Afwezigheden van leerlingen in het basisonderwijs

  • OPGELET: VOOR AFWEZIGHEDEN IN DE CORONAPERIODE: zie de specifieke richtlijnen .
  • Deze omzendbrief behandelt de afwezigheden van alle leerlingen in het gewoon en buitengewoon basisonderwijs, d.w.z. de niet-leerplichtige kleuters, de leerplichtige kleuters en de leerlingen in het lager onderwijs.
  • Voor richtlijnen rond de opmaak en het invullen van het aanwezigheidsregister, zie ook omzendbrief BaO/2006/04 Controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs en omzendbrief BaO/2006/05 Controle van de leerlingen in het buitengewoon basisonderwijs (punt 3).
  • Bij deze omzendbrief is, naast een model dat door de school gebruikt kan worden om ouders in te lichten over de regelgeving en de verwachtingen die er naar hen zijn inzake aan- en afwezigheden van hun voltijds leerplichtig kind (bijlage 1), ook een schema voor leerkrachten met een overzicht van de verschillende afwezigheidscodes (bijlage 2) en een dixit-attest gevoegd (bijlage 3).

Voor de richtlijnen m.b.t. de afwezigheden in de Corona-periode, zie de specifieke richtlijnen

1. Inleiding

De leerplichtwet bepaalt dat alle leerplichtige kinderen moeten leren, hetzij via huisonderwijs, hetzij via onderwijs in een school. De leerplicht van elk kind is niet los te zien van het leerrecht, dat in diverse internationale verdragen (o.a. het Internationaal Verdrag inzake de Rechten van het Kind) ingeschreven is. De overheid heeft als plicht erover te waken dat het recht op onderwijs - hoewel in veel gevallen een evidentie - voor àlle kinderen gegarandeerd wordt.

Ouders1 die kiezen voor onderwijs in een school zetten met de inschrijving van hun kind in die school een eerste stap in het voldoen aan de leerplicht, maar daarmee eindigt het niet: een ingeschreven leerplichtige leerling moet ook regelmatig aanwezig zijn. Inschrijving en regelmatige aanwezigheid zijn dus nauw met elkaar verbonden.

Vanaf het schooljaar 2020-2021 verlaagt de aanvang van de leerplicht van 6 naar 5 jaar2 . De Vlaamse overheid heeft er voor gekozen om voor de 5-jarigen in het kleuteronderwijs een leerplicht van 290 halve dagen aanwezigheid per schooljaar in te voeren (ziedeze omzendbrief). Voor kleuters jonger dan 5 jaar is er geen leerplicht, maar ook voor hen is regelmatige aanwezigheid op school zeer belangrijk.

Alle leerlingen in het lager onderwijs, alsook de 6- en 7-jarigen in het kleuteronderwijs, zijn voltijds leerplichtig: zij moeten altijd aanwezig zijn, behalve bij gewettigde afwezigheid.

In deze omzendbrief vindt u onder punt 2 informatie over de afwezigheden van niet-leerplichtige kleuters.

Onder punt 3 vindt u informatie over de afwezigheden van de leerplichtige 5-jarigen in het kleuteronderwijs.

Onder punt 4 worden de afwezigheden van de voltijds leerplichtigen, d.w.z. de leerlingen in het lager onderwijs en de 6- en 7-jarigen in het kleuteronderwijs, besproken.

De uitgangspunten bij de regelgeving afwezigheden voor leerplichtige leerlingen zijn tweevoudig:

- enerzijds de leerplicht en het leerrecht van leerlingen maximaal bewaken;

- anderzijds scholen die inspanningen leveren bij de begeleiding van afwezige leerplichtige leerlingen ‘belonen’ door deze leerlingen niet te schrappen als regelmatige leerling.

Preventie, open communicatie, begeleiding en samenwerking met het CLB staan hierbij centraal.

2. Afwezigheden van niet-leerplichtige kleuters (code A)

Kleuters jonger dan 5 jaarkunnen niet onwettig of niet-aanvaardbaar afwezig zijn, aangezien ze - wegens niet onderworpen aan de leerplicht - niet verplicht op school moeten zijn. Er is dus geen regelgeving m.b.t. afwezigheden voor deze kleuters. Toch wijst de school best ook ouders van niet-leerplichtige kleuters op het belang van kleuterparticipatie. Aanwezigheid is ook van belang in het kader van het groeipakket.

De afwezigheden van niet-leerplichtige kleuters hoeven niet verantwoordte worden met attesten of met verklaringen van de ouders. Het is wel zeer wenselijk dat de ouders de school informeren over de afwezigheden van deze kleuters. De afwezigheden worden geregistreerd met de code A.

3. Afwezigheden van leerplichtige 5-jarigen in het kleuteronderwijs

3.1. Een leerplicht van 290 halve dagen aanwezigheid voor de 5-jarigen in het kleuteronderwijs

Vanaf 1 september 2020 is elke 5-jarige in het kleuteronderwijs leerplichtig. Voor de invulling van de leerplicht van de 5-jarigen in het kleuteronderwijs heeft de Vlaamse overheid gekozen voor 290 halve dagen (minimale)aanwezigheid per schooljaar.

Opgelet: 5-jarigen die reeds in het lager onderwijs zitten zijn voltijds leerplichtig (zie punt 4).

Een doorsnee schooljaar telt 320 à 330 halve lesdagen. Het exact aantal halve dagen voor het lopende schooljaar kan berekend worden via een rekenmodule, te vinden op deze webpagina.

Door voor de 5-jarigen in het kleuteronderwijs een leerplicht van 290 halve dagen in te voeren (in plaats van élke halve dag), behouden de ouders van deze jonge kinderen een aantal halve dagen waarvoor ze zelf kunnen beslissen om hun jong kind niet naar school te laten gaan.

Niettemin is het van belang om ouders er steeds op te wijzen dat elke halve dag aanwezigheid in het kleuteronderwijs belangrijk is voor hun kind. Het is uiteraard niet de bedoeling om ouders te ‘stimuleren’ om op het aantal halve dagen bovenop de verplichte 290 halve dagen hun kind niét naar school te laten gaan.

Voor de 5-jarigen in het kleuteronderwijs zijn er dus slechts twee afwezigheidscodes te gebruiken: code P (zie punt 3.2) en code B (zie punt 3.3).

Ten aanzien van de school betekent dit niét dat andere afwezigheden automatisch zullen leiden tot niet-financierbaarheid of niet-subsidieerbaarheid van de leerling. Onder bepaalde voorwaarden kunnen andere afwezigheden immers toch omgezet worden in aanvaardbare afwezigheden t.a.v. de school.

3.2. Aanvaardbare afwezigheden (code P)

Voor de 5-jarigen bekijken we de leerplicht vanuit de verplichte 290 halve dagen aanwezigheid. Toch moet er ook voor hen een regeling zijn m.b.t. hun afwezigheden. Het kan immers niet de bedoeling zijn dat 5-jarigen die buiten de wil van hun ouders geen 290 halve dagen op school aanwezig (kunnen) zijn, bijvoorbeeld door ziekte, in de problemen komen met de leerplichtwetgeving.

De regelgeving op de afwezigheden voor de leerplichtige 5-jarigen streeft naar een minimale belasting van ouders en scholen met afwezigheidsattesten en afwezigheidscodes. Wat van belang is, is dat er tussen ouders en school goed gecommuniceerd wordt over de reden van afwezigheid. Op basis van deze communicatie kan de directie (of de persoon aan wie de directie deze bevoegdheid gedelegeerd heeft) beslissen of een afwezigheid van een 5-jarige als aanvaardbaar beschouwd kan worden. Een afwezigheid die de directie als aanvaardbaar beschouwt, wordt geregistreerd met de code P. De regelgeving vereist niet dat de school voor deze aanvaardbare afwezigheden afwezigheidsattesten (zoals verklaringen van de ouders, medische attesten, …) opvraagt en/of bijhoudt.

Het feit dat de directie kan beslissen om, na communicatie met de ouders, afwezigheden van een leerplichtige 5-jarige als aanvaardbaar te beschouwen, laat toe om in te spelen op zeer specifieke situaties waarin leerlingen zich kunnen bevinden. Het laat toe dat een 5-jarige kleuter die daar echt nood aan heeft tijdens de schooluren nog naar het revalidatiecentrum kan(de begrenzingen inzake revalidatie die gelden voor 6- en 7-jarige kleuters of leerlingen lager onderwijs gelden niet voor de 5-jarige kleuters, de directie beslist), het laat toe dat een 5-jarig kind met rondtrekkende ouders nog niet op internaat moet, …

De regelgeving geeft dus vertrouwen aan de directie, die het kind en de ouders kent en daarom het best geplaatst is om in te schatten of een 5-jarige leerplichtige kleuter om een aanvaardbare reden (ziekte, revalidatie, familiale omstandigheid, …) afwezig is. De regelgeving op gewettigde afwezigheden voor leerlingen in het lager onderwijs en voor 6- en 7-jarige kleuters (zie punt 4 hierna) kan daarbij voor de directie inspirerend zijn.

Opgelet! Het is steeds aan de directie om te oordelen welke afwezigheden van een 5-jarige kleuter in het kleuteronderwijs als aanvaardbaar beschouwd worden. Een ouder kan dit dus niet afdwingen.

Een afwezigheid die volgens de directie aanvaardbaar is, wordt meegeteld in functie van de te bereiken 290 halve dagen aanwezigheid voor de leerplicht, alsook voor het statuut van regelmatige leerling en het groeipakket (selectieve participatietoeslag).

Voor de toelatingsvoorwaarde tot het gewoon lager onderwijs telt enkel daadwerkelijke aanwezigheid (dus niet de door de directie als aanvaardbaar beschouwde afwezigheden). Bij deze toelatingsvoorwaarde voor kinderen die onvoldoende aanwezig waren, speelt immers de klassenraad een rol.

3.3. Andere afwezigheden (code B)

Alle afwezigheden die de directie niet als aanvaardbaar beschouwt, zijn de andere afwezigheden. Het kan bijv. dat de directie de aanvaardbaarheid niet kan inschatten omdat ouders niet over de reden gecommuniceerd hebben, het kan dat ouders er wel over gecommuniceerd hebben maar dat de directie de afwezigheid niet als aanvaardbaar acht.

Alle andere afwezigheden, dus alle afwezigheden die door de directie niet als aanvaardbaar (code P) geregistreerd worden, worden geregistreerd met een code B.

3.4. Onder welke voorwaarden kunnen andere afwezigheden omgezet worden in aanvaardbare afwezigheden t.a.v. de school?

Deze omzetting is van belang opdat 5-jarige kleuters die te veel ‘andere afwezigheden’ verzamelen, het statuut van regelmatige leerling zouden kunnen behouden, waardoor de leerling blijft meetellen voor de omkadering en het werkingsbudget van de school.

De regelgeving wil een open communicatie over afwezigheden stimuleren en scholen die zich inspannen om andere afwezigheden te begeleiden niet bestraffen. Essentieel is dat de school samen met het CLB werkt aan de begeleiding van de leerling.

Andere afwezigheden kunnen omgezet worden in aanvaardbare afwezigheden t.a.v. de school op voorwaarde dat de school:

- in begeleiding voor de kleuter voorziet;
- de andere afwezigheden aan het CLB signaleert;
- met het CLB samenwerkt rond de begeleiding (o.a. samen met het CLB beslist of het onmiddellijk opstarten van een CLB-begeleidingstraject noodzakelijk is);
- een dossier bijhoudt van de begeleiding (dit mag een onderdeel van het leerlingendossier zijn).

Opgelet:
Deze voorwaarde geldt niet voor het aantal afwezigheden waarover de ouder in een schooljaar zelf mag beslissen omdat ze buiten de 290 halve dagen leerplicht vallen.

Bijvoorbeeld:

Een bepaald schooljaar telt 320 halve schooldagen voor uw school (na aftrek van pedagogische studiedagen, facultatieve verlofdagen,…).

Een leerling moet minimaal 290 halve dagen aanwezig of aanvaardbaar afwezig zijn in het kader van de leerplicht en de regelmatigheid voor financiering/subsidiëring (en 290 halve dagen effectieve aanwezigheid bereiken in het kader van de toelatingsvoorwaarde voor het gewoon lager onderwijs). De ouders van de 5-jarige leerplichtige kleuter beschikken in dit schooljaar dus over 30 halve dagen ‘andere’ afwezigheid waarover ze zelf mogen beslissen, en die ze dus niet voor fiattering aan de directie moeten voorleggen. Voor deze 30 halve dagen andere afwezigheid hoeft u school niet in begeleiding van de kleuter te voorzien. Deze verplichting tot begeleiding geldt pas vanaf de 31ste halve dag andere afwezigheid (B-code).

Een berekentool waarmee u kan nagaan hoeveel halve schooldagen er in een welbepaald schooljaar zijn, vindt u hier.

3.5. Voor wie moet het begeleidingsdossier op school ter inzage zijn?

Het begeleidingsdossier moet tot het einde van het schooljaar, en het daaropvolgende schooljaar, op de school ter inzage zijn voor de verificateurs. Zij zijn het immers die nagaan of de school aan haar begeleidingsverplichting voldoet en welke als andere geregistreerde afwezigheden kunnen beschouwd worden als aanvaardbare afwezigheden voor de school.

Om de planlast niet te verhogen moet het begeleidingsdossier geen afzonderlijk dossier zijn maar kan het een onderdeel zijn van het leerlingendossier.

3.6. Wat zijn de gevolgen wanneer een leerling niet aanvaardbaar afwezig is

Kleuters die, na de omzetting van andere afwezigheden in aanvaardbare afwezigheden (zie punt 3.4) bovenop het aantal afwezigheden waarover de ouder zelf mag beslissen, nog andere afwezigheden hebben dan aanvaardbare afwezigheden, verliezen hun statuut van regelmatige leerling.

4. Afwezigheden van voltijds leerplichtigen in het basisonderwijs

4.1. Wie is voltijds leerplichtig in het basisonderwijs?

Alle leerlingen in het lager onderwijs zijn voltijds leerplichtig. Ook de 5-jarigen die vervroegd ingestapt zijn in het lager onderwijs zijn voltijds leerplichtig. Ze moeten altijd aanwezig, behalve bij gewettigde afwezigheid.

Ook alle 6- en 7-jarigen in het kleuteronderwijs zijn voltijds leerplichtig. Dit zijn kinderen met een verlengd verblijf in het kleuteronderwijs. Aangezien zij reeds achterstand hebben opgelopen, is het voor deze kinderen des te meer van belang dat ze altijd aanwezig zijn, behalve bij gewettigde afwezigheid.

Voltijds leerplichtige leerlingen moeten élke halve dag aanwezig zijn op school, behalve bij gewettigde afwezigheden.

4.2. Welke afwezigheden zijn gewettigd voor voltijds leerplichtigen?

De gewettigde afwezigheden worden door de Vlaamse Regering vastgelegd.

Er zijn gewettigde afwezigheden die geen toestemming van de directie vereisen (zie 4.2.1) en er zijn gewettigde afwezigheden die wel toestemming van de directie vereisen (zie 4.2.2)

4.2.1. Afwezigheden die geen toestemming van de directie vereisen (codes Z en code R)

Voor deze categorie afwezigheden is, in tegenstelling tot de afwezigheden hierna besproken onder4.2.2 geen akkoord van de directie nodig.

4.2.1.1. Afwezigheid wegens ziekte (code Z)

Afwezigheid wegens ziekte is een gewettigde afwezigheid, mits de voorlegging van één van volgende documenten:

- een verklaring van ziekte ondertekend en gedateerd door een ouder. De afwezigheid wegens ziekte mag een periode van drie opeenvolgende kalenderdagen niet overschrijden en kan hoogstens vier maal per schooljaar worden ingediend.

- een medisch attest, uitgereikt door een arts. In de volgende gevallen is er in elk geval een medisch attest vereist:

- een afwezigheid wegens ziekte van meer dan drie opeenvolgende kalenderdagen;

- een afwezigheid wegens ziekte nadat de leerling in datzelfde schooljaar al viermaal afwezig is geweest voor een ziekteperiode met verklaring van de ouders (zie punt a hoger);

Dit medisch attest kan afkomstig zijn van een arts, een arts-specialist, een psychiater, een tandarts, een orthodontist en de administratieve diensten van een ziekenhuis of een erkend labo.

Voorbeelden:

Een kind is afwezig wegens ziekte op vrijdag en op de daaropvolgende maandag. Aangezien het om een afwezigheid van vier opeenvolgende kalenderdagen gaat, moet er een medisch attest uitgereikt door een arts, ingediend worden.

Een kind is afwezig wegens ziekte in september twee opeenvolgende kalenderdagen (a), in oktober één dag (b), in december vijf opeenvolgende kalenderdagen (c), in januari drie opeenvolgende kalenderdagen (d), in maart één dag (e), in juni opnieuw één dag (f).

In de situaties a, b, d en e volstaat een briefje van de ouders, in de situaties c en f is er een medisch attest nodig. In situatie c betreft het immers een ziekte van meer dan drie opeenvolgende kalenderdagen (en hiervoor is altijd een medisch attest nodig), in situatie f betreft de ziekte maar één kalenderdag maar het kind is dat schooljaar al vier keer met een briefje van de ouders wegens ziekte afwezig geweest (nl. in de situaties a, b, d en e). Indien evenwel de ouders bijvoorbeeld voor de eerste afwezigheid (a), een medisch attest ingediend hebben, dan volstaat voor de afwezigheid in juni (f) een briefje van de ouders, aangezien het hier dan nog maar een vierde afwezigheid met verklaring van de ouders betreft.

Kinderen die in een type-5 school verblijven moeten in de thuisschool ook geregistreerd worden met een code Z.

Wanneer een bepaald chronisch ziektebeeld leidt tot verschillende afwezigheden zonder dat telkens een doktersconsultatie noodzakelijk is (bijv. astma, migraine,...) kan na samenspraak tussen school en CLB één medisch attest dat het ziektebeeld bevestigt volstaan. Wanneer een afwezigheid om deze reden zich dan effectief voordoet, volstaat een verklaring van de ouders.

Opgelet:
In volgende vier gevallen is de afwezigheid wegens ziekte die wordt gewettigd met een medische attest in twijfel te trekken, nl.:

- het medisch attest geeft zelf de twijfel van de arts aan wanneer deze een dixit-attest uitschrijft (zie bijlage 3);
- de uitreikingsdatum van het medisch attest valt buiten de ziekteperiode van de leerling;
- de begin- en/of einddatum van de afwezigheidsperiode op het medisch attest werd(en) ogenschijnlijk vervalst;
- het medisch attest vermeldt een reden die niets met de medische toestand van de leerling te maken heeft, zoals de ziekte van één van de ouders, hulp in het huishouden, familiale redenen, …

Bij een twijfelachtig medisch attest kan de school contact opnemen met de CLB-arts van de school. De CLB-arts kan dan contact opnemen met de behandelende arts om het dossier te bespreken.

Bovenstaande afwezigheden moeten steeds benaderd worden vanuit de invalshoek van problematische afwezigheden (code B). Dat wil zeggen dat de school indien nodig het gesprek aangaat met de ouders van de leerling om de echte reden van afwezigheid te achterhalen en indien van toepassing de afwezigheid van de leerling met een code B kan registreren. Daarbij kan de school de stappen uitgeschreven in de Vlaamse krachtlijnen inzake aanpak van spijbelproblematiek hanteren: (http://www.onderwijs.vlaanderen.be/nl/Spijbelen-aanpakken-Vlaamse-krachtlijnen).

4.2.1.2. Gewettigde afwezigheden mits voorlegging van een verklaring van de ouders of een officieel document (code R)

Naast ziekte is het evident dat de afwezigheid van een leerling in een aantal situaties gewettigd is. De regelgeving voorziet volgende situaties van gewettigde afwezigheid, mits voorlegging van - naargelang van het geval - een verklaring van de ouders of een document met officieel karakter, tot staving van de afwezigheid:

- het bijwonen van een familieraad;

het bijwonen van een begrafenis- of huwelijksplechtigheid van een persoon die onder hetzelfde dak woont als de leerling of van een bloed- of aanverwant van de leerling. Het betreft hier enkel de dag van de begrafenis zelf. Indien het bijwonen van de begrafenis een afwezigheid van meer dan één dag vergt, bijv. omdat het een begrafenis in het buitenland betreft, dan is voor die bijkomende dagen steeds een toestemming van de directie vereist (zie 4.2.2. Afwezigheden met toestemming van de directeur);

- de oproeping of dagvaarding voor de rechtbank (bijvoorbeeld het hoorrecht van de minderjarige in het kader van een echtscheiding of het verschijnen voor de jeugdrechtbank);

- het onderworpen worden aan maatregelen in het kader van de bijzondere jeugdzorg en de jeugdbescherming (bijvoorbeeld opname in een onthaal-, observatie- en oriëntatiecentrum);

- de onbereikbaarheid of ontoegankelijkheid van de school door overmacht (bijvoorbeeld door staking van het openbaar vervoer, door overstroming,...);

- het beleven van feestdagen die inherent zijn aan de door de Grondwet erkende levensbeschouwelijke overtuiging van een leerling (anglicaanse, islamitische, joodse, katholieke, orthodoxe, protestants-evangelische godsdienst).

Voor een overzicht van (de data van) deze feestdagen, zie https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/religieuze-feestdagen.

- het actief deelnemen in het kader van een individuele selectie of lidmaatschap van een vereniging als topsportbelofte aan sportieve manifestaties. Deze afwezigheid kan maximaal 10 al dan niet gespreide halve schooldagen per schooljaar bedragen. Het betreft hier niet het bijwonen van een training, maar wel het kunnen deelnemen aan wedstrijden/tornooien of stages waarvoor de leerling (als lid van een unisportfederatie) geselecteerd is. De unisportfederatie dient een document af te leveren waaruit blijkt dat de leerling effectief geselecteerd is als topsportbelofte. Dit document is geldig voor één schooljaar en dient eventueel elk schooljaar opnieuw verlengd te worden.

4.2.1.3. Afwezigheden ingevolge preventieve schorsing, tijdelijke en definitieve uitsluiting (code R)

Als een leerling de leefregels van de school ernstig overtreedt, kan de school de leerling preventief schorsen (bewarende maatregel) of tijdelijk of definitief uitsluiten (tuchtmaatregel). Zie omzendbrief Preventieve schorsing, tijdelijke en definitieve uitsluiting van leerlingen in het lager onderwijs vanaf 1 september 2014.

Een leerling die preventief geschorst, tijdelijk of definitief uitgesloten is, mag de lessen en activiteiten van zijn leerlingengroep niet volgen. Het algemeen principe is dat de school bij preventieve schorsing en tijdelijke of definitieve uitsluiting in opvang voorziet. Enkel als de school aan de ouders schriftelijk motiveert waarom dit niet haalbaar is, moet de school niet voor opvang zorgen. De leerling wordt als gewettigd afwezig beschouwd ongeacht of hij wel of niet door de school wordt opgevangen.

Elke preventieve schorsing, tijdelijke en definitieve uitsluiting ten aanzien van een leerling, moet geregistreerd worden via Discimus. Alle nodige informatie over welke gegevens er moeten doorgegeven worden, is opgenomen in de omzendbrief Discimus – Uitwisseling van leerlingengegevens.

4.2.2. Afwezigheden die een toestemming van de directie vereisen (code P en H)

4.2.2.1. Afwezigheden wegens persoonlijke omstandigheden (code P)

Naast afwezigheden wegens ziekte (4.2.1.1.) en afwezigheden mits voorlegging van een verklaring van de ouders of een officieel document (4.2.1.2.), kunnen er zich nog een aantal situaties voordoen waarin afwezigheden gewettigd kunnen zijn. Het verlenen van autonomie aan de school moet deze toelaten in te spelen op specifieke situaties die niet altijd door algemene regelgeving op te vangen zijn.  De directeur basisonderwijs beslist op elk moment van het schooljaar, over het aan een leerling toegekend aantal gewettigde afwezigheden om persoonlijke redenen. Er wordt van overheidswege geen plafond op dit aantal opgelegd, vanuit het idee dat de school het best geplaatst is om - rekening houdend met de lokale context en de individuele leerling in kwestie - een beslissing te nemen. De school moet hiertoe dus geen aanvraag bij de overheid indienen. 

Belangrijk is dat deze afwezigheden zeker niet mogen gezien worden als automatismen. De ouders dienen een aanvraag in bij de school, de directeur beslist.

Indien de directie de afwezigheid om persoonlijke redenen weigert, dan is voor de ouders hiertegen geen beroepsmogelijkheid.

Vallen eveneens onder afwezigheid omwille van persoonlijke omstandigheden:

rouwperiode bij een overlijden;

- actieve deelname in het kader van een individuele selectie of lidmaatschap van een vereniging aan culturele en/of sportieve manifestaties, andere dan de 10 halve schooldagen waarop topsportbeloften recht hebben (deze zijn immers code R; zie 4.2.1.2);

- school-externe interventie (vroegere time-out).

De verificatie geeft geen inhoudelijke appreciatie bij het toekennen van afwezigheden om persoonlijke redenen maar kijkt enkel of de afwezigheid om persoonlijke reden op een correcte wijze (d.w.z. aan de hand van de juiste code) in het aanwezigheidsregister is vermeld.  

De afwezigheden omwille van topsporttraining (4.2.2.2.), rondtrekkende beroepen (4.2.2.3) en omwille van revalidatie (4.2.2.4.) (die ook de toestemming van de directie vergen) worden hierna afzonderlijk behandeld. Deze afwezigheden kan de directeur immers enkel onder bepaalde voorwaarden toestaan.

4.2.2.2. Afwezigheden voor maximaal 6 lestijden per week voor topsport tennis, zwemmen en gymnastiek  mits toestemming van de directie (code P)

Sporttrainingen moeten bij voorkeur zoveel mogelijk buiten de schooluren plaatsvinden. Dit om te vermijden dat leerlingen moeilijkheden krijgen voor bepaalde leergebieden. Enkel voor topsportbeloften die topsport beoefenen in de sporttakken tennis, zwemmen en gymnastiek en die een dermate zwaar trainingsschema volgen dat het niet volledig buiten de schooluren kan gegeven worden, kan een afwijking voorzien worden zodat de trainingen binnen én buiten de schooluren een harmonisch geheel vormen. Het uitgangspunt van de regelgeving op afwezigheden blijft dus dat alle voltijds leerplichtige leerlingen in het basisonderwijs in principe àlle activiteiten volgen, aangezien al deze activiteiten belangrijk zijn voor de volledige ontplooiing. De overheid moet kinderen ook beschermen tegen eventuele druk van de omgeving die de school op de tweede plaats wil zetten.

Deze categorie afwezigheden kan slechts toegestaan worden voor maximaal 6 lestijden per week (verplaatsingen inbegrepen) en kan enkel als de school voor de betrokken topsportbelofte over een dossier beschikt dat volgende elementen bevat:

1. Een gemotiveerde aanvraag van de ouders.

De vraag voor de afwezigheden omwille van topsport zal meestal van de ouders komen of van de sportfederatie waarbij het kind aangesloten is (zie punt 2 hierna). Het spreekt voor zich dat de ouders akkoord moeten zijn met de topsporttraining van hun kind en dat zij moeten beseffen dat het kind daardoor ook een aantal lestijden zal missen.

2. Een verklaring van een bij de Vlaamse sportfederatie aangesloten sportfederatie

Om te vermijden dat enkel de ouders het talent van hun kind beoordelen (en misschien 'overschatten'), moet er ook een verklaring van een bij de Vlaamse sportfederatie aangesloten sportfederatie zijn, waaruit blijkt dat de leerling een trainingsschema van deze federatie volgt én dat dit trainingsschema de gevraagde afwezigheden op school verantwoordt. Er mag aangenomen worden dat de topsportfederaties deze verklaringen enkel zullen doen voor leerlingen die inderdaad over een uitzonderlijk talent beschikken, dus niet voor kinderen die aan gewone 'recreatieve' sportbeoefening doen. Een verklaring van een individuele sportclub volstaat dus niet.

3. Een akkoord van de directie

Indien aan alle hierboven vermelde voorwaarden (aanvraag ouders en verklaring sportfederatie) voldaan is, kan de directie het aanvraagdossier aanvaarden. De directie is hiertoe niet verplicht en kan de aanvraag dus ook weigeren, zelfs al is aan alle voorwaarden voldaan.

Het akkoord van de directie houdt meteen ook een engagement van de school in om de leerling in die mate te begeleiden dat de afwezige lestijden op school zo goed mogelijk ondervangen zullen worden. De afwezigheid mag in geen geval leiden tot een achterstand op school. Desgevallend zal dit van het team een extra inspanning vragen om dit te voorkomen. Een directie die dit engagement niet wil nemen (bijv. omdat het een te grote belasting voor de school zou betekenen), heeft dus het recht om de aanvraag te weigeren.

Zoals bij andere afwezigheden is het de verificatie van het Agentschap voor Onderwijsdiensten die ter plaatse (in de school) n.a.v. de telling van de leerlingen zal oordelen of aan de vereisten voldaan is en of het dus gaat om een gewettigde afwezigheid. Is dit niet het geval, dan kan de leerling niet in aanmerking komen als regelmatige leerling.

4.2.2.3. In uitzonderlijke situaties de afwezigheid van kinderen van binnenschippers, kermis- en circusexploitanten en -artiesten en woonwagenbewoners, om de ouders te vergezellen tijdens hun verplaatsingen (de zgn. 'trekperiodes') (code P)

Ouders behorend tot de categorie trekkende bevolking, die voor de leerplicht van hun kind kiezen voor een inschrijving in een school, moeten er - net als alle andere ouders - op toezien dat hun kind elke schooldag op school aanwezig is.

Niettemin kunnen er zich in echt uitzonderlijke omstandigheden situaties voordoen waarbij het omzeggens onvermijdelijk is dat deze kinderen tijdelijk met hun ouders meereizen. School en ouders moeten deze situaties op voorhand grondig bespreken, het er over eens zijn dat het meenemen van het kind in deze situatie aangewezen is en duidelijke afspraken maken over de manier waarop school en ouders in contact zullen blijven met elkaar en de manier waarop het kind verdere onderwijstaken zal vervullen.

Deze vorm van onderwijs is een soort tijdelijk 'huisonderwijs', maar ondersteund vanuit een 'ankerschool' en enkel voorbehouden voor deze groep voltijds leerplichtigen tijdens hun noodzakelijke verplaatsingen. Afwezigheden van deze kinderen zijn dus te beschouwen als gewettigde afwezigheden mits:

- de ouders noodzakelijke verplaatsingen doen omwille van beroepsredenen;

- de school tijdens de afwezigheid voor een vorm van onderwijs op afstand zorgt;

de school, maar ook de ouders, zich engageren dat er regelmatig contact is over het leren van het kind.

De afspraken over de modaliteiten aangaande het onderwijs op afstand en aangaande de communicatie tussen de school en de ouders worden vastgelegd in een overeenkomst tussen de directeur en de ouders.

Afwezigheden van kinderen van trekkende bevolking die ter plaatse (bijv. op een woonwagenpark) blijven, vallen er niet onder, evenmin als afwezigheden van trekkende bevolking die zonder gegronde reden en zonder grondige communicatie hun kind zomaar meenemen. Deze afwezigheden zijn te beschouwen als problematische afwezigheden (code B).

4.2.2.4. Afwezigheden omwille van revalidatie tijdens de lestijden (code P in het gewoon onderwijs; code H in het buitengewoon onderwijs)

Een groeiend aantal ouders doet een beroep op schoolexterne hulpverleners. Wanneer de revalidatie gevolgd wordt tijdens de lestijden, gaan de leerlingen gedurende een bepaalde tijd uit de klas voor de behandeling.

De regelgeving biedt aan scholen een kader om een beslissing te nemen over vragen van ouders om therapie tijdens de lestijden toe te staan.

Inhoudelijk onderscheiden we drie situaties waarin de directeur van een school een beslissing kan nemen over het toestaan van een afwezigheid van een leerling omwille van revalidatie tijdens de lestijden uitgevoerd door schoolexterne hulpverleners die hiertoe bij de wet gemachtigd zijn. “Bij de wet gemachtigd zijn" is een algemene omschrijving om aan te geven dat de schoolexterne hulpverleners hun therapeutische taak uitvoeren binnen een door de wet geregelde context; dit kan een hulpverleningsinstantie zijn (zoals een revalidatiecentrum bijvoorbeeld) of op basis van het statuut van zelfstandig therapeut (logopedist, kinesitherapeut ...). De schoolexterne hulpverleners moeten kunnen legitimeren dat zij hun beroep uitoefenen op een reglementaire basis. Omdat de beroepscontexten sterk kunnen verschillen zullen ook diverse reglementaire kaders in het geding zijn.

Het schoolbestuur moet volledig onafhankelijk zijn van de behandelende persoon of van zijn bestuur.

4.2.2.4.1. De afwezigheid in het gewoon of buitengewoon onderwijs omwille van revalidatie na ziekte of ongeval, die niet behoren tot situaties die vallen onder 4.2.2.4.2 en 4.2.2.4.3 en dit gedurende maximaal 150 minuten per week, verplaatsing inbegrepen.

Om een beslissing te kunnen nemen, moet de school beschikken over een dossier dat minstens de volgende elementen bevat:

- een verklaring van de ouders waarom de revalidatie tijdens de lestijden moet plaatsvinden;

- een medisch attest waaruit de noodzakelijkheid, de frequentie en de duur van de revalidatie blijkt;

- een advies, geformuleerd door het centrum voor leerlingenbegeleiding, na overleg met de klassenraad en de ouders. Dat advies moet motiveren waarom revalidatie tijdens de lestijden vereist is;

- een toestemming van de directeur voor een periode die de duur van de behandeling, vermeld in het medisch attest, niet kan overschrijden;

Uitzonderlijk kunnen de 150 minuten overschreden worden, mits gunstig advies van de arts van het Centrum voor Leerlingenbegeleiding, in overleg met de klassenraad en de ouders. Het advies moet motiveren waarom de behandeling tijdens de lestijden noodzakelijk blijft en moet aantonen dat door die afwezigheid het leerproces van de leerling niet ernstig wordt benadeeld.

4.2.2.4.2. De afwezigheid in het gewoon onderwijs gedurende maximaal 150 minuten per week, verplaatsing inbegrepen, van leerlingen met een specifieke onderwijsgerelateerde behoefte waarvoor een handelingsgericht advies is gegeven als vermeld in artikel 2, 11°, g) van het decreet van 27 april 2018 betreffende de leerlingenbegeleiding in het basisonderwijs, het secundair onderwijs en de centra voor leerlingenbegeleiding.

Het handelingsgericht advies betreft o.a. een advies aan de leerling, de ouders of het schoolteam over ondersteunende maatregelen in onderwijs of bepaalde hulp die nodig is dat tot stand gekomen is op basis van een proces dat verlopen is volgens een systematische procedure en in samenwerking met de leerlingen, de ouders en de school.

Om een beslissing te kunnen nemen, moet de school beschikken over een dossier dat ten minste de volgende elementen bevat:

- een verklaring van de ouders waarom de revalidatie tijdens de lestijden moet plaatsvinden;

- een advies, geformuleerd door het centrum voor leerlingenbegeleiding in overleg met de klassenraad en de ouders. Dat advies moet motiveren waarom de problematiek van de leerling van die aard is dat het wettelijk voorziene zorgbeleid van een school daarop geen antwoord kan geven en dat de revalidatietussenkomsten niet beschouwd kunnen worden als schoolgebonden aanbod. Onder schoolgebonden aanbod wordt verstaan: het reguliere pedagogisch-didactische aanbod voor alle leerlingen, de aanvullende zorgmaatregelen op niveau van de school of scholengemeenschap, en de schoolexterne dienstverlening door personeel of diensten, gefinancierd of gesubsidieerd door het Beleidsdomein Onderwijs en Vorming. Deze omschrijving is conform de adviezen van de Commissie Zorgvuldig Bestuur. Indien er op het moment van de aanvraag tot afwezigheid nog geen handelingsgericht advies werd gegeven voor de leerling, kunnen het handelingsgericht advies en het advies bedoeld in 2) gelijktijdig afgeleverd worden;

- een samenwerkingsovereenkomst tussen de school en de revalidatieverstrekker over de manier waarop de revalidatie het onderwijs voor de leerling in kwestie zal aanvullen en de manier waarop de informatie-uitwisseling zal verlopen. De revalidatieverstrekker bezorgt op het einde van elk schooljaar een evaluatieverslag aan de directie van de school en van het centrum voor leerlingenbegeleiding, met inachtneming van de privacywetgeving waaraan hij onderworpen is;

- een toestemming van de directeur, die jaarlijks vernieuwd en gemotiveerd moet worden, rekening houdend met het evaluatieverslag waarvan sprake in punt 3);

In uitzonderlijke omstandigheden en mits gunstig advies van het CLB in overleg met de klassenraad en de ouders, kan de maximumduur van 150 minuten voor voltijds leerplichtige kleuters uitgebreid worden tot 200 minuten, verplaatsing inbegrepen. Het advies moet motiveren waarom de behandeling tijdens de lestijden noodzakelijk blijft en moet aantonen dat door die afwezigheid het leerproces van de leerling niet ernstig wordt benadeeld.

Voor leerlingen met een verslag (zoals vermeld in artikel 15 van het decreet basisonderwijs) of voor leerlingen met een inschrijvingsverslag die een individueel aangepast curriculum volgen in het gewoon basisonderwijs kan de afwezigheid maximaal 250 minuten per week bedragen, verplaatsing inbegrepen.

4.2.2.4.3. De afwezigheid in het buitengewoon onderwijs gedurende maximaal 250 minuten per week, verplaatsing inbegrepen.

Om een beslissing te kunnen nemen, moet de school beschikken over een dossier dat ten minste de volgende elementen bevat:

- een verklaring van de ouders waarom de revalidatie tijdens de lestijden moet plaatsvinden;

- een verslag (zoals vermeld in artikel 15 van het decreet basisonderwijs)of een inschrijvingsverslag;

- een advies, geformuleerd door het centrum voor leerlingenbegeleiding in overleg met de klassenraad en de ouders. Dat advies moet motiveren waarom revalidatie voor die leerling vereist is;

- een samenwerkingsovereenkomst tussen de school en de revalidatieverstrekker over de manier waarop de revalidatie het onderwijsaanbod voor de leerling in kwestie zal aanvullen en de manier waarop de informatie-uitwisseling zal verlopen. De revalidatieverstrekker bezorgt op het einde van elk schooljaar een evaluatieverslag aan de directie van de school en van het centrum voor leerlingenbegeleiding, met inachtneming van de privacywetgeving waaraan hij onderworpen is;

- een toestemming van de directeur, die jaarlijks vernieuwd en gemotiveerd moet worden, rekening houdend met het evaluatieverslag waarvan sprake in punt 4).

De therapie die gegeven wordt aan leerlingen uit het buitengewoon onderwijs door een therapeut verbonden aan een MFC (multifunctioneel centrum) valt niet onder de toepassing van de regeling van afwezigheden omwille van revalidatie.

Voor deze drie situaties geldt dat u in het aanwezigheidsregister (bij de kolom opmerkingen) in september of vanaf het moment dat de revalidatie begint te lopen, schrijft dat de leerling revalidatie tijdens de lestijden volgt.

Afwezigheden omwille van revalidatie tijdens de lestijden noteert u met een code P voor het gewoon onderwijs en een code H voor het buitengewoon onderwijs. Hierbij dient u zelf te beoordelen of, op een volledige voor- of namiddag, de leerling meer afwezig was voor revalidatie of meer aanwezig was op school. Afhankelijk van de duur van de afwezigheid voor revalidatie, noteert u de desbetreffende code of duidt u de leerling als aanwezig aan.

U hanteert deze code eveneens voor onderzoeken die tijdens de lestijden uitgevoerd worden door schoolexterne hulpverleners of diensten in functie van het stellen van een diagnose of de nood aan therapie. Het blijft evenwel aangewezen dat deze onderzoeken zoveel mogelijk buiten de lestijden gebeuren. Onderzoeken in het kader van preventieve gezondheidszorg en diagnostische onderzoeken die uitgevoerd worden door een CLB worden niet als een afwezigheid gecodeerd.

In bijlage bij het register voegt u in alle gevallen een weekplanning (of maandplanning).

De verzekering van de leerlingen die tijdens de lestijden revalidatie krijgen, valt tijdens de periode van de therapie en de verplaatsingen niet ten laste van de schoolverzekering. De begeleiding van de leerling tijdens de verplaatsingen vallen niet ten laste van de school.

4.3. Problematische afwezigheden (code B)

Alle afwezigheden die niet opgesomd zijn onder 4.2 en daardoor gewettigd zijn ten aanzien van de leerling te beschouwen als problematische afwezigheden. Ten aanzien van de school betekent dit niét dat deze problematische afwezigheden automatisch zullen leiden tot niet-financierbaarheid of niet-subsidieerbaarheid van de leerling. Onder bepaalde voorwaarden kunnen problematische afwezigheden immers toch omgezet worden in gewettigde afwezigheden t.a.v. de school.

4.4. Onder welke voorwaarden kunnen problematische afwezigheden omgezet worden in gewettigde afwezigheden t.a.v. de school?

De regelgeving op afwezigheden wil een open communicatie over afwezigheden stimuleren en scholen die zich inspannen om problematische afwezigheden te begeleiden niet bestraffen. Problematische afwezigheden kunnen onder bepaalde voorwaarden t.a.v. de school toch beschouwd worden als gewettigde afwezigheden. Essentieel hierbij is dat de school samen met het CLB werkt aan de begeleiding van de leerling.

Voor problematische afwezigheden tot en met 4 halve schooldagen zijn geen specifieke bepalingen inzake deze begeleiding opgelegd. Dit betekent niet dat er geen begeleidingsinspanningen geleverd moeten worden. Een school moet aandacht hebben voor élke problematische afwezigheid, ook deze van 'slechts' een halve dag. Van scholen wordt verwacht dat ze hierrond op verschillende manieren werken: zo moeten afspraken rond afwezigheden opgenomen zijn in het schoolreglement, moet bij problematische afwezigheden de school contact opnemen met de ouders (telefonisch, via de schoolagenda, door huisbezoek, contact met het CLB, ...). Directie en team moeten op een gecoördineerde en bewuste manier de begeleiding van problematische afwezigheden vorm geven en systematisch opvolgen (bijvoorbeeld via een stappenplan, een netwerk,...). (…)

Vanaf 5 al dan niet gespreide halve lesdagen per schooljaar die als problematische afwezigheid zijn geregistreerd, moet de school minimaal aan een aantal door de overheid opgelegde voorwaarden voldaan hebben: de afwezigheid signaleren aan het CLB en samenwerken met het CLB aan de begeleiding van de leerling (…).

De als problematisch geregistreerde afwezigheid van de leerling wordt als gewettigd beschouwd als de school aan de volgende voorwaarden voldoet:

1° begeleidende maatregelen neemt, ongeachte het aantal halve dagen problematische afwezigheid dat de leerling opbouwt;
2° een dossier van die begeleidende maatregelen bijhoudt, eventueel als onderdeel van een leerlingendossier;
3° vanaf vijf al dan niet gespreide halve lesdagen problematische afwezigheid per schooljaar:
- die afwezigheden signaleert aan het CLB;
- samenwerkt met het CLB (o.a. samen met het CLB beslist of het onmiddellijk opstarten van een CLB-begeleidingstraject noodzakelijk is);
- extra begeleidende maatregelen neemt na advies van het CLB.

De wettiging van problematische afwezigheden is dus afhankelijk van het feit dat de school kan aantonen dat ze, in samenwerking met het begeleidend CLB, ernstige inspanningen heeft geleverd om de leerling die problematisch afwezig is te begeleiden.

4.5. Voor wie moeten de wettigingen en het begeleidingsdossier op school ter inzage zijn?

Alle wettigingen, alsook het begeleidingsdossier, moeten tot het einde van het schooljaar, en het daaropvolgende schooljaar, op de school ter inzage zijn voor de verificateurs. Zij zijn het immers die nagaan of de school aan haar begeleidingsinspanningen voldoet en welke als problematisch geregistreerde afwezigheden kunnen beschouwd worden als gewettigde afwezigheden voor de school.

Om de planlast niet te verhogen moet het begeleidingsdossier geen afzonderlijk dossier zijn maar kan het een onderdeel zijn van het leerlingendossier.

4.6. Wat zijn de gevolgen wanneer een leerling ongewettigd afwezig is

Leerlingen die ongewettigd afwezig zijn verliezen hun statuut van regelmatige leerling overeenkomstig artikel 20 van het decreet basisonderwijs. Dit houdt in dat de betrokken leerling geen getuigschrift basisonderwijs kan krijgen en dat de school de betrokken leerling niet kan meetellen voor de berekening van de personeelsformatie en de toelagen.

5. Bepalingen van toepassing op alle leerplichtigen

5.1. Uitwisseling van afwezigheidsgegevens met het Agentschap voor Onderwijsdiensten

Informatie over de uitwisseling van afwezigheidsgegevens via DISCIMUS vindt u in de omzendbrief DISCIMUS – Uitwisseling van leerlingengegevens.

5.2. Zorgwekkende dossiers

Indien u als school van oordeel bent dat de begeleiding die u, in samenwerking met het CLB, opgestart hebt, geen enkel resultaat oplevert bijv. omdat er manifeste onwil bij de ouders is, kan u contact opnemen met het Agentschap voor Onderwijsdiensten (t.a.v. Bea De Cuyper, tel. 02/553.04.04, leerplichtcontrole@vlaanderen.be).

Het Agentschap voor Onderwijsdiensten zal dan, in samenspraak met u, onderzoeken welke verdere stappen gezet kunnen worden. Een van de mogelijke stappen is om het dossier van de betrokken leerling - wiens leerrecht geschonden wordt, aan het parket over te maken. Dit gebeurt steeds na een verwittiging van de ouders.

5.3. Wat met leerlingen die 'onbereikbaar' zijn?

In bepaalde gevallen zal de school in de onmogelijkheid verkeren om de leerling daadwerkelijk te begeleiden. Dit zal bijvoorbeeld het geval zijn bij leerlingen die na een vakantie in het buitenland niet tijdig terugkeren of bij leerlingen die spoorloos zijn. In dit geval moet de school kunnen aantonen dat er inspanningen geleverd zijn om de leerling terug te vinden.

Voorbeeld:

Een voltijds leerplichtige leerling vertrekt tijdens de paasvakantie met zijn ouders naar het buitenland. Na de paasvakantie geraken de ouders en de kinderen niet tijdig terug op school. De school is hiervan niet op de hoogte gebracht. De school kan in dit geval de leerling niet begeleiden, aangezien de leerling onbereikbaar is (en de school zelfs niet zeker weet waar de leerling is). In dit geval kan de school niet veel meer doen dan inspanningen doen om de leerling te lokaliseren (door bijv. contact te zoeken met de familie (telefonisch of via huisbezoek), door te informeren bij de gemeente,...).

5.4. Wat bij schoolveranderingen?

Bij schoolverandering hoeven de B-codes niet meer tussen scholen doorgegeven te worden. Scholen kunnen dit via Discimus raadplegen.

5.5. Communicatie naar de ouders

Essentieel is dat ouders zo goed en volledig mogelijk geïnformeerd worden over de regelgeving op afwezigheden voor leerplichtige leerlingen en aan welke verplichtingen bij afwezigheden voldaan moet worden. Aangezien afspraken rond afwezigheden een verplicht onderdeel vormen van het schoolreglement, is dit reglement hét instrument bij uitstek om ouders op hun verplichtingen terzake te wijzen.

In bijlage is een modelbrief gevoegd die gebruikt kan worden als addendum bij het schoolreglement m.b.t. de afwezigheden van de voltijds leerplichtige leerlingen.

5.6. Sanctionering van de ouders

De leerplichtwet bepaalt dat ouders bij misbruik gestraft kunnen worden.  In elk gerechtelijk arrondissement is er een parketcriminoloog aangesteld die zich onder andere buigt over de dossiers van leerplichtontduiking en spijbelen.  Bij ernstig misbruik kunnen zij de ouders vervolgen voor de politierechtbank of maatregelen voor de jongere vorderen via de jeugdrechtbank. 

6. Bijlage

- (1): Ouders = de persoon die het ouderlijk gezag uitoefent of in rechte of in feite de leerling onder zijn bewaring heeft.

- (2): Alle vermelde leeftijden worden beoordeeld op basis van het geboortejaar en gelden op schooljaarbasis. Bv. Voor het schooljaar 2020-2021 worden als 5-jarigen beschouwd: alle kinderen geboren in 2015. Deze kinderen zijn 5 jaar voor 1 januari 2021, dus voor 1 januari van het lopende schooljaar (2020-2021).