaarlijks een controle uit te voeren op de aanwending van de coördinatie-uren.

De centra bij wie op het einde van een schooljaar uit de aanwendingsrapporten blijkt dat zij meer dan 3 percent van hun leraarsuren aanwenden voor ‘coördinatie-opdrachten andere opdracht’ zullen hierover een bericht ontvangen van de afdeling hoger en volwassenenonderwijs. In dit bericht zal het protocol van akkoord van het bevoegde lokale comité dat toestemming geeft tot overschrijding van de 3%-norm worden opgevraagd. Dit protocol wordt gecontroleerd op zijn formele aspecten.

Indien uit dit protocol blijkt dat er inderdaad een akkoord was tot overschrijding van de norm, stelt er zich geen probleem.

Indien echter uit het protocol niet blijkt dat er een akkoord was over de overschrijding van de 3%-norm, zal de afdeling hoger en volwassenenonderwijs de vertegenwoordigers/geledingen van de sociale partners op de hoogte brengen met het oog op de mogelijke inschakeling van het bevoegde bemiddelingsorgaan.