De verplichte elektronische Aangifte van een Sociaal Risico – sector Uitkeringen (e-ASR ZIMA)

1. Toepassingsgebied

Deze omzendbrief is van toepassing op alle personeelsleden die een salaris ontvangen van het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming. Het gaat om:

  • de personeelsleden bedoeld in artikel 2, §1 van het decreet van 27 maart 1991 betreffende de rechtspositie van bepaalde personeelsleden van het gemeenschapsonderwijs
  • de personeelsleden bedoeld in artikel 4, §1 van het decreet van 27 maart 1991 betreffende de rechtspositie van sommige personeelsleden van het gesubsidieerd onderwijs en de gesubsidieerde centra voor leerlingenbegeleiding
  • de leden van de inspectie vermeld in artikel 61 van het decreet van 8 mei 2009 betreffende de kwaliteit van het onderwijs
  • de personeelsleden bedoeld in artikel 10 van het decreet van 1 december 1993 betreffende de inspectie en begeleiding van de levensbeschouwelijke vakken
  • de personeelsleden bedoeld in artikel 2 van het besluit van de Vlaamse regering van 29 oktober 2004 houdende geldelijke en administratieve bepalingen voor de contractuele personeelsleden in het onderwijs betaald door het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming
  • de personeelsleden vermeld in artikel 127, §1, 1° van het decreet van 15 juni 2007 betreffende het volwassenenonderwijs

  • de personeelsleden vermeld in artikel 3 van het decreet van 7 juli 2017 betreffende de rechtspositie van de personeelsleden in de basiseducatie
  • de personeelsleden bedoeld in deel 5, titel 2 van het besluit van de Vlaamse regering van 11 oktober 2013 tot codificatie van de decretale bepalingen betreffende het hoger onderwijs, voor zover zij betaald worden via het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming

2. Wat is ASR?

De elektronische aangifte ASR ZIMA (e-ASR ZIMA) kadert in de veralgemening van de aangifte van sociale risico’s (ASR) aan de sociale zekerheid via elektronische weg. Meer informatie over de achtergrond van de elektronische aangifte van de sociale risico’s vindt u in punt 2 van omzendbrief NO/2017/03 .

3. De e-ASR ZIMA in de sector Uitkeringen

Vanaf 1 juli 2020 nemen het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI) en het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) de verplichtingen over van de onderwijsinstellingen in verband met de aangifte van de sociale risico’s in de sector Uitkeringen. Zoals de afkorting ZIMA (ziekte/ maladie ) aangeeft, betreft het risico’s naar aanleiding van ziekte of moederschap. Er bestaan in de sector Uitkeringen acht soorten risico’s, onderstaande tabel somt ze op.

Nummer risico 

Terminologie RIZIV 

Terminologie Onderwijs 

1  

Arbeidsongeschiktheid naar aanleiding van ziekte, arbeidsongeval of profylactisch verlof  

 

  • Verlof wegens ziekte of gebrekkigheid
  • Profylactisch verlof

2  

Moederschapsrust 

Bevallingsverlof 

3  

Volledige werkverwijdering als maatregel inzake moederschapsbescherming 

Moederschapsbescherming (voor de volledige onderwijsopdracht) 

4  

Gedeeltelijke werkverwijdering als maatregel inzake moederschapsbescherming 

Moederschapsbescherming (voor een deel van de onderwijsopdracht) 

5  

Omgezet moederschapsverlof 

  • Geboorteverlof
  • Verlof bij overlijden of hospitalisatie moeder

6  

Vaderschaps- of geboorteverlof 

Omstandigheidsverlof naar aanleiding van de geboorte van een kind 

7  

Adoptieverlof  

Verlof voor adoptie, pleegvoogdij en pleegzorg 

8  

Pleegouderverlof  

Verlof voor adoptie, pleegvoogdij en pleegzorg 

AGODI en AHOVOKS geven die sociale risico’s aan de ziekenfondsen aan, waarvoor het personeelslid als gevolg van het risico geen salaris ontvangt. De ziekenfondsen zijn de verzekeringsinstellingen die de uitkeringen betalen.

Omdat de agentschappen bovenstaande risico’s alleen aangeven indien die onbezoldigd zijn, verrichten ze geen aangifte voor personeelsleden met volgende risico’s:

  • Voor risico’s die verbonden zijn met een vast benoemde opdracht .
    • V oor het pleegzorgverlof (risico 8) en het profylactisch verlof (risico 1) .
    • Omstandigheidsverlof (risico 6) wordt meestal doorbetaald. Alleen het tijdelijk werkliedenpersoneel van het gemeenschapsonderwijs (indien zij een salaris ontvangen van het ministerie van Onderwijs en Vorming), de contractuele personeelsleden ( geco’s , codo’s , startbaners JoJo en VeVe ) en het personeel van het hoger onderwijs ontvangen de laatste zeven dagen van het verlof geen salaris. Voor hen zullen AGODI en AHOVOKS een aangifte doen voor die periode.
    • Het adoptieverlof (risico 7) zal alleen worden aangegeven voor de leden van het tijdelijk werkliedenpersoneel van het gemeenschapsonderwijs, indien zij een salaris ontvangen van AGODI.

4. Vormen van e-ASR ZIMA

AGODI en AHOVOKS verrichten drie vormen van aangifte in de sector uitkeringen:

  • Scenario 1 of ZIMA 001: de aangifte van één van de risico’s vermeld in punt 3.
  • Scenario 6 of ZIMA 006: de aangifte van een werkhervatting na de beëindiging van één of meer sociale risico’s in de sector Uitkeringen.
  • Scenario 2: of ZIMA 002: aangifte van aangepaste arbeid in het kader van:
    • subrisico 1: arbeidsongeschiktheid (ziekte)
    • subrisico 2: moederschapsbescherming.

4.1. ZIMA 001 of scenario 1

Met een ZIMA 001 geven AGODI en AHOVOKS aan een ziekenfonds mee dat een personeelslid is getroffen door een sociaal risico uit punt 3 hierboven en dat het personeelslid als gevolg van dat risico voor een bepaalde periode geen salaris ontvangt.

De aangifte gebeurt éénmalig bij de aanvang van het risico. De begindatum is de eerste dag van het risico, bezoldigd of onbezoldigd en dus niet de eerste dag dat een personeelslid geen salaris ontvangt. De bezoldigde periode wordt als “referteperiode” aangegeven in de ZIMA 001.

Een ZIMA 001-aangifte gebeurt alleen op vraag van het ziekenfonds. Het is dan ook van belang dat een tijdelijk of contractueel personeelslid zijn of haar ziekenfonds op de hoogte brengt van het risico (zie punt 6).

Als een personeelslid wordt getroffen door verschillende opeenvolgende soorten risico’s zal voor elk risico een ZIMA 001-aangifte gebeuren.

Voorbeeld 1

Een personeelslid is onbezoldigd ziek en gaat onmiddellijk over naar een onbezoldigd bevallingsverlof. AGODI en AHOVOKS sturen eerst een ZIMA 001 met risico 1 en vervolgens een ZIMA 001 met risico 2. Als het personeelslid na het bevallingsverlof nog altijd ziek is, blijft de ZIMA 001 met risico 1 nog gelden.

Bijzondere situatie bij arbeidsongeschiktheid: hervallen binnen 14 kalenderdagen na het einde risico.

Als een personeelslid na het einde van de arbeidsongeschiktheid binnen de 14 kalenderdagen opnieuw ziek wordt, beschouwt het RIZIV dat als een “herval”. In dat geval wordt de ZIMA 001 van de eerste ziekteperiode verlengd (en de agentschappen sturen ook geen ZIMA 006 op, zie punt 4.2 hierna). De begindatum is in dat geval de aanvangsdatum van de eerste arbeidsongeschiktheid.

Voorbeeld 2

Een personeelslid is ziek van 05/09/2020 tot 30/09/2020. Vanaf 11/09/2020 is het ziekteverlof niet betaald. AGODI en AHOVOKS sturen een ZIMA 001 met begindatum 05/09/2020. Op 08/10/2020 wordt het personeelslid opnieuw ziek tot 15/10/2020. De ZIMA 001 van 05/09/2020 wordt verlengd en is ook voor de tweede ziekteperiode geldig. Als de persoon in oktober niet meer ziek wordt, dan wordt de ZIMA 001 afgesloten met een ZIMA 006 met datum werkhervatting 16/10/2020.

Voorbeeld 3

Een personeelslid is bezoldigd ziek van 15/03/2021 tot 16/03/2021. Het wordt één week later opnieuw bezoldigd ziek, van 22/03/2021 tot 27/03/2021. Het ziekenfonds vraagt een ZIMA 001 en daarom sturen de agentschappen er één op met begindatum 15/03/2021. Vervolgens sturen ze een ZIMA 006 met datum werkhervatting 28/03/2021.

4.2. ZIMA 006 of scenario 6

Als een personeelslid na het einde van alle risico’s zijn of haar onderwijsopdracht volledig hervat, sturen AGODI en AHOVOKS een ZIMA 006-aangifte. Deze aangifte sluit alle lopende ZIMA 001-aangiftes af. Het scenario 6 wordt spontaan afgeleverd 40 kalenderdagen na de werkhervatting of op vraag van het ziekenfonds.

Voorbeeld

Wanneer het personeelslid uit voorbeeld 1 in punt 4.1 na de aaneensluitende periodes van onbezoldigd ziekteverlof en onbezoldigd bevallingsverlof haar opdracht hervat, sluit de ingestuurde ZIMA 006-aangifte zowel de ZIMA 001 met risico 1 als de ZIMA 001 met risico 2 af.

Bijzondere situatie bij arbeidsongeschiktheid: hervallen binnen 14 kalenderdagen van het einde risico.

Zie voorbeelden 2 en 3 uit punt 4.1.

4.3. ZIMA 002 of scenario 2

4.3.1. Subrisico 1: aangepaste arbeid in het kader van arbeidsongeschiktheid

Een personeelslid met ziekteverlof kan met instemming van het ziekenfonds aangepaste arbeid (AAAZ) verrichten of een deel van zijn of haar opdracht hervatten met het oog op een terugkeer naar zijn of haar volledig takenpakket. Ook de onderwijsinstelling moet daarmee akkoord gaan. Die regeling wordt ook wel progressieve tewerkstelling genoemd.

Bij progressieve tewerkstelling zullen de agentschappen via de ZIMA 002 aangeven wat de aard is van de opdracht die het personeelslid opnieuw opneemt tijdens zijn of haar ziekteverlof. Meer informatie over de aanvraag aangepaste arbeid ziekenfonds (AAAZ) leest u in de punten 7 en 8.4 van omzendbrief PERS/2007/07 .

De aangifte van een ZIMA 002 gebeurt spontaan op basis van de dienstonderbreking aanvraag aangepaste arbeid ziekenfonds (DO225). Zolang deze dienstonderbreking loopt, gebeurt de ZIMA 002-aangifte elke maand.

Tijdens de periode van progressieve tewerkstelling loopt ook de ZIMA 001 onverminderd door, want het personeelslid wordt nog altijd als ziek beschouwd. Een ZIMA 002-aangifte moet altijd gedekt zijn door een ZIMA 001-aangifte.

4.3.2. Subrisico 2: aangepaste arbeid in het kader van moederschapsbescherming

In het onderwijs ontvangen personeelsleden bij een aanpassing van de werkomstandigheden hun gewoon salaris. Aanvaarden ze een andere betrekking in organieke uren of lestijden, dan ontvangen ze een bezoldiging volgens de nieuwe aanstelling. Subrisico 2 is dan ook zelden van toepassing in onderwijs.

5. Acties van de onderwijsinstellingen

Om het recht op een uitkering van een personeelslid niet te schaden, zenden de onderwijsinstellingen de dienstonderbrekingen die aan het risico verbonden zijn, zo snel mogelijk elektronisch door naar AGODI en AHOVOKS. Zonder de dienstonderbreking kunnen de agentschappen geen ZIMA-aangiftes indienen.

6. Acties van de personeelsleden

Een personeelslid dat in een onbezoldigd risico terecht dreigt te komen, neemt zo snel mogelijk contact op met zijn of haar ziekenfonds. De agentschappen sturen immers alleen een ZIMA 001-aangifte op als het ziekenfonds dat vraagt. Dat zal dan ook enkel kunnen gebeuren als het personeelslid het ziekenfonds op de hoogte brengt van het risico. Bij arbeidsongeschiktheid moet de melding aan het ziekenfonds ten laatste 28 dagen na de aanvang van het risico (bezoldigd of onbezoldigd) gebeuren.

Het personeelslid is verplicht om elke wijziging in zijn of haar werksituatie of statuut aan het ziekenfonds te melden. Bijvoorbeeld als een personeelslid vast benoemd wordt, waardoor het tijdens het risico opnieuw een salaris ontvangt.

Daarnaast kan een personeelslid ook aan zijn of haar ziekenfonds melden dat het zijn of haar werk heeft hervat. Daarmee voorkomt het personeelslid dat het ziekenfonds onterecht uitkeringen betaalt, die het personeelslid nadien moet terugbetalen.

Voorbeeld

Een personeelslid is ziek van 04/12/2020 tot 22/01/2021. Vanaf 16/12/2020 ontvangt het geen salaris meer. Op 01/01/2021 wordt het personeelslid vast benoemd en krijgt het weer een salaris voor zijn onderwijsopdracht. Het personeelslid is verplicht om aan zijn ziekenfonds te melden dat het voor zijn sociaal risico vanaf 01/01/2021 wel een salaris ontvangt en dat een uitkering dus niet meer hoeft.