• Inschrijvingsgeld
• Werkingsmiddelen en toelagen
• Kredieten voor gastleraren
• Kredieten voor leeractiviteiten op maat
• Discimus
• Registratie van leerlingen
• Verificatie
• Opleidings- en consumptiecheques
• E-bestuur
• Jaarkalender

1. Contact

Naar aanleiding van het in gebruik nemen van MODA, communiceert AGODI niet meer via mail met de academies. Hebt u vragen voor een dossierspecialist leerlingen (verificateur), scholen (schoolbeheerteam) of personeel (werkstation)? Neem dan contact op via het berichtencentrum in Mijn Onderwijs of telefonisch met uw dossierspecialist. In het berichtencentrum kan u kiezen voor een thematisch contact onder het thema ‘Werkingsmiddelen’, ‘Structuur en organisatie’, ‘Personeel’ of ‘Overige’ of u neemt rechtstreeks contact op met uw dossierspecialist.

Externen (partnerorganisaties, koepels, ...) kunnen telefonisch contact opnemen met Elke Cromphout.

2. Inschrijvingsgeld

Tarieven 2024-2025:

AGODI vordert het inschrijvingsgeld in twee schijven: het voorschot en het saldo.

2.1. Voorschot

Het schoolbestuur betaalt uiterlijk 15 november het voorschot van inschrijvingsgeld. AGODI bezorgt de factuur van het voorschot via Mijn Onderwijs. Om de betalingsgegevens te raadplegen, is het belangrijk dat de verantwoordelijke voor de betalingen van het schoolbestuur de juiste rechten heeft tot Mijn Onderwijs.

Als uw boekhouding of schoolbestuur met Mercurius/PEPPOL werkt, dan ontvangt u de factuur via deze toepassing.

2.1.1. OGO en VGO

Voor het officieel en vrij gesubsidieerd onderwijs, met uitzondering van de Beiaardschool, worden de werkingsmiddelen verrekend in het voorschot van het inschrijvingsgeld.

De berekening is als volgt:

95% van het inschrijvingsgeld van het vorige schooljaar MIN de werkingsmiddelen van het huidige schooljaar.

Voorbeeld:

Het inschrijvingsgeld van schooljaar 2023-2024 bedroeg 80.000 euro (zie doc D). De academie heeft in schooljaar 2024-2025 recht op 10.000 euro werkingsmiddelen.

= 95% van 80.000 euro MIN 10.000 euro

Het voorschot van inschrijvingsgeld 2024-2025 bedraagt 66.000 euro.

2.1.2. GO! En Beiaardschool

De werkingsmiddelen worden niet verrekend in het inschrijvingsgeld van de GO!-academies en de Beiaardschool maar worden apart gestort aan het schoolbestuur (zie 5.1.3.).

De berekening voor het voorschot van inschrijvingsgeld is als volgt:

95% van het inschrijvingsgeld van het vorige schooljaar.

Voorbeeld:

Het inschrijvingsgeld van schooljaar 2023-2024 bedroeg 80.000 euro (zie doc D).

= 95% van 80.000

Het voorschot van inschrijvingsgeld 2024-2025 bedraagt 76.000 euro.

2.2. Saldo

Het schoolbestuur betaalt uiterlijk 15 april het saldo van inschrijvingsgeld. AGODI bezorgt de factuur van het saldo via Mijn Onderwijs. Om de betalingsgegevens te raadplegen, is het belangrijk dat de verantwoordelijke voor de betalingen van het schoolbestuur de juiste rechten heeft tot Mijn Onderwijs.

Als uw boekhouding of schoolbestuur met Mercurius/PEPPOL werkt, dan ontvangt u de factuur via deze toepassing.

De berekening is als volgt:

100% van het bedrag van het afrekeningsverslag (doc D) van het huidige schooljaar MIN 95% van het inschrijvingsgeld van vorig schooljaar (reeds betaald in het voorschot)

Voorbeeld:

Volgens het afrekeningsverslag (doc D) schooljaar 2024-2025 moet de academie 100.000 euro inschrijvingsgeld betalen. Het schoolbestuur moet dit bedrag echter niet volledig betalen, het grootste deel werd immers al met het voorschot betaald (95% van het inschrijvingsgeld van schooljaar 2023-2024 bedroeg 90.000 euro).

= 100.000 euro MIN 90.000 euro

Het saldo van inschrijvingsgeld 2024-2025 bedraagt 10.000 euro.

Indien het te betalen inschrijvingsgeld van het huidige schooljaar minder bedraagt dan 95% van het inschrijvingsgeld van het vorige schooljaar, krijgt het schoolbestuur het te veel betaalde voorschot teruggestort.

Voorbeeld:

Volgens het afrekeningsverslag (doc D) schooljaar 2024-2025 moet de academie 90.000 euro inschrijvingsgeld betalen. In schooljaar 2023-2024 bedroeg het totale inschrijvingsgeld 100.000 euro. Het schoolbestuur betaalde in het voorschot al 95.000 euro.

90.000 euro MIN 95.000 euro = - 5.000 euro

AGODI stort 5.000 euro op het rekeningnummer van het schoolbestuur.

2.3. Factuur

De factuur van het voorschot en saldo wordt digitaal via Mijn Onderwijs ter beschikking gesteld. Het is belangrijk dat de nodige personen toegang hebben tot Mijn Onderwijs.

Op de factuur vindt u volgende gegevens terug:

• de gegevens van de academie en het schoolbestuur
• de berekening van het te betalen bedrag
• de gegevens van de begunstigde (IBAN-nummer, BIC-code, adres)
• de facturatiegegevens (te betalen bedrag, dossiernummer, datum, betalingsvoorwaarde, gestructureerde mededeling, omschrijving).

Als uw boekhouding of schoolbestuur met Mercurius/PEPPOL werkt, dan ontvangt u de factuur via deze toepassing. De betaling kan dan rechtstreeks via Mercurius/PEPPOL of via het boekhoudpakket dat hierop is aangesloten verlopen. De academie en het schoolbestuur ontvangen de factuur met gedetailleerde informatie over de verrekening nog via Mijn Onderwijs. Let op dat er hierdoor niet dubbel betaald wordt.

2.4. Terugbetaling van het inschrijvingsgeld

Als een ingeschreven leerling zich voor 1 oktober weer uitschrijft, betaalt het schoolbestuur het inschrijvingsgeld volledig terug. Vanaf 1 oktober is een leerling officieel ingeschreven en geregistreerd in de databanken van AGODI. AGODI voorziet geen terugbetaling van inschrijvingsgeld na 1 oktober of compensatie van inschrijvingsgeld voor gemiste lessen.

2.5. Verminderd tarief

Alle info over verminderd tarief is te vinden in de omzendbrief Inschrijvingen en toelatingsvoorwaarden in het deeltijds kunstonderwijs.

Verminderde tarieven worden gestaafd met een attest of document dat de geldigheid van de korting bewijst hetzij op het moment van inschrijving, hetzij in de maand september van het schooljaar waarvoor de korting wordt aangevraagd.

Het kortingsattest dat het recht op verminderd tarief staaft, moet uiterlijk op 31 oktober in de academie ter controle aanwezig zijn. Indien er geen of een ongeldig kortingsattest aanwezig is dan moet de leerling het volledige tarief betalen. Registreer de aanpassing van het inschrijvingsgeld zo snel mogelijk in Discimus via de schoolsoftware. Indien dit niet vóór 31 januari gebeurd is, wordt de betrokken leerling uit de financiering gehaald.

3. Toelagen

3.1. Werkingsmiddelen

3.1.1. Berekening

3.1.1.1. OGO en VGO

De werkingsmiddelen waar de academie recht op heeft, worden berekend aan de hand van de toegekende lestijden van het huidige schooljaar. Het bedrag dat de academie per lestijd krijgt, hangt af van het domein:

•  Een lestijd in het domein beeldende en audiovisuele kunsten en de domeinoverschrijdende initiatie bedraagt in schooljaar 2024-2025 € 90,30;
• Een lestijd in de domeinen dans, woordkunst-drama en muziek bedraagt in schooljaar 2024-2025 € 30,10.

Jaarlijks worden de bedragen geïndexeerd volgens de gezondheidsindex.

Voorbeeld:

Een academie heeft volgens het lestijdenpakket in schooljaar 2024-2025 recht op 180 lestijden beeldende en audiovisuele kunsten, 75 lestijden woordkunst-drama, 250 lestijden muziek en 6 lestijden domeinoverschrijdende initiatie.

(180 + 6) x € 90,30 + (75 + 250) x € 30,10 = € 26.578,3

Vanaf schooljaar 2019-2020 voert de Vlaamse overheid een generieke besparing door op de werkingsmiddelen. Jaarlijks wordt het totale werkingsbudget van OGO en VGO verminderd met 170.000 euro. Dit bedrag wordt over de academies gespreid a rato van de toegekende werkingsmiddelen. De jaarlijkse indexering wordt beperkt tot 60%.

3.1.1.2. GO en Beiaardschool

De GO!-academies krijgen voor begrotingsjaar 2019 een werkingsbudget van 1.729.877 euro. De Beiaardschool krijgt voor begrotingsjaar 2019 een werkingsbudget van 25.606 euro. Jaarlijks worden de bedragen geïndexeerd volgens de gezondheidsindex.

3.1.2. Uitbetaling

3.1.2.1. OGO en VGO

De werkingsmiddelen voor academies van OGO (met uitzondering van de Beiaardschool) en VGO worden niet meer afzonderlijk gestort maar worden in minderding gebracht op het voorschot van inschrijvingsgeld. (zie punt 3.1.) Gedetailleerde informatie over de verrekening vindt u terug op de factuur van het voorschot van het inschrijvingsgeld.

3.1.2.2. GO! En Beiaardschool

De werkingsmiddelen voor de GO!-academies en de Beiaardschool worden niet verrekend in het inschrijvingsgeld. Het bedrag wordt in twee schijven gestort aan het schoolbestuur: een voorschot eind januari en een saldo eind juni.

Vanaf schooljaar 2019-2020 voert de Vlaamse overheid een generieke besparing door op de werkingsmiddelen. Het totale werkingsbudget van GO! wordt jaarlijks verminderd met 104.000 euro. Het totale werkingsbudget van de Beiaardschool wordt jaarlijks verminderd met 2.000 euro. De jaarlijkse indexering wordt beperkt tot 60%.

3.1.3. Aanwending

De schoolbesturen van het officieel gesubsidieerd onderwijs volgen de richtlijnen van de omzendbrief van 19/03/1993 over de controle op de aanwending van de toelagen. De besturen gebruiken het formulier AL1 om de in het vorige boekjaar aangewende werkingstoelagen te verantwoorden en bewaren dit formulier gedurende vijf jaar in de academie ter inzage van de verificatie.

3.2. Toelagen voor ICT-coördinatie

3.2.1. Berekening

Academies hebben jaarlijks recht op extra werkingsmiddelen voor de logistieke en materiële ondersteuning van de ICT-coördinatie.

De berekening van de toelage voor ICT-coördinatie gebeurt op basis van:

• Het aantal financierbare leerlingen
• De wegingsfactor 0,305845442
• De coëfficiënt 0,670672377

Voorbeeld:

Een academie met 1000 financierbare leerlingen krijgt een ICT-toelage van 205,12 euro.

= 1000 x 0,305845442 x 0,670672377= € 205,12 euro

Meer informatie vindt u in de omzendbrief van 18/7/2003.

3.2.2. Uitbetaling

AGODI stort de ICT-toelage eind april op het rekeningnummer van uw schoolbestuur. Tegelijkertijd plaatst de dossierspecialist scholen een dienstbrief met betalingsinfo op Mijn Onderwijs.

3.2.3. Aanwending

Meer informatie vindt u in punt 4 van de omzendbrief van 18/7/2003.

3.3. Toelagen voor nascholing

3.3.1. Berekening

Voor het begrotingsjaar 2025 bedraagt de totale toelage voor nascholing voor alle DKO-academies samen 255.000 €.

De toelage die uw academie krijgt, wordt berekend aan de hand van de verhouding van het aantal fulltime ambten in uw academie ten opzichte van het globaal aantal fulltime ambten in het deeltijds kunstonderwijs.

3.3.2. Uitbetaling

AGODI stort de toelagen voor nascholing op het rekeningnummer van uw schoolbestuur. De uitbetaling van de nascholingstoelage gebeurt in twee schijven: een voorschot eind februari en een saldo eind juni. De dienstbrief met de betalingsinfo wordt door uw dossierspecialist scholen op Mijn Onderwijs geplaatst.

3.3.3. Aanwending

Academies krijgen jaarlijks nascholingsmiddelen die bestemd zijn voor de nascholing van het personeel van de academies. Alle leden van het bestuur, het administratief en het onderwijzend personeel komen in aanmerking: directeurs, beleidsmedewerkers, secretariaatspersoneel, leraren en begeleiders.

De aanwending van de toelage voor nascholing is geregeld in het decreet betreffende de kwaliteit van onderwijs van 28 augustus 2009. De definitie van nascholing luidt: “alle vormingsinspanningen die erop gericht zijn de kennis, vaardigheden en attitudes van de personeelsleden van de instelling te ontwikkelen, te verbreden of te verdiepen en begeleidingsinitiatieven die gericht zijn op organisatieontwikkeling”. Opleidingen die vallen onder nascholing kunnen zowel intern als extern plaatsvinden. Interne nascholing is vorming die de school zelf organiseert met eigen leerkrachten. Naast inschrijvingskosten mogen andere kosten in rekening gebracht worden als ze rechtstreeks verband houden met de opleidingen. Voorbeelden zijn maaltijdkosten of verplaatsingsonkosten. Deze bijkomende kosten dienen in een redelijke verhouding staan tot het belang of de kostprijs van de gevolgde nascholing.

Aandachtspunten zijn:

• de opleidingen passen binnen het jaarlijkse nascholingsplan dat goedgekeurd is door het lokaal comité of de algemene personeelsvergadering;
• de juiste personeelsleden volgen de opleidingen;
• de gemaakte kosten houden verband met de gevolgde opleidingen;
• de subsidies worden op tijd aangewend, overeenkomstig artikel 10 van het decreet betreffende de kwaliteit van onderwijs.

3.4. Krediet voor gastleraar

3.4.1. Berekening

De lestijden worden door AGODI omgezet in een krediet dat voor het schooljaar 2024-2025 wordt vastgesteld op 73,61 euro per omgezette lestijd van de wekelijkse lesopdracht. Het bedrag gastleren is onderhevig aan de gezondheidsindex.

Voorbeeld:

Een academie zet twee lestijden om in een krediet voor gastleraar voor de periode van het volledige schooljaar 2024-2025 (1 september 2024 tot en met 30 juni 2025):

2 x 43 x € 73,61 = € 6.330,46

Voorbeeld:

Een academie zet vier lestijden om in een krediet voor gastleraar voor de periode van 5 oktober 2024 tot en met 30 oktober 2024 (4 weken):

4 x 4 x € 73,61 = € 1.177,76

3.4.2. Uitbetaling

Eind november ontvangt de academie 60% van het krediet. De rest van het bedrag wordt op het einde van het schooljaar uitbetaald. Maximaal de helft van de middelen kunnen worden overgedragen naar het krediet van het volgende schooljaar. 

3.4.3. Aanwending

De academie bepaalt op basis van onderhandelingen in het lokaal comité het aantal vacante lestijden dat ze wil aanwenden voor een gastleraar. Meer informatie over de arbeidsvoorwaarden van een gastleraar vindt u terug in de omzendbrief ‘Omkaderingsberekening en personeelsformatie in het deeltijds kunstonderwijs’. Het krediet kan enkel worden aangewend voor de inzet van gastleraren. 

Als u vacante lestijden omzet in een krediet voor gastleraar, meldt u dit uiterlijk 31 oktober van het huidige schooljaar via Mijn Onderwijs aan de dossierspecialist scholen via het formulier ‘Melding van de besteding van het lestijdenpakket’ (bijlage 2). Als u in de loop van het schooljaar bijkomende lestijden omzet naar kredieten voor gastleraar, meldt u dit uiterlijk 15 juni via hetzelfde formulier. De bijkomende lestijden worden verrekend in het saldo.

Een omzetting van lestijden in een krediet voor gastleraar kan voor het volledige schooljaar of voor een gedeelte van het schooljaar. Dit onderscheid wordt ook in het formulier van melding (zie bijlage 2) gemaakt. Wanneer u lestijden omzet voor het volledige schooljaar, geeft u enkel het aantal wekelijkse lestijden mee. Wanneer u lestijden voor een periode van het schooljaar omzet, geeft u de periode en het aantal wekelijkse lestijden mee. U kan verschillende periodes per schooljaar opgeven.

3.5. Krediet voor leeractiviteiten op maat

3.5.1. Berekening

Het bedrag leeractiviteiten op maat is onderhevig aan de gezondheidsindex. In het schooljaar 2024-2025  wordt het bedrag per wekelijkse lestijd vastgelegd op 73,61 euro.

Voorbeeld:

Een academie zet in schooljaar 2024-2025 twee lestijden om in een krediet voor leeractiviteiten op maat:

2 x 43 x € 73,61 = € 6.330,46

3.5.2. Uitbetaling

In de loop van november ontvangt de academie 60% van het krediet. De rest van het bedrag wordt uitbetaald in februari. De academie kan maximaal de helft van het krediet doorschuiven naar het volgende schooljaar.

3.5.3. Aanwending

Uw academie kan maximaal 5% van haar omkadering besteden aan leeractiviteiten op maat. Meer informatie over de doelstellingen en arbeidsvoorwaarden vindt u terug in de omzendbrief ‘Omkaderingsberekening en personeelsformatie in het deeltijds kunstonderwijs’.

Als u lestijden wil omzetten naar kredieten voor leeractiviteiten op maat, meldt u dit uiterlijk 31 oktober van het huidige schooljaar via Mijn Onderwijs aan de dossierspecialist scholen via het formulier ‘Melding van de besteding van het lestijdenpakket’.

3.6. Rekeningnummer

In bijlage 4 vindt u het formulier voor melding aan AGODI van verandering van rekeningnummer waarop de toelagen worden gestort.

4. Discimus

4.1. Wat is Discimus?

Discimus is een snelle manier om de leerlingengegevens uit te wisselen met AGODI. Zodra een academie leerlingengegevens inbrengt of wijzigt in haar schooladministratiepakket, wordt de informatie onmiddellijk via Discimus doorgegeven aan AGODI. Omgekeerd krijgt de academie rechtstreeks informatie van AGODI. Er is m.a.w. een constante uitwisseling van gegevens. De gegevens worden niet in ‘bulk’ verwerkt, maar leerling per leerling.

Het is belangrijk om de Discimus-synchronisatie regelmatig na te kijken en eventuele fouten op te lossen. Een inschrijving of aanpassing van een leerling wordt niet geregistreerd door Discimus zolang er een fout is. Tijdens de inschrijvingsperiode is het raadzaam om deze dagelijks na te kijken. Meld uw probleem aan de dossierspecialist leerlingen (verificatie) via het berichtencentrum als de fout niet opgelost geraakt. U kan ook terecht bij uw softwareleverancier voor hulp.

Alle leerlingen moeten voor 31 oktober geregistreerd zijn in Discimus, dat wil zeggen dat ook alle fouten tegen dan opgelost moeten zijn. Creaties van nieuwe leerlingen na 31 oktober worden niet aanvaard door de dossierspecialist leerlingen.

4.2. De wachtrij

Wijzigingen en laattijdige registraties komen in de wachtrij van Discimus terecht. De dossierspecialist leerlingen beslist of de aanpassingen worden goed- of afgekeurd.

5. Registratie van leerlingen

5.1. 50%-leerlingen

Een leerling kan één of meer vakken die tot het lessenrooster van dezelfde opleiding behoren in verschillende academies volgen na schriftelijke of elektronische toestemming van de directeurs van de academies. De leerling betaalt slechts in één academie inschrijvingsgeld.

Voorbeeld:

Een leerling wenst in 2 academies de opleiding schilderkunst 4e graad te volgen. Het aantal lestijden van het vak schilderkunst kan verdeeld worden onder de 2 academies.

De betrokken schoolsecretariaten registreren de leerling elk in hun eigen schooladministratie als 50%-financierbaar en bezorgen elkaar de nodige informatie.

De vakken die gevolgd worden in de andere academie moeten steeds opgegeven zijn als "gevolgd in andere school". Het is niet voldoende om bij de registratie enkel de vakken aan te duiden die gevolgd worden in de eigen academie.

Een 50%-leerling die zijn opleiding in de loop van het schooljaar stopzet in de ene academie is in geen van beide academies meer financierbaar. Hij volgt niet langer alle vakken van het lessenrooster. Informeer de andere academie tijdig van de stopzetting zodat de leerling ook daar correct geregistreerd kan worden.

Uw softwarepakket stelt een lijst van 50%-leerlingen ter beschikking.

5.2. 200%-leerling

Een leerling kan maar één keer per domein gefinancierd worden, met uitzondering van de combinatie van een vierde graad en specialisatie. De academie beslist in welke opleiding de leerling gefinancierd wordt. Een 200%-leerling is een leerling die in Discimus onterecht twee keer financierbaar staat binnen hetzelfde domein.

Indien een leerling door twee of meerdere academies financierbaar geregistreerd wordt binnen hetzelfde domein, beslissen de academies onderling in welke academie de leerling financierbaar is. Indien de academies niet tot een overeenkomst komen, gaat de financiering naar de academie die de leerling als eerste geregistreerd heeft in Discimus. De dossierspecialist leerlingen brengt de academies hiervan op de hoogte.

De niet-financierbare opleiding, wordt als volgt geregistreerd:

• Indien de leerling twee verschillende opleidingen volgt: als regelmatige, niet-financierbare leerling (financieringscode 03)
• Indien de leerling dezelfde opleiding volgt in twee academies: als vrije leerling. (financieringscode 01)

5.3. Verlengd leertraject

Een leerling kan zijn opleiding met maximum één leerjaar verlengen. In de eerste, tweede en derde graad is de leerling in een verlengd leertraject 100% financierbaar. In de vierde graad en de kortlopende studierichtingen is de leerling slechts 50% financierbaar.

Alle leerlingen die hun opleiding financierbaar met een jaar verlengen (=dubbelen) moeten geregistreerd worden met toelatingsvoorwaarde 03 (verlengd leertraject).

IAC-leerlingen die het gekozen traject met een leerjaar verlengen, moeten niet geregistreerd worden met toelatingsvoorwaarde 03. Dit extra leerjaar wordt geregistreerd met de reguliere financierings- en vrijstellingscodes.

5.4. Veranderen van traject

In de 2de graad dans, de 2de graad woordkunst-drama, de derde graad muziek en de 3de graad jongeren en 4de graad beeldende en audiovisuele kunsten kan de academie verschillende opleidingstrajecten naast elkaar aanbieden.

De leerling kan in de loop van zijn opleiding van traject veranderen na toestemming van de directeur. Veranderen van traject kan ook in de loop van het schooljaar tot de eerste lesdag na de kerstvakantie. Bij het veranderen van traject, mag de leerling in totaal niet meer lestijden volgen dan wat de globale studieomvang van de graad in dat domein vooropstelt. Wordt de totale studieomvang toch overschreden, dan wordt dat aanschouwd als een verlenging van het leertraject (zie 6.3). Leerlingen die veranderen van traject en op het einde van het veranderde traject daardoor minder lestijden hebben gevolgd dan de globale studieomvang van dat traject kunnen een bijkomend leerjaar volgen.

Om te verzekeren dat de leerling ook na de overstap nog financierbaar is, telt de academie de lestijden die de leerling al in het eerste traject heeft gevolgd bij de lestijden die hij nog voor de boeg heeft in het nieuwe traject. Als die som de globale studieomvang van de graad overschrijdt, moet de leerling in een hoger leerjaar starten.

Voorbeeld

Een leerling volgde één leerjaar in de 4e graad beeldende en audiovisuele kunsten in het vierjarig traject met 10 wekelijkse lestijden. Vanaf het tweede schooljaar wil hij overstappen naar het tienjarig traject met 4 wekelijkse lestijden. Om een verlengd leertraject te vermijden, moet de leerling ingeschreven worden in 4.4. De globale lesomvang van de opleiding bedraagt dan 38 uur (zie onderstaande tabel).

De leerling kan in samenspraak met de directeur ook ingeschreven worden in 4.3. De globale lesomvang bedraagt in dit geval 42 uur (2 uur te veel). De inschrijving in 4.3. wordt geregistreerd met toelatingsvoorwaarde 3 (verlengd leertraject) en wordt slechts aan 50% gefinancierd.

5.5. Leerlingen met specifieke onderwijsbehoeften

Voor leerlingen met specifieke onderwijsbehoeften zijn er in het DKO drie mogelijkheden: het gemeenschappelijk curriculum met pedagogische en schoolorganisatorische aanpassingen, het gemeenschappelijk curriculum met aangepast lessenrooster en het individueel aangepast curriculum.

Meer informatie hierover vindt u terug in de omzendbrief ‘Leerlingen met specifieke onderwijsbehoeften in het deeltijds kunstonderwijs’.

5.6. Vrijstellingen

Hieronder vindt u een overzicht van alle vrijstellingen met de registratiecodes en het percentage van financierbaarheid.

6. Verificatie

De verantwoordelijkheid van het correct insturen van gegevens ligt bij de academie. Foutieve registraties kunnen gevolgen hebben voor de financiering. De dossierspecialist leerlingen neemt hierbij een controlerende rol op zich.

Ter voorbereiding van deze controle:

• is een checklist verificatie beschikbaar in de bijlagen van deze omzendbrief.
• krijgt elke academie op verschillende momenten doorheen het schooljaar via Mijn Onderwijs een feedbackrapport met een overzicht van leerlingen die een extra controle nodig hebben in functie van de financierbaarheid. Het rapport is een momentopname en geeft de toestand weer op de datum die op het rapport vermeld is. De handleiding van dit rapport is te vinden in de bijlagen van deze omzendbrief.

6.1. Eerste telling

De eerste telling vindt plaats tussen 1 oktober en 1 februari.

Volgende controles worden doorgevoerd door de verificatie:

• Kortingsattesten i.f.v. het inschrijvingsgeld
• toelatingsvoorwaarden en toelatingsperiode
• academiereglement
• attesten IAC
• 50%-leerlingen, 200%-leerlingen
• lessenroosters, uurroosters
• vrijstellingen

6.2. Tweede telling

De tweede telling start in februari en eindigt begin juni.

Volgende controles worden doorgevoerd door de verificatie:

• aanwezigheden
• toelatingsvoorwaarden en toelatingsperiode
• academiereglement
• attesten IAC
• 50%-leerlingen, 200%-leerlingen
• lessenroosters, uurroosters
• vrijstellingen

6.3. Controle gekleurde middelen

Door de invoering van het Schoolloket Toelagen (zie 10.1.4) worden de controles op de nascholingsmiddelen en het woon-werkverkeer niet meer uitgevoerd bij de gewone verificatiebezoeken. In het geval van een controle neemt de dossierspecialist leerlingen rechtstreeks contact op met de academie of het schoolbestuur.

6.4. Document D

U kan via Mijn Onderwijs zelf een document D opvragen onder het tabblad Discimus. Afhankelijk van het moment waarop u het aanvraagt, gaat het om een geverifieerd of niet-geverifieerd document D. De status van de verificatie vindt u bovenaan het document terug.

Het document biedt een overzicht van de verdeling van het aantal inschrijvingen over de volledige en de verminderde inschrijvingstarieven. Het totaalbedrag vormt de eindafrekening van het inschrijvingsgeld dat uw academie verschuldigd is aan het inschrijvingsfonds dko (zie saldo inschrijvingsgeld, punt 2.2).

Na afronding van de eerste telling wordt het definitieve document D op Mijn Onderwijs geplaatst. Vergelijk het totaalbedrag met uw eigen resultaten uit de schoolsoftware of uw eigen financiële boekhouding. Op 31 januari wordt de telling van 1 oktober definitief stopgezet. Wijzigingen aan het inschrijvingsgeld worden na 31 januari niet meer aanvaard.

6.5. Document F

U kan via Mijn Onderwijs zelf een document F opvragen onder het tabblad Discimus. Afhankelijk van het moment waarop u het aanvraagt, gaat het om een geverifieerd of niet-geverifieerd document F. De status van de verificatie vindt u bovenaan het document terug.

Het document biedt een overzicht van de regelmatige, financierbare leerlingen per domein, graad en optie. De aantallen zijn verdeeld over vier kolommen:

• financierbare leerlingen die hun volledige opleiding in de academie volgen
• financierbare leerlingen die hun opleiding gedeeltelijk in een andere academie volgen
• financierbare leerlingen met één of meer vrijstellingen
• financierbare leerlingen met een verlengd leertraject

Na afronding van de verificatie van de tweede telling wordt het definitieve document F op Mijn Onderwijs geplaatst. Vergelijk dit document met de eigen resultaten in de schoolsoftware. Tegelijkertijd wordt het verificatieverslag van de tweede telling gepubliceerd op Mijn Onderwijs. In dat verslag worden de eventuele wijzigingen met gevolgen voor de financiering in detail beschreven.

6.6. Oude programmaties

Academies met oude programmaties (= programmatie die gestart zijn vóór 31 augustus 2018) krijgen voor de structuuronderdelen die deel uitmaken van de oude programmatie een hertelling op 1 oktober. D.w.z. dat de omkadering van deze structuuronderdelen herberekend wordt op basis van de leerlingen die er op 1 oktober van het lopende schooljaar lesvolgen.

Academies met oude programmaties worden voor de eerste telling van de verificatie zo vroeg mogelijk gecontroleerd.

6.7. Aandachtspunten aanwezigheden

De aan- en afwezigheden moeten digitaal geregistreerd worden in de schoolsoftware. Deze registraties worden gesynchroniseerd met Discimus. Meer informatie vindt u terug in de omzendbrief aan-en afwezigheden in het deeltijds kunstonderwijs. 

Schrijf leerlingen die hun opleiding stopzetten vóór 1 februari tijdig uit, d.w.z. dat de stopzettingsdatum vóór 1 februari moet vallen.

Een leerling die drie opeenvolgende lesweken geen enkele leeractiviteit volgt, voldoet niet langer aan de definitie van regelmatige leerling. Die leerling kan enkel nog als ‘vrije leerling’ les volgen, maar telt niet meer mee voor de programmatie- en rationalisatienormen of de omkaderingsberekening. De leerling heeft nog één maand de tijd, na de periode van de drie lesweken, om zijn afwezigheid te wettigen. Indien de afwezigheid niet gewettigd kan worden, wordt de leerling met terugwerkende kracht uitgeschreven door de academie op de eerste dag volgend op de drie lesweken afwezigheid.

Leerlingen die tussen 1 oktober en 1 februari minder dan 2/3 aanwezig zijn geweest in hun lessen, moeten geregistreerd worden als regelmatige, niet-financierbare leerlingen (fincode 3).

6.8. Toelatingsperiode

Een leerling die niet voldoet aan de toelatingsvoorwaarden kan op basis van reeds verworven competenties ingeschreven worden met een toelatingsperiode.

Alle aanvragen worden in een register bijgehouden. De directeur beoordeelt vóór 1 november (30 september voor specialisatie) op advies van de betrokken leerkrachten of de leerling over voldoende competenties beschikt om de opleiding voort te zetten met kans op succes en geeft daarover schriftelijk of elektronisch feedback aan de leerling.

Volgende rubrieken kunnen in de motivering aan bod komen:

• de wijze waarop de leraar beoordeelt: bijvoorbeeld a.h.v. een intakegesprek, observatie, … (voor de kortlopende studierichtingen: selectieactiviteiten)
• de items waarop de leerling beoordeeld wordt: kennis van de verworven leerplandoelen.
• de beoordelingscriteria om na te gaan of de leerplandoelen bereikt zijn.
• het verwachte beheersingsniveau om tot een bepaald leerjaar/graad toegelaten te worden.

Per leerling moet er in de academie een gemotiveerde beslissing aanwezig zijn van de toelatingsperiode. De verificatie kan het register en de gemotiveerde beslissingen inkijken. Indien de documenten niet aanwezig zijn in de academie dan wordt de betrokken leerling uit de financiering gehaald worden.

Leerlingen met een toelatingsperiode worden geregistreerd met toelatingsvoorwaarde 02 toelatingsvoorwaarde vereist.

7. Dossierspecialisten scholen

7.1. Document G: aanbod en vestigingsplaatsen DKO

Het document G beschrijft de volledige administratieve toestand van uw academie op 1 september van het nieuwe schooljaar. Het geeft een overzicht van de administratieve gegevens, het huidige aanbod per vestigingsplaats en de onderwijsbevoegdheden waar uw academie over beschikt.

Indien gegevens ontbreken of verouderd zijn, past u deze aan op het document. Niet zeker hoe dit aan te pakken? Bekijk het instructiefilmpje. Wijzigingen kunnen uiterlijk 30 september doorgestuurd worden naar AGODI. Stuur het document door via de digitale brievenbus (formuliertype DKO – Document G) in Mijn Onderwijs.

Wijzigingen aan het aanbod en de vestigingsplaatsen kunnen pas verwerkt worden na ontvangst van het document G.

7.2. Controle van de programmatienormen

De dossierspecialist scholen controleert na afronding van de eerste telling of uw academie op 1 oktober aan de programmatienormen voldoet voor de domeinen en structuuronderdelen in oprichting. Wanneer de programmatienorm niet behaald wordt, dan ontvangt uw academie een dienstbrief met de melding van een genadejaar of een stopzetting via Mijn Onderwijs.

7.3. Document C: melding van de besteding van het lestijdenpakket

Met het document C meldt de academie de besteding van haar lestijdenpakket aan AGODI. Het document (bijlage 2) moet uiterlijk 31 oktober bezorgd worden via de digitale brievenbus (formuliertype dko– Document C) in Mijn Onderwijs. De academie meldt indien van toepassing:

• de overdrachten van lestijden naar het volgende schooljaar of naar een andere academie binnen hetzelfde schooljaar;
• het aantal lestijden die omgezet worden in een krediet voor gastleraar;
• het aantal lestijden die omgezet worden in een krediet voor leeractiviteiten op maat;
• Het aantal lestijden die omgezet worden in administratieve omkaderingseenheden.

Het is belangrijk dat u dit document tijdig indient en dat alle gegevens op de juiste plaats in het document opgenomen zijn. Overdrachten die na 1 november doorgestuurd worden, worden niet aanvaard.

Als u in de loop van het schooljaar bijkomende lestijden omzet in kredieten voor gastleraar, bezorgt u ons die informatie uiterlijk op 15 juni.

7.4. Melding van een samenwerkingsovereenkomst voor aanvangsbegeleiding

Academies die ervoor kiezen om de aanvullende lestijden voor aanvangsbegeleiding samen te leggen, richten een samenwerkingsverband aanvangsbegeleiding op. Het document (bijlage 3) moet uiterlijk 31 oktober bezorgd worden via de digitale brievenbus (formuliertype DKO – Document C) in Mijn Onderwijs.

7.5. Controle van de rationalisatienormen

De dossierspecialist scholen controleert na afronding van de tweede telling of uw academie op 1 februari aan de rationalisatienormen voldoet voor alle opgerichte domeinen en structuuronderdelen. Wanneer de rationalisatienorm niet behaald wordt, dan ontvangt uw academie een dienstbrief met de melding van een genadejaar of een stopzetting via Mijn Onderwijs.

8. Opleidingscheques

Raadpleeg voor meer informatie de website van VDAB. Opleidingscheques kunnen enkel nog voor loopbaanbegeleiding of voor opleidingen die:

• recht hebben op Vlaams opleidingsverlof

of

• deel uitmaken van een persoonlijk ontwikkelingsplan in het kader van loopbaanbegeleiding.

9. Zorgkrediet in het kader van een opleiding

Opleidingen die minstens drie wekelijkse lestijden omvatten komen in aanmerking voor het zorgkrediet in het kader van een opleiding. De academie vult hiervoor het attest Deel C - opleidingsattest in.

Meer informatie over een Vlaams Zorgkrediet in het kader van een opleiding vindt u op Vlaams zorgkrediet | Vlaanderen.be.

10. E-Bestuur

10.1. Mijn Onderwijs

De portaalsite ‘Mijn Onderwijs’ is het enige schriftelijke communicatiekanaal voor de instellingen en de besturen van het deeltijds kunstonderwijs. Elke dko-instelling heeft een eigen gepersonaliseerde en beveiligde pagina. Naast een specifiek gedeelte op maat van iedere instelling, bevat Mijn Onderwijs ook een algemeen gedeelte met gemeenschappelijke informatie voor alle onderwijsinstellingen.

10.1.1. Toegang voor de academies

Enkel de directeur heeft automatisch toegang tot Mijn Onderwijs. Ga naar de onthaalpagina en meld u aan als medewerker van een onderwijsinstelling met uw elektronische identiteitskaart of uw (federaal) token. Er is een Gebruikershandleiding beschikbaar die u daarbij stap voor stap kan helpen. Als directeur kunt u nadien ook uw naaste medewerkers gebruiksrechten verlenen. Raadpleeg hiervoor de handleiding gebruikersbeheer.

10.1.2. Toegang voor de schoolbesturen

Medewerkers van schoolbesturen hebben geen automatische toegang tot de documenten van hun schoolbestuur en bijhorende instellingen. Zij kunnen hiervoor toegang vragen aan elke schooldirecteur afzonderlijk of een aanvraagformulier indienen bij AGODI dat onmiddellijk toegang geeft tot het schoolbestuur en alle bijhorende instellingen. Dit formulier staat eveneens op de website ‘Wegwijs in Mijn Onderwijs’ waarop meer nuttige tips staan. In afwachting van de registratie kunnen de besturen een beroep doen op hun directeurs die wel al toegang hebben.

10.1.3. Berichtencentrum

AGODI communiceert niet langer via e-mail met de academies. Communicatie via mail wordt vervangen door het berichtencentrum in Mijn Onderwijs voor Directies en Administraties (MODA). Dit verzekert een veilige uitwisseling van (persoons)gegevens en (persoonlijke) informatie die voldoet aan de geldende privacywetgeving.

U contacteert voortaan schriftelijk uw dossierspecialist leerlingen (verificateur), scholen (schoolbeheerteam) of personeel (werkstation) rechtstreeks via het berichtencentrum.

In het berichtencentrum kan u er ook voor kiezen een thematisch contact te leggen onder een aantal thema’s. Deze berichten komen niet terecht bij uw dossierspecialist leerlingen of scholen, maar worden opgenomen in het team dossierspecialisten.

Meer info over het gebruik van MODA: Instructievideo berichten en documenten

Deze actie kadert in het nieuw dienstverleningsmodel van AGODI en bijhorende organisatieverandering. Meer informatie vindt u op de webpagina. 

10.1.4. Digitale brievenbus: document versturen via Mijn Onderwijs

De privacywetgeving bepaalt dat persoonsgegevens op een beveiligde manier uitgewisseld moeten worden. Dat heeft gevolgen voor de manier waarop documenten in het kader van de verificatie van leerlingengegevens documenten bezorgd kunnen worden aan de dossierspecialist leerlingen.

Als alternatief voor het bezorgen van documenten via mail is een ‘document versturen’-functionaliteit toegevoegd aan Mijn Onderwijs. Het is een digitale brievenbus die u toelaat om op een veilige en snelle manier documenten te zenden naar hun contactpersonen binnen AGODI. Ook documenten voor de dossierspecialist scholen kunnen op deze nieuwe manier bezorgd worden, bijvoorbeeld de documenten C en documenten G.

In het kader van de verificatie gaat het specifiek over volgende documenten die enkel op vraag van de dossierspecialist leerlingen via Mijn Onderwijs bezorgd worden:

• Inschrijvingsbewijzen
• Kortingsattesten
• 50%-overeenkomsten
• Attesten ivf een individueel aangepast curriculum (IAC) of een gemeenschappelijk curriculum aangepast lessenrooster (GCA)

10.1.5. Schoolloket toelagen

Het Schoolloket toelagen is een online applicatie voor het toezicht op de besteding van de gekleurde middelen. Enkel gebruikers met rechten tot het thema ‘Omkadering en toelagen’ (vertrouwelijk) in Mijn Onderwijs hebben toegang tot het Schoolloket.

Wanneer u gecontacteerd wordt door uw dossierspecialist leerlingen voor een controle op de nascholingsmiddelen of de vervoerskosten woonwerk-verkeer, moeten de nodige verantwoordingsdocumenten bezorgd worden via het Schoolloket.

10.2. Schooldirect

De wekelijkse elektronische nieuwsbrieven van 'Schooldirect’ zijn een nuttige bron van informatie. Deze nieuwsbrieven bevatten steeds actuele berichten over onderwijsontwikkelingen op alle niveaus, evenals aankondigingen van nieuwe wetgeving en een aantal nuttige tips. Het is aangeraden om zich op de nieuwsbrieven te abonneren.

10.3. Onderwijswetgeving

Decreten, besluiten en omzendbrieven kunt u in hun digitale vorm vinden op de Edulexwebsite. Deze internettoepassing biedt verschillende invalshoeken om de volledige Vlaamse onderwijsreglementering op maat van de klant te bevragen. Bovendien linkt Edulex door naar relevante sites zoals die van het Belgisch Staatsblad en de Vlaamse Codex.

10.4. Formulieren en documenten

De website ‘Formulieren’ biedt een centrale toegang tot bijna alle documenten en formulieren die het onderwijsveld (directies, schoolsecretariaat, ouders, studenten, leraren, …) nodig heeft.

10.5. AGODI-academie: opleidingen voor schoolsecretariaten

AGODI organiseert jaarlijks opleidingen voor medewerkers van schoolsecretariaten. Alle informatie vindt u terug op de website van de AGODI-academie.

Op het Youtube kanaal van de AGODI-academie vindt u volgende onderwerpen terug:

• Webinar Inschrijvingen en registraties in het dko (september 2020)
• Nieuwigheden in de regelgeving dko 2021-2022 (september 2021)
• Webinar programmatie, rationalisatie en onderwijsbevoegdheid in het dko (januari 2022)
• Nieuwigheden in de regelgeving dko 2024-2025 (juli 2023)
• Nieuwigheden in de regelgeving dko 2024-2025 (juli 2024)
• Instructievideo document G voor het deeltijds kunstonderwijs (juli 2024)
• Instructievideo berichten en documenten (juli 2024)

10.6. Dataloep voor DKO

De publieke Dataloep-toepassing ‘Inschrijvingen Deeltijds Kunstonderwijs’ is beschikbaar op de website Onderwijsstatistieken. Dataloep heeft als doel het brede publiek de kans te geven om op een interactieve manier aan de slag te gaan met gegevens over financierbare inschrijvingen in het deeltijds kunstonderwijs. De toepassing bevat de cijfers vanaf schooljaar 2009-2010. Het ‘dashboard’ van de toepassing heeft 4 onderdelen:

• Overzicht: grafieken met algemene cijfers over het aantal financierbare inschrijvingen
• Cijfers per schooljaar: gedetailleerde tabellen met gegevens per provincie, graad/leerjaar, optie, leeftijd/geboortejaar, nationaliteit of vak (instrument). Dit alles opvraagbaar per studierichting, geslacht, soort schoolbestuur of Belg/niet-Belg.
• Kaart: een interactieve landkaart met per fusiegemeente het aantal DKO-leerlingen dat er les volgt of er woont.
• Evolutie: met de evolutie- en groeicijfers van de leerlingenaantallen.

Er zijn ook mogelijkheden om te filteren op soort schoolbestuur, studierichting, optie, graad, provincie of gemeente.

Deze toepassing is een sterke uitbreiding van de cijfers rond de inschrijvingsaantallen die momenteel opgenomen werden in het statistisch jaarboek.

11. Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten

11.1. Evaluatiedocumenten

De rapportering van de evaluatie wordt bijgehouden in evaluatiefiches. Deze worden gedurende tien jaar bewaard te rekenen vanaf 31 augustus van het schooljaar waarop het document van toepassing is

11.2. Aanwezigheidsregister

De vermelding van de aan- en afwezigheden van leerlingen volgens een bepaalde code per vak wordt digitaal bijgehouden. Dit dient gedurende vijf jaar bewaard (d.w.z. vijf kalenderjaren te rekenen vanaf 31 augustus van het schooljaar in kwestie) te worden.

11.3. Afwezigheidsbewijzen

De verantwoordingsbewijzen voor afwezigheden van leerlingen worden bewaard tot en met 31 augustus van het schooljaar dat volgt op het schooljaar waarop ze betrekking hebben.

11.4. Individuele steekkaart

Voor elke ingeschreven leerling wordt een steekkaart opgemaakt met de persoonlijke en onderwijsgegevens. De steekkaart wordt gedurende dertig jaar digitaal of op papier bewaard (d.w.z. dertig jaren te rekenen vanaf 31 augustus van het schooljaar in kwestie).

11.5. Administratief leerlingendossier

Over de schooljaren heen wordt er per leerling een dossier opgebouwd dat alle relevante informatie over de leerloopbaan van die leerling bevat. Het leerlingendossier bevat o.a. de inschrijvingsformulieren, de kortingsattesten, de 50%-overeenkomsten, de documenten omtrent IAC/GCA, de motivatie van vrijstellingen, de toelatingsperioden ende contracten alternatieve leercontext. Het leerlingendossier moet gedurende vijf jaar worden bewaard (d.w.z. vijf kalenderjaren te rekenen vanaf 31 augustus van het schooljaar waarop het document van toepassing is).

12. Te bezorgen informatie in het kader van een doorlichting door de onderwijsinspectie

Zie Doorlichting deeltijds kunstonderwijs (dko) | (onderwijsinspectie.be)

13. Jaarkalender

13.1. Schoolbestuur/instelling bezorgt aan AGODI

13.2. AGODI bezorgt aan schoolbestuur/instelling

13.3. Algemeen

14. Bijlagen