1. Inleiding

Deze omzendbrief bevat:

• informatie over de jaarlijkse geld- en gegevensstromen tussen academies van het deeltijds kunstonderwijs en AGODI.
• de jaarkalender DKO (zie 11.)
• de codetabellen DKO met onder andere de codes van alle administratieve groepen en vakken. (zie bijlage 1)

Meer informatie over de regelgeving vindt u terug op onderstaande weblinks:

Decreet betreffende het deeltijds kunstonderwijs

Besluit van de Vlaamse Regering betreffende het opleidingsaanbod, de organisatie, de personeelsformatie, de inning van het inschrijvingsgeld en de certificering van deeltijds kunstonderwijs

Omzendbrieven deeltijds kunstonderwijs

2. Team DKO

Fé Verdievel: coördinator

02 553 00 13

Nadia Vranken: teamverantwoordelijke schoolbeheerteam en verificateur

02 553 89 83 of 0491 35 61 50

Marleen Creten: schoolbeheerteam

02 553 89 84

Lynn De Paepe: schoolbeheerteam en verificateur

02 553 92 78 of 0490 58 99 63

Maarten Bruyninckx: verificateur

02 553 20 45 of 0478 66 85 82

Bram Temmerman: schoolbeheerteam en verificateur

02 553 56 13 of 0478 66 85 81

Algemeen e-mailadres: deeltijdskunstonderwijs.agodi@vlaanderen.be

E-mailadres Discimus: discimus.dko@vlaanderen.be

Vind uw verificateur of uw dossierbeheerder van het schoolbeheerteam terug op https://www.agodi.be/zoek-verificateur of https://www.agodi.be/zoek-dossierbeheerder-schoolbeheerteam.

3. Inschrijvingsgeld

Tarieven 2020-2021:

	Volledig tarief	Verminderd tarief
Volwassenen	318 euro	134 euro
Jongeren	68 euro	44 euro

AGODI vordert het inschrijvingsgeld in twee schijven: het voorschot en het saldo.

3.1. Voorschot

Het schoolbestuur betaalt uiterlijk 15 november het voorschot van inschrijvingsgeld. AGODI bezorgt de factuur van het voorschot via Mijn Onderwijs.

3.1.1. OGO en VGO

Voor het officieel en vrij gesubsidieerd onderwijs, met uitzondering van de Beiaardschool, worden de werkingsmiddelen verrekend in het voorschot van het inschrijvingsgeld.

De berekening is als volgt:

95% van het inschrijvingsgeld van het vorige schooljaar MIN de werkingsmiddelen van het huidige schooljaar.

Voorbeeld:

Het inschrijvingsgeld van schooljaar 2019-2020 bedroeg 80.000 euro (zie doc D). De academie heeft in schooljaar 2020-2021 recht op 10.000 euro werkingsmiddelen.

= 95% van 80.000 euro MIN 10.000 euro

Het voorschot van inschrijvingsgeld 2020-2021 bedraagt 66.000 euro.

3.1.2. GO! En Beiaardschool

De werkingsmiddelen worden niet verrekend in het inschrijvingsgeld van de GO!-academies en de Beiaardschool maar worden apart gestort aan het schoolbestuur (zie 5.1.3.).

De berekening voor het voorschot van inschrijvingsgeld is als volgt:

95% van het inschrijvingsgeld van het vorige schooljaar.

Voorbeeld:

Het inschrijvingsgeld van schooljaar 2019-2020 bedroeg 80.000 euro (zie doc D).

= 95% van 80.000

Het voorschot van inschrijvingsgeld 2020-2021 bedraagt 76.000 euro.

3.2. Saldo

Het schoolbestuur betaalt uiterlijk 15 april het saldo van inschrijvingsgeld. AGODI bezorgt de factuur van het saldo via Mijn Onderwijs”.

De berekening is als volgt:

100% van het bedrag van het afrekeningsverslag (doc D) van het huidige schooljaar MIN 95% van het inschrijvingsgeld van vorig schooljaar (reeds betaald in het voorschot)

Voorbeeld:

Volgens het afrekeningsverslag ( doc D) schooljaar 2020-2021 moet de academie 100.000 euro inschrijvingsgeld betalen. Het schoolbestuur moet dit volledige bedrag echter niet volledig betalen, het grootste deel werd immers al in het voorschot betaald. 95% van het inschrijvingsgeld van schooljaar 2019-2020 bedroeg 90.000 euro.

= 100.000 euro MIN 90.000 euro

Het saldo van inschrijvingsgeld 2020-2021 bedraagt 10.000 euro

Indien het te betalen inschrijvingsgeld van het huidige schooljaar minder bedraagt dan 95% van het inschrijvingsgeld van het vorige schooljaar, krijgt het schoolbestuur het te veel betaalde voorschot teruggestort.

Voorbeeld:

Volgens het afrekeningsverslag ( doc D) schooljaar 2020-2021 moet de academie 90.000 euro inschrijvingsgeld betalen. In schooljaar 2019-2020 bedroeg het totale inschrijvingsgeld 100.000 euro. Het schoolbestuur betaalde in het voorschot al 95.000 euro.

90.000 euro MIN 95.000 euro = - 5.000 euro

AGODI stort 5.000 euro op het rekeningnummer van het schoolbestuur.

3.3. Factuur

De factuur van het voorschot en saldo wordt enkel nog digitaal via Mijn Onderwijs ter beschikking gesteld. Het is belangrijk dat de nodige personen toegang hebben tot Mijn Onderwijs.

Op de factuur vindt u volgende gegevens terug:

• de gegevens van de academie en het schoolbestuur
• de berekening van het te betalen bedrag
• de gegevens van de begunstigde (IBAN-nummer, BIC-code, adres)
• de facturatiegegevens (te betalen bedrag, dossiernummer, datum, betalingsvoorwaarde, gestructureerde mededeling, omschrijving).

3.4. Terugbetaling van het inschrijvingsgeld

Leerlingen worden ingeschreven tussen 1 maart en 30 september, in deze periode is een terugbetaling van het inschrijvingsgeld nog mogelijk.

Vanaf 1 oktober is een leerling officieel ingeschreven en geregistreerd in de databanken van AGODI. Het inschrijvingsgeld is vanaf dan eigendom van de Vlaamse Overheid. Een terugbetaling na 1 oktober kan enkel in uitzonderlijke gevallen van overmacht en telkens in samenspraak met de verificateur.

3.5. Verminderd tarief

Alle info over verminderd tarief is te vinden in de omzendbrief Inschrijvingen en toelatingsvoorwaarden in het deeltijds kunstonderwijs.

Verminderde tarieven worden gestaafd met een attest of document dat de geldigheid v an de korting bewijst hetzij op het moment van inschrijving, hetzij in de maand september van het schooljaar waarvoor de korting wordt aangevraagd.

Het kortingsattest dat het recht op verminderd tarief staaft, moet vanaf 1 oktober in de academie aanwezig zijn ter verificatie.

Ongeldige kortingsattesten worden niet aanvaard door de verificatie. In dit geval moet het volledig tarief van inschrijvingsgeld betaald worden aan AGODI. Registreer de aanpassing van het inschrijvingsgeld zo snel mogelijk in Discimus via de schoolsoftware. Indien dit niet vóór 31 januari gebeurd is, wordt de betrokken leerling uit de financiering gehaald.

4. Toelagen

4.1. Werkingsmiddelen

4.1.1. OGO en VGO

De werkingsmiddelen waar de academie recht op heeft, worden berekend aan de hand van de toegekende lestijden van het huidige schooljaar. Het bedrag dat de academie per lestijd krijgt, hangt af van het domein:

• Een lestijd in het domein beeldende en audiovisuele kunsten en de domeinoverschrijdende initiatie bedraagt in schooljaar 2020-2021 € 80,83;
• Een lestijd in de domeinen dans, woordkunst-drama en muziek bedraagt in schooljaar 2020-2021 € 26,95.

Jaarlijks worden de bedragen geïndexeerd volgens de gezondheidsindex.

Voorbeeld:

Een academie heeft volgens het lestijdenpakket in schooljaar 2020-2021 recht op 180 lestijden beeldende en audiovisuele kunsten, 75 lestijden woordkunst-drama, 250 lestijden muziek en 6 lestijden domeinoverschrijdende initiatie.

(180 + 6) x € 80,83 + (75 + 250) x € 26,95 = € 23.793,13

De werkingsmiddelen voor academies van OGO (met uitzondering van de Beiaardschool) en VGO worden niet meer afzonderlijk gestort maar worden in minderding gebracht op het voorschot van inschrijvingsgeld. (zie punt 3.1.) Gedetailleerde informatie over de verrekening vindt u terug op de factuur van het voorschot van het inschrijvingsgeld.

Vanaf schooljaar 2019-2020 voert de Vlaamse overheid een generieke besparing door op de werkingsmiddelen. Jaarlijks wordt het totale werkingsbudget van OGO en VGO verminderd met 170.000 euro. Dit bedrag wordt over de academies gespreid a rato van het aantal toegekende lestijden. De jaarlijkse indexering wordt beperkt tot 60%.

4.1.2. GO! En Beiaardschool

De GO!-academies krijgen voor begrotingsjaar 2019 een werkingsbudget van 1.729.877 euro. De Beiaardschool krijgt voor begrotingsjaar 2019 een werkingsbudget van 25.606 euro. Jaarlijks worden de bedragen geïndexeerd volgens de gezondheidsindex.

De werkingsmiddelen worden niet verrekend in het inschrijvingsgeld. Het bedrag wordt in twee schijven gestort aan het schoolbestuur: een voorschot eind januari en een saldo eind juni.

Vanaf schooljaar 2019-2020 voert de Vlaamse overheid een generieke besparing door op de werkingsmiddelen. Het totale werkingsbudget van GO! wordt jaarlijks verminderd met 104.000 euro. Het totale werkingsbudget van de Beiaardschool wordt jaarlijks verminderd met 2.000 euro. De jaarlijkse indexering wordt beperkt tot 60%.

4.1.3. Aanwending

De schoolbesturen van het officieel gesubsidieerd onderwijs volgen de richtlijnen van de omzendbrief van 19/03/1993 over de controle op de aanwending van de toelagen. De besturen gebruiken het formulier AL1 om de in het vorige boekjaar aangewende werkingstoelagen te verantwoorden en bewaren dit formulier gedurende vijf jaar in de academie ter inzage van de verificatie.

4.2. Toelagen voor ICT-coördinatie

4.2.1. Toekenning

Academies in een samenwerkingsplatform hebben jaarlijks recht op extra werkingsmiddelen voor de logistieke en materiële ondersteuning van de ICT-coördinatie.

De berekening van de toelage voor ICT-coördinatie gebeurt op basis van:

• Het aantal financierbare leerlingen
• De wegingsfactor 0,25
• De coëfficiënt 0,6733

Voorbeeld:

Een academie met 1000 financierbare leerlingen.

= 1000 x 0,25 x 0, 6733 = 168,36 euro

De academie krijgt een ICT-toelage van 168,36 euro .

Meer informatie vindt u in de omzendbrief van 18/7/2003.

4.2.2. Uitbetaling

AGODI stort de ICT-toelage eind april op het rekeningnummer van uw schoolbestuur. Tegelijkertijd plaatst het schoolbeheerteam een dienstbrief met betalingsinfo op Mijn Onderwijs.

4.2.3. Aanwending

Meer informatie vindt u in punt 4 van de omzendbrief van 18/7/2003.

4.3. Toelagen voor nascholing

4.3.1. Toekenning

Academies krijgen jaarlijks nascholingsmiddelen die bestemd zijn voor de nascholing van het personeel van de academies. Alle leden van het bestuur, het administratief en het onderwijzend personeel komen in aanmerking: directeurs, beleidsmedewerkers, secretariaatspersoneel, leraren en begeleiders.

Voor het begrotingsjaar 2021 bedraagt de totale toelage voor nascholing voor alle DKO-academies samen 255.000 €.

De toelage die uw academie krijgt, wordt berekend aan de hand van de verhouding van het aantal fulltime ambten in uw academie ten opzichte van het globaal aantal fulltime ambten in het deeltijds kunstonderwijs.

4.3.2. Uitbetaling

AGODI stort de toelagen voor nascholing op het rekeningnummer van uw schoolbestuur. De uitbetaling van de nascholingstoelage gebeurt in twee schijven: een voorschot eind februari en een saldo eind juni. De dienstbrief met de betalingsinfo wordt door uw schoolbeheerteam op Mijn Onderwijs geplaatst.

4.3.3. Aanwending

De aanwending van de toelage voor nascholing is geregeld in het decreet betreffende de kwaliteit van onderwijs van 28 augustus 2009. De definitie van nascholing luidt: “alle vormingsinspanningen die erop gericht zijn de kennis, vaardigheden en attitudes van de personeelsleden van de instelling te ontwikkelen, te verbreden of te verdiepen en begeleidingsinitiatieven die gericht zijn op organisatieontwikkeling”. Opleidingen die vallen onder nascholing kunnen zowel intern als extern plaatsvinden. Interne nascholing is vorming die de school zelf organiseert met eigen leerkrachten. Naast inschrijvingskosten mogen andere kosten in rekening gebracht worden als ze rechtstreeks verband houden met de opleidingen. Voorbeelden zijn maaltijdkosten of verplaatsingsonkosten. Deze bijkomende kosten dienen in een redelijke verhouding staan tot het belang of de kostprijs van de gevolgde nascholing.

Aandachtspunten zijn:

• de opleidingen passen binnen het jaarlijkse nascholingsplan dat goedgekeurd is door het lokaal comité of de algemene personeelsvergadering;
• de juiste personeelsleden volgen de opleidingen;
• de gemaakte kosten houden verband met de gevolgde opleidingen;
• de subsidies worden op tijd aangewend, overeenkomstig artikel 10 van het decreet betreffende de kwaliteit van onderwijs.

4.4. Kredieten voor voordrachtgevers

Uw academie kan maximaal 5% van haar omkadering besteden aan voordrachtgevers. Meer informatie over voordrachtgevers vindt u terug in de omzendbrief ‘Omkaderingsberekening en personeelsformatie in het deeltijds kunstonderwijs’.

Indien u lestijden wil omzetten naar kredieten voor voordrachtgevers, meldt u dit uiterlijk 31 oktober van het huidige schooljaar aan het schoolbeheerteam via het formulier ‘Melding van de besteding van het lestijdenpakket’.

Het krediet voor voordrachtgevers wordt als volgt berekend:

Aantal lestijden dat de academie wil omzetten x 40 (aantal lesweken op schooljaarbasis) x bedrag voordrachtgevers.

Het bedrag voordrachtgevers is onderhevig aan de gezondheidsindex. In schooljaar 2020-2021 wordt het bedrag vastgelegd op 59,83 euro.

Voorbeeld:

Een academie zet in schooljaar 2020-2021 twee lestijden om naar kredieten voor voordrachtgevers:

2 x 40 x 59,83 = 4.786,40 euro

In de loop van november ontvangt de academie 60% van het krediet. De rest van het bedrag wordt uitbetaald in februari. De academie moet het bedrag minstens voor de helft effectief gebruiken in de loop van dat schooljaar. Ze kan maximaal de helft doorschuiven naar een volgend schooljaar.

Voorbeeld:

Een academie wil een voordrachtgever gedurende 10 lessen inzetten. Door een lestijd om te zetten ontvangt de academie 2.393,20 euro. De academie betaalt aan de voordrachtgever 1000 euro en schuift de helft (1.196,60 euro) door naar het volgende schooljaar. Het restbedrag van 196,60 euro kan de academie niet meer inzetten.

Uitzonderlijk kunnen academies die wegens corona-omstandigheden minder dan 50% van het krediet in schooljaar 2019-2020 besteed hebben, het resterende krediet doorschuiven naar schooljaar 2020-2021. Het resterende krediet moet effectief gebruikt worden in schooljaar 2020-2021 en kan niet meer doorgeschoven worden.

5. Discimus

5.1. Wat is Discimus?

Discimus is een snelle manier om de leerlingengegevens uit te wisselen met AGODI. Zodra een academie leerlingengegevens inbrengt of wijzigt in haar schooladministratiepakket, wordt de informatie onmiddellijk via Discimus doorgegeven aan AGODI. Omgekeerd krijgt de academie rechtstreeks informatie van AGODI. Er is m.a.w. een constante uitwisseling van gegevens. De gegevens worden niet in ‘bulk’ verwerkt, maar leerling per leerling.

Het is belangrijk om de Discimus-synchronisatie regelmatig na te kijken en eventuele fouten op te lossen. Een inschrijving of aanpassing van een leerling wordt niet geregistreerd door Discimus zolang er een fout is. Tijdens de inschrijvingsperiode is het raadzaam om deze dagelijks na te kijken. Contacteer uw verificateur of meld uw probleem via discimus.dko@vlaanderen.be als dat fout niet opgelost geraakt. U kan ook terecht bij uw softwareleverancier voor hulp.

Alle leerlingen moeten voor 31 oktober geregistreerd zijn in Discimus, dat wil zeggen dat ook alle fouten tegen dan opgelost moeten zijn.

5.2. De wachtrij

Vanaf een bepaalde datum komen nieuwe inschrijvingen en wijzigingen aan leerlingengegevens in de wachtrij van Discimus terecht. De verificateur beslist of de aanpassingen worden goed- of afgekeurd.

6. Registratie van leerlingen

6.1. 50%-leerlingen

Een leerling kan één of meer vakken die tot het lessenrooster van dezelfde opleiding behoren in verschillende academies volgen na schriftelijke of elektronische toestemming van de directeurs van de academies.

Voorbeel d:

Een leerling wenst in 2 academies de opleiding s childerkunst 4e graad te volgen. Het aantal lestijden van het vak s childerkunst kan verdeeld worden onder de 2 academies.

De betrokken schoolsecretariaten registreren de leerling elk in hun eigen schooladministratie als 50%-financierbaar en bezorgen elkaar de nodige informatie.

De vakken die gevolgd worden in de andere academie moeten steeds opgegeven zijn als "gevolgd in andere school". Het is niet voldoende om bij de registratie enkel de vakken aan te duiden die gevolgd worden in de eigen academie.

Een 50%-leerling die zijn opleiding in de loop van het schooljaar stopzet in de ene academie is in geen van beide academies meer financierbaar. Hij volgt niet langer alle vakken van het lessenrooster. Informeer de andere academie tijdig van de stopzetting zodat de leerling ook daar correct geregistreerd kan worden.

Uw softwarepakket stelt een lijst van 50%-leerlingen ter beschikking.

6.2. 200%-leerling

Een leerling kan maar één keer per domein gefinancierd worden, met uitzondering van de combinatie van een vierde graad en specialisatie. De academie beslist in welke opleiding de leerling gefinancierd wordt. Een 200%-leerling is een leerling die in Discimus onterecht twee keer financierbaar staat binnen hetzelfde domein.

Indien een leerling door twee of meerdere academies financierbaar geregistreerd wordt binnen hetzelfde domein, beslissen de academies onderling in welke academie de leerling financierbaar is. Indien de academies niet tot een overeenkomst komen, gaat de financiering naar de academie die de leerling als eerste geregistreerd heeft in Discimus. De verificateur brengt de academies hiervan op de hoogte.

De niet-financierbare opleiding, wordt als volgt geregistreerd:

• Indien de leerling twee verschillende opleidingen volgt: als regelmatige, niet-financierbare leerling
• Indien de leerling dezelfde opleiding volgt in twee academies: als vrije leerling.

6.3. Verlengd leertraject

Een leerling kan zijn opleiding met maximum één leerjaar verlengen. In de eerste, tweede en derde graad is de leerling in een verlengd leertraject 100% financierbaar. In de vierde graad en de kortlopende studierichtingen is de leerling slechts 50% financierbaar.

Leerlingen die hun opleiding in de vierde graad of in de kortlopende studierichtingen met een jaar verlengen (=dubbelen) moeten geregistreerd worden met toelatingsvoorwaarde 03 (verlengd leertraject).

6.4. Veranderen van traject

In de 2de graad dans, de 2de graad woordkunst-drama, de derde graad muziek en de 4de graad beeldende en audiovisuele kunsten kan de academie verschillende opleidingstrajecten naast elkaar aanbieden.

De leerling kan in de loop van zijn opleiding van traject veranderen na toestemming van de directeur. Bij het veranderen van traject, mag de leerling in totaal niet meer lestijden volgen dan wat de globale studieomvang van de graad in dat domein vooropstelt. Wordt de totale studieomvang toch overschreden, dan wordt dat aanschouwd als een verlenging van het leertraject (zie 6.3).

Om te verzekeren dat de leerling ook na de overstap nog financierbaar is, telt de academie de lestijden die de leerling al in het eerste traject heeft gevolgd bij de lestijden die hij nog voor de boeg heeft in het nieuwe traject. Als die som de globale studieomvang van de graad overschrijdt, moet de leerling in een hoger leerjaar starten.

Voorbeeld

Een leerling volgde één leerjaar in de 4e graad beeldende en audiovisuele kunsten in het vierjarig traject met 10 wekelijkse lestijden. Vanaf het tweede schooljaar wil hij overstappen naar het tienjarig traject met 4 wekelijkse lestijden. Om een verlengd leertraject te vermijden, moet de leerling ingeschreven worden in 4.4. De globale lesomvang van de opleiding bedraagt dan 38 uur (zie onderstaande tabel).

	4-jarig	10-jarig
4.1	10	/
4.2	/	/
4.3	/	/
4.4	/	14
4.5		18
4.6		22
4.7		26
4.8		30
4.9		34
4.10		38

De leerling kan in samenspraak met de directeur ook ingeschreven worden in 4.3. De globale lesomvang bedraagt in dit geval 42 uur (2 uur te veel). De inschrijving in 4.3. wordt geregistreerd met toelatingsvoorwaarde 3 (verlengd leertraject) en wordt slechts aan 50% gefinancierd.

6.5. Leerlingen met specifieke onderwijsbehoeften

Voor leerlingen met specifieke onderwijsbehoeften zijn er in het DKO drie mogelijkheden: het gemeenschappelijk curriculum met pedagogische en schoolorganisatorische aanpassingen, het gemeenschappelijk curriculum met aangepast lessenrooster en het individueel aangepast curriculum.

	Attest nodig?	Financierings-code	Vrijstellings-code
Gemeenschappelijk curriculum met pedagogische en school-organisatorische aanpassingen	neen	02	Niet van toepassing
Gemeenschappelijk curriculum met aangepast lessenrooster	gemotiveerd verslag (leerplichtonderwijs) of erkenning als persoon met een handicap	02	04
Individueel aangepast curriculum	verslag buitengewoon onderwijs of erkenning als persoon met een handicap	15	04

Meer informatie hierover vindt u terug in de omzendbrief ‘Leerlingen met specifieke onderwijsbehoeften in het deeltijds kunstonderwijs’.

6.6. Vrijstellingen

Hieronder vindt u een overzicht van alle vrijstellingen met de registratiecodes en het percentage van financierbaarheid.

Reden vrijstelling	Registratie	Financierbaarheid
Reeds verworven competenties	Fin 02 + vrijstelling 2	BK: 85%  MWD: 70%
Pedagogische redenen	Fin 02 + vrijstelling 2	BK: 85%  MWD: 70%
Les volgen in een gemeenschappelijk curriculum met aangepast lessenrooster.	Fin 02 (+ evt. vrijstelling 4 wanneer het vak niet gevolg wordt)	100%
IAC	Fin 15 (+ evt. vrijstelling 4 wanneer het vak niet gevolgd wordt)	100%
Alternatieve leercontext	Fin 02 + vrijstelling 5	100%
Schuinzitten binnen de graad	DKO 3:  Hoogste jaar: fin 02+ vrijstelling schuinzitter  Laagste jaar: fin 08 + vrijstelling schuinzitter     Wisa:  Hoogste jaar: fin 02+ afvinken   Laagste jaar: fin 08 + afvinken/vrijstelling	100%
Schuinzitten over de graad	DKO 3:  Hoogste jaar: fin 02 + vrijstelling 2  Laagste jaar: Fin 08 + vrijstelling schuinzitter    Wisa:  Hoogste jaar: fin 02+ vrijstelling 2  Laagste jaar: fin 08 + afvinken/ vrijstelling 2	BK: 85%  MWD: 70%
Leerling volgt in 2 academies les	Fin 04 + vrijstelling 3	50% in elke academie

7. Verificatie

7.1. Eerste telling

De eerste telling vindt plaats tussen 1 oktober en 1 februari.

Volgende controles worden doorgevoerd door de verificatie:

• kortingsattesten inschrijvingsgeld
• toelatingsvoorwaarden en toelatingsperiode
• academiereglement
• attesten IAC
• 50% - leerlingen, 200%-leerlingen
• lessenroosters, uurroosters
• vrijstellingen
• programmatienormen

7.2. Tweede telling

De tweede telling start in februari en eindigt begin juni.

Volgende controles worden doorgevoerd door de verificatie:

• aanwezigheden
• toelatingsvoorwaarden
• 50% - leerlingen, 200%-leerlingen
• Rationalisatienormen

7.3. Document D

Het document D krijgt u na verificatie van de 1e telling op Mijn Onderwijs. Het document biedt een overzicht van de verdeling van het aantal inschrijvingen over de volledige en de verminderde inschrijvingstarieven. Het totaalbedrag vormt de eindafrekening van het inschrijvingsgeld dat uw academie verschuldigd is aan het inschrijvingsfonds DKO.

Vergelijk het totaalbedrag met uw eigen resultaten uit de schoolsoftware of uw eigen financiële boekhouding. Op 31 januari wordt de telling van 1 oktober definitief stopgezet. Wijzigingen aan het inschrijvingsgeld worden na 31 januari niet meer aanvaard.

7.4. Document F

Het voorlopig document F wordt begin februari op Mijn Onderwijs geplaatst. Het document biedt een overzicht van de regelmatige, financierbare leerlingen per domein, graad en optie. De aantallen zijn verdeeld over vier kolommen:

• 100% financierbare leerlingen die hun volledige opleiding in de academie volgen
• 50% financierbare leerlingen die hun opleiding gedeeltelijk in een andere academie volgen
• 100%-financierbare leerlingen met één of meer vrijstellingen
• financierbare leerlingen met een verlengd leertraject

Na afronding van de tweede telling van de verificatie wordt het definitieve document F op Mijn Onderwijs geplaatst. Tegelijkertijd wordt het verificatieverslag tweede telling gepubliceerd op Mijn Onderwijs. In dat verslag worden de eventuele wijzigingen met gevolgen voor de financiering in detail beschreven.

7.5. Oude programmaties

Academies met oude programmaties (= programmatie die gestart zijn vóór 31 augustus 2018) krijgen voor de structuuronderdelen die deel uitmaken van de oude programmatie een hertelling op 1 oktober. D.w.z. dat de omkadering van deze structuuronderdelen herberekend wordt op basis van de leerlingen die er op 1 oktober van het lopende schooljaar lesvolgen.

Academies met oude programmaties worden voor de eerste telling van de verificatie zo vroeg mogelijk ingepland.

7.6. Aandachtspunten aanwezigheden

Leerlingen die hun opleiding stopzetten vóór 1 februari moeten uitgeschreven worden. Leerlingen die de 2/3 aanwezigheid op 1 februari niet halen, moeten geregistreerd worden als regelmatige, niet-financierbare leerlingen (fincode 3).

Vanaf schooljaar 2020-2021 worden de afwezigheden niet langer geteld vanaf het moment van de inschrijving, maar vanaf 1 september.

7.7. Toelatingsperiode

Een leerling die niet voldoet aan de toelatingsvoorwaarden kan op basis van reeds verworven competenties ingeschreven worden met een toelatingsperiode.

Alle aanvragen worden in een register bijgehouden. De directeur beoordeelt vóór 1 november op advies van de betrokken leerkrachten of de leerling over voldoende competenties beschikt om de opleiding voort te zetten met kans op succes en geeft daarover schriftelijk of elektronisch feedback aan de leerling.

Volgende rubrieken kunnen in de motivering aan bod komen:

• de wijze waarop de leraar beoordeelt: bijvoorbeeld a.h.v. een intakegesprek, observatie, … (voor de kortlopende studierichtingen: selectieactiviteiten)
• de items waarop de leerling beoordeeld wordt: kennis van de verworven leerplandoelen.
• de beoordelingscriteria om na te gaan of de leerplandoelen bereikt zijn.
• het verwachte beheersingsniveau om tot een bepaald leerjaar/graad toegelaten te worden.

Per leerling moet er in de academie een gemotiveerde beslissing aanwezig zijn van de toelatingsperiode. De verificatie kan het register en de gemotiveerde beslissingen inkijken. Indien de documenten niet aanwezig zijn in de academie dan kan de betrokken leerling uit de financiering gehaald worden.

8. Opleidingscheques

Raadpleeg voor meer informatie de website van VDAB. Opleidingscheques kunnen enkel nog voor loopbaanbegeleiding of voor opleidingen die:

• recht hebben op Vlaams opleidingsverlof

of

• deel uitmaken van een persoonlijk ontwikkelingsplan in het kader van loopbaanbegeleiding.

9. E-Bestuur

9.1. Mijn onderwijs

De portaalsite ‘Mijn Onderwijs’ is het enige communicatiekanaal voor de dienstbrieven voor de instellingen en de besturen van het deeltijds kunstonderwijs. Elke DKO-instelling heeft een eigen gepersonaliseerde en beveiligde pagina. Naast een specifiek gedeelte op maat van iedere instelling, bevat Mijn Onderwijs ook een algemeen gedeelte met gemeenschappelijke informatie voor alle onderwijsinstellingen.

9.1.1. Toegang voor de academies

Enkel de directeur heeft automatisch toegang tot Mijn Onderwijs. Ga naar de onthaalpagina en meld u aan als medewerker van een onderwijsinstelling met uw elektronische identiteitskaart of uw (federaal) token. Er is een Gebruikershandleiding beschikbaar die u daarbij stap voor stap kan helpen. Als directeur kunt u nadien ook uw naaste medewerkers gebruiksrechten verlenen. Raadpleeg hiervoor de handleiding gebruikersbeheer.

9.1.2. Toegang voor de schoolbesturen

Medewerkers van schoolbesturen hebben geen automatische toegang tot de documenten van hun schoolbestuur en bijhorende instellingen. Zij kunnen hiervoor toegang vragen aan elke schooldirecteur afzonderlijk of een aanvraagformulier indienen bij AGODI dat onmiddellijk toegang geeft tot het schoolbestuur en alle bijhorende instellingen. Dit formulier staat eveneens op de website ‘Wegwijs in Mijn Onderwijs’ waarop meer nuttige tips staan. In afwachting van de registratie kunnen de besturen een beroep doen op hun directeurs die wel al toegang hebben.

9.2. Schooldirect

De wekelijkse elektronische nieuwsbrieven van 'Schooldirect’ zijn een nuttige bron van informatie. Deze nieuwsbrieven bevatten steeds actuele berichten over onderwijsontwikkelingen op alle niveaus, evenals aankondigingen van nieuwe wetgeving en een aantal nuttige tips. Het is aangeraden om zich op de nieuwsbrieven te abonneren.

9.3. Onderwijswetgeving

Decreten, besluiten en omzendbrieven kunt u in hun digitale vorm vinden op de Edulexwebsite. Deze internettoepassing biedt verschillende invalshoeken om de volledige Vlaamse onderwijsreglementering op maat van de klant te bevragen. Bovendien linkt Edulex door naar relevante sites zoals die van het Belgisch Staatsblad en de Vlaamse Codex.

9.4. Formuleren en documenten

De website ‘Formulieren’ biedt een centrale toegang tot bijna alle documenten en formulieren die het onderwijsveld (directies, schoolsecretariaat, ouders, studenten, leraren, …) nodig heeft.

9.5. AGODI-academie: opleidingen voor schoolsecretariaten

AGODI organiseert jaarlijks opleidingen voor medewerkers van schoolsecretariaten. Alle informatie vindt u terug op de website van de AGODI-academie.

9.6. Dataloep voor DKO

De publieke Dataloep-toepassing ‘Inschrijvingen Deeltijds Kunstonderwijs’ is beschikbaar op de website Onderwijsstatistieken. Dataloep heeft als doel het brede publiek de kans te geven om op een interactieve manier aan de slag te gaan met gegevens over financierbare inschrijvingen in het deeltijds kunstonderwijs. De toepassing bevat de cijfers vanaf schooljaar 2009-2010. Het ‘dashboard’ van de toepassing heeft 4 onderdelen:

• Overzicht: grafieken met algemene cijfers over het aantal financierbare inschrijvingen
• Cijfers per schooljaar: gedetailleerde tabellen met gegevens per provincie, graad/leerjaar, optie, leeftijd/geboortejaar, nationaliteit of vak (instrument). Dit alles opvraagbaar per studierichting, geslacht, soort schoolbestuur of Belg/niet-Belg.
• Kaart: een interactieve landkaart met per fusiegemeente het aantal DKO-leerlingen dat er les volgt of er woont.
• Evolutie: met de evolutie- en groeicijfers van de leerlingenaantallen.

Er zijn ook mogelijkheden om te filteren op soort schoolbestuur, studierichting, optie, graad, provincie of gemeente.

Deze toepassing is een sterke uitbreiding van de cijfers rond de inschrijvingsaantallen die momenteel opgenomen werden in het statistisch jaarboek.

10. Jaarkalender

10.1. Schoolbestuur/instelling bezorgt aan AGODI

Onderwerp	Wanneer?
Document G	30/09
Aanvraag tot in gebruikname van een bijzondere vestigingsplaats	30/09
Melding van de besteding van het lestijdenpakket/overdracht lestijden	31/10
Opgave uren administratief - hulpopvoedend en bestuurspersoneel	31/10
Melding samenwerkingsverbanden aanvangsbegeleiding	31/10
Registratie van de leerlingengegevens	31/10
Melding van de overname van een academie in het deeltijds kunstonderwijs	28/02
Melding van een overheveling in het deeltijds kunstonderwijs	28/02
Melding van een fusie in het deeltijds kunstonderwijs	28/02
Aanvraag van onderwijsbevoegdheid in het deeltijds kunstonderwijs	1/03
Programmatie van een domein of een structuuronderdeel per vestigingsplaats in het deeltijds kunstonderwijs	1/04
Aanvraag tot erkenning en financiering/subsidiëring van een academie	1/04
Aanvraag tot voorlopige erkenning als academie voor DKO	1/04
AL1	30/04
Dienstbrief omkadering DKO	15/06

10.2. AGODI bezorgt aan schoolbestuur/instelling

Onderwerp	Wanneer?
Factuur voorschot inschrijvingsgeld	16/10
Dienstbrief omkadering - herberekening 1/10 (academies in oprichting /programmaties gestart vóór 31/08/2018)	november
Werkingsmiddelen kunstkuur	15/11
Voorschot voordrachtgevers	30/11
Beslissing bijzondere vestigingsplaats	1/12
Dienstbrief genadejaar/stopzetting (bij het niet halen van de programmatienormen)	na verwerking telling 1/10
Document D	na verwerking telling 1/10
Saldo voordrachtgevers	28/02
Voorschot nascholingstoelage	28/02
Factuur saldo inschrijvingsgeld	15/03
ICT-toelage	30/04
Beslissing onderwijsbevoegdheid en programmaties	15/05
Document G	1/06
Dienstbrief omkadering DKO	15/06
Document F	na verificatie telling 1/02
Dienstbrief genadejaar/stopzetting (bij het niet halen van de rationalisatienormen)	na verwerking telling 1/02
Saldo nascholingstoelage	30/06

10.3. Algemeen

Onderwerp	Wanneer?
Laatste dag inschrijvingen	30/09
Laatste dag schriftelijke weigering van leerlingen	30/09
Teldag domeinen en structuuronderdelen in oprichting - programmatienormen	1/10
Teldag inschrijvingsgelden	1/10
Laatste datum betaling inschrijvingsgeld van lln aan academies	31/10
Laatste dag vastleggen overdrachten	31/10
Laatste dag om het voorschot van inschrijvingsgeld te betalen	15/11
Dag waarop de leeftijd van een leerling bekeken wordt	31/12
Teldag financierbare leerling	01/02
Teldag rationalisatienormen	01/02
Vroegste datum waarop de inschrijvingen mogen starten	01/03
Laatste dag om saldo inschrijvingsgeld te storten	15/04
Einde periode voorrangsregeling bestaande leerling	15/07
Laatste dag schooljaar	31/08

11. Bijlagen